6 legjobb alkalmazotti beosztási szoftver kisvállalkozásoknak

A legtöbb kisvállalkozás táblázatokban kezdi kezelni az alkalmazotti beosztásokat. Ez működik – amíg valaki nem jelenik meg, az utolsó pillanatban történo müszakcsere üzenetek sorozatát indítja el, és a vezető vasárnap délután újraépíti az egész hetet. Bizonyos ponton a táblázat már nem rendszer – ismétlodo probléma lesz belőle.

A kis vállalkozásoknak szánt munkaidő-beosztó szoftver saját kategória. A vállalati munkaerő-gazdálkodási platformok implementációs tanácsadókkal, többosztályos jogosultság-rendszerekkel és ülőhelykölts égekkel érkeznek, amelyek 500 fős szervezeteket feltételeznek. Ez nem az, amire egy 12 fős takarítószolgálatnak vagy egy 20 alkalmazottat foglalkoztató kávézónak szüksége van. A kis csapatoknak olyan munkabeosztó eszközre van szükségük, amely egy nap alatt működőképes, alacsony létszám mellett is megfizethető, és elég egyszerű ahhoz, hogy bármelyik vezető telefonról kezelhesse.

Ez a cikk hat alkalmazotti beosztó szoftver lehetőséget mutat be, amelyek valóban illenek kis vállalkozásokhoz – értékelve a tényleges funkciókészleteket, árképzési struktúrákat és azt, hogy mindegyik miben marad el. A Shifton vezeti a listát moduláris árképzési modellje miatt. A 2-6. eszközök mindegyike megérdemli a helyét azokban a speciális felhasználási esetekben, ahol felülmúlják a piac többi szereplőjét.

Kedvenceink

Hat eszköz került a listára. Ha a rövid verziót akarod, ez a három lefedi a legtöbb kis csapatot.

Mit kell valóban tudnia a kisvállalkozói beosztó szoftvernek

Az eszközök összehasonlítása előtt érdemes tisztázni, mi különbözteti meg a kisvállalkozói beosztó alkalmazást a tágabb kategóriától. A követelmények szűkebbek – és bizonyos szempontból igényesebbek:

• Beállítási ido egy nap alatt. Egy 15 fős vállalkozás nem engedheti meg magának, hogy egy hetet töltsön szoftver konfigurálásával. Az eszköznek azonnal működőképesnek kell lennie.
• Mobilra optimalizált dizájn. A vezetők és az alkalmazottak telefonokon vannak, nem asztali számítógépeken. Az alkalmazásnak mobilon ugyanolyan jól kell muködn ie, mint böngészőben.
• Átlátható felhasználónkénti árképzés. Kerülje a helyszínenkénti modelleket, ha van vagy tervez több helyszínt. A felhasználónkénti árképzés kiszámíthatóbban skálázódik.
• Müszakcsere és elérhetőség-kezelés. Ez a két funkció kiküszöböli a beosztási súrlódások leggyakoribb forrását a vezetők és az órabéres alkalmazottak között.
• Integráció munkaidő-követéssel és bérszámfejtéssel. A munkabeosztás és a jelenléti ív, amelyek nem kommunikálnak egymással, egyeztetési munkát hoznak létre minden fizetési időszakban.

A kisvállalkozói munkaerő-gazdálkodás azt is jelenti, hogy az eszköz nem igényelhet dedikált HR osztályt a fenntartásához. Az üzemeltetési vezető – vagy sok esetben a tulajdonos – kell hogy legyen az, aki kezeli. Ez befolyásolja, mekkora konfigurációs bonyolultság fogadható el. Az alábbi eszközöket ezzel a megszorítással szem előtt tartva értékeljük – mint az órabéres és muhszakalapú csapatok beosztó szoftvere, nem irodai munkakörnyezetekhez, ahol a napi műszakváltások nem tényező.

A 6 legjobb alkalmazotti beosztó szoftver kis csapatoknak

Shifton

A Shifton egy munkaerő-gazdálkodási platform, amelyet műszakalapú csapatokra épülő vállalkozásoknak terveztek. A beosztási modul a mag, de ami megkülönbözteti a lista minden más eszközétől, az az árképzési architektúrája: további funkciók – munkaidő-követés, bérszámfejtés, szünetek és GPS-es munkavégzési hely ellenőrzés – külön modulként érhetők el, felhasználónként havi 0,50 és 5 USD közötti áron. Egy 10 fős vállalkozás csak azért fizet, amit ténylegesen használ. Nincs vállalati csomag, amelybe be kell fektetni, mielőtt a csapat készen állna rá.

