6 Perangkat Lunak Penjadwalan Karyawan Terbaik untuk Bisnis Kecil

Sebagian besar bisnis kecil mulai mengelola jadwal karyawan menggunakan spreadsheet. Cara ini berhasil sampai ada yang tidak hadir, perubahan shift mendadak menciptakan rangkaian pesan, dan manajer menghabiskan sore hari Minggu untuk membangun ulang seluruh jadwal minggu itu. Pada titik tertentu, spreadsheet bukan lagi sistem, melainkan masalah berulang.

Perangkat lunak penjadwalan karyawan untuk bisnis kecil adalah kategori tersendiri. Platform manajemen tenaga kerja enterprise hadir dengan konsultan implementasi, sistem izin multi-departemen, dan biaya per tempat duduk yang mengasumsikan organisasi beranggotakan 500 orang. Bukan itu yang dibutuhkan layanan kebersihan dengan 12 orang atau kafe dengan 20 karyawan. Tim kecil membutuhkan alat penjadwalan shift yang siap beroperasi dalam sehari, terjangkau dengan jumlah karyawan sedikit, dan cukup sederhana sehingga manajer mana pun dapat menjalankannya dari ponsel.

Artikel ini membahas enam pilihan perangkat lunak penjadwalan karyawan yang benar-benar cocok untuk operasi kecil, dievaluasi berdasarkan rangkaian fitur aktual, struktur harga, dan kelemahan masing-masing. Shifton memimpin daftar berkat model harga modularnya dan luasnya cakupan untuk tim kecil. Alat 2 hingga 6 masing-masing layak ada dalam daftar untuk kasus penggunaan spesifik di mana mereka melampaui sisa pasar.

Pilihan Teratas Kami

Enam alat masuk daftar. Kalau mau versi singkatnya, tiga ini menutup sebagian besar tim kecil.

Apa yang Sebenarnya Harus Dilakukan Perangkat Lunak Penjadwalan Bisnis Kecil

Sebelum membandingkan alat, ada baiknya menjelaskan apa yang membedakan aplikasi penjadwalan bisnis kecil dari kategori yang lebih luas. Persyaratannya lebih sempit dan dalam beberapa hal lebih menuntut:

• Waktu setup di bawah sehari. Bisnis dengan 15 orang tidak bisa menghabiskan seminggu untuk mengkonfigurasi perangkat lunak. Alat harus langsung berfungsi.
• Desain mobile-first. Manajer dan staf menggunakan ponsel, bukan komputer. Aplikasi harus berfungsi sama baiknya di ponsel seperti di browser.
• Harga per pengguna yang transparan. Hindari model per lokasi jika Anda memiliki atau berencana memiliki lebih dari satu lokasi. Harga per pengguna lebih dapat diprediksi skalanya.
• Tukar shift dan manajemen ketersediaan. Dua fitur ini menghilangkan gesekan penjadwalan paling umum antara manajer dan karyawan yang bekerja per jam.
• Integrasi dengan pelacakan waktu dan penggajian. Jadwal kerja dan lembar kehadiran yang tidak saling berkomunikasi menciptakan pekerjaan rekonsiliasi manual di setiap periode pembayaran.

Manajemen tenaga kerja di bisnis kecil juga berarti alat tidak boleh memerlukan departemen SDM khusus untuk memeliharanya. Manajer operasional, atau dalam banyak kasus pemilik, harus menjadi orang yang menjalankannya. Hal ini mempengaruhi seberapa banyak kompleksitas konfigurasi yang dapat diterima. Alat di bawah ini dievaluasi dengan mempertimbangkan batasan tersebut, sebagai perangkat lunak penjadwalan untuk pekerja per jam dan tim berbasis shift, bukan untuk lingkungan kantor gaji tetap di mana perubahan shift harian bukan faktor.

6 Perangkat Lunak Penjadwalan Karyawan Terbaik untuk Tim Kecil

Shifton

Shifton adalah platform manajemen tenaga kerja yang dibangun untuk bisnis yang beroperasi dengan tim berbasis shift. Modul penjadwalan menjadi inti, tetapi yang membedakannya dari setiap alat lain dalam daftar ini adalah arsitektur harganya: fungsionalitas tambahan seperti pelacakan waktu, penggajian, istirahat, dan kontrol lokasi kerja GPS tersedia sebagai modul terpisah seharga $0,50 hingga $5 per pengguna per bulan. Bisnis dengan 10 orang hanya membayar untuk apa yang benar-benar digunakan. Tidak ada paket enterprise yang harus dibeli sebelum tim siap.

