6 najboljših programov za razporejanje zaposlenih za mala podjetja

Večina malih podjetij začne z upravljanjem urnikov zaposlenih v preglednicah. Deluje, dokler se nekdo ne pojavi, nagle spremembe izmene povzročijo verigo sporočil, menedžer pa porabi nedeljsko popoldne za vnovično sestavljanje celotnega tedna. V nekem trenutku preglednica ni več sistem – je ponavljajoči problem.

Programska oprema za razporejanje zaposlenih za mala podjetja je svoja kategorija. Korporativne platforme za upravljanje delovne sile prihajajo z svetovalci za implementacijo, večoddelčnimi sistemi dovoljenj in stroški na sedež, ki predpostavljajo organizacijo s 500 osebami. To ni tisto, kar potrebuje čistilni servis z 12 osebami ali kavarna z 20 zaposlenimi. Majhne ekipe potrebujejo orodje za razporejanje dela, ki je operativno v enem dnevu, cenovno dostopno pri majhnem številu zaposlenih in dovolj preprosto, da ga vsak menedžer lahko upravlja s telefona.

Ta članek obravnava šest možnosti programske opreme za razporejanje zaposlenih, ki resnično ustrezajo majhnim dejavnostim – ocenjenih po dejanskih naborih funkcij, strukturah cen in kje vsaka odpove. Shifton vodi seznam zahvaljujoč svojemu modularnem centovsemu modelu in obsegu, ki ga pokriva za ekipe z manj kot 100 ljudmi. Orodja od 2 do 6 zasluži svojo uvrstitev za specifične primere uporabe, kjer prekašejo preostanek trga.

Our Top Picks

Na seznam je prišlo šest orodij. Če želiš kratko različico, ta tri pokrijejo večino majhnih ekip.

Kaj mora programska oprema za razporejanje malih podjetij dejansko početi

Preden primerjate orodja, je koristno razjasniti, kaj loči aplikacijo za razporejanje v majhnih podjetjih od širše kategorije. Zahteve so ozje – in na nek način bolj zahtevne:

• Čas namestitve pod en dan. Podjetje s 15 osebami ne more porabiti tedna za konfiguracijo programske opreme. Orodje mora biti takoj funkcionalno.
• Dizajn usmerjen na mobilne naprave. Menedžerji in zaposleni so na telefonih, ne na namiznih računalnikih. Aplikacija mora delovati enako dobro na mobilnih napravah kot v brskalniku.
• Pregledno cenovanje na uporabnika. Izogibajte se modelom na lokacijo, če imate ali načrtujete več kot eno lokacijo. Cenovanje na uporabnika se bolj predvidljivo povečuje.
• Menjava izmen in upravljanje razpoložljivosti. Ti dve funkciji odpravita najpogostejše trenje pri razporejanju med menedžerji in urnimi delavci.
• Integracija s sledenjem časa in obračunom plač. Urnik ekipe in časovnica, ki ne komunicirata med seboj, ustvarjata usklajevalno delo pred vsakim plačilnim obdobjem.

Upravljanje delovne sile v majhnih podjetjih pomeni tudi, da orodje ne sme zahtevati ločenega oddelka za kadrovske zadeve za njegovo vzdrževanje. Operativni menedžer – ali v mnogih primerih lastnik – mora biti tisti, ki ga upravlja. To vpliva na to, koliko konfiguracije zapletenosti je sprejemljivo. Spodnja orodja so ocenjena ob upoštevanju te omejitve – kot programska oprema za razporedivanje urnih delavcev in izmenskih ekip, ne za plačane pisarniške okolje, kjer dnevne spremembe izmen niso dejavnik.

