6 najlepszych programów do harmonogramowania pracowników dla małych firm

Większoś małych firm zaczyna zarządzać grafikami pracowników w arkuszach kalkulacyjnych. Działa to dopóki ktoś nie pojawi się na zmianie, nagła zmiana wywołuje łańcuszek wiadomości i menedżer spędza niedzielne popołudnie na rekonstruowaniu całego tygodnia. W pewnym momencie arkusz kalkulacyjny przestaje być systemem – staje się powtarzającym się problemem.

Oprogramowanie do układania harmonogramów personelu dla małych firm to odrębna kategoria. Korporacyjne platformy do zarządzania personelem dostarczane są z konsultantami wdrożeniowymi, wielopoziomowymi systemami uprawnień i kosztami na stanowisko zakładającymi organizacje 500-osobowa. To nie jest to, czego potrzebuje 12-osobowy serwis sprzątający ani kawiarnia z 20 pracownikami. Małe zespoły potrzebują narzędzia do planowania pracy, które będzie gotowe do użycia w ciągu dnia, przystępne przy małej liczbie pracowników i wystarczająco proste, by każdy menedżer mógł nim zarządzać z telefonu.

Ten artykuł omawia sześć opcji oprogramowania do harmonogramowania pracowników, które naprawdę pasują do małych operacji – ocenianych według rzeczywistych zestawów funkcji, struktur cenowych i słabych stron każdego z nich. Shifton prowadzi listę dzięki modułowemu modelowi cenowemu i szerokości oferty dla małych zespołów. Narzędzia od 2 do 6 zajmują swoje miejsce w konkretnych przypadkach użycia, w których przewyższają resztę rynku.

Nasze typy

Na listę trafiło sześć narzędzi. Jeśli chcesz wersję krótką, te trzy pokrywają większość małych zespołów.

Co oprogramowanie do harmonogramowania małych firm musi naprawdę robić

Przed porównaniem narzędzi warto jasno określić, co wyróżniać aplikacje do harmonogramowania dla małych firm od szerszej kategorii. Wymagania są węższe – i pod niektórymi względami bardziej wymagające:

• Konfiguracja w ciągu dnia. 15-osobowa firma nie może spędzić tygodnia na konfiguracji oprogramowania. Narzędzie musi być gotowe do użycia natychmiast.
• Projekt zorientowany na mobile. Menedżerowie i personel korzystają z telefonów, nie komputerów stacjonarnych. Aplikacja musi działać równie dobrze na mobile jak w przeglądarce.
• Przejrzyste ceny za użytkownika. Unikaj modeli lokalizacyjnych jeśli masz lub planujesz mieć więcej niż jedna lokalizacje. Ceny za użytkownika skalują się bardziej przewidywalnie.
• Zamiana zmian i zarządzanie dostępnością. Te dwie funkcje eliminują najczęstsze tarcia przy planowaniu między menedżerami a pracownikami godzinowymi.
• Integracja z rejestrowaniem czasu i lista płac. Harmonogram zespołu i karta czasu pracy, które nie komunikują się ze sobą, tworzą pracę uzgodnieniową w każdym okresie wypłatowym.

Zarządzanie personelem małej firmy oznacza również, że narzędzie nie powinno wymagać dedykowanego działu HR do utrzymania. Menedżer operacyjny – lub w wielu przypadkach właściciel – musi być osoba, która nim zarządza. Poniższe narzędzia są oceniane z ta wskazówka w umyśle – jako oprogramowanie do harmonogramowania dla pracowników godzinowych i zespołów zmianowych.

6 najlepszych programów do harmonogramowania pracowników dla małych zespołów

Shifton

Shifton to platforma do zarządzania personelem zbudowana dla firm działających w oparciu o zespoły zmianowe. Moduł harmonogramowania jest rdzeniem, ale to, co wyróżnia go od wszystkich innych narzędzi na tej liście, to architektura cenowa: dodatkowe funkcje – rejestrowanie czasu, lista płac, przerwy i kontrola lokalizacji GPS – są dostępne jako oddzielne moduły od $0.50 do $5 za użytkownika miesięcznie. 10-osobowa firma płaci tylko za to, czego faktycznie używa.

Funkcja harmonogramowania zmian używa interfejsu kalendarza z przeciąganiem i upuszczaniem. Menedżerowie budują rotację za pomocą Kreatora tworzenia grafiku, ustawiają role na zmianę i pozwalają systemowi automatycznie rozdzielać wolne zmiany.

Zamiany zmian przechodzą przez tę samą aplikację, a wnioski o czas wolny dołączają do nich dzięki płatnemu modułowi Time off requests ($1 za pracownika miesięcznie). Gdy aktywny jest płatny moduł rejestrowania czasu (Attendance), rzeczywiste przyjścia i wyjścia leżą obok zaplanowanych zmian, a płatny moduł Payroll zamienia godziny i stawki w wynagrodzenie brutto za okres.