Fitur penjadwalan shift menggunakan antarmuka kalender seret dan lepas. Manajer membuat rotasi dengan Wizard Pembuatan Jadwal, menetapkan peran per shift, dan membiarkan sistem mendistribusikan shift bebas secara otomatis. Karyawan melihat jadwal mereka di aplikasi ponsel dan menerima notifikasi instan saat ada perubahan, tanpa pesan grup, tanpa kebingungan tentang siapa yang menutupi shift mana.

Tukar shift berjalan lewat aplikasi yang sama, dan permintaan cuti bergabung dengan modul Permintaan cuti berbayar ($1 per karyawan per bulan). Ketika modul pelacakan waktu (Attendance) berbayar aktif, waktu masuk dan keluar yang sebenarnya berdampingan dengan shift terjadwal, dan modul Penggajian berbayar mengubah jam dan tarif menjadi gaji kotor per periode. Kombinasi ini, penjadwalan, pelacakan waktu, dan penggajian dalam satu platform, adalah yang biasanya membutuhkan tiga alat terpisah di produk pesaing.

Shifton menghitung harga per karyawan, bukan per lokasi, yang penting untuk bisnis kecil yang beroperasi di dua atau tiga lokasi; proyek di luar yang pertama disertai modul Departemen, proyek berbayar ($1 per bulan flat). Homebase (ditinjau di bawah) mengenakan biaya per lokasi, di tiga lokasi biaya tersebut berlipat ganda secara signifikan. Model per karyawan Shifton tetap datar terlepas dari berapa banyak lokasi yang dicakup jadwal.

Fitur utama:

• Penjadwalan seret dan lepas dengan Wizard Pembuatan Jadwal dan distribusi otomatis shift bebas
• Pelacakan waktu di modul Attendance berbayar dan peta rute GPS di modul Kontrol lokasi kerja berbayar
• Permintaan cuti (modul berbayar, $1 per karyawan per bulan)
• Penggajian sebagai modul berbayar, kontrol lembur di paket gratis
• Shift terbuka dan tukar shift
• Zona waktu dan peran dari satu akun
• Aplikasi mobile iOS dan Android

Harga: Paket gratis untuk hingga 10 pengguna dengan penjadwalan dasar, lalu $1 per karyawan per bulan untuk setiap karyawan begitu tim melewati 10 orang. Modul berbayar mulai dari $0,50/pengguna/bulan masing-masing (pelacakan waktu, penggajian, istirahat, lokasi GPS, laporan jam kerja). Modul berbayar dapat dicoba gratis hingga 60 hari (lokasi GPS, 10 hari). Penagihan tahunan menghemat 20%.

Terbaik untuk: Bisnis kecil dengan 5-100 karyawan yang membutuhkan penjadwalan ditambah pelacakan waktu dan penggajian tanpa membayar untuk paket enterprise yang hanya akan digunakan setengahnya.

When I Work

When I Work telah ada di pasar penjadwalan bisnis kecil sejak 2010, dengan basis pelanggan yang dibangun terutama di sekitar ritel, layanan makanan, dan kesehatan. Produk ini melakukan satu hal dengan baik: menjadwalkan dan mengkomunikasikan shift dengan cepat. Antarmukanya bersih, kurva belajarnya minimal, dan alur kerja tukar shift, di mana karyawan dapat meminta cakupan dan manajer menetapkan aturan persetujuan, termasuk di antara implementasi terbaik dalam kategori ini.

Untuk bisnis dengan pola shift yang konsisten dan daftar karyawan yang stabil, When I Work adalah perencana shift karyawan yang mampu yang tidak akan membebani manajer non-teknis. Pesan tim bawaan menjaga komunikasi terkait penjadwalan dari teks pribadi. Aplikasi ponsel bekerja dengan andal. Keterbatasannya terlihat pada harga lintas lokasi: biayanya $2,50 per pengguna untuk satu lokasi atau jadwal dan $5 per pengguna untuk beberapa. Pelacakan waktu dengan clock-in GPS dan integrasi penggajian ada di setiap paket, jadi tim yang membutuhkan lebih dari jadwal yang diterbitkan tidak membayar tambahan untuk itu.

