6 najlepszych programów do harmonogramowania pracowników dla małych firm

Większoś małych firm zaczyna zarządzać grafikami pracowników w arkuszach kalkulacyjnych. Działa to dopóki ktoś nie pojawi się na zmianie, nagła zmiana wywołuje łańcuszek wiadomości i menedżer spędza niedzielne popołudnie na rekonstruowaniu całego tygodnia. W pewnym momencie arkusz kalkulacyjny przestaje być systemem – staje się powtarzającym się problemem.

Oprogramowanie do układania harmonogramów personelu dla małych firm to odrębna kategoria. Korporacyjne platformy do zarządzania personelem dostarczane są z konsultantami wdrożeniowymi, wielopoziomowymi systemami uprawnień i kosztami na stanowisko zakładającymi organizacje 500-osobowa. To nie jest to, czego potrzebuje 12-osobowy serwis sprzątający ani kawiarnia z 20 pracownikami. Małe zespoły potrzebują narzędzia do planowania pracy, które będzie gotowe do użycia w ciągu dnia, przystępne przy małej liczbie pracowników i wystarczająco proste, by każdy menedżer mógł nim zarządzać z telefonu.

Ten artykuł omawia sześć opcji oprogramowania do harmonogramowania pracowników, które naprawdę pasują do małych operacji – ocenianych według rzeczywistych zestawów funkcji, struktur cenowych i słabych stron każdego z nich. Shifton prowadzi listę dzięki modułowemu modelowi cenowemu i szerokości oferty dla zespołów do 100 osób. Narzędzia od 2 do 6 zajmują swoje miejsce w konkretnych przypadkach użycia, w których przewyższają resztę rynku.

Our Top Picks

Na listę trafiło sześć narzędzi. Jeśli chcesz wersję krótką, te trzy pokrywają większość małych zespołów.

Co oprogramowanie do harmonogramowania małych firm musi naprawdę robić

Przed porównaniem narzędzi warto jasno określić, co wyróżniać aplikacje do harmonogramowania dla małych firm od szerszej kategorii. Wymagania są węższe – i pod niektórymi względami bardziej wymagające:

• Konfiguracja w ciągu dnia. 15-osobowa firma nie może spędzić tygodnia na konfiguracji oprogramowania. Narzędzie musi być gotowe do użycia natychmiast.
• Projekt zorientowany na mobile. Menedżerowie i personel korzystają z telefonów, nie komputerów stacjonarnych. Aplikacja musi działać równie dobrze na mobile jak w przeglądarce.
• Przejrzyste ceny za użytkownika. Unikaj modeli lokalizacyjnych jeśli masz lub planujesz mieć więcej niż jedna lokalizacje. Ceny za użytkownika skalują się bardziej przewidywalnie.
• Zamiana zmian i zarządzanie dostępnością. Te dwie funkcje eliminują najczęstsze tarcia przy planowaniu między menedżerami a pracownikami godzinowymi.
• Integracja z rejestrowaniem czasu i lista płac. Harmonogram zespołu i karta czasu pracy, które nie komunikują się ze sobą, tworzą pracę uzgodnieniową w każdym okresie wypłatowym.

Zarządzanie personelem małej firmy oznacza również, że narzędzie nie powinno wymagać dedykowanego działu HR do utrzymania. Menedżer operacyjny – lub w wielu przypadkach właściciel – musi być osoba, która nim zarządza. Poniższe narzędzia są oceniane z ta wskazówka w umyśle – jako oprogramowanie do harmonogramowania dla pracowników godzinowych i zespołów zmianowych.

6 najlepszych programów do harmonogramowania pracowników dla małych zespołów

1Shifton

Shifton to platforma do zarządzania personelem zbudowana dla firm działających w oparciu o zespoły zmianowe. Moduł harmonogramowania jest rdzeniem, ale to, co wyróżnia go od wszystkich innych narzędzi na tej liście, to architektura cenowa: dodatkowe funkcje – rejestrowanie czasu, lista płac, zarządzanie zadaniami, meldowanie się GPS i analizy personelu – są dostępne jako oddzielne moduły po $1/użytkownik/miesiąc. 10-osobowa firma płaci tylko za to, czego faktycznie używa.

Funkcja harmonogramowania zmian używa interfejsu kalendarza z przeciąganiem i upuszczaniem. Tworzenie dwutygodniowej rotacji dla 20 pracowników zajmuje mniej niż 20 minut po skonfigurowaniu szablonów zmian. Menedżerowie mogą ustawiać powtarzające się wzorce, definiować wymagania dotyczące ról na zmianę i pozwolić systemowi automatycznie egzekwować reguły minimalnego pokrycia.