A műszakbeosztási funkció húzd-és-ejtsd naptár felületet használ. A vezetők a beosztáskészítő varázslóval állítanak össze rotációt, műszakonként szerepköröket határoznak meg, és hagyhatják, hogy a rendszer automatikusan kiossza a szabad műszakokat. Az alkalmazottak a mobilalkalmazásban látják beosztásukat, és azonnali értesítéseket kapnak a változásokról – nincs csoportos üzenetküldés, nincs zavarodás azzal kapcsolatban, ki melyik műszakot fedezi.

A műszakcserék ugyanazon az alkalmazáson keresztül mennek, a szabadságkérések pedig a fizetős Szabadságkérelmek (Time off requests) modullal csatlakoznak hozzájuk (alkalmazottanként havi 1 USD). Amikor a fizetős munkaidő-követési modul (Attendance) aktív, a tényleges érkezési és távozási idők a tervezett műszakok mellett jelennek meg, a fizetős Payroll modul pedig az órákat és a béreket időszakonkénti bruttó bérré alakítja. Ez a kombináció – beosztás, munkaidő-követés és bérszámfejtés egy platformon – az, ami a versengő termékek esetében általában három külön eszközt igényel.

A Shifton alkalmazottanként áraz, nem helyszínenként, ami fontos a két vagy három helyszínen működő kisvállalkozások számára; az első utáni projektekhez a fizetős Részlegek, projektek modul tartozik (havi fix 1 USD). A Homebase (alább áttekintve) helyszínenkénti díjat számít fel – három helyszínen ezek a költségek jelentősen megsokszorozódnak. A Shifton alkalmazottankénti modellje egyenletes marad, függetlenül attól, hány helyszínt fed le a beosztás.

Főbb funkciók:

• Húzd-és-ejtsd beosztás beosztáskészítő varázslóval és a szabad műszakok automatikus kiosztásával
• Munkaidő-követés a fizetős Attendance modulban és GPS-útvonaltérkép a fizetős Munkavégzési hely ellenőrzése modulban
• Szabadságkérelmek (fizetős modul, alkalmazottanként havi 1 USD)
• Bérszámfejtés fizetős modulként, túlóra-szabályozás az ingyenes csomagban
• Nyitott műszakok és műszakcserék
• Időzónák és szerepkörök egyetlen fiókból
• iOS és Android mobilalkalmazások

Árképzés: Ingyenes csomag legfeljebb 10 felhasználónak alap beosztással, utána alkalmazottanként havi 1 USD minden alkalmazott után, ha a csapat meghaladja a 10 főt. Fizetett modulok 0,50 USD/felhasználó/hó-tól (munkaidő-követés, bérszámfejtés, szünetek, GPS helymeghatározás, munkaidő-riport). A fizetett modulok akár 60 napig ingyenesen kipróbálhatók (a GPS helymeghatározás 10 napig). Az éves számlázás 20%-ot spórol.

Legjobb: 5-100 alkalmazottat foglalkoztató kisvállalkozásoknak, amelyeknek beosztásra, munkaidő-követésre és bérszámfejtésre van szükségük – anélkül, hogy vállalati csomagért kellene fizetniük, amelynek csak a felét fogják használni.

When I Work

A When I Work 2010 óta van jelen a kisvállalkozói beosztási piacon, ügyfélbázisát elsősorban a kiskereskedelem, az éttermi szektor és az egészségügy köré építette. A termék egy dolgot csinál jól: gyorsan ütemezi és kommunikálja a műszakokat. A felület tiszta, a tanulási görbe minimális, a műszakcsere-munkafolyamat – ahol az alkalmazottak lefedést kérhetnek, a vezetők pedig jóváhagyási szabályokat állíthatnak be – az ebben a kategóriában lévő jobb implementációk közé tartozik.

Konzisztens műszakmintákkal és stabil csapatlistával a When I Work képes műszaktervező, amely nem terheli túl a nem technikai vezetőket. A beépített csapatkommunikáció a beosztással kapcsolatos kommunikációt a személyes üzenetek helyett a platformon belül tartja. A mobilalkalmazás megbízhatóan működik. Ahol korlátai megmutatkoznak, az az árképzés több telephely esetén: egy telephelyre vagy beosztásra felhasználónként 2,50 USD-be, többre 5 USD-be kerül. Az időkövetés GPS-es bejelentkezéssel és a bérszámfejtési integrációk minden csomagban benne vannak, így a közzétett beosztásnál többet igénylő csapatok nem fizetnek érte külön.

