Softvér na rozvrhy zmien pre malé firmy: 6 najlepších nástrojov

Väčšina malých firiem začína spravovať plány zamestnancov v tabuľkách. Funguje to – pokiaľ niekto nepríde do práce, zmena smeny na poslednú chvíľu spustí lavínu správ a vedúci trávi nedeľu popoludní prerábaním celého týždňa. V istom momente prestáva byť tabuľka systémom – stáva sa opakujúcim sa problémom.

Softvér na plánovanie zamestnancov v malých firmách je vlastná kategória. Podnikové platformy na riadenie pracovnej sily prichádzajú s implementačnými konzultantmi, viacooddelelovými systémami oprávnení a nákladmi, ktoré predpokladajú organizáciu o 500 osobách. To nie je to, čo potrebuje upratovacia služba s 12 zamestnancami alebo kaviarén s 20 ľuďmi. Malé tímy potrebujú nástroj na plánovanie práce, ktorý je funkčný do jedného dňa, dostupný pri nízkom počte zamestnancov a dostatočne jednoduchý, aby ho mohol spravovať každý vedúci z telefónu.

Tento článok pokrýva šesť možnosti softvéru na plánovanie zamestnancov, ktoré skutočne hodia pre malé podniky – hodnotené na základe skutočných súborov funkcií, štruktúr cien a miest, kde každý z nich zaostáva. Shifton vedie zoznam na základe svojho modulárneho cenového modelu: je zadarmo do 10 zamestnancov, potom 1 USD za zamestnanca mesačne. Nástroje 2 až 6 si každý zaslúžil svoje miesto pre špecifické prípady použitia, kde prekonávajú zvyšok trhu.

Náš výber

Do zoznamu sa dostalo šesť nástrojov. Ak chceš krátku verziu, tieto tri pokryjú väčšinu malých tímov.

Čo musí softvér na plánovanie v malej firme skutočne vedieť

Pred porovnaním nástrojov je užitočné jasne určiť, čo odlišuje aplikáciu na plánovanie v malej firme od širšej kategórie. Požiadavky sú užšie – a v niektorých ohľadoch náročnejšie:

• Čas nastavenia do jedného dňa. Firma s 15 ľuďmi si nemôže dovoliť tráviť týždeň konfiguráciou softvéru. Nástroj musí byť okamžite funkčný.
• Dizajn zameraný na mobil. Vedúci a zamestnanci sú na telefónoch, nie pri počítačoch. Aplikácia musí fungovať na mobile rovnako dobre ako v prehliadači.
• Transparentná cena za používateľa. Vyhýbajte sa modelom za pobočku, ak máte alebo plánujete mať viac než jedno miesto. Cena za používateľa sa škáluje predvídateľnejšie.
• Výmena smien a správa dostupnosti. Tieto dve funkcie eliminujú najčastejšie trenie pri plánovaní medzi vedúcimi a hodinovo platenými zamestnancami.
• Integrácia so sledovaním času a mzdami. Pracovný plán a tabuľka dochádzky, ktoré spolu nekomunikujú, vytvárajú zmierovací prácu pri každom výplatnom období.

Riadenie pracovnej sily v malej firme tiež znamená, že nástroj by nemal vyžadovať dedicovane HR oddelenie na jeho údržbu. Operačný vedúci – alebo v mnohých prípadoch majiteľ – musí byť ten, kto ho prevádzkuje. To ovplyvňuje, aká veľká zložitosť konfigurácie je prijateľná. Nižšie uvedené nástroje sú hodnotené s týmto obmedzením na pamäti – ako softvér na plánovanie hodinovo platených zamestnancov a tímov so smennym prevádzkou, nie pre kancelárske prostredia s pevným platom, kde každodenné zmeny smien nie sú faktorom.

6 najlepších softvérov na plánovanie zamestnancov pre malé tímy

Shifton

Shifton je platforma na riadenie pracovnej sily postavená pre firmy, ktoré fungujú na smennych tímoch. Modul plánovania je v jadre, ale to, čo ho odlišuje od každého iného nástroja v tomto zozname, je jeho architektúra cien: ďalšie funkcie – sledovanie času, mzdy, prestávky a kontrola miesta s GPS – sú dostupné ako samostatné moduly od 0,50 do 5 USD za používateľa mesačne. Firma s 10 ľuďmi platí iba za to, čo skutočne používa. Neexistuje žiadny balíček pre podniky, do ktorého by musela vstupovať skôr, ako je tím pripravený.