Fitur: Penjadwalan seret dan lepas, pesan tim, permintaan tukar shift, waktu dan kehadiran dengan clock-in GPS, serta integrasi penggajian di setiap paket. Harga: Tidak ada paket gratis, hanya uji coba 14 hari. $2,50/pengguna/bulan untuk satu lokasi atau jadwal dan $5/pengguna/bulan untuk beberapa. Terbaik untuk: Tim ritel atau layanan makanan di bawah 30 orang yang membutuhkan penjadwalan andal dan pesan tim bawaan dengan harga rendah per kursi.

Homebase

Paket gratis Homebase adalah yang paling murah hati dalam perbandingan ini dengan selisih signifikan: satu lokasi dan hingga 10 karyawan, dengan penjadwalan dasar dan pelacakan waktu dasar tanpa biaya. Untuk kafe, salon, atau toko ritel yang belum pernah menggunakan perangkat lunak penjadwalan, ini adalah titik awal termudah dalam daftar. Tidak ada yang perlu dikonfigurasi selain memasukkan tim dan jam shift, dan kurva belajar bagi manajer yang tidak terbiasa dengan alat ini minimal.

Integrasi POS dengan Square, Toast, Clover, dan Lightspeed adalah pembeda nyata untuk bisnis layanan makanan. Ketika data penjualan dari POS Anda masuk ke tampilan penjadwalan, manajer dapat membangun shift berdasarkan proyeksi pendapatan daripada menebak dari minggu lalu. Homebase juga menyertakan alur kerja perekrutan, daftar periksa orientasi, dan alat kepatuhan SDM ke tingkat berbayarnya, menjadikannya platform yang lebih luas dari yang lain di sini untuk layanan makanan satu lokasi. Penjadwalan karyawan per jam, pelacakan istirahat, dan kepatuhan jam kerja semuanya ditangani di satu tempat.

Model harga per lokasi adalah kendalanya. Di satu lokasi, tingkat gratis Homebase sulit dikalahkan. Di dua atau tiga lokasi, biaya paket menumpuk dengan cara yang tidak terjadi pada alternatif per pengguna. Jika pertumbuhan multi-lokasi ada dalam peta jalan Anda, pertimbangkan perubahan harga ini sebelum berkomitmen pada alur kerja Homebase.

Fitur: Penjadwalan, jam kerja dengan tangkapan foto saat clock-in, pesan tim, alat perekrutan dan orientasi, integrasi POS, kepatuhan SDM. Harga: Gratis untuk 1 lokasi dan hingga 10 karyawan. Paket berbayar dari $24/lokasi/bulan dengan tagihan tahunan ($30 bulanan) untuk Essentials hingga $96/lokasi/bulan dengan tagihan tahunan ($120 bulanan) untuk All-in-One. Terbaik untuk: Bisnis makanan, ritel, atau perhotelan satu lokasi yang menginginkan tingkat gratis yang kuat dan sudah menggunakan sistem POS yang kompatibel.

Deputy

Deputy dibangun di sekitar masalah operasional tertentu: penjadwalan di industri di mana menugaskan orang yang salah ke shift menimbulkan masalah hukum atau keselamatan. Layanan kesehatan, layanan keamanan, dan logistik semuanya melibatkan persyaratan sertifikasi, aturan istirahat wajib, dan perhitungan lembur yang ditangani dengan buruk atau tidak sama sekali oleh penjadwal karyawan online generik. Deputy memasukkannya ke dalam penjadwalan: manajer mempertimbangkan sertifikasi dan cuti saat menugaskan shift, dan alat kepatuhan hukum ketenagakerjaannya menandai masalah lembur dan istirahat.