Funkciók: Húzd-és-ejtsd beosztás, csapatkommunikáció, műszakcsere-kérések, időnyilvántartás és jelenlétkövetés GPS-es bejelentkezéssel, bérszámfejtési és POS-integrációk minden csomagban. Árképzés: Nincs ingyenes csomag, csak 14 napos próbaidő. 2,50 USD/felhasználó/hó egy telephelyre vagy beosztásra, 5 USD/felhasználó/hó többre. Legjobb: 30 fő alatti kiskereskedelmi vagy éttermi csapatoknak, amelyeknek megbízható beosztásra és beépített üzenetküldésre van szükségük alacsony felhasználónkénti áron.

Homebase

A Homebase ingyenes csomagja az egyik legnagyvonalúbb egyetlen helyszínre: egy helyszín és legfeljebb 10 alkalmazott, alapszintű beosztással és alapszintű időkövetéssel díj nélkül. Egy kávézónak, szalonnak vagy kiskereskedelmi üzletnek, amely korábban sohasem használt beosztó szoftvert, ez a lista legkönnyebb kiindulópontja. Nincs más beállítani való, mint megadni a csapatot és a műszak óráit, és az ezekkel az eszközökkel ismeretlen vezetők számára a tanulási görbe minimális.

A Square, Toast, Clover és Lightspeed POS integrációk valódi megkülönböztető tényezők az éttermi vállalkozások számára. Amikor az értékesítési adatok a POS rendszerből táplálják a beosztási nézetet, a vezetők a várható bevételek alapján tervezhetik a műszakokat, nem csupán a múlt hétre alapozva. A Homebase fizetett szintjein toborzási munkafolyamatokat, bevezetési ellenőrzőlistákat és HR-megfelelőségi eszközöket is csomagol – ami egyhelyszínes vendéglátóhelyek számára átfogóbb platformmá teszi, mint a többi itt. Az órabéres alkalmazottak beosztása, a szünetkövetés és az időnyilvántartási megfelelőség mind egy helyen kezeltek.

A helyszínenkénti árképzési modell a korlát. Egy helyszínen a Homebase ingyenes szintje nehezen veri meg. Két vagy három helyszínen a csomag költsége megsokszorozódik, ami nem történik meg a felhasználónkénti alternatívákkal. Ha a többhelyszínes növekedés szerepel az útitervben, számoljon ezzel az árváltozással, mielőtt elköteleződne a Homebase munkafolyamata mellett.

Funkciók: Beosztás, időnyilvántartó fotós rögzítéssel bejelentkezéskor, toborzási munkafolyamatok, bevezetési ellenőrzőlisták, POS integrációk, HR megfelelőség. Árképzés: 1 helyszínen ingyenes, legfeljebb 10 alkalmazottig. Fizetett csomagok éves számlázással 24 USD/helyszín/hótól (Essentials; havi számlázással 30 USD) 96 USD/helyszín/hóig (All-in-One; havi számlázással 120 USD). Legjobb: Egyhelyszínes éttermi, kiskereskedelmi vagy vendéglátóipari vállalkozásoknak, amelyek erős ingyenes szintet szeretnének és már kompatibilis POS rendszert használnak.

Deputy

A Deputyt egy konkrét működési probléma köré építették: beosztás olyan iparágakban, ahol a rossz személy műszakba osztása jogi vagy biztonsági problémát jelent. Az egészségügy, a biztonsági szolgálatok és a logisztika mind tanúsítási követelményeket, kötelező szünetszabályokat és túlóra-számításokat foglal magában, amelyeket egy általános online alkalmazotti beosztó rosszul vagy egyáltalán nem kezel. A Deputy beépíti ezeket a beosztásba – a vezetők a műszak kiosztásakor figyelembe veszik a tanúsítványokat és a szabadságokat, a munkajogi megfelelőségi eszközei pedig jelzik a túlóra- és szünetproblémákat.

Az AI beosztási funkció beosztási vázlatokat készít munkaköltség-célok, alkalmazotti elérhetőség és korábbi kereslet alapján – valódi időmegtakarítás azoknak a vezetőknek, akik jelenleg kézzel készítik ezeket. A jelenlétkövetés tisztán integrálódik külön modulként. A kezdeti beállítás hosszabb időt vesz igénybe, mint a legtöbb itt lévő eszköznél: a szerepköröket, tanúsítványokat, fizetési szabályokat és megfelelőségi paramétereket mind előre meg kell határozni, mielőtt a rendszer helyesen működne. Egy pékségnek vagy kiskereskedelmi üzletnek ez a plusz munkateher nem indokolt. Egy otthoni gondozó ügynökségnek vagy biztonsági cégnek a Deputy lehet az egyetlen eszköz ezen a listán, amely helyesen kezeli a működési követelményeket.