Funkcia plánovania smien používa rozhranie kalendára s pretiahnutím a pustením. Vedúci zostavia rotáciu pomocou Sprievodcu tvorbou rozvrhu, nastavia role pri každej smene a nechajú systém automaticky rozdeľovať voľné smeny. Zamestnanci vidia svoje rozvrhy v mobilnej aplikácii a dostávaju okamžite oznámenia pri zmenách – žiadne hromadné správy, žiadne zmätky o tom, kto pokrýva ktorú smenu.

Výmeny smien prechádzajú rovnakou aplikáciou a žiadosti o voľno sa k nim pridajú s plateným modulom Žiadosti o voľno (1 USD za zamestnanca mesačne). Keď je aktívny platený modul sledovania času (Dochádzka), skutočné časy príchodov a odchodov sa zobrazia vedľa plánovaných smien a platený modul Mzdy premení hodiny a sadzby na hrubú mzdu za obdobie. Táto kombinácia – plánovanie, sledovanie času a mzdy na jednej platforme – je to, čo obvykle vyžaduje tri samostatné nástroje u konkurenčných produktov.

Shifton cení za zamestnanca, nie za pobočku, čo je dôležité pre malé firmy prevádzkujúce dve alebo tri pobočky; projekty nad rámec prvého sa riešia plateným modulom Oddelenia, projekty (1 USD mesačne paušálne). Homebase (recenzovaný nižšie) účtuje za pobočku – na troch miestach sa tieto náklady výrazne násobí. Model Shiftonu za zamestnanca zostáva rovnaký bez ohľadu na to, koľko miest rozvrh pokrýva.

Kľúčové funkcie:

• Plánovanie pretiahnutím a pustením so Sprievodcom tvorbou rozvrhu a automatickým rozdeľovaním voľných smien
• Sledovanie času v platenom module Dochádzka a GPS mapy trás v platenom module Kontrola miesta
• Žiadosti o voľno (platený modul, 1 USD za zamestnanca mesačne)
• Mzdy ako platený modul, kontrola presčasov v bezplatnom pláne
• Otvorené smeny a výmeny smien
• Časové pásma a role z jedného účtu
• Mobilné aplikácie pre iOS a Android

Ceny: Bezplatný plán až pre 10 používateľov so základným plánovaním. Potom 1 USD za zamestnanca mesačne za každého zamestnanca, keď tím presiahne 10. Platené moduly od 0,50 USD/používateľ/mesiac (sledovanie času, mzdy, prestávky, GPS poloha, report odpracovaných hodín). Platené moduly možno vyskúšať zadarmo až 60 dní (GPS poloha 10 dní). Ročná fakturácia ušetrí 20 %.

Najlepšie pre: Malé firmy s 5-100 zamestnancami, ktoré potrebujú plánovanie plus sledovanie času a mzdy – bez platenia za balíček pre podniky, ktorý budú používať len z polovice.

When I Work

When I Work pôsobí na trhu plánovania pre malé firmy od roku 2010, so zákazníckou základnou postavenou predovšetkým okolo maloobchodu, stravovacích služieb a zdravotníctva. Produkt robí jednu vec dobre: rýchlo plánuje a komunikuje smeny. Rozhranie je čisté, krivka učenia je minimálna a pracovný postup výmeny smien – kde zamestnanci môžu požiadať o pokrytie a vedúci nastaviť pravidlá schvaľovania – patrí k lepším implementáciám v tejto kategórii.

Pre firmu s konzistentnými vzormi smien a stabilným zoznamom zamestnancov je When I Work schopný plánovač smien, ktorý nezahltí technického vedúceho. Vstavaná tímová komunikácia udržuje komunikáciu o plánovaní mimo osobných správ. Mobilná aplikácia funguje spoľahlivo. Kde sa prejavia jej obmedzenia, je cena naprieč pobočkami: stojí 2,50 USD na používateľa pri jednom mieste alebo rozvrhu a 5 USD na používateľa pri viacerých. Sledovanie času s GPS príchodom a integrácie miezd sú súčasťou každého plánu, takže tímy, ktoré potrebujú viac ako zverejnený rozvrh, za ne neplatia navyše.

