6 najlepších softvérov na plánovanie zamestnancov pre malé firmy

Väčšina malých firiem začína spravovať plány zamestnancov v tabuľkách. Funguje to – pokiaľ niekto nepríde do práce, zmena smeny na poslednú chvíľu spustí lavínu správ a vedúci trávi nedeľu popoludní prerábaním celého týždňa. V istom momente prestáva byť tabuľka systémom – stáva sa opakujúcim sa problémom.

Softvér na plánovanie zamestnancov v malých firmách je vlastná kategória. Podnikové platformy na riadenie pracovnej sily prichádzajú s implementačnými konzultantmi, viacooddelelovými systémami oprávnení a nákladmi, ktoré predpokladajú organizáciu o 500 osobách. To nie je to, čo potrebuje upratovacia služba s 12 zamestnancami alebo kaviarén s 20 ľuďmi. Malé tímy potrebujú nástroj na plánovanie práce, ktorý je funkčný do jedného dňa, dostupný pri nízkom počte zamestnancov a dostatočne jednoduchý, aby ho mohol spravovať každý vedúci z telefónu.

Tento článok pokrýva šesť možnosti softvéru na plánovanie zamestnancov, ktoré skutočne hodia pre malé podniky – hodnotené na základe skutočných súborov funkcií, štruktúr cien a miest, kde každý z nich zaostáva. Shifton vedie zoznam na základe svojho modulárneho cenového modelu a šírky toho, čo pokrýva pre tímy do 100 ľudí. Nástroje 2 až 6 si každý zaslúžil svoje miesto pre špecifické prípady použitia, kde prekonávajú zvyšok trhu.

Our Top Picks

Do zoznamu sa dostalo šesť nástrojov. Ak chceš krátku verziu, tieto tri pokryjú väčšinu malých tímov.

Čo musí softvér na plánovanie v malej firme skutočne vedieť

Pred porovnaním nástrojov je užitočné jasne určiť, čo odlišuje aplikáciu na plánovanie v malej firme od širšej kategórie. Požiadavky sú užšie – a v niektorých ohľadoch náročnejšie:

• Čas nastavenia do jedného dňa. Firma s 15 ľuďmi si nemôže dovoliť tráviť týždeň konfiguráciou softvéru. Nástroj musí byť okamžite funkčný.
• Dizajn zameraný na mobil. Vedúci a zamestnanci sú na telefónoch, nie pri počítačoch. Aplikácia musí fungovať na mobile rovnako dobre ako v prehliadači.
• Transparentná cena za používateľa. Vyhýbajte sa modelom za pobočku, ak máte alebo plánujete mať viac než jedno miesto. Cena za používateľa sa škáluje predvídateľnejšie.
• Výmena smien a správa dostupnosti. Tieto dve funkcie eliminujú najčastejšie trenie pri plánovaní medzi vedúcimi a hodinovo platenými zamestnancami.
• Integrácia so sledovaním času a mzdami. Pracovný plán a tabuľka dochádzky, ktoré spolu nekomunikujú, vytvárajú zmierovací prácu pri každom výplatnom období.

Riadenie pracovnej sily v malej firme tiež znamená, že nástroj by nemal vyžadovať dedicovane HR oddelenie na jeho údržbu. Operačný vedúci – alebo v mnohých prípadoch majiteľ – musí byť ten, kto ho prevádzkuje. To ovplyvňuje, aká veľká zložitosť konfigurácie je prijateľná. Nižšie uvedené nástroje sú hodnotené s týmto obmedzením na pamäti – ako softvér na plánovanie hodinovo platených zamestnancov a tímov so smennym prevádzkou, nie pre kancelárske prostredia s pevnym platom, kde každodenné zmeny smien nie sú faktorom.

6 najlepších softvérov na plánovanie zamestnancov pre malé tímy

1Shifton

Shifton je platforma na riadenie pracovnej sily postavená pre firmy, ktoré fungujú na smennych tímoch. Modul plánovania je v jadre, ale to, čo ho odlišuje od každého iného nástroja v tomto zozname, je jeho architektúra cien: ďalšie funkcie – sledovanie času, mzdové reportovanie, správa úloh, GPS prihlasovanie a analýzy pracovnej sily – sú dostupné ako samostatné moduly za 1 USD/používateľ/mesiac. Firma s 10 ľuďmi platí iba za to, čo skutočne používa. Neexistuje žiadny balíček pre podniky, do ktorého by musela vstupovať skôr, ako je tím pripravený.

