6 parasta työntekijöiden vuorosuunnitteluohjelmistoa pienille yrityksille

Useimmat pienet yritykset aloittavat henkilöstön vuorosuunnittelun taulukkolaskennoilla. Se toimii, kunnes joku ei saavu paikalle, pikainen vuoromuutos aiheuttaa ketjun tekstiviestejä ja johtaja viettää sunnuntai-iltapäiväänsä rakentamassa koko viikko uudelleen. Jossakin vaiheessa taulukkolaskenta ei ole enää järjestelmä – se on toistuva ongelma.

Henkilöstövuorosuunnitteluohjelmisto pienille yrityksille on oma kategoriansa. Suuryritysten henkilöstöhallinnan alustat tarjoavat käyttöönottokonsultteja, moniosaastoisia käyttöoikeusjärjestelmiä ja istuntopohjaisia kustannuksia, jotka olettavat 500 hengen organisaation. Se ei ole se, mitä 12 hengen siivouspalvelu tai 20 työntekijän kahvila tarvitsee. Pienet tiimit tarvitsevat työvuorosuunnittelutyökalun, joka on käytössä päivässä, edullinen pienel henkilömääräl ja riittävän yksinkertainen, että kuka tahansa esimies voi käyttää sitä puhelimesta.

Tässä artikkelissa käsitellään kuusi työntekijöiden vuorosuunnitteluohjelmistoa, jotka todella sopivat pienille toiminnoille – arvioituina todellisten ominaisuuksien, hinnoittelurakenteiden ja kunkin ohjelmiston puutteiden perusteella. Shifton johtaa listaa modulaarisen hinnoittelumallinsa ja alle 100 hengen tiimejä koskevan kattavuutensa ansiosta. Työkalut 2-6 ansaitsevat paikkansa tietyissä käyttötapauksissa, joissa ne ylittävät muun markkinan.

Our Top Picks

Kuusi työkalua pääsi listalle. Jos haluat lyhyen version, nämä kolme kattavat useimmat pienet tiimit.

Mitä pienten yritysten vuorosuunnitteluohjelmiston tulee todella tehdä

Ennen kuin vertaat työkaluja, on hyödyllistä selventää, mikä erottaa pienten yritysten vuorosuunnittelusovelluksen laajemmasta kategoriasta. Vaatimukset ovat kapeammat – ja joillakin tavoilla vaativammat:

• Käyttöönotto alle vuorokaudessa. 15 hengen yritys ei voi käyttää viikkoa ohjelmiston määrittämiseen. Työkalun on oltava toiminnallinen välittömästi.
• Mobiilikeskeinen suunnittelu. Esimiehet ja työntekijät ovat puhelimilla, eivät työpöydillä. Sovelluksen on toimittava yhtäkään hyvin mobiilissa kuin selaimessa.
• Läpi nayva henkilöperusteinen hinnoittelu. Vältä sijaintikohtaisia malleja, jos sinulla on tai suunnittelet enemmällä kuin yhdellä toimipaikalla. Henkilöperusteinen hinnoittelu skaalautuu ennakoivammin.
• Vuoronvaihto ja saatavuudenhallinta. Nämä kaksi ominaisuutta poistavat yleisimmän vuorosuunnittelun kitkan esimiesten ja tuntityöntekijöiden välillä.
• Integrointi ajanseurantaan ja palkanlaskentaan. Tiimiaikataulu ja aikakortti, jotka eivät kommunikoi keskenään, luovat tasoitustyön jokaisen palkkakauden ennen.

Pienten yritysten henkilöstöhallinta tarkoittaa myös, että työkalu ei saa vaatia erillistä HR-osastoa ylläpitämään sitä. Toimintajohtajan – tai monissa tapauksissa omistajan – on kyettävä ajamaan sitä itse. Se vaikuttaa siihen, kuinka paljon asetuskompleksisuutta on hyväksyttävää. Alla olevat työkalut arvioidaan tämä rajoite mielessä – vuorotyöntekijöiden ja vuoropohjaisten tiimien vuorosuunnitteluohjelmistona, ei palkatuille toimistoympäristöille, joissa päivittäiset vuoromuutokset eivät ole tekijä.