Shifton rozlicza według pracownika, a nie lokalizacji, co ma znaczenie dla małych firm działających w dwóch lub trzech miejscach; kolejne projekty ponad pierwszy wymagają płatnego modułu Departments, projects ($1 miesięcznie ryczałtem). Model za pracownika Shiftona pozostaje stały bez względu na liczbę lokalizacji objętych harmonogramem.

Główne funkcje:

• Harmonogramowanie metodą przeciągania i upuszczania z Kreatorem tworzenia grafiku i automatycznym rozdziałem wolnych zmian
• Rejestrowanie czasu w płatnym module Attendance i mapy tras GPS w płatnym module Kontrola lokalizacji pracy
• Prośby o czas wolny (płatny moduł, $1 za pracownika miesięcznie)
• Lista płac jako płatny moduł, kontrola nadgodzin w planie darmowym
• Otwarte zmiany i zamiany zmian
• Strefy czasowe i role z jednego konta
• Aplikacje mobilne na iOS i Android

Cennik: Darmowy plan dla maksymalnie 10 użytkowników z podstawowym harmonogramowaniem, potem $1 za pracownika miesięcznie za każdego pracownika po przekroczeniu 10 osób. Płatne moduły od $0.50/użytkownik/miesiąc każdy (rejestrowanie czasu, lista płac, przerwy, lokalizacja GPS, raport godzin pracy). Płatne moduły można testować za darmo do 60 dni (lokalizacja GPS, 10 dni). Rozliczenie roczne oszczędza 20%.

Najlepszy dla: Małych firm z 5-100 pracownikami, które potrzebują harmonogramowania plus rejestrowania czasu i listy płac – bez płacenia za pakiet korporacyjny, z którego użyją tylko połowy.

When I Work

When I Work działa na rynku harmonogramowania dla małych firm od 2010 roku, z baza klientów zbudowana głównie wokół handlu detalicznego, gastronomii i opieki zdrowotnej. Produkt robi jedna rzecz dobrze: szybko harmonogramuje i komunikuje zmiany. Interfejs jest przejrzysty, krzywa uczenia się jest minimalna. Ograniczenia ujawniają się w cenach przy skalowaniu: rejestrowanie czasu wymaga oddzielnego dodatku, a integracje z listami płac są zablokowane za planami wyższego poziomu.

Funkcje: Harmonogramowanie z przeciąganiem i upuszczaniem, wiadomości zespołowe, prośby o zamianę zmian, ewidencja czasu i obecności z rejestracją GPS oraz integracje z listami płac w każdym planie. Cennik: Bez planu darmowego, tylko 14-dniowy okres próbny; $2.50/użytkownik/miesiąc przy jednej lokalizacji lub jednym grafiku i $5/użytkownik/miesiąc przy kilku. Najlepszy dla: Zespołów handlowych lub gastronomicznych poniżej 30 osób, które chcą niezawodnego harmonogramowania i wbudowanej komunikacji w niskiej cenie za stanowisko.

Homebase

Darmowy plan Homebase jest jednym z najhojniejszych dla jednej lokalizacji: jedna lokalizacja i do 10 pracowników, z podstawowym harmonogramowaniem i podstawową ewidencją czasu bez kosztów. Dla kawiarni, salonu lub sklepu detalicznego, który nigdy nie używał oprogramowania do harmonogramowania, to najprostszy punkt wyjścia.

Integracje POS ze Square, Toast, Clover i Lightspeed to prawdziwy wyróżnik dla firm gastronomicznych. Model cenowy za lokalizacje jest ograniczeniem. W jednej lokalizacji darmowy poziom Homebase jest trudny do pobicia. W dwóch lub trzech lokalizacjach koszty planu kumulują się w sposób, który nie występuje przy alternatywach za użytkownika.

Funkcje: Harmonogramowanie, zegar czasu ze zdjęciem przy rejestracji, wiadomości zespołowe, narzędzia rekrutacji i wdrażania, integracje POS, zgodność z przepisami HR. Cennik: Darmowy dla 1 lokalizacji i maksymalnie 10 pracowników. Płatne plany od $24/lokalizacja/miesiąc przy rocznym rozliczeniu ($30 miesięcznie) w Essentials do $96/lokalizacja/miesiąc przy rocznym rozliczeniu ($120 miesięcznie) w All-in-One. Najlepszy dla: Firm gastronomicznych, handlowych lub hotelarskich z jedną lokalizacja z kompatybilnym systemem POS.

Deputy

Deputy został zbudowany wokół specyficznego problemu operacyjnego: harmonogramowania w branży, gdzie przypisanie niewłaściwej osoby do zmiany tworzy problem prawny lub bezpieczeństwa. Służba zdrowia, służby bezpieczeństwa i logistyka – wszędzie występują wymagania certyfikacyjne, obowiązkowe zasady przerw i obliczenia nadgodzin, z którymi ogólny harmonogramator internetowy radzi sobie źle lub wcale. Deputy wbudowuje je w harmonogramowanie - menedżerowie uwzględniają certyfikaty i urlopy przy przydzielaniu zmiany, a jego narzędzia zgodności z prawem pracy oznaczają problemy z nadgodzinami i przerwami.