Funkcia plánovania smien používa rozhranie kalendára s pretiahnutím a pustením. Zostavenie dvojtýždenného striedania pre 20 zamestnancov trvá menej ako 20 minút po nakonfigurovaní šablón smien. Vedúci môžu nastaviť opakujúce sa vzory, definovať požiadavky na role pri každé smene a nechať systém automaticky vynucovať pravidlá minimálneho pokrytia. Zamestnanci vidia svoje rozvrhy v mobilnej aplikácii a dostávaju okamžite oznámenia pri zmenach – žiadne hromadné správy, žiadne zmätky o tom, kto pokrýva ktorú smenu.

Žiadosti o voľno, výmeny smien a aktualizácie dostupnosti prechádzajú rovnakou aplikáciou. Keď je aktívny modul sledovania času, dáta o príchode a odchode zamestnancov plynú priamo do mzdového reportovania. Neexistuje žiadny ručný export medzi systémami, žiadne zmierovanie v tabuľke pred každým výplatným obdobím. Táto kombinácia – plánovanie, sledovanie času a mzdy na jednej platforme – je to, čo obvykle vyžaduje tri samostatné nástroje u konkurenčných produktov.

Podpora viacerých pobočiek je zahrnutá bez extra nákladov za miesto, čo je dôležité pre malé firmy prevádzkujúce dve alebo tri pobočky. Homebase (recenzovaný nižšie) účtuje za pobočku – na troch miestach sa tieto náklady výrazne násobí. Model Shiftonu za používateľa zostáva rovnaký bez ohľadu na to, koľko miest rozvrh pokrýva.

Kľúčové funkcie:

• Plánovanie pretiahnutím a pustením s opakujúcimi sa šablónami smien
• Sledovanie času s prihlasovaním a odhlasovaním na základe GPS
• Žiadosti o voľno a správa dostupnosti zamestnancov
• Správa miezd s výpočtom presčasu
• Pridelenie úloh na smenu alebo zamestnanca
• Plánovanie viacerých pobočiek z jedného účtu
• Mobilné aplikácie pre iOS a Android

Ceny: Bezplatný plán až pre 10 používateľov so základným plánovaním. Platené moduly od 0,50 USD/používateľ/mesiac (sledovanie času, mzdy, GPS poloha, správa úloh, reportovanie). Všetky platené moduly zahŕňajú 30-dennú bezplatnú skúšobnú dobu. Ročná fakturácia ušetrí 20 %.

Najlepšie pre: Malé firmy s 5-100 zamestnancami, ktoré potrebujú plánovanie plus integráciu sledovania času a miezd – bez platenia za balíček pre podniky, ktorý budú používať len z polovice.

2When I Work

When I Work pôsobí na trhu plánovania pre malé firmy od roku 2010, so zákazníckou základnou postavenou predovšetkým okolo maloobchodu, stravovacích služieb a zdravotníctva. Produkt robí jednu vec dobre: rýchlo plánuje a komunikuje smeny. Rozhranie je čisté, krivka učenia je minimálna a pracovný postup výmeny smien – kde zamestnanci môžu požiadať o pokrytie a vedúci nastaviť pravidlá schvaľovania – patrí k lepším implementáciám v tejto kategórii.

Pre firmu s konzistentnými vzormi smien, stabilným zoznamom zamestnancov a žiadnou okamžitou potrebou integrácie miezd je When I Work schopný plánovač smien, ktorý nezahltí technického vedúceho. Vstavaná tímová komunikácia udržuje komunikáciu o plánovaní mimo osobných správ. Mobilná aplikácia funguje spoľahlivo. Kde sa prejavia jej obmedzenia je cena pri raste: sledovanie času vyžaduje samostatný doplnok a integrácie miezd sú uzamknuté za plánmi vyššej úrovne. Pre tímy, ktoré potrebujú viac ako zverejnený rozvrh, sa náklady na používateľa zvyšujú rýchlejšie ako u alternatív tu.