6 parasta työntekijöiden vuorosuunnitteluohjelmistoa pienille tiimeille

1Shifton

Shifton on henkilöstöhallintaplatform, joka on rakennettu vuoropohjaisten tiimien yrityksille. Vuorosuunnittelumoduuli on ytimessä, mutta mikä erottaa sen kaikista muista tämän listan työkaluista on hinnoitteluarkkitehtuurinsa: lisätoiminnallisuus – ajanseuranta, palkkaraportit, tehtävänhallinta, GPS-kirjautumiset ja henkilöstöanalytiikka – on saatavilla erillisinä 1 dollarin/käyttäjä/kuukausi moduuleina. 10 hengen yritys maksaa vain siitä, mitä se todella käyttää. Ei ole niputettu yrityspakettia, johon on ostauduttava ennen kuin tiimi on siihen valmis.

Vuorosuunnitteluominaisuus käyttää raahaus-ja-pudotus-kalenterikäytettyäpintaa. Kahden viikon kierron rakentaminen 20 työntekijälle kestää alle 20 minuuttia, kun vuoropohjat on määritetty. Esimiehet voivat asettaa toistuvia kuvioita, määrittää roolivaatimukset jokaiselle vuorolle ja antaa järjestelmän valvoa automaattisesti minimimiehityssääntöjä. Työntekijät näkevät aikataulunsa mobiilisovelluksessa ja saavat välittömiä ilmoituksia muutosten sattuessa – ei ryhmavahistyksia, ei epäselvyyksiä siitä, kuka kattaa minkä vuoron.

Vapaapyynnöt, vuoronvaihdot ja saatavuuspäivitykset kulkevat kaikki saman sovelluksen kautta. Kun ajanseurantamoduuli on aktiivinen, työntekijöiden kirjautumis- ja uloskirjautumisdata virtaa suoraan palkkaraportteihin. Ei manuaalista vientiä järjestelmien välillä, ei taulukkolaskentatasoitusta ennen jokaista palkkakautta. Tämä yhdistelmä – vuorosuunnittelu, ajanseuranta ja palkanlaskenta yhdessä alustassa – vaatii tyypillisesti kolme erillistä työkalua kilpailevissa tuotteissa.

Monipaikkatuki sisältyy ilman lisälisää per toimipaikka, mikä on tärkeää kahdessa tai kolmessa toimipaikassa toimiville pienille yrityksille. Homebase (arvioitu alla) veloittaa toimipaikkakohtaisesti – kolmessa toimipaikassa kyseinen kustannus kasvaa merkittävästi. Shiftonin henkilöperusteinen malli pysyy tasaisena riippumatta siitä, kuinka monta toimipaikkaa aikataulu kattaa.

Tärkeimät ominaisuudet:

• Raahaus-ja-pudotus-vuorosuunnittelu toistuvilla vuoropohjilla
• Ajanseuranta GPS-pohjaisella kirjautumisella/uloskirjautumisella
• Vapaapyynnöt ja työntekijän saatavuudenhallinta
• Palkanlaskenta ylityölaskelmineen
• Tehtävämääritykset vuoroa tai työntekijää kohden
• Monipaikkavuorosuunnittelu yhdeltä tililtä
• iOS- ja Android-mobiilisovellukset

Hinnoittelu: Ilmainen suunnitelma jopa 10 käyttäjälle ydinkuorosuunnittelulla. Maksetut moduulit alkaen 0,50 dollari/käyttäjä/kuukausi (ajanseuranta, palkanlaskenta, GPS-sijainti, tehtävänhallinta, raportointi). Kaikissa maksetuissa moduuleissa on 60 päivän ilmainen kokeilu. Vuosilaskutus säästää 20 %.

Sopii parhaiten: 5-100 työntekijän pienille yrityksille, jotka tarvitsevat vuorosuunnittelua sekä ajanseuranta- ja palkanlaskentaintegraatiota – maksamatta yritysnipusta, josta käytettäisiin vain puolet.