6 najboljših programov za razporejanje zaposlenih za majhne ekipe

1Shifton

Shifton je platforma za upravljanje delovne sile, zgrajena za podjetja, ki delujejo z izmenskimi ekipami. Modul za razporejanje je v jedru, toda kar ga loči od vseh drugih orodij na tem seznamu je njegova arhitektura cen: dodatna funkcionalnost – sledenje časa, poročanje o plačah, upravljanje nalog, GPS prijave in analitika delovne sile – je na voljo kot ločeni moduli za 1 $/uporabnik/mesec. Podjetje z 10 osebami plača samo za tisto, kar dejansko uporablja. Ni paketa za podjetja, v katerega bi se morali včlani ti, preden je ekipa pripravljena nanj.

Funkcija razporejanja izmen uporablja vmesnik za povleci in spusti v obliki koledarja. Gradnja dvo tedne rotacije za 20 zaposlenih traja manj kot 20 minut, ko so konfigurirane predloge izmen. Menedžerji lahko nastavijo ponavljajoče se vzorce, določijo zahteve glede vlog za vsako izmeno in pustijo sistemu, da samodejno uveljavi pravila o minimalni pokritosti. Zaposleni vidijo urnike v mobilni aplikaciji in prejmejo takojšnje obvestilo, ko se naredijo spremembe – brez skupinskih sporočil, brez zmede, kdo pokriva katero izmeno.

Prošnje za prosti čas, menjave izmen in posodobitve razpoložljivosti gredo vse skozi isto aplikacijo. Ko je aktiven modul za sledenje časa, podatki o prijavi in odjavi zaposlenih tečejo neposredno v poročanje o plačah. Ni ročnega izvoza med sistemi, ni usklajevanja preglednic pred vsakim plačilnim obdobjem. Ta kombinacija – razporejanje, sledenje časa in plače na eni platformi – v konkurenčnih izdelkih običajno zahteva tri ločena orodja.

Podpora za več lokacij je vključena brez dodatnih stroškov na lokacijo, kar je pomembno za mala podjetja, ki delujejo na dveh ali treh lokacijah. Homebase (pregledan spodaj) zaračunava po lokaciji – na treh lokacijah se ti stroški znatno pomnožijo. Shiftonov model na uporabnika ostane stalen ne glede na to, koliko lokacij pokriva urnik.

Ključne funkcije:

• Razporejanje s povleci in spusti s ponavljajočimi se predlogami izmen
• Sledenje časa z GPS prijavo/odjavo
• Prošnje za prosti čas in upravljanje razpoložljivosti zaposlenih
• Upravljanje plač z izračunom nadur
• Dodelitve nalog po izmeni ali zaposlenem
• Razporejanje na več lokacij z enega računa
• Mobilne aplikacije za iOS in Android

Cene: Brezplačni načrt za do 10 uporabnikov z osnovnim razporejanjem. Plačeni moduli od 0,50 $/uporabnik/mesec (sledenje časa, plače, GPS lokacija, upravljanje nalog, poročanje). Vsi plačeni moduli vključujejo 30-dnevno brezplačno preskusno obdobje. Letno računanje prihrani 20%.

Najboljše za: Mala podjetja z 5-100 zaposlenimi, ki potrebujejo razporejanje plus integracijo sledenja časa in plače – brez plačevanja za poslovni paket, ki ga bodo uporabili le napol.

2When I Work

When I Work je prisoten na trgu razporejanja za mala podjetja od leta 2010, z bazo strank, ki je bila zgrajena v veliki meri okrog maloprodaje, gostinstva in zdravstvenega varstva. Izdelek dobro opravlja eno stvar: izmene se razporedijo in komunicirajo hitro. Vmesnik je čist, krivulja učenja je minimalna, potek dela menjave izmene – kjer zaposleni lahko zahtevajo pokritost in menedžerji nastavijo pravila odobravanja – pa je med boljšimi implementacijami v tej kategoriji.

Za podjetje z doslednimi vzorci izmen, stabilno zasedbo in brez neposredne potrebe po integraciji plače je When I Work sposoben planer izmen zaposlenih, ki ne bo preobremeni netehničnega menedžerja. Vgrajena teamska sporočila hranjajo komunikacijo o razporejanju stran od osebnih sporočil. Mobilna aplikacija zanesljivo deluje. Njene omejitve se pokažejo pri cenah v obsegu: sledenje časa zahteva ločen dodatek, integracije plače pa so zaklenjene za višje načrtovane ravni. Za ekipe, ki potrebujejo več od objavljenega urnika, se strošek na sedež povecula hitreje kot alternative tukaj.

