Her Büyüklükteki Ekip İçin Vardiya Planlama Programı

Vardiya planlama kademeli olarak değil, basamak basamak zorlaşır. Ortak bir tabloda tek ekip çalışır; ta ki ikinci bir ekip aynı saatleri kapatmaya başlayana, biri yarı zamanlıya geçene ve bir yönetici cuma öğleden sonralarını kimsenin okuyamadığı bir tabloyu yeniden kurmaya harcamaya başlayana kadar. İşte tam bu noktada vardiya planlama programı bir iyileştirme olmaktan çıkar ve haftayı ayakta tutan şeye dönüşür.

İstenen şey karmaşık değil. Çalışanların ne zaman işte olduklarını bilmesi, yöneticilerin saatlerin kapandığını ve maliyetin sınırda kaldığını görmesi, her iki tarafın da aynı doğruya bakması gerekiyor.

Bir vardiya planlama programının iyi yapması gerekenler

Özellik listesinden daha çok ağırlığı olan dört iş var. Her seferinde boş bir tablodan başlamadan tam bir haftayı veya ayı hızlıca kurmak. Ekibe telefonundan ulaşmak, çünkü vardiyalı çalışanların çoğu iş e-postasını hiç açmaz. Saatleri bordro geçtikten sonra değil, çizelge yayımlanmadan önce sınırların içinde tutmak. Ve planı baştan kurmadan değişikliği karşılamak, çünkü plan sürekli oynar.

Bunun ötesindeki her şey isteğe bağlı. Bu dört işi hakkıyla yapan bir çizelgeleme sistemi, ekibin sahip olmadığı sorunları çözen ağır bir platformdan daha uzun ömürlü olur; ister vardiya uygulaması, ister ekip çizelgeleme yazılımı, ister departman planlama aracı adıyla satılsın.

Sıfırdan başlamadan çizelge kurmak

Çoğu ekibin her hafta yeni bir çizelgeye ihtiyacı yok; geçen haftanın düzenine üç değişiklik eklenmesi yetiyor. İşleyen bir düzeni vardiya şablonu olarak kaydetmek iki saatlik işi on dakikaya indirir ve ekip çizelge şablonu departmanlar arasında yeniden kullanılabilir: şablonu bir departmana uygulayın, tatillere ve taleplere göre düzenleyin, yayımlayın. Tekrarlayan vardiyalar ve rotasyonlar da aynı şekilde ileri taşınır; dönüşümlü düzen bir kez kurulur, ay ay yeniden yazılmaz.

Değişen kısımlar ayrı ele alınır. Açık vardiyalar henüz kimseye atanmamış işi kapatır ve tek tek teklif edilmek yerine yetkin olan herkese aynı anda duyurulur. Değişimleri çalışanlar önerir, yönetici tek dokunuşla onaylar. Uygunluk ve izin talepleri tablo kurulmadan önce toplanır; yayımlanmış bir çizelgenin ardından gelen yazışmaların büyük kısmını ortadan kaldıran şey tam olarak budur.

Ölçek, devasa tek bir tabloyla değil ayrıştırmayla yönetilir. Departmanlar, lokasyonlar ve sözleşmeler kendi projelerine veya çizelgelerine dönüşür; bir sorumlu yalnızca kendi panosuna filtreler, hesap sahibi ise hepsini görmeye devam eder. İki ekipte birden çalışan biri bir kez görünür, böylece toplam saatleri kimsenin uzlaştırmadığı iki dosyaya bölünmek yerine dürüst kalır. Bir tablonun çizelge aracı olmaktan çıkıp riske dönüştüğü nokta burasıdır.

Kadroyu gerçek talebe göre kurmak

Sabit kadro iki yönde de pahalıdır. Sakin bir sabahta fazla kişi marjı yer, yoğun saatte az kişi hizmeti düşürür. Talep tahmini beklenen iş yükünü günün tamamına yayılan saatlik bir eğri olarak çizer ve vardiyalar sabit kişi sayısına göre değil bu eğriye göre dağıtılır.

Otomatik dağıtım ilk taslağı üstlenir: vardiyaları talebin bulunduğu yere koyar ve belirlediğiniz fazla mesai kurallarına uyar. Yönetici sıfırdan başlamak yerine gözden geçirir ve düzeltir. Yoğunluğu öngörülebilir işletmelerde, vardiya planlamayı bir kayıt aracından rakamları etkileyen bir araca dönüştüren tek değişiklik budur. Etkinlik personeli planlaması bunun üzerinde yükselir, çünkü orada talep düz bir çizgi hâlinde değil bloklar hâlinde gelir.

Erken yayımlamak, doğru yayımlamak kadar önemlidir. Bir hafta önceden hazır olan çizelge insanların hayatlarının geri kalanını ona göre kurmasını sağlar ve son dakika değişim taleplerinin sayısı bu sayede düşer. Çizelgeyi ihtiyaçtan bir gün önce yayımlayan ekipler aradaki farkı telefon görüşmeleriyle ve iyi niyetle öder; bu maliyet hiçbir raporda görünmez.

Saatler, fazla mesai ve maliyet kontrolü

İşçilik, bir yöneticinin hafta bazında etkileyebildiği en büyük kalemdir ve tabloda hasar bordro gelene kadar görünmez. Uzayan bir vardiya, sakin bir öğleden sonra çağrılan fazladan bir kişi, yanlışlıkla aşılan bir saat üst sınırı: hâlâ müdahale edilebilecekken bunların hiçbiri ortaya çıkmaz.