Fitur penjadwalan AI membuat jadwal draf berdasarkan target biaya tenaga kerja, ketersediaan karyawan, dan permintaan historis, penghematan waktu nyata bagi manajer yang saat ini membuatnya secara manual. Pelacakan waktu dan kehadiran karyawan menjadi bagian dari produk yang sama. Pengaturan awal membutuhkan lebih banyak waktu daripada kebanyakan alat di sini: peran, sertifikasi, aturan pembayaran, dan parameter kepatuhan semuanya harus didefinisikan terlebih dahulu agar sistem berfungsi dengan benar. Untuk toko roti atau toko ritel, overhead itu tidak dibenarkan. Untuk agen perawatan rumah atau perusahaan keamanan, Deputy mungkin menjadi satu-satunya alat dalam daftar yang menangani persyaratan operasional dengan benar.

Fitur: Penjadwalan otomatis AI, pelacakan sertifikasi dan kepatuhan, manajemen cuti, pelacakan waktu dan kehadiran karyawan, integrasi penggajian. Harga: Paket mulai dari $5 per pengguna per bulan di Lite (tagihan tahunan; $5,50 bulanan), Core $6,50, dan Pro $9. Tidak ada paket gratis permanen. Terbaik untuk: Bisnis kecil di bidang kesehatan, keamanan, logistik, atau industri apa pun dengan persyaratan sertifikasi ketat atau kepatuhan hukum tenaga kerja.

Connecteam

Connecteam dibangun untuk karyawan yang tidak bekerja di meja, tim di mana sebagian besar orang bekerja di lapangan, di lantai, atau di lokasi daripada di depan komputer. Modul penjadwalan menangani penugasan shift, shift terbuka yang diklaim staf dengan persetujuan manajer, dan peringatan konflik sebelum jadwal diterbitkan. Namun produk ini jauh melampaui penjadwalan saja: ia mengemas hub komunikasi (pengumuman, obrolan grup, feed berita perusahaan), formulir dan daftar periksa digital, modul orientasi dan pelatihan, dan manajemen dokumen SDM ke dalam aplikasi yang sama yang mengutamakan ponsel. Untuk bisnis kecil yang saat ini menjalankan empat atau lima alat terpisah untuk menutupi fungsi-fungsi ini, argumen konsolidasinya nyata.

Paket gratis Bisnis Kecil mencakup hingga 10 pengguna dengan akses ke hampir semua fitur, salah satu tingkat gratis paling lengkap dalam kategori ini. Di atasnya, Connecteam beralih ke model harga berbasis hub: Operasi (penjadwalan, jam kerja, manajemen tugas), Komunikasi, dan SDM dijual sebagai langganan terpisah, masing-masing mulai dari $29/bulan dengan tagihan tahunan ($35 bulanan) untuk 30 pengguna pertama. Untuk bisnis yang membutuhkan ketiga hub, biaya gabungannya lebih tinggi dari harga per modul Shifton. Untuk bisnis yang khususnya membutuhkan penjadwalan dan komunikasi tim bersama, Connecteam menangani keduanya tanpa menghubungkan dua alat.

Fitur: Penjadwalan cerdas dengan deteksi konflik, jam kerja GPS dengan geofencing, tukar shift, hub komunikasi tim, formulir dan daftar periksa digital, manajemen tugas, modul orientasi dan pelatihan. Harga: Gratis untuk hingga 10 pengguna (Paket Bisnis Kecil). Hub berbayar mulai dari $29/bulan dengan tagihan tahunan untuk 30 pengguna pertama (Operasi, Komunikasi, SDM dijual terpisah). Terbaik untuk: Bisnis kecil dengan tim garis depan atau lapangan yang menginginkan penjadwalan, komunikasi tim, dan alur kerja SDM yang terpadu dalam satu aplikasi ponsel.

Sling

Paket gratis Sling untuk hingga 30 pengguna menggabungkan dua hal: pembuat jadwal untuk karyawan dan komunikasi tim. Pesan pribadi, berbagi berita, dan pengumuman disertakan bersama kalender penjadwalan. Sebagian besar alat penjadwalan memperlakukan pesan sebagai add-on premium atau mengabaikannya sama sekali. Sling memperlakukan pesan dasar sebagai fitur gratis inti, yang memecahkan masalah umum untuk tim kecil: komunikasi terkait penjadwalan yang tersebar di grup WhatsApp dan utas teks pribadi.