Funkcie: Plánovanie pretiahnutím a pustením, tímová komunikácia, žiadosti o výmenu smien, sledovanie času s GPS príchodom, dochádzka a integrácie miezd v každom pláne. Ceny: Bez bezplatného plánu, len 14-dňová skúšobná doba. 2,50 USD/používateľ/mesiac pre jedno miesto alebo rozvrh a 5 USD/používateľ/mesiac pre viaceré. Najlepšie pre: Tímy v maloobchode alebo stravovacích službách do 30 ľudí, ktoré potrebujú spoľahlivé plánovanie a tímovú komunikáciu za nízku cenu na používateľa.

Homebase

Bezplatný plán Homebase patrí medzi najštedrejšie pre jedno miesto: jedna pobočka a až 10 zamestnancov, so základným plánovaním a základným sledovaním času bez nákladov. Pre kaviarén, salón alebo maloobchodnú predajňu, ktorá nikdy predtým nepoužívala softvér na plánovanie, je to najľahší východzí bod v tomto zozname. Nie je nič na nastavenie okrem zadania vášho tímu a hodín smien a krivka učenia pre vedúcich neoboznámených s týmito nástrojmi je minimálna.

Integrácie POS so Square, Toast, Clover a Lightspeed sú skutočným rozlišujúcim prvkom pre gastronomické podniky. Keď dáta o predaji z vášho POS napájajú pohľad plánovania, vedúci môžu zostavovať smeny oproti očakávaným príjmom, nie len odhadom z minulého týždňa. Homebase tiež balici pracovné postupy najímania, onboardingové kontrolné zoznamy a nástroje na dodržanie HR do svojich platených úrovní – čo z neho robí širšiu platformu ako ostatné tu pre gastronomické podniky na jednom mieste. Plánovanie hodinovo platených zamestnancov, sledovanie prestávok a dodržanie časového záznamu sú všetky riešené na jednom mieste.

Cenový model za pobočku je obmedzením. Na jednom mieste je bezplatná úroveň Homebase ťažko prekonateľná. Na dvoch alebo troch miestach sa náklady plánu násobia spôsobom, ktorý sa nestáva u alternatív za používateľa. Ak je rast na viac miest na vašom pláne, zohľadní túto zmenu cien pred zaviazaním sa k pracovnému postupu Homebase.

Funkcie: Plánovanie, časový záznam s fotografiou pri prihlásení, tímová komunikácia, nástroje pre najímanie a onboarding, integrácie POS, dodržanie HR. Ceny: Bezplatné pre 1 miesto a do 10 zamestnancov. Platené plány od 24 USD/miesto/mesiac pri ročnej fakturácii (30 USD mesačne) pre Essentials do 96 USD/miesto/mesiac pri ročnej fakturácii (120 USD mesačne) pre All-in-One. Najlepšie pre: Gastronomické, maloobchodné alebo pohostinné podniky na jednom mieste, ktoré chcú silnú bezplatnú úroveň a už používajú kompatibilný POS systém.

Deputy

Deputy bol postavený okolo špecifického operačného problému: plánovanie v odvetviach, kde pridelenie nesprávnej osoby na smenu vytvára právny alebo bezpečnostný problém. Zdravotníctvo, bezpečnostné služby a logistika všetky zahŕňajú požiadavky na certifikáciu, povinné pravidlá prestávok a výpočty presčasu, s ktorými generické online plánovanie zamestnancov zvláda zle alebo vôbec. Deputy ich zabudováva do plánovania - vedúci pri pridelení smeny zohľadňujú certifikácie a voľno a jeho nástroje na dodržiavanie pracovného práva označujú problémy s presčasmi a prestávkami.