Funkcije: Razporejanje s povleci in spusti, timska sporočila, zahteve za menjavo izmen, dodatek za uro, sledenje prisotnosti, integracije plače na višjih ravneh. Cene: Brezplačno za do 5 zaposlenih. Essentials od približno 2,50 $/uporabnik/mesec. Čas in prisotnost se zaračunava ločeno. Najboljše za: Maloprodajne ali gostinske ekipe do 30 članov, ki potrebujejo čisto razporejanje in sporočanje brez zapletene integracije plače.

3Homebase

Homebaseov brezplačni načrt je v tej primerjavi z značilno prednostjo najbolj radodaren: neomejeno število zaposlenih na eni lokaciji, razporejanje, ura s samopostrežbo za zaposlene, timska sporočila in osnovna orodja HR brez stroškov. Za kavarno, salon ali maloprodajno trgovino, ki se ni nikoli prej uporabljala programske opreme za razporejanje, je to najlažje izhodišče na tem seznamu. Ni nič za konfigurirati razen vnosa vašega osebja in ur izmen, krivulja učenja za menedžerje, ki niso seznanjeni s temi orodji, pa je minimalna.

Integracije POS s Squareom, Toastom, Cloverjem in Lightspeedom so prava diferenciacija za gostinska podjetja. Ko podatki o prodaji iz vašega POS vnašajo v pogled urnika, menedžerji lahko gradijo izmene glede na pričakovane prihodke namesto samo uganevanja od preteklega tedna. Homebase prav tako v svoje plačene ravni vgradi procese zaposlovanja, kontrolne sezname za uvajanje in orodja za skladnost HR – kar ga naredi za širšo platformo kot ostali tukaj za gostinstvo z eno lokacijo. Upravljanje zaposlenih na uro, sledenje odmorov in skladnost ure so vse skupaj obravnavane na enem mestu.

Model cenovanja po lokaciji je omejitev. Na eni lokaciji je Homebaseovo brezplačno stopnjo težko premagati. Na dveh ali treh lokacijah se stroški načrtov nabirajo na način, ki se pri alternativah na uporabnika ne dogaja. Če je rast na več lokacij na vašem načrtu, upoštevajte to spremembo cen, preden se obvezete k poteku dela Homebase.

Funkcije: Razporejanje, ura z opcijskim prepoznavanjem obraza, timska sporočila, orodja za zaposlovanje in uvajanje, integracije POS, skladnost HR. Cene: Brezplačno za 1 lokacijo, neomejeno zaposlenih. Plačeni načrti od 24,95 $/lokacija/mesec (Essentials) do 99 $/lokacija/mesec (All-in-One). Najboljše za: Gostinska, maloprodajna ali hotelirska podjetja z eno lokacijo, ki želijo močno brezplačno raven in že uporabljajo združen sistem POS.

4Deputy

Deputy je bil zgrajen okoli specifičnega operativnega problema: razporejanje v panogah, kjer dodelitev napačne osebe na izmeno povzroči pravni ali varnostni problem. Zdravstvena nega, nega starejših, varnostne službe in logistika vse vključujejo zahteve glede certifikacij, obvezna pravila odmora in izračune nadur, s katerimi generični spletni planer zaposlenih slabo ali sploh ne ravna. Deputy jih obravnava domače – dodelitve izmen se lahko blokirajo, če zaposlenemu manjka zahtevana certifikacija, sistem pa označi morebitne težave s skladnostjo pred objavo urnika.