Apa pun di luar penjadwalan dan pesan memerlukan peningkatan berbayar. Pelacakan waktu dan kehadiran karyawan serta penganggaran biaya tenaga kerja berada di balik tingkat berbayar, dan laporan penggajian tersedia di Business. Dengan $2/pengguna/bulan (Premium) atau $4/pengguna/bulan (Business) pada penagihan bulanan ($1,70 dan $3,40 jika tahunan), Sling tetap terjangkau, tetapi bisnis yang membutuhkan pelacakan waktu bersama penjadwalan harus membandingkannya dengan harga modular Shifton ($1/pengguna/bulan untuk fungsi Basic, modul mulai dari $0,50) sebelum berkomitmen. Untuk tim yang kebutuhan utamanya adalah menerbitkan shift dan menjaga komunikasi di satu tempat, paket gratis mencakup hal itu tanpa kompromi.

Fitur: Penjadwalan shift (gratis), pesan tim dan saluran grup (gratis), jam kerja dan kehadiran (berbayar), penganggaran biaya tenaga kerja (berbayar), laporan penggajian (Business). Harga: Gratis untuk hingga 30 pengguna. Premium mulai dari $2/pengguna/bulan. Business mulai dari $4/pengguna/bulan. Terbaik untuk: Tim yang sangat kecil yang membutuhkan penjadwalan dan komunikasi tanpa biaya, atau bisnis yang sadar anggaran yang menginginkan jalur peningkatan yang dapat diprediksi.

Cara Memilih Alat yang Tepat untuk Tim Anda

Aplikasi jadwal kerja yang tepat tergantung pada tiga variabel: industri, ukuran tim, dan masalah operasional apa yang ingin Anda selesaikan terlebih dahulu. Mulailah dengan masalah, bukan daftar fitur. Jika pilihan Anda masih terbuka, ulasan kami tentang aplikasi pembuat jadwal kerja membandingkan alat berdasarkan cara mereka menyusun jadwalnya.

Jika akurasi penggajian adalah masalah utama, pelacakan waktu harus disertakan dalam alat apa pun yang Anda pilih, bukan sebagai add-on yang akan dibeli nanti. Tingkat gratis Sling tidak akan menyelesaikan itu. Shifton (dengan modul Attendance berbayarnya) atau Deputy, keduanya menghubungkan penjadwalan langsung ke lembar kehadiran, adalah pilihan yang relevan. Jika Anda berada di restoran atau layanan makanan, Homebase adalah pilihan terkuat di sini, integrasi POS dengan Square, Toast, Clover, dan Lightspeed sudah terpasang, dan target biaya tenaga kerja terhubung langsung ke antarmuka penjadwalan. Untuk tim garis depan yang membutuhkan penjadwalan bersama alat komunikasi dan alur kerja SDM dalam satu aplikasi ponsel, ritel, perhotelan, kebersihan, tim lapangan, luasnya Connecteam sulit ditandingi pada harga tersebut.

Bisnis multi-lokasi harus menghindari harga per lokasi. Homebase mengenakan biaya per situs, operasi di dua lokasi membayar dua kali lipat biaya bulanan. Shifton dan Sling mengenakan harga per pengguna, yang bertambah secara linier terlepas dari berapa banyak lokasi dalam akun. Untuk industri dengan regulasi ketat seperti kesehatan atau keamanan, Deputy menangani pelacakan sertifikasi dan penegakan hukum tenaga kerja dengan cara yang tidak dilakukan alat lain di sini pada skala tim kecil.

Untuk sebagian besar bisnis kecil di luar layanan makanan dan industri yang diatur, Shifton mencakup cakupan penuh perangkat lunak manajemen tenaga kerja untuk bisnis kecil tanpa label harga yang setara. Mulailah dengan paket gratis, tambahkan modul seiring berkembangnya bisnis, dan bayar hanya untuk apa yang aktif digunakan. Panduan Prospek Pekerjaan Biro Statistik Tenaga Kerja mencakup cakupan penuh fungsi SDM dan koordinasi tenaga kerja, konteks berguna jika Anda memutuskan berapa banyak yang akan didelegasikan ke perangkat lunak versus perekrutan khusus.

Perbandingan alat penjadwalan shift

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Daria Oleshko

Customer Success Manager di Shifton dengan pengalaman luas dalam manajemen tenaga kerja dan manajemen layanan lapangan.