Funkcia plánovania AI zostavuje návrhy rozvrhu na základe cieľových nákladov práce, dostupnosti zamestnancov a historickej dopytu – skutočná úspora času pre vedúcich, ktorí ich momentálne zostavujú ručne. Sledovanie dochádzky zamestnancov je súčasťou toho istého produktu. Počiatočné nastavenie trvá dlhšie ako u väčšiny nástrojov tu: role, certifikácie, pravidlá platu a parametre dodržania predpisov všetky musia byť vopred definované, kým systém funguje správne. Pre pekarén alebo maloobchodnú predajňu táto réžia nie je opodstatnená. Pre agentúru domácej starostlivosti alebo bezpečnostnú firmu môže byť Deputy jediným nástrojom v tomto zozname, ktorý správne rieši operačné požiadavky.

Funkcie: Automatické plánovanie AI, sledovanie certifikácii a dodržania predpisov, správa dovolenky, dochádzka zamestnancov, integrácie miezd. Ceny: Plány od 5 USD/používateľ/mesiac v pláne Lite (pri ročnej fakturácii, 5,50 USD mesačne), Core za 6,50 USD a Pro za 9 USD. Žiadny permanentný bezplatný plán. Najlepšie pre: Malé firmy v zdravotníctve, bezpečnosti, logistike alebo akomkoľvek odvetví s prísnymi požiadavkami na certifikáciu alebo dodržanie pracovného práva.

Connecteam

Connecteam je postavený pre zamestnancov mimo kancelárie – tímy, kde väčšina ľudí pracuje v teréne, na podlahe alebo na mieste skoršie ako pred počítačom. Modul plánovania rieši pridelenie smien, otvorené smeny, ktoré si zamestnanci nárokujú so schválením vedúceho, a upozornenia na konflikty pred zverejnením. Ale produkt ide značne ďalej ako len plánovanie: balici komunikačné centrum (oznámenia, skupinové chaty, firemný zpravodaj), digitálne formuláre a kontrolné zoznamy, onboardingové a školiace moduly a správu HR dokumentov do rovnakej mobilnej aplikácie. Pre malú firmu, ktorá momentálne prevádzkuje štyri alebo päť samostatných nástrojov na pokrytie týchto funkcií, je argument konsolidácie reálny.

Bezplatný plán Small Business pokrýva až 10 používateľov s prístupom k takmer všetkým funkciám – jedna z úplnejších bezplatných úrovní v tejto kategórii. Nad to Connecteam prechádza na cenový model založený na huboch: Prevádzka (plánovanie, časový záznam, správa úloh), Komunikácia a HR sú predávané ako samostatné predplatné, každé začínajúce na 29 USD mesačne pri ročnej fakturácii (35 USD mesačne) pre prvých 30 používateľov. Pre firmy, ktoré potrebujú všetky tri huby, sú kombinované náklady vyššie ako modulárne plány Shiftonu. Pre firmy, ktoré špecificky potrebujú plánovanie a tímovú komunikáciu spojenú dohromady, Connecteam rieši oba bez spájania dvoch nástrojov.

Funkcie: Inteligentné plánovanie s detekciou konfliktov, GPS časový záznam a geofencing, výmena smien, komunikačné centrum tímu, digitálne formuláre a kontrolné zoznamy, správa úloh, onboardingové a školiace moduly. Ceny: Bezplatné až pre 10 používateľov (plán Small Business). Platené huby od 29 USD mesačne pri ročnej fakturácii pre prvých 30 používateľov (Prevádzka, Komunikácia, HR predávané samostatne). Najlepšie pre: Malé firmy s pracovníkmi v prvej línii alebo v teréne, ktoré chcú plánovanie, tímovú komunikáciu a HR pracovné postupy konsolidované v jednej mobilnej aplikácii.

Sling

Bezplatný plán Sling pre až 30 používateľov kombinuje dve veci: tvorbu rozvrhu pre zamestnancov a tímovú komunikáciu. Súkromné správy, zdieľanie noviniek a oznámenia sú zahrnuté vedľa kalendára plánovania. Väčšina nástrojov na plánovanie zaobchádza s komunikáciou ako s prémiovým doplnkom alebo ju úplne vynecháva. Sling považuje základné správy za základnú bezplatnú funkciu – čo rieši bežný problém pre malé tímy: komunikácia o plánovaní roztrieštená po skupinách WhatsApp a osobných SMS vláknach.