Funkciók: AI automatikus beosztás, tanúsítvány- és megfelelőség-követés, szabadság-kezelés, alkalmazotti jelenlét és munkaidő, bérszámfejtési integrációk. Árképzés: A Lite csomag 5 USD/felhasználó/hótól indul éves számlázással (havi számlázással 5,50 USD), a Core 6,50 USD, a Pro 9 USD. Nincs állandó ingyenes csomag. Legjobb: Egészségügyi, biztonsági, logisztikai vagy szigorú tanúsítási illetve munkajogi megfelelési követelményekkel rendelkező iparágakban működő kisvállalkozásoknak.

Connecteam

A Connecteam irodán kívüli alkalmazottaknak készült – olyan csapatoknak, ahol a legtöbben terepen, üzletpadlón vagy helyszínen dolgoznak, nem számítógép előtt. A beosztási modul kezeli a műszak-kiosztásokat, nyitott műszakokat, amelyeket a munkatársak vezetői jóváhagyással vállalnak el, és ütközésjelzést közzététel előtt. De a termék lényegesen tovább megy a puszta beosztásnál: egy kommunikációs csomópontot (bejelentések, csoportos csevegések, vállalati hírfolyam), digitális formanyomtatványokat és ellenőrzőlistákat, bevezetési és képzési modulokat és HR-dokumentumkezelést is becsomagol ugyanabba a mobilra optimalizált alkalmazásba. Egy kisvállalkozásnak, amely jelenleg négy-öt különálló eszközt üzemeltet ezek lefedésére, a konszolidáció érve valódi.

Az ingyenes Small Business csomag legfeljebb 10 felhasználót fed le szinte az összes funkcióhoz hozzáféréssel – az ebben a kategóriában az egyik legteljesebb ingyenes szint. Ezen felül a Connecteam hub-alapú árképzési modellre vált: az Operations (beosztás, időnyilvántartó, feladatkezelés), a Communications és a HR külön előfizetésként kaphatók, mindegyik éves számlázással 29 USD/hó-tól (havi számlázással 35 USD) az első 30 felhasználóra. A mindhárom hubot igénylő vállalkozások esetében a kombinált költség magasabb a Shifton modulonkénti árképzésénél. Az olyan vállalkozások esetében, amelyeknek kifejezetten szükségük van a beosztásra és a csapatkommunikációra együtt, a Connecteam mindkettőt kezeli anélkül, hogy két eszközt kellene összekapcsolni.

Funkciók: Intelligens beosztás ütközés-detektálással, GPS időnyilvántartó és geofencing, csapatkommunikációs csomópont, digitális formanyomtatványok és ellenőrzőlisták, feladatkezelés, bevezetési és képzési modulok. Árképzés: Ingyenes legfeljebb 10 felhasználóra (Small Business csomag). Fizetett hubok éves számlázással 29 USD/hótól (havi számlázással 35 USD) az első 30 felhasználóra (Operations, Communications, HR külön értékesítve). Legjobb: Frontline vagy terepen dolgozó csapatokkal rendelkező kisvállalkozásoknak, amelyek beosztást, csapatkommunikációt és HR munkafolyamatokat szeretnének egyetlen mobilalkalmazásban.

Sling

A Sling ingyenes csomagja két dolgot kombinál legfeljebb 30 felhasználóig: alkalmazotti beosztáskészítést és csapatkommunikációt. A privát üzenetküldés, a hírmegosztás és a bejelentések a beosztási naptár mellett érhetők el. A legtöbb beosztó eszköz a kommunikációt prémium kiegészítőként kezeli, vagy egyáltalán nem tartalmazza. A Sling az alapszintű üzenetküldést ingyenes alapfunkcióként kezeli – ami egy kis csapatok körében általános problémát old meg: a beosztással kapcsolatos kommunikáció szét van szórva WhatsApp-csoportokban és személyes SMS-szálakban.