Prośby o czas wolny, zamiany zmian i aktualizacje dostępności – wszystko przechodzi przez ta sama aplikacje. Gdy aktywny jest moduł rejestrowania czasu, dane dotyczące przyjść i wyjść pracowników przepływają bezpośrednio do raportów zarządzania płacą. Żadnego ręcznego eksportu między systemami, żadnego uzgodnienia w arkuszach kalkulacyjnych przed każdym okresem wypłatowym.

Wsparcie dla wielu lokalizacji jest włączone bez dodatkowych kosztów za lokalizacje, co ma znaczenie dla małych firm działających w dwóch lub trzech miejscach. Model za użytkownika Shiftona pozostaje stały bez względu na liczbę lokalizacji objętych harmonogramem.

Główne funkcje:

• Harmonogramowanie metodą przeciągania i upuszczania z szablonami powtarzających się zmian
• Rejestrowanie czasu z meldowaniem się/wychodzeniem opartym na GPS
• Prośby o czas wolny i zarządzanie dostępnością pracowników
• Zarządzanie lista płac z obliczaniem nadgodzin
• Przydzielanie zadań do zmiany lub pracownika
• Harmonogramowanie wielu lokalizacji z jednego konta
• Aplikacje mobilne na iOS i Android

Cennik: Darmowy plan dla maksymalnie 10 użytkowników z podstawowym harmonogramowaniem. Płatne moduły od $0.50/użytkownik/miesiąc (rejestrowanie czasu, lista płac, GPS, zarządzanie zadaniami, raporty). Wszystkie płatne moduły mają 30-dniowy darmowy okres próbny. Rozliczenie roczne oszczędza 20%.

Najlepszy dla: Małych firm z 5-100 pracownikami, które potrzebują harmonogramowania plus rejestrowania czasu i integracji listy płac – bez płacenia za pakiet korporacyjny, z którego użyją tylko połowy.

2When I Work

When I Work działa na rynku harmonogramowania dla małych firm od 2010 roku, z baza klientów zbudowana głównie wokół handlu detalicznego, gastronomii i opieki zdrowotnej. Produkt robi jedna rzecz dobrze: szybko harmonogramuje i komunikuje zmiany. Interfejs jest przejrzysty, krzywa uczenia się jest minimalna. Ograniczenia ujawniają się w cenach przy skalowaniu: rejestrowanie czasu wymaga oddzielnego dodatku, a integracje z listami płac są zablokowane za planami wyższego poziomu.

Funkcje: Harmonogramowanie z przeciąganiem i upuszczaniem, wiadomości zespołowe, prośby o zamianę zmian, dodatek do rejestrowania czasu, śledzenie obecności, integracje z listami płac na wyższych poziomach. Cennik: Darmowy dla maksymalnie 5 pracowników. Essentials od ok. $2.50/użytkownik/miesiąc. Najlepszy dla: Zespołów handlowych lub gastronomicznych poniżej 30 osób potrzebujących prostego harmonogramowania bez skomplikowanych integracji.

3Homebase

Darmowy plan Homebase jest najbardziej hojny w tym porównaniu: nieograniczona liczba pracowników w jednej lokalizacji, harmonogramowanie, zegar czasu z samoobsługa pracowników, wiadomości zespołowe i podstawowe narzędzia HR bez kosztów. Dla kawiarni, salonu lub sklepu detalicznego, który nigdy nie używał oprogramowania do harmonogramowania, to najprostszy punkt wyjścia.

Integracje POS ze Square, Toast, Clover i Lightspeed to prawdziwy wyróżnik dla firm gastronomicznych. Model cenowy za lokalizacje jest ograniczeniem. W jednej lokalizacji darmowy poziom Homebase jest trudny do pobicia. W dwóch lub trzech lokalizacjach koszty planu kumulują się w sposób, który nie występuje przy alternatywach za użytkownika.

Funkcje: Harmonogramowanie, zegar czasu z opcjonalnym rozpoznawaniem twarzy, wiadomości zespołowe, narzędzia rekrutacji i wdrażania, integracje POS, zgodność z przepisami HR. Cennik: Darmowy dla 1 lokalizacji, nieograniczona liczba pracowników. Płatne plany od $24.95/lokalizacja/miesiąc do $99/lokalizacja/miesiąc. Najlepszy dla: Firm gastronomicznych, handlowych lub hotelarskich z jedną lokalizacja z kompatybilnym systemem POS.

4Deputy

Deputy został zbudowany wokół specyficznego problemu operacyjnego: harmonogramowania w branży, gdzie przypisanie niewłaściwej osoby do zmiany tworzy problem prawny lub bezpieczeństwa. Służba zdrowia, opieka nad osobami starszymi, służby bezpieczeństwa i logistyka – wszędzie występują wymagania certyfikacyjne, obowiązkowe zasady przerw i obliczenia nadgodzin, z którymi ogólny harmonogramator internetowy radzi sobie źle lub wcale. Deputy obsługuje je natywnie.