Funkcija AI razporejanja gradi osnutke urnikov glede na cilje stroškov dela, razpoložljivost zaposlenih in zgodovinsko povpraševanje – resničen prihranek časa za menedžerje, ki jih trenutno sestavljajo ročno. Sledenje zaposlenim in prisotnosti se uredno integrira kot ločen modul. Začetna nastavitev traja dlje kot večina orodij tukaj: vloge, certifikacije, pravila o plačah in parametri skladnosti morajo biti vsi definirani vnaprej, preden sistem pravilno deluje. Za pekarno ali maloprodajno trgovino ti rezijski stroški niso upravičeni. Za agencijo za domačo nego ali varnostno podjetje je Deputy morda edino orodje na tem seznamu, ki pravilno obravnava operativne zahteve.

Funkcije: AI samodejno razporejanje, sledenje certifikacij in skladnosti, upravljanje dopustov, sledenje času in prisotnosti zaposlenih, integracije plače. Cene: Modul za razporejanje od približno 4,50 $/uporabnik/mesec. Čas in prisotnost kot ločen modul po isti ceni. Ni stalnega brezplačnega načrta. Najboljše za: Mala podjetja v zdravstvenem varstvu, varnosti, logistiki ali kateri koli panogi s strogimi zahtevami glede certifikacij ali skladnosti z delovnim pravom.

5Connecteam

Connecteam je zgrajen za zaposlene brez pisarnisŽkih miz – ekipe, kjer večina ljudi dela na terenu, v hali ali na lokaciji in ne pred računalnikom. Modul za razporejanje obravnava dodelitve izmen, ponudbe za odprte izmene, zaznavanje konfliktov in poteke dela za odobritev menedžerja. Toda izdelek gre precej dlje od samega razporejanja: v isto mobilno usmerjeno aplikacijo pakira komunikacijsko zvezdišče (obvestila, skupinski klepet, novice podjetja), digitalne obrazce in kontrolne sezname, module za uvajanje in usposabljanje ter upravljanje dokumentov HR. Za mala podjetja, ki trenutno za pokrivanje teh funkcij uporabljajo štiri ali pet ločenih orodij, je argument konsolidacije resničen.

Brezplačni Small Business Plan pokriva do 10 uporabnikov z dostopom do skoraj vseh funkcij – ena od bolj celovitih brezplačnih ravni v tej kategoriji. Nad tem Connecteam preklopi na model cenovanja, ki temelji na vozliščih: Operacije (razporejanje, ura, upravljanje nalog), Komunikacije in HR se prodajajo kot ločene naročnine, vsaka se začenja pri 29 $/mesec za do 30 uporabnikov. Za podjetja, ki potrebujejo vsa tri vozlišča, so skupni stroški višji od Shiftonovega modularnega cenovanja. Za podjetja, ki konkretno potrebujejo razporejanje in timsko komunikacijo skupaj, Connecteam obravnava oboje brez zdrustvanja dveh orodij.

Funkcije: Pametno razporejanje z zaznavanjem konfliktov, GPS ura in geofencing, menjave izmen, komunikacijsko zvezdišče ekipe, digitalni obrazci in kontrolni seznami, upravljanje nalog, moduli za uvajanje in usposabljanje. Cene: Brezplačno za do 10 uporabnikov (Small Business Plan). Plačena vozlišča od 29 $/mesec za do 30 uporabnikov (Operacije, Komunikacije, HR se prodajajo ločeno). Najboljše za: Mala podjetja z ekipami na prvi liniji ali terenu, ki želijo razporejanje, timsko komunikacijo in poteke dela HR združe v eni mobilni aplikaciji.

6Sling

Slingov brezplačni načrt brez omejitve števila zaposlenih združuje dve stvari: planer urnika za zaposlene in timsko komunikacijo. Skupinski kanali, neposredna sporočila, deljenje datotek in objave nalog so vključeni poleg kalendarnega razporejanja. Večina orodij za razporejanje obravnava sporočila kot premium dodatek ali ga sploh ne vključi. Sling ga obravnava kot ključno brezplačno funkcijo – kar reši pogost problem za majhne ekipe: komunikacija v zvezi z razporejanjem je razpršena po skupinah WhatsApp in osebnih verigah sporočil.