Čokoľvek nad plánovanie a komunikáciu vyžaduje platený upgrade. Sledovanie dochádzky zamestnancov a rozpočtovanie nákladov práce sú za platenými úrovňami a mzdové reporty prichádzajú s úrovňou Business. Pri 2 USD/používateľ/mesiac (Premium) alebo 4 USD/používateľ/mesiac (Business) pri mesačnej fakturácii (1,70 a 3,40 USD pri ročnej) Sling zostáva dostupný – ale firmy, ktoré potrebujú sledovanie času vedľa plánovania, by mali porovnať s modulárnymi cenami Shiftonu (1 USD/používateľ/mesiac za základné funkcie, moduly od 0,50 USD) pred zaviazaním. Pre tímy, ktorých primárnou potrebou je zverejňovať smeny a udržovať komunikáciu na jednom mieste, bezplatný plán to pokrýva bez kompromisu.

Funkcie: Plánovanie smien (bezplatne), súkromné správy a oznámenia (bezplatne), pridelenie úloh, časový záznam a dochádzka (platené), rozpočtovanie nákladov práce (platené), mzdové reporty (platené). Ceny: Bezplatné až pre 30 používateľov. Premium od 2 USD/používateľ/mesiac. Business od 4 USD/používateľ/mesiac. Najlepšie pre: Veľmi malé tímy, ktoré potrebujú plánovanie a komunikáciu bez nákladov, alebo firmy orientované na rozpočet, ktoré chcú predvídateľnú cestu upgradu.

Ako vybrať správny nástroj pre vás tím

Správna aplikácia na pracovný rozvrh závisí na troch premenných: odvetví, veľkosti tímu a operačnom probléme, ktorý sa snažíte najskôr vyriešiť. Začnite s problémom, nie so zoznamom funkcií. Ak je váš zoznam stále široký, náš prehľad aplikácií na tvorbu pracovných rozvrhov porovnáva nástroje podľa toho, ako samotný rozvrh zostavujú.

Ak je hlavným problémom presnosť miezd, sledovanie času musí byť zahrnuté v akomkoľvek nástroji, ktorý si vyberiete – nie ako doplnok na neskorší nákup. Bezplatná úroveň Sling to nevyrieši. Shifton (s plateným modulom Dochádzka) alebo Deputy, ktoré oba prepájajú plánovanie priamo s evidenciou práce, sú relevantnými možnosťami. Ak ste v reštauráciách alebo stravovacích službách, Homebase je tu najsilnejšou možnosťou – integrácie POS so Square, Toast, Clover a Lightspeed sú vstavané a cieľové náklady práce sa priamo viažu na rozhranie plánovania. Pre pracovníkov v prvej línii, ktorí potrebujú plánovanie vedľa komunikačných nástrojov a HR pracovných postupov v jednej mobilnej aplikácii – maloobchod, pohostinstve, upratovanie, terénne tímy – je šírka Connecteamu ťažko prekonateľná pri jeho cenovej hladine.

Firmy s viacerými miestami by sa mali vyhýbať cenám za pobočku. Homebase účtuje za miesto – prevádzka na dvoch miestach platí dvojnásobok mesačných nákladov. Shifton a Sling cenia za používateľa, čo sa linearizuje bez ohľadu na počet miest v účte. Pre odvetvia silne regulované, ako je zdravotníctvo alebo bezpečnosť, Deputy zvládne sledovanie certifikácii a vymáhanie pracovného práva spôsobmi, ktoré žiadny iný nástroj tu nedeľa v meritku malého tímu.

Pre väčšinu malých firiem mimo gastronómie a regulované odvetvia Shifton pokrýva plný rozsah softvéru na riadenie pracovnej sily pre malé firmy bez zodpovedajúcej cenovky. Začnite s bezplatným plánom, pridávajte moduly ako firma rastie a plaťte iba za to, čo je aktívne v používaní. Príručka pre výhľad zamestnaní Úradu štatistiky práce USA pokrýva plný rozsah HR a funkcií koordinácie pracovnej sily – užitočný kontext, ak sa rozhodujete, koľko z toho delegovať na softvér versus na dedicovaneho zamestnanca.

Porovnanie nástrojov na plánovanie zmien

Často kladené otázky

Daria Oleshko

Manažérka zákaznického úspechu v spoločnosti Shifton s rozsiahlymi skúsenosťami v riadení pracovnej sily a riadení terénnych služieb.