Funkcie: Plánovanie pretiahnutím a pustením, tímová komunikácia, žiadosti o výmenu smien, doplnok časového záznamu, sledovanie dochádzky, integrácie miezd na vyšších úrovniach. Ceny: Bezplatné až pre 5 zamestnancov. Essentials približne od 2,50 USD/používateľ/mesiac. Čas a dochádzka oceňované samostatne. Najlepšie pre: Tímy v maloobchode alebo stravovacích službách do 30 ľudí, ktoré potrebujú čisté plánovanie a komunikáciu bez zložitej integrácie miezd.

3Homebase

Bezplatný plán Homebase je v tomto porovnaní najštedrejší s výrazným odstupom: neobmedzený počet zamestnancov na jednom mieste, plánovanie, časový záznam so samoobsluhou zamestnancov, tímová komunikácia a základné HR nástroje bez nákladov. Pre kaviarén, salón alebo maloobchodnú predajňu, ktorá nikdy predtým nepoužívala softvér na plánovanie, je to najľahší východzí bod v tomto zozname. Nie je nič na nastavenie okrem zadania vášho tímu a hodin smien a krivka učenia pre vedúcich neoboznámených s týmito nástrojmi je minimálna.

Integrácie POS so Square, Toast, Clover a Lightspeed sú skutočným rozlišujúcim prvkom pre gastronomické podniky. Keď dáta o predaji z vášho POS napájajú pohľad plánovania, vedúci môžu zostavovať smeny oproti očakávaným príjmom, nie len odhadom z minulého týždňa. Homebase tiež balici pracovné postupy najímania, onboardingové kontrolné zoznamy a nástroje na dodržanie HR do svojich platených úrovní – čo z neho robí širšiu platformu ako ostatné tu pre gastronomické podniky na jednom mieste. Plánovanie hodinovo platených zamestnancov, sledovanie prestávok a dodržanie časového záznamu sú všetky riešené na jednom mieste.

Cenový model za pobočku je obmedzením. Na jednom mieste je bezplatná úroveň Homebase ťažko prekonateľná. Na dvoch alebo troch miestach sa náklady plánu násobia spôsobom, ktorý sa nestáva u alternatív za používateľa. Ak je rast na viac miest na vašom plane, zohľadní túto zmenu cien pred zaviazaním sa k pracovnému postupu Homebase.

Funkcie: Plánovanie, časový záznam s voliteľným rozpoznávaním tváre, tímová komunikácia, nástroje pre najímanie a onboarding, integrácie POS, dodržanie HR. Ceny: Bezplatné pre 1 miesto, neobmedzení zamestnanci. Platené plány od 24,95 USD/miesto/mesiac (Essentials) do 99 USD/miesto/mesiac (All-in-One). Najlepšie pre: Gastronomické, maloobchodné alebo pohostinné podniky na jednom mieste, ktoré chcú silnú bezplatnú úroveň a už používajú kompatibilný POS systém.

4Deputy

Deputy bol postavený okolo špecifického operačného problému: plánovanie v odvetviach, kde pridelenie nesprávnej osoby na smenu vytvára právny alebo bezpečnostný problém. Zdravotníctvo, opatrovateľské služby, bezpečnostné služby a logistika všetky zahŕňajú požiadavky na certifikáciu, povinné pravidlá prestávok a výpočty presčasu, s ktorými generické online plánovanie zamestnancov zvláda zle alebo vôbec. Deputy ich rieši natívne – pridelenie smien môže byť zablokované, ak zamestnanec nemá požadovanú certifikáciu, a systém označí potenciálne problémy s dodržaním predpisov pred zverejnením rozvrhu.