Vse zunaj razporejanja in sporočil zahteva plačeno nadgradnjo. Sledenje delovnega časa in prisotnosti zaposlenih, proračunanje stroškov dela in večina integracij plače so za plačeni mi ravnmi. Pri 2 $/uporabnik/mesec (Premium) ali 4 $/uporabnik/mesec (Business) Sling ostaja cenovne dostopen – toda podjetja, ki potrebujejo sledenje časa poleg razporejanja, bi morala to primerjati s Shiftonovim modularnim cenovanjem 1 $/uporabnik/mesec, preden se obvezejo. Za ekipe, katerih primarna potreba je objaviti izmene in ohraniti komunikacijo na enem mestu, brezplačni načrt to pokriva brez kompromisov.

Funkcije: Razporejanje izmen (brezplačno), timska sporočila in skupinski kanali (brezplačno), dodelitve nalog, ura in prisotnost (plačeno), proračunanje stroškov dela (plačeno), integracije plače (plačeno). Cene: Brezplačno, neomejeno uporabnikov. Premium od 2 $/uporabnik/mesec. Business od 4 $/uporabnik/mesec. Najboljše za: Zelo majhne ekipe, ki potrebujejo razporejanje in komunikacijo brez stroškov, ali podjetja z omejenim proračunom, ki želijo predvidljivo pot nadgradnje.

Kako izbrati pravo orodje za vašo ekipo

Prava aplikacija za delovni urnik je odvisna od treh spremenljivk: panoge, velikosti ekipe in katerega operativnega problema želite rešiti najprej. Začnite s problemom, ne s seznamom funkcij. Če je izbor še širok, naš pregled aplikacij za ustvarjanje delovnih urnikov primerja orodja po tem, kako sestavijo sam urnik.

Če je natančnost plače glavna težava, mora biti sledenje časa vključeno v katero koli orodje, ki ga izberete – ne kot dodatek za nakup pozneje. Slingova brezplačna raven tega ne bo rešila. Shifton ali Deputy, ki oba neposredno povezujeta razporejanje s časovnicami, sta ustrezni možnosti. Če ste v gostinstvu, je Homebase najmočnejša možnost tukaj – integracije POS s Squareom, Toastom, Cloverjem in Lightspeedom so vgrajene, cilji stroškov dela pa so neposredno vezani na vmesnik razporejanja. Za ekipe na prvi liniji, ki potrebujejo razporejanje skupaj s komunikacijskimi orodji in poteki dela HR v eni mobilni aplikaciji – maloprodaja, hotelirstvo, čiščenje, terenske ekipe – je Connecteamova širina težko premagati pri njegovi ceni.

Podjetja z več lokacijami bi se morala izogibati cenovenjem po lokaciji. Homebase zaračunava po lokaciji – operacija z dvema lokacijama plača dvojne mesečne stroške. Shifton in Sling cenovenita po uporabniku, kar se linearno skalira ne glede na to, koliko lokacij je v računu. Za panoge s težjimi predpisi, kot so zdravstvena nega ali varnost, Deputy obravnava sledenje certifikacij in uveljavljanje delovnega prava na načine, ki jih nobeno drugo orodje tukaj ne počne pri obsegu majhnih ekip.

Za večino malih podjetij zunaj gostinstva in reguliranih panog Shifton pokriva celoten obseg programske opreme za upravljanje delovne sile malih podjetij brez ustrezne cenilke. Začnite z brezplačnim načrtom, dodajte module, ko podjetje raste, in plačujte samo za tisto, kar je aktivno v uporabi. Priročnik BLS o poklicnih perspektivah pokriva celoten obseg funkcij upravljanja HR in delovne sile – koristen kontekst, če odločate, koliko tega delegirati programski opremi v primerjavi z namenskim zaposlenim.

Primerjava orodij za razporejanje

Pogosto zastavljena vprašanja

Daria Oleshko

Vodja uspeha strank pri Shiftonu z obsežnimi izkušnjami na področju upravljanja delovne sile in upravljanja terenskih storitev.