6 Phần Mềm Lập Lịch Nhân Viên Tốt Nhất cho Doanh Nghiệp Nhỏ

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ bắt đầu quản lý lịch làm việc của nhân viên bằng bảng tính. Cách này hoạt động tốt cho đến khi ai đó không xuất hiện, một thay đổi ca làm việc vào phút chót tạo ra một chuỗi tin nhắn, và người quản lý dành cả buổi chiều Chủ Nhật để xây dựng lại lịch cả tuần. Đến một lúc nào đó, bảng tính không còn là hệ thống nữa mà trở thành vấn đề tái phát.

Phần mềm lập lịch nhân viên cho doanh nghiệp nhỏ là một danh mục riêng biệt. Các nền tảng quản lý lực lượng lao động doanh nghiệp đi kèm với cố vấn triển khai, hệ thống phân quyền đa phòng ban và chi phí theo chỗ ngồi dành cho tổ chức 500 người. Đó không phải là thứ mà một dịch vụ vệ sinh 12 người hoặc quán cà phê 20 nhân viên cần. Các nhóm nhỏ cần một công cụ lập lịch ca làm việc hoạt động được trong một ngày, có giá phải chăng với số lượng nhân viên ít và đủ đơn giản để bất kỳ quản lý nào cũng có thể sử dụng từ điện thoại.

Bài viết này giới thiệu sáu lựa chọn phần mềm lập lịch nhân viên thực sự phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, được đánh giá dựa trên bộ tính năng thực tế, cấu trúc giá cả và điểm yếu của từng phần mềm. Shifton dẫn đầu danh sách: miễn phí cho tối đa 10 nhân viên, sau đó $1 mỗi nhân viên mỗi tháng. Các công cụ từ 2 đến 6 đều xứng đáng có mặt trong danh sách nhờ các trường hợp sử dụng cụ thể vượt trội hơn phần còn lại của thị trường.

Lựa chọn hàng đầu của chúng tôi

Sáu công cụ lọt vào danh sách. Nếu bạn muốn bản ngắn, ba cái này phủ hầu hết các nhóm nhỏ.

Phần Mềm Lập Lịch Doanh Nghiệp Nhỏ Thực Sự Cần Làm Gì

Trước khi so sánh các công cụ, cần làm rõ điều gì phân biệt ứng dụng lập lịch cho doanh nghiệp nhỏ với danh mục rộng hơn. Yêu cầu hẹp hơn và theo một số khía cạnh đòi hỏi khắt khe hơn:

• Thời gian cài đặt dưới một ngày. Doanh nghiệp 15 người không thể dành một tuần để cấu hình phần mềm. Công cụ cần hoạt động được ngay lập tức.
• Thiết kế ưu tiên di động. Quản lý và nhân viên dùng điện thoại, không phải máy tính bàn. Ứng dụng cần hoạt động tốt trên điện thoại di động cũng như trên trình duyệt.
• Giá minh bạch theo người dùng. Tránh mô hình giá theo địa điểm nếu bạn có hoặc dự định có nhiều hơn một cơ sở. Giá theo người dùng có thể mở rộng dễ đoán hơn.
• Đổi ca và quản lý tính khả dụng. Hai tính năng này loại bỏ ma sát lập lịch phổ biến nhất giữa quản lý và nhân viên làm việc theo giờ.
• Tích hợp với chấm công và bảng lương. Lịch làm việc và bảng chấm công không kết nối với nhau tạo ra công việc đối soát thủ công trong mỗi kỳ lương.

Quản lý lực lượng lao động trong doanh nghiệp nhỏ cũng có nghĩa là công cụ không nên yêu cầu phòng nhân sự chuyên trách để duy trì. Người quản lý vận hành hoặc trong nhiều trường hợp là chủ sở hữu cần là người điều hành nó. Điều đó ảnh hưởng đến mức độ phức tạp cấu hình có thể chấp nhận. Các công cụ dưới đây được đánh giá với ràng buộc đó trong tâm trí, như phần mềm lập lịch cho người lao động theo giờ và nhóm làm việc theo ca, không phải cho môi trường văn phòng lương cố định nơi thay đổi ca hàng ngày không phải là yếu tố.