Funkcia plánovania AI zostavuje návrhy rozvrhu na základe cieľových nákladov práce, dostupnosti zamestnancov a historickej dopytu – skutočná úspora času pre vedúcich, ktorí ich momentálne zostavujú ručne. Sledovanie dochádzky sa integruje čisto ako samostatný modul. Počiatočné nastavenie trvá dlhšie ako u väčšiny nástrojov tu: role, certifikácie, pravidlá platu a parametre dodržania predpisov všetky musia byť vopred definované, kým systém funguje správne. Pre pekarén alebo maloobchodnú predajňu táto réžia nie je opodstatnená. Pre agentúru domácej starostlivosti alebo bezpečnostnú firmu môže byť Deputy jediným nástrojom v tomto zozname, ktorý správne rieši operačné požiadavky.

Funkcie: Automatické plánovanie AI, sledovanie certifikácii a dodržania predpisov, správa dovolenky, dochádzka zamestnancov, integrácie miezd. Ceny: Modul plánovania od približne 4,50 USD/používateľ/mesiac. Čas a dochádzka ako samostatný modul za rovnakú cenu. Žiadny permanentný bezplatný plán. Najlepšie pre: Malé firmy v zdravotníctve, bezpečnosti, logistike alebo akomkoľvek odvetví s prísnymi požiadavkami na certifikáciu alebo dodržanie pracovného práva.

5Connecteam

Connecteam je postavený pre zamestnancov mimo kancelárie – tímy, kde väčšina ľudí pracuje v teréne, na podlahe alebo na mieste skoršie ako pred počítačom. Modul plánovania rieši pridelenie smien, bidovanie na otvorené smeny, detekciu konfliktov a pracovné postupy schvaľovania vedúcich. Ale produkt ide značne ďalej ako len plánovanie: balici komunikačné centrum (oznámenia, skupinové chaty, firemný zpravodaj), digitálne formuláre a kontrolné zoznamy, onboardingové a školiace moduly a správu HR dokumentov do rovnakej mobilnej aplikácie. Pre malú firmu, ktorá momentálne prevádzkuje štyri alebo päť samostatných nástrojov na pokrytie týchto funkcií, je argument konsolidácie reálny.

Bezplatný plán Small Business pokrýva až 10 používateľov s prístupom k takmer všetkým funkciám – jedna z úplnejších bezplatných úrovní v tejto kategórii. Nad to Connecteam prechádza na cenový model založený na huboch: Prevádzka (plánovanie, časový záznam, správa úloh), Komunikácia a HR sú predávané ako samostatné predplatné, každé začínajúce na 29 USD/mesiac pre až 30 používateľov. Pre firmy, ktoré potrebujú všetky tri huby, sú kombinované náklady vyššie ako modulárne plány Shiftonu. Pre firmy, ktoré špecificky potrebujú plánovanie a tímovú komunikáciu spojenú dohromady, Connecteam rieši oba bez spájania dvoch nástrojov.

Funkcie: Inteligentné plánovanie s detekciou konfliktov, GPS časový záznam a geofencing, výmena smien, komunikačné centrum tímu, digitálne formuláre a kontrolné zoznamy, správa úloh, onboardingové a školiace moduly. Ceny: Bezplatné až pre 10 používateľov (plán Small Business). Platené huby od 29 USD/mesiac pre až 30 používateľov (Prevádzka, Komunikácia, HR predávané samostatne). Najlepšie pre: Malé firmy s pracovníkmi v prvej línii alebo v teréne, ktoré chcú plánovanie, tímovú komunikáciu a HR pracovné postupy konsolidované v jednej mobilnej aplikácii.

6Sling

Bezplatný plán Sling kombinuje dve veci bez limitu na počet zamestnancov: tvorbu rozvrhu pre zamestnancov a tímovú komunikáciu. Skupinové kanály, priame správy, zdieľanie súborov a oznámenia o úlohách sú zahrnuté vedľa kalendára plánovania. Väčšina nástrojov na plánovanie zaobchádza s komunikáciou ako s prémiovým doplnkom alebo ju úplne vynecháva. Sling ju považuje za základnú bezplatnú funkciu – čo rieši bežný problém pre malé tímy: komunikácia o plánovaní roztrieštená po skupinách WhatsApp a osobných SMS vláknach.