2When I Work

When I Work on ollut pienten yritysten vuorosuunnittelumarkkinoilla vuodesta 2010, ja sen asiakaskunta on rakentunut pitkälle vähittäiskaupan, ravintola-alan ja terveydenhuollon ympärille. Tuote tekee yhden asian hyvin: se saa vuorot suunniteltua ja kommunikoitua nopeasti. Käyttöliittymä on siisti, oppimiskynnys on minimaalinen ja vuoronvaihtoprosessi – jossa työntekijät voivat pyytää kattavuutta ja esimiehet asettavat hyväksymissäännöt – kuuluu tämän kategorian parhaimpiin toteutuksiin.

Yritykselle, jolla on johdonmukaiset vuorokuviot, vakaa henkilöstö eikä välitöntä tarvetta palkanlaskentaintegraatiolle, When I Work on kykyinen työntekijövuorosuunnittelija, joka ei ylikuormita teknisesti heikompaa esimiestä. Sisäänrakennettu tiimiviestipalvelu pitää vuorosuunnitteluviestinnän poissa henkilökohtaisista viesteistä. Mobiilisovellus toimii luotettavasti. Rajoituksensa se osoittaa skaalaushinnoittelussa: ajanseuranta vaatii erillisen lisäosan, ja palkanlaskentaintegraatiot on lukittu korkeampiin suunnitelmiin. Tiimeille, jotka tarvitsevat enemmän kuin julkaistun aikataulun, istuntopohjainen hinta nousee nopeammin kuin vaihtoehdot tässä.

Ominaisuudet: Raahaus-ja-pudotus-vuorosuunnittelu, tiimiviestipalvelu, vuoronvaihtopyynnöt, aikakello-lisäosa, läsnäoloseuranta, palkanlaskentaintegraatiot korkeammilla tasoilla. Hinnoittelu: Ilmainen jopa 5 työntekijälle. Essentials alkaen noin 2,50 dollaria/käyttäjä/kuukausi. Aika ja läsnäolokirjanpito hinnoiteltu erikseen. Sopii parhaiten: Alle 30 hengen vähittäiskaupan tai ravintola-alan tiimeille, jotka tarvitsevat siistiä vuorosuunnittelua ja viestintää ilman monimutkaista palkanlaskentaintegraatiota.

3Homebase

Homebcasen ilmaissuunnitelma on tämän vertailun anteliain merkittävällä marginaalilla: rajoittamaton määrä työntekijöitä yhdessä toimipaikassa, vuorosuunnittelu, aikakello työntekijän itsepalvelulla, tiimiviestipalvelu ja perus-HR-työkalut ilman kustannuksia. Kahvilalle, kauneussalonille tai vähittäiskaupalle, joka ei ole koskaan käyttänyt vuorosuunnitteluohjelmistoa ennen, tämä on listan helpoin lähtökohta. Ei tarvita mitään määritettäväksi muuta kuin tiimin syö ja vuorotunnit, ja oppimiskynnys näitä työkaluja tuntemattomille esimiehille on minimaalinen.

POS-integraatiot Squaren, Toastin, Cloverin ja Lightspeedin kanssa ovat aito erottava tekijä ravintola-alan yrityksille. Kun myynnin data POS-järjestelmästä syöttää vuorosuunnittelunäkymään, esimiehet voivat rakentaa vuoroja odotettua tuloa vastaan sen sijaan, että he arvaavat viime viikon perusteella. Homebase niputtaa myös rekrytointiprosessit, sisäänottotarkistuslistat ja HR-vaatimustenmukaisuustyokalut maksullisiin tasoihinsa – mikä tekee siitä laajemman alustan kuin muut tässä yksittäisen toimipaikan ruokapalveluille. Tuntipohjainen työntekijähallinta, tauonseuranta ja aikakellonoudattaminen kaikki hoidetaan yhdessä paikassa.