Funkcje: Automatyczne harmonogramowanie AI, śledzenie certyfikacji i zgodności, zarządzanie urlopami, rejestrowanie czasu pracy i obecności pracowników, integracje z lista płac. Cennik: Lite od $5/użytkownik/miesiąc przy rozliczeniu rocznym ($5.50 miesięcznie), Core $6.50 i Pro $9. Brak stałego darmowego planu. Najlepszy dla: Małych firm w ochronie zdrowia, bezpieczeństwie, logistyce lub branży z surowymi wymaganiami certyfikacyjnymi lub zgodnościowymi prawa pracy.

Connecteam

Connecteam jest zbudowany dla pracowników nie siedzących przy biurku – zespołów, gdzie większość ludzi pracuje w terenie, na hali lub na placu budowy, a nie przy komputerze. Moduł harmonogramowania obsługuje przydzielanie zmian, otwarte zmiany, które personel przejmuje za zatwierdzeniem menedżera, oraz alerty o konfliktach przed opublikowaniem. Ale produkt wykracza znacznie poza samo harmonogramowanie: łączy centrum komunikacji, cyfrowe formularze i listy kontrolne, moduły wdrażania i szkolenia oraz zarządzanie dokumentami HR w jednej aplikacji mobilnej.

Funkcje: Inteligentne harmonogramowanie z wykrywaniem konfliktów, zegar GPS i geofencing, zamiana zmian, centrum komunikacji zespołu, cyfrowe formularze i listy kontrolne, zarządzanie zadaniami. Cennik: Darmowy dla maksymalnie 10 użytkowników (Small Business Plan). Płatne huby od $29/miesiąc przy rozliczeniu rocznym ($35 miesięcznie) dla pierwszych 30 użytkowników. Najlepszy dla: Małych firm z zespołami frontline lub terenowymi chcącymi połączyć harmonogramowanie, komunikację i HR w jednej aplikacji mobilnej.

Sling

Darmowy plan Sling dla maksymalnie 30 użytkowników łączy dwie rzeczy: kreator harmonogramów i komunikację zespołową. Wiadomości prywatne, udostępnianie aktualności i ogłoszenia są włączone obok kalendarza harmonogramowania. Większość narzędzi do harmonogramowania traktuje wiadomości jako płatny dodatek lub pomija je całkowicie. Sling traktuje podstawowe wiadomości jako darmową funkcję podstawową.

Funkcje: Harmonogramowanie zmian (darmowe), wiadomości prywatne i ogłoszenia (darmowe), rejestrowanie czasu i obecności (płatne), budżet kosztów pracy (płatny), raporty płacowe (plan Business). Cennik: Darmowy dla maksymalnie 30 użytkowników. Premium od $2/użytkownik/miesiąc, Business od $4/użytkownik/miesiąc przy rozliczeniu miesięcznym ($1.70 i $3.40 przy rocznym). Najlepszy dla: Bardzo małych zespołów potrzebujących harmonogramowania i komunikacji za darmo. Jeśli potrzebujesz też śledzenia czasu, porównaj z modułowym cennikiem Shiftona ($1/użytkownik/miesiąc za funkcje podstawowe, moduły od $0.50).

Jak wybrać odpowiednie narzędzie dla swojego zespołu

Odpowiednia aplikacja do harmonogramowania pracy zależy od trzech zmiennych: branży, wielkości zespołu i problemu operacyjnego, który chcesz rozwiązać jako pierwszy. Zacznij od problemu, a nie od listy funkcji. Jeśli lista wciąż jest szeroka, nasz przegląd aplikacji do tworzenia harmonogramów pracy porównuje narzędzia pod kątem tego, jak budują sam grafik.

Jeśli dokładność listy płac jest głównym problemem, rejestrowanie czasu musi być zawarte w wybranym narzędziu – nie jako dodatek do kupienia później. Darmowy poziom Slinga tego nie rozwiąże. Shifton (z płatnym modułem Attendance) lub Deputy, które łączą harmonogramowanie bezpośrednio z kartami czasu pracy, to odpowiednie opcje. W restauracjach lub gastronomii Homebase jest najsilniejsza opcja – integracje POS ze Square, Toast, Clover i Lightspeed są wbudowane. Dla zespołów frontline potrzebujących harmonogramowania, komunikacji i HR w jednej aplikacji mobilnej, szerokość Connecteam jest trudna do pobicia.

Firmy z wieloma lokalizacjami powinny unikać cen za lokalizacje. Homebase pobiera opłaty za każde miejsce. Shifton i Sling są wyceniane za użytkownika, co skaluje się liniowo. Dla większości małych firm spoza gastronomii i regulowanych branży, Shifton pokrywa pełny zakres oprogramowania do zarządzania personelem bez odpowiedniego cennika. Zacznij od darmowego planu, dodawaj moduły w miarę wzrostu firmy i płacąc tylko za to, co jest aktywnie używane.

Porównanie narzędzi do grafików

Często zadawane pytania

Daria Oleshko

Menedżerka ds. sukcesu klienta w Shifton z rozległym doświadczeniem w zarządzaniu personelem i zarządzaniu serwisem terenowym.