Čokoľvek nad plánovanie a komunikáciu vyžaduje platený upgrade. Sledovanie dochádzky zamestnancov, rozpočtovanie nákladov práce a väčšina integrácií miezd sú za platenými úrovňami. Pri 2 USD/používateľ/mesiac (Premium) alebo 4 USD/používateľ/mesiac (Business), Sling zostáva dostupný – ale firmy, ktoré potrebujú sledovanie času vedľa plánovania, by mali porovnať s modulárnymi cenami Shiftonu za 1 USD/používateľ/mesiac pred zaviazaním. Pre tímy, ktorých primárnou potrebou je zverejňovať smeny a udržovať komunikáciu na jednom mieste, bezplatný plán to pokrýva bez kompromisu.

Funkcie: Plánovanie smien (bezplatne), tímová komunikácia a skupinové kanály (bezplatne), pridelenie úloh, časový záznam a dochádzka (platené), rozpočtovanie nákladov práce (platené), integrácie miezd (platené). Ceny: Bezplatné, neobmedzení používatelia. Premium od 2 USD/používateľ/mesiac. Business od 4 USD/používateľ/mesiac. Najlepšie pre: Veľmi malé tímy, ktoré potrebujú plánovanie a komunikáciu bez nákladov, alebo firmy orientované na rozpočet, ktoré chcú predvídateľnú cestu upgradu.

Ako vybrať správny nástroj pre vás tím

Správna aplikácia na pracovný rozvrh závisí na troch premenných: odvetví, veľkosti tímu a operačnom probléme, ktorý sa snažíte najskôr vyriešiť. Začnite s problémom, nie so zoznamom funkcií. Ak je váš zoznam stále široký, náš prehľad aplikácií na tvorbu pracovných rozvrhov porovnáva nástroje podľa toho, ako samotný rozvrh zostavujú.

Ak je hlavným problémom presnosť miezd, sledovanie času musí byť zahrnuté v akomkoľvek nástroji, ktorý si vyberiete – nie ako doplnok na neskorší nákup. Bezplatná úroveň Sling to nevyrieši. Shifton alebo Deputy, ktoré oba prepájajú plánovanie priamo s evidenciou práce, sú relevantnými možnosťami. Ak ste v reštauráciách alebo stravovacích službách, Homebase je tu najsilnejšou možnosťou – integrácie POS so Square, Toast, Clover a Lightspeed sú vstavané a cieľové náklady práce sa priamo viažu na rozhranie plánovania. Pre pracovníkov v prvej línii, ktorí potrebujú plánovanie vedľa komunikačných nástrojov a HR pracovných postupov v jednej mobilnej aplikácii – maloobchod, pohostinstve, upratovanie, terénne tímy – je šírka Connecteamu ťažko prekonateľná pri jeho cenovej hladine.

Firmy s viacerými miestami by sa mali vyhýbať cenám za pobočku. Homebase účtuje za miesto – prevádzka na dvoch miestach platí dvojnásobok mesačných nákladov. Shifton a Sling cenia za používateľa, čo sa linearizuje bez ohľadu na počet miest v účte. Pre odvetvia silne regulované, ako je zdravotníctvo alebo bezpečnosť, Deputy zvládne sledovanie certifikácii a vymáhanie pracovného práva spôsobmi, ktoré žiadny iný nástroj tu nedela v meritku malého tímu.

Pre väčšinu malých firiem mimo gastronómie a regulované odvetvia Shifton pokrýva plný rozsah softvéru na riadenie pracovnej sily pre malé firmy bez zodpovedajúcej cenovky. Začnite s bezplatným plánom, pridávajte moduly ako firma rastie a plaťte iba za to, čo je aktívne v používaní. Príručka pre výhľad zamestnaní Úradu štatistiky práce USA pokrýva plný rozsah HR a funkcií koordinácie pracovnej sily – užitočný kontext, ak sa rozhodujete, koľko z toho delegovať na softvér versus na dedicovaneho zamestnanca.

Porovnanie nástrojov na plánovanie zmien

Často kladené otázky

Daria Oleshko

Manažérka zákaznického úspechu v spoločnosti Shifton s rozsiahlymi skúsenosťami v riadení pracovnej sily a riadení terénnych služieb.