Toimipaikkakohtainen hinnoittelumalli on rajoite. Yhdessä toimipaikassa Homebcasen ilmaistaso on vaikea voittaa. Kahdessa tai kolmessa toimipaikassa suunnitelmakulut kertyvät tavalla, joka ei tapahdu henkilöperusteisissa vaihtoehdoissa. Jos monipaikkakasvu on tiekarttallasi, huomioi se hinnoittelumuutos ennen kuin sitoudut Homebase-työnkulkuun.

Ominaisuudet: Vuorosuunnittelu, aikakello valinnaisella kasvojentunnistuksella, tiimiviestipalvelu, rekrytointi- ja sisäänottamistyökalut, POS-integraatiot, HR-vaatimustenmukaisuus. Hinnoittelu: Ilmainen 1 toimipaikalle, rajoittamaton määrä työntekijöitä. Maksulliset suunnitelmat alkaen 24,95 dollaria/toimipaikka/kuukausi (Essentials) – 99 dollaria/toimipaikka/kuukausi (All-in-One). Sopii parhaiten: Yksittäisen toimipaikan ruokapalvelu-, vähittäiskauppa- tai majoitusyrityksille, jotka haluavat vahvan ilmaistason ja käyttävät jo yhteensopivaa POS-järjestelmää.

4Deputy

Deputy rakennettiin tietyn toiminnallisen ongelman ympärille: vuorosuunnittelu aloilla, joissa vaaraan henkilöön määrittäminen vuoroon aiheuttaa oikeudellisen tai turvallisuusongelman. Terveydenhuolto, vanhustenhoito, turvallsuuspalvelut ja logistiikka kaikki sisältävät sertifikaattivaatimuksia, pakollisia taukosääntöjä ja ylityölaskentoja, joita yleinen verkkopohjainen työntekijähallinta käsittelee huonosti tai ei ollenkaan. Deputy käsittelee niitä natiiviasti – vuoromääritykset voidaan estää, jos työntekijältä puuttuu vaadittu sertifikaatti, ja järjestelmä merkitsee mahdolliset vaatimustenmukaisuusongelmat ennen aikataulun julkaisemista.

Tekoälypohjaiinen vuorosuunnitteluominaisuus rakentaa luonnokset perustuen työvoimakustannustavoitteisiin, työntekijöiden saatavuuteen ja historialliseen kysyntään – todellinen ajansäästö esimiehille, jotka rakentavat ne nykyisin käsin. Työntekijä- ja läsnäoloseuranta integroituu siististi erillisenä moduulina. Alkumäärittely kestää pitempään kuin useimmat tämän listan työkalut: roolit, sertifikaatit, palkkakäytännöt ja vaatimustenmukaisuusparametrit kaikki on määritettävä alussa ennen kuin järjestelmä toimii oikein. Leipomoa tai vähittäiskauppaa varten tämä lisätyö ei ole perusteltua. Kotihoidon tai turvallsuusyritykselle Deputy voi olla ainoa tämän listan työkalu, joka käsittelee toiminnalliset vaatimukset oikein.

Ominaisuudet: Tekoälypohjaiinen automaattivuorosuunnittelu, sertifikaatti- ja vaatimustenmukaisuusseuranta, lomanhallinta, työntekijöiden aika- ja läsnäoloseuranta, palkanlaskentaintegraatiot. Hinnoittelu: Vuorosuunnittelumoduuli alkaen noin 4,50 dollaria/käyttäjä/kuukausi. Aika ja läsnäolokirjanpito erillisenä moduulina samaan hintaan. Ei pysyvää ilmaissuunnitelmaa. Sopii parhaiten: Terveydenhuollon, turvallsuusalan, logistiikan tai minkään muun alan pienille yrityksille, joilla on tiukat sertifikaatti- tai työlakivaatimustenmukaisuusvaatimukset.