A beosztáson és kommunikáción túl minden fizetős frissítést igényel. Az alkalmazotti jelenlét- és munkaidő-követés és a munkaköltség-tervezés fizetős szintek mögött van, a bérszámfejtési jelentések pedig a Business csomaggal járnak. 2 USD/felhasználó/hó (Premium) vagy 4 USD/felhasználó/hó (Business) áron havi számlázással (éves számlázással 1,70 és 3,40 USD) a Sling megfizethető marad – de az időkövetést beosztás mellé igénylő vállalkozásoknak érdemes összehasonlítani a Shifton moduláris árképzésével (1 USD/felhasználó/hó az Alapvető funkciókért, modulok 0,50 USD/felhasználó/hó-tól) az elköteleződés előtt. Azoknak a csapatoknak, amelyek elsődleges igénye a műszakok közzétételek és a kommunikáció egy helyen tartása, az ingyenes csomag ezt kompromisszum nélkül lefedi.

Funkciók: Műszakbeosztás (ingyenes), privát üzenetküldés és bejelentések (ingyenes), feladat-kiosztás, időnyilvántartó és jelenlét (fizetős), munkaköltség-tervezés (fizetős), bérszámfejtési jelentések (fizetős). Árképzés: Ingyenes legfeljebb 30 felhasználóig. Premium 2 USD/felhasználó/hótól. Business 4 USD/felhasználó/hótól. Legjobb: Nagyon kis csapatoknak, amelyeknek ingyenesen van szükségük beosztásra és kommunikációra, vagy költségérzékeny vállalkozásoknak, amelyek kiszámítható frissítési útvonalat szeretnének.

Hogyan válassza ki a megfelelő eszközt csapatának

A megfelelő munkabeosztó alkalmazás három változótól függ: az iparág, a csapat mérete és az a működési probléma, amelyet először meg kíván oldani. Kezdjen a problémával, ne a funkciók listájával. Ha a lista még nyitott, a munkabeosztás készítő alkalmazásokról szóló áttekintésünk aszerint hasonlítja össze az eszközöket, hogyan építik fel magát a beosztást.

Ha a bérszámfejtési pontosság a fő probléma, az időkövetésnek benne kell lennie bármelyik eszközben, amelyet választ – nem kiegészítőként, amelyet majd később kell megvásárolni. A Sling ingyenes szintje ezt nem oldja meg. A Shifton (a fizetős Attendance modullal) vagy a Deputy, amelyek mindkettő a beosztást közvetlenül a jelenléti ívhez kapcsolja, a releváns lehetőségek. Ha az éttermi szektorban van, a Homebase a legerősebb lehetőség itt – a Square, Toast, Clover és Lightspeed POS integrációk beépítve vannak, és a munkaköltség-célok közvetlenül kapcsolódnak a beosztási felülethez. A frontline csapatoknak, amelyeknek beosztásra van szükségük kommunikációs eszközök és HR munkafolyamatok mellett egyetlen mobilalkalmazásban – kiskereskedelem, vendéglátás, takarítás, terepen dolgozó csapatok – a Connecteam szélessége nehezen verhető az árán.

A többhelyszínes vállalkozásoknak kerülniük kell a helyszínenkénti árképzést. A Homebase helyszínenként számít fel díjat – egy kéthelyszínes üzemeltetés duplán fizet a havi költségekért. A Shifton és a Sling felhasználónként áraz, ami lineárisan skálázódik, függetlenül attól, hány helyszín szerepel a fiókban. Az egészségügy vagy biztonság területén erősen szabályozott iparágak esetében a Deputy olyan módokon kezeli a tanúsítás-követést és a munkajogi érvényesítést, amelyet a lista egyetlen más eszköze sem tesz kis csapat szinten.

A legtöbb kisvállalkozás számára a vendéglátáson és a szabályozott iparágakon kívül a Shifton lefedi a kisvállalkozói munkaerő-gazdálkodó szoftver teljes spektrumát megfelelő árcédula nélkül. Kezdjen az ingyenes csomaggal, adjon hozzá modulokat ahogy a vállalkozás nő, és csak azért fizessen, ami aktívan használatban van. Az Egyesült Államok Munkaügyi Statisztikai Hivatal Foglalkozási Kilátások Kézikönyve lefedi a HR és a munkaerő-koordinációs funkciók teljes körét – hasznos kontextus, ha azon dönt, mennyit delegáljon szoftverre versus dedikált felvétel.

Beosztáskezelő eszközök összehasonlítása

Gyakran Ismételt Kérdések

Daria Oleshko

Ügyfélsiker-menedzser a Shifton-nál, kiterjedt tapasztalattal a munkaerő-menedzsment és a terepi szolgáltatások menedzsmentje terén.