Kişi başı saat sınırları ve anlık ilerleyen haftalık toplamlar fazla mesaiyi bir keşif değil bir karar hâline getirir. Fazla mesai kuralları, ek saatler atanmadan önce açık onay isteyecek şekilde ayarlanabilir. Sonrasında bütçe ve ücret raporları, yayımlanan her çizelgenin pozisyona ve döneme göre gerçekte ne kadara mal olduğunu gösterir. Bu döngü, geçmişi raporlayan bir araçla geçmişi değiştiren bir sistem arasındaki farktır.

Zaman takibi, devam ve temiz puantaj

Çizelge plandır; puantaj olanı gösterir. Personel devam takibi olarak kullanıldığında iki yönde de aynı şekilde işler: çalışanlar mobil uygulamadan giriş ve çıkış yapar, molalar vardiyaya işlenir, prim, kesinti ve ücret değişiklikleri ayrı bir notta değil saatlerin yanında durur. Her düzenleme puantaj kaydında saklanır, böylece saat anlaşmazlığı kayıt üzerinden çözülür.

Raporlama bu kayıtları bordronun kullanabileceği bir şeye dönüştürür. Çalışma saatleri, asgari saatler, onaylanmış vardiyalar, geç gelişler, izinler ve yıllık izin bakiyeleri aya ve pozisyona göre dışa aktarılır. Bunu işin yapıldığı anda toplayan bir puantaj uygulaması, ay sonu yeniden kurgulama işini tamamen ortadan kaldırır. Konum kanıtına ihtiyaç duyan ekipler, ücretsiz pakete dâhil olmayan ücretli bir modül olan coğrafi konum haritasını ekleyebilir. Giriş çıkış ve puantajın işleyişini zaman takibi sayfamızda anlatıyoruz.

Roller, yetkiler ve ekibe insan katmak

Çizelgeyi birden fazla kişi kurmaya başladığı anda yetkiler önem kazanır. Her ekip üyesi bir pozisyon ve bir yetki seviyesi taşır; böylece departman sorumlusu kendi panosunu yönetirken hesap sahibi bütün resmi elinde tutar. Pozisyonlar ayrıca yöneticinin isim saymak yerine role göre doluluk okumasını sağlar; tabloyu dört kişide değil kırk kişide de kullanışlı kılan şey budur.

Gerçek bir ölçekte kayıt işi toplu bir iştir. İnsanlar tek tek eklenmek yerine içe aktarılabilir; her biri pozisyonu, iletişim bilgisi ve saat dilimiyle birlikte gelir, davet durumu ise kimin kabul ettiğini kimin etmediğini gösterir. Farklı saat dilimlerinde çalışan ekipler vardiyalarını yerel saatle görür; bu da kaçırılan başlangıçların yaygın bir nedenini ortadan kaldırır.

Talepler, onaylar ve daha az bölünme

Bir yöneticinin planlamaya ayırdığı zamanın büyük bölümü çizelgenin kendisine değil taleplere gider. Yıllık izin, ücretsiz izin, vardiya değişikliği ve uygunluk güncellemeleri mesajla gelir, yarım yamalak hatırlanır ve çizelge yanlış çıktığında yeniden karşınıza dikilir.

Hepsini tek bir sıradan geçirmek haftanın şeklini değiştirir. Talepler uygulamadan gönderilir, tek yerde onaylanır veya reddedilir ve panoya anında yansır; bakiyeler görünür olduğu için hiçbir şey iki kez onaylanmaz. İzin yönetimi özelliğimiz taleplerin, onayların ve bakiyelerin ekipler arasında nasıl birleştiğini anlatır.

Ekibiniz için vardiya planlama programı seçmek

Hangi çizelgeleme yazılımını değerlendiriyorsanız, ekibinizin kullanacağı gibi test edin; ister kısa listedeki adayları karşılaştırın, ister bir tabloyu değiştirin. Gerçek bir hafta kurun ve süre tutun. Binadaki en eski telefonda açın. Yayımlayın, sonra bir vardiyayı değiştirin ve etkilenen herkesin bir dakika içinde haberdar olduğunu doğrulayın. Bir çalışma saati raporu dışa aktarın ve bordronun bunu olduğu gibi kullanıp kullanamayacağına bakın. Sonra büyüdüğünüzde ne olduğunu görün: bir departman daha, bir lokasyon daha, yirmi kişi daha.

Shifton tam bu yol için kuruldu. Gün, hafta ve ay görünümleri, şablonlar ve rotasyonlar, açık vardiyalar ve değişimler, uygunluk ve izin talepleri, otomatik dağıtımlı talep tahmini, saat üst sınırları ve fazla mesai kuralları, puantaj kayıtlı giriş çıkış, QuickBooks ve Zapier entegrasyonları, saat, bütçe ve ücret raporları. 10 kişiye kadar ücretsiz pakette süre sınırı olmadan çalışırsınız; bu da küçük bir ekip için onu gerçekten ücretsiz bir vardiya uygulaması yapar. Ücretli modüller çalışan başına aylık fiyatlanır, ayrıntılar fiyatlandırma sayfamızda.

Ekibiniz ne iş yaparsa yapsın, çizelge diğer her şeyin dayandığı parçadır. İlk haftanızı kurun ve onunla birlikte ne kadar idari işin ortadan kalktığını görün.