5Connecteam

Connecteam on rakennettu ei-pöytätyöntekijöille – tiimeille, joissa useimmat ihmiset työskentelevät kentällä, lattialla tai toimipaikalla eikä tietokoneen edessä. Vuorosuunnittelumoduuli käsittelee vuoromäärityksiä, avoimen vuoron tarjouksia, ristiriitojen havaitsemista ja esimiehen hyväksymisprosesseja. Mutta tuote menee huomattavasti pitemmälle kuin pelkkä vuorosuunnittelu: se paketoi viestintäkeskuksen (ilmoitukset, ryhmäkeskustelut, yrityksen uutisvirta), digitaaliset lomakkeet ja tarkistuslistat, perehdyttämis- ja koulutusmoduulit sekä HR-asiakirjahallinnan samaan mobiilikeskeiseen sovellukseen. Pienelle yritykselle, joka käyttää nykyään neljä tai viisi erillistä työkalua näiden toimintojen kattamiseen, konsolidointiargumentti on todellinen.

Ilmainen Small Business Plan kattaa jopa 10 käyttäjää lähes kaikkiin ominaisuuksiin pääsyllä – yksi tämän kategorian kattavimmista ilmaistasoja. Sen yläpuolella Connecteam siirtyy solmuperusteiseen hinnoittelumalliin: Operaatiot (vuorosuunnittelu, aikakello, tehtävänhallinta), Viestintä ja HR myydään erillisinä tilauksina, alkaen 29 dollaria/kuukausi jopa 30 käyttäjälle. Yrityksille, jotka tarvitsevat kaikkia kolmea solmua, yhteiskulut ovat korkeammat kuin Shiftonin moduulihinnoittelu. Yrityksille, jotka erityisesti tarvitsevat vuorosuunnittelua ja tiimiviestipalvelua yhteen nipputettuina, Connecteam käsittelee molemmat yhdistämättä kahta työkalua.

Ominaisuudet: Älykästä vuorosuunnittelua ristiriitojen havaitsemisella, GPS-aikakello ja geofencing, vuoronvaihdot, tiimiviestipalvelun keskus, digitaaliset lomakkeet ja tarkistuslistat, tehtävänhallinta, perehdyttämis- ja koulutusmoduulit. Hinnoittelu: Ilmainen jopa 10 käyttäjälle (Small Business Plan). Maksulliset solmut alkaen 29 dollaria/kuukausi jopa 30 käyttäjälle (Operaatiot, Viestintä, HR myydään erikseen). Sopii parhaiten: Pienille yrityksille, joilla on etulinja- tai kenttäpohjaiset tiimit ja jotka haluavat vuorosuunnittelun, tiimiviestipalvelun ja HR-työnkulut yhdistettynä yhdessä mobiilisovelluksessa.

6Sling

Slingin ilmaissuunnitelma yhdistää kaksi asiaa ilman työntekijärajaa: aikataulusuunnittelijan työntekijöille ja tiimiviestipalvelun. Ryhmäkanavat, suorat viestit, tiedostonjako ja tehtäväilmoitukset sisältyvät aikatalukalenterin rinnalla. Useimmat vuorosuunnittelutyökalut käsittelevät viestintää premium-lisäosana tai jättävät sen kokonaan pois. Sling käsittelee sitä ytimenään ilmaisena ominaisuutena – mikä ratkaisee yleisen pienille tiimeille ongelman: vuorosuunnitteluun liittyvän viestinnän hajaantuminen WhatsApp-ryhmäviesteihin ja henkilökohtaisiin tekstiketjuihin.

Kaikki vuorosuunnittelun ja viestipalvelun ulkopuolinen vaatii maksullisen päivityksen. Työntekijöiden aika- ja läsnäoloseuranta, työvoimakustannusbudjetointi ja useimmat palkanlaskentaintegraatiot sijaitsevat maksullisten tasojen takana. 2 dollarilla/käyttäjä/kuukausi (Premium) tai 4 dollarilla/käyttäjä/kuukausi (Business), Sling pysyy edullisena – mutta yritysten, jotka tarvitsevat ajanseurantaa vuorosuunnittelun rinnalla, tulisi verrata sitä Shiftonin 1 dollarin/käyttäjä/kuukausi modulaariseen hinnoitteluun ennen sitoutumista. Tiimeille, joiden ensisijainen tarve on saada vuorot julkaistua ja pitää viestintä yhdessä paikassa, ilmaissuunnitelma kattaa sen ilman kompromisseja.