Funkcje: Automatyczne harmonogramowanie AI, śledzenie certyfikacji i zgodności, zarządzanie urlopami, rejestrowanie czasu pracy i obecności pracowników, integracje z lista płac. Cennik: Moduł harmonogramowania od ok. $4.50/użytkownik/miesiąc. Brak stałego darmowego planu. Najlepszy dla: Małych firm w ochronie zdrowia, bezpieczeństwie, logistyce lub branży z surowymi wymaganiami certyfikacyjnymi lub zgodnościowymi prawa pracy.

5Connecteam

Connecteam jest zbudowany dla pracowników nie siedzących przy biurku – zespołów, gdzie większość ludzi pracuje w terenie, na hali lub na placu budowy, a nie przy komputerze. Moduł harmonogramowania obsługuje przydzielanie zmian, otwarte oferty zmian, wykrywanie konfliktów i przepływy zatwierdzania przez menedżerów. Ale produkt wykracza znacznie poza samo harmonogramowanie: łączy centrum komunikacji, cyfrowe formularze i listy kontrolne, moduły wdrażania i szkolenia oraz zarządzanie dokumentami HR w jednej aplikacji mobilnej.

Funkcje: Inteligentne harmonogramowanie z wykrywaniem konfliktów, zegar GPS i geofencing, zamiana zmian, centrum komunikacji zespołu, cyfrowe formularze i listy kontrolne, zarządzanie zadaniami. Cennik: Darmowy dla maksymalnie 10 użytkowników (Small Business Plan). Płatne huby od $29/miesiąc dla maksymalnie 30 użytkowników. Najlepszy dla: Małych firm z zespołami frontline lub terenowymi chcącymi połączyć harmonogramowanie, komunikacje i HR w jednej aplikacji mobilnej.

6Sling

Darmowy plan Sling łączy dwie rzeczy bez limitu pracowników: kreator harmonogramów i komunikacje zespołowa. Kanały grupowe, wiadomości bezpośrednie, udostępnianie plików i ogłoszenia zadań są włączone obok kalendarza harmonogramowania. Większość narzędzi do harmonogramowania traktuje wiadomości jako płatny dodatek lub pomija je całkowicie. Sling traktuje to jako podstawowa darmowa funkcje.

Funkcje: Harmonogramowanie zmian (darmowe), wiadomości zespołowe i kanały grupowe (darmowe), przydzielanie zadań, rejestrowanie czasu i obecności (płatne), budżet kosztów pracy (płatny), integracje z lista płac (płatne). Cennik: Darmowy, nieograniczona liczba użytkowników. Premium od $2/użytkownik/miesiąc. Business od $4/użytkownik/miesiąc. Najlepszy dla: Bardzo małych zespołów potrzebujących harmonogramowania i komunikacji za darmo.

Jak wybrać odpowiednie narzędzie dla swojego zespołu

Odpowiednia aplikacja do harmonogramowania pracy zależy od trzech zmiennych: branży, wielkości zespołu i problemu operacyjnego, który chcesz rozwiązać jako pierwszy. Zacznij od problemu, a nie od listy funkcji. Jeśli lista wciąż jest szeroka, nasz przegląd aplikacji do tworzenia harmonogramów pracy porównuje narzędzia pod kątem tego, jak budują sam grafik.

Jeśli dokładność listy płac jest głównym problemem, rejestrowanie czasu musi być zawarte w wybranym narzędziu – nie jako dodatek do kupienia później. Darmowy poziom Slinga tego nie rozwiąże. Shifton lub Deputy, które łączą harmonogramowanie bezpośrednio z kartami czasu pracy, to odpowiednie opcje. W restauracjach lub gastronomii Homebase jest najsilniejsza opcja – integracje POS ze Square, Toast, Clover i Lightspeed są wbudowane. Dla zespołów frontline potrzebujących harmonogramowania, komunikacji i HR w jednej aplikacji mobilnej, szerokość Connecteam jest trudna do pobicia.

Firmy z wieloma lokalizacjami powinny unikać cen za lokalizacje. Homebase pobiera opłaty za każde miejsce. Shifton i Sling są wyceniane za użytkownika, co skaluje się liniowo. Dla większości małych firm spoza gastronomii i regulowanych branży, Shifton pokrywa pełny zakres oprogramowania do zarządzania personelem bez odpowiedniego cennika. Zacznij od darmowego planu, dodawaj moduły w miarę wzrostu firmy i płacąc tylko za to, co jest aktywnie używane.

Porównanie narzędzi do grafików

Często zadawane pytania

Daria Oleshko

Menedżerka ds. sukcesu klienta w Shifton z rozległym doświadczeniem w zarządzaniu personelem i zarządzaniu serwisem terenowym.