Ominaisuudet: Vuorosuunnittelu (ilmainen), tiimiviestipalvelu ja ryhmäkanavat (ilmainen), tehtävämääritykset, aikakello ja läsnäolokirjanpito (maksullinen), työvoimakustannusbudjetointi (maksullinen), palkanlaskentaintegraatiot (maksullinen). Hinnoittelu: Ilmainen, rajoittamaton määrä käyttäjiä. Premium alkaen 2 dollaria/käyttäjä/kuukausi. Business alkaen 4 dollaria/käyttäjä/kuukausi. Sopii parhaiten: Erittäin pienille tiimeille, jotka tarvitsevat vuorosuunnittelua ja viestintää ilman kustannuksia, tai budjetitietoisille yrityksille, jotka haluavat ennakoitavan paivityspolun.

Miten valita oikea työkalu tiimillesi

Oikea työaikataulusovellus riippuu kolmesta muuttujasta: alasta, tiimin koosta ja siitä, minkä toiminnallisen ongelman yrität ratkaista ensin. Aloita ongelmasta, ei ominaisuuslistalta. Jos valinta on vielä auki, kokosimme erillisen katsauksen työaikataulun tekemiseen tarkoitetuista sovelluksista ja vertailimme niitä sen mukaan, miten ne rakentavat itse aikataulun.

Jos palkantarkkuus on paasongelma, ajanseurannnan on oltava mukana missä tahansa työkalussa, jonka valitset – ei lisäosana ostettavaksi myöhemmin. Slingin ilmaistaso ei ratkaise sitä. Shifton tai Deputy, jotka molemmat yhdistävät vuorosuunnittelun suoraan aikakortteihin, ovat relevantteja vaihtoehtoja. Jos olet ravintola-alalla, Homebase on voimakkain vaihtoehto tässä – POS-integraatiot Squaren, Toastin, Cloverin ja Lightspeedin kanssa ovat sisäänrakennettuja, ja työvoimakustannustavoitteet sitoutuvat suoraan vuorosuunnittelukäyttöliittymään. Etulinjatiimeille, jotka tarvitsevat vuorosuunnittelua viestintätyökalujen ja HR-työnkulkujen rinnalla yhdessä mobiilisovelluksessa – vähittäiskauppa, majoitus, siivous, kenttätiimit – Connecteamin laajuus on vaikea sovittaa sen hintaan.

Monipaikkayritysten tulisi välttää toimipaikkakohtaista hinnoittelua. Homebase veloittaa per toimipaikka – kahden toimipaikan toiminta maksaa kaksinkertaisen kuukausikustannuksen. Shifton ja Sling hinnoittelevat per käyttäjä, mikä skaalautuu lineaarisesti riippumatta siitä, kuinka monta toimipaikkaa tilillä on. Vaatimustenmukaisuuspainottaisille aloille kuten terveydenhuolto tai turvallsuus, Deputy käsittelee sertifikaattiseurantaa ja työlakivaatimustenmukaisuuden valvontaa tavoilla, joita mikään muu tämän listan työkalu ei tee pienen tiimin mittakaavassa.

Useimmille pienille yrityksille ravintola-alan ja säänneltyjen alojen ulkopuolella Shifton kattaa pienyritysten henkilöstöhallinnan koko kirjon ilman vastaavaa hintaa. Aloita ilmaissuunnitelmalla, lisää moduuleja liiketoiminnan kasvaessa ja maksa vain siitä, mitä on aktiivisessa käytössä. Yhdysvaltain työtilastoviraston ammatillinen näkymien käsikirja kattaa HR- ja työvoimakoordinointitehtävien koko kirjon – hyödyllinen konteksti, jos päätät kuinka paljon delegoida ohjelmistolle versus erilliselle palkkaukselle.

Työvuorotyökalujen vertailu

Usein kysytyt kysymykset

Daria Oleshko

Asiakasmenestysvastaava Shiftonilla, jolla on laaja kokemus henkilöstöhallinnosta ja kenttäpalvelujen hallinnasta.