6 Phần Mềm Lập Lịch Nhân Viên Tốt Nhất cho Nhóm Nhỏ

Shifton

Shifton là nền tảng quản lý lực lượng lao động được xây dựng cho các doanh nghiệp hoạt động theo ca làm việc. Mô-đun lập lịch ở trung tâm, nhưng điều phân biệt nó với mọi công cụ khác trong danh sách là kiến trúc giá: các chức năng bổ sung như chấm công, bảng lương, giờ nghỉ và kiểm soát vị trí GPS đều có sẵn dưới dạng mô-đun riêng với giá từ $0,50 đến $5 mỗi người dùng mỗi tháng. Doanh nghiệp 10 người chỉ trả tiền cho những gì họ thực sự sử dụng. Không có gói doanh nghiệp đóng gói sẵn phải mua trước khi nhóm sẵn sàng.

Tính năng lập lịch ca làm việc sử dụng giao diện lịch kéo và thả. Quản lý xây dựng lịch xoay vòng bằng Trình hướng dẫn tạo lịch, đặt vai trò theo ca và để hệ thống tự động phân bổ các ca trống. Nhân viên xem lịch trong ứng dụng di động và nhận thông báo tức thì khi có thay đổi, không cần nhắn tin nhóm, không nhầm lẫn về ai phủ ca nào.

Yêu cầu đổi ca đều qua cùng một ứng dụng, và yêu cầu nghỉ phép tham gia cùng với mô-đun Time off requests trả phí ($1 mỗi nhân viên mỗi tháng). Khi mô-đun chấm công (Attendance) trả phí hoạt động, giờ vào ra thực tế nằm cạnh các ca đã lập, và mô-đun Bảng lương trả phí biến giờ làm và mức lương thành tổng lương theo kỳ. Sự kết hợp này, lập lịch, chấm công và bảng lương trong một nền tảng, là thứ thường đòi hỏi ba công cụ riêng biệt ở các sản phẩm cạnh tranh.

Shifton tính giá theo nhân viên, không theo địa điểm, điều quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ hoạt động tại hai hoặc ba địa điểm; các dự án ngoài dự án đầu tiên đi kèm mô-đun Departments, projects trả phí ($1 mỗi tháng, giá cố định). Homebase (được xem xét bên dưới) tính phí theo địa điểm, ở ba địa điểm chi phí đó nhân lên đáng kể. Mô hình theo nhân viên của Shifton giữ nguyên bất kể lịch bao phủ bao nhiêu địa điểm.

Tính năng chính:

• Lập lịch kéo thả với Trình hướng dẫn tạo lịch và tự động phân bổ các ca trống
• Chấm công trong mô-đun Attendance trả phí và bản đồ lộ trình GPS trong mô-đun Work location control trả phí
• Yêu cầu nghỉ phép (mô-đun trả phí, $1 mỗi nhân viên mỗi tháng)
• Bảng lương là mô-đun trả phí, kiểm soát làm thêm giờ nằm trong gói miễn phí
• Ca mở và đổi ca
• Múi giờ và vai trò từ một tài khoản
• Ứng dụng di động iOS và Android

Giá: Gói miễn phí cho tối đa 10 người dùng với lập lịch cơ bản, sau đó $1 mỗi nhân viên mỗi tháng cho tất cả nhân viên khi nhóm vượt quá 10 người. Mô-đun trả phí từ $0,50/người dùng/tháng mỗi mô-đun (chấm công, bảng lương, giờ nghỉ, vị trí GPS, báo cáo giờ làm). Các mô-đun trả phí có thể dùng thử miễn phí tối đa 60 ngày (vị trí GPS: 10 ngày). Thanh toán hàng năm tiết kiệm 20%.

Phù hợp nhất cho: Doanh nghiệp nhỏ có 5-100 nhân viên cần lập lịch cùng chấm công và bảng lương mà không cần trả cho gói doanh nghiệp chỉ dùng được một nửa.

When I Work

When I Work có mặt trên thị trường lập lịch doanh nghiệp nhỏ từ năm 2010, với cơ sở khách hàng xây dựng chủ yếu xung quanh bán lẻ, dịch vụ ăn uống và chăm sóc sức khỏe. Sản phẩm làm tốt một điều: lập lịch và thông báo ca làm việc nhanh chóng. Giao diện gọn gàng, đường cong học tập tối thiểu, và quy trình đổi ca, nơi nhân viên có thể yêu cầu phủ ca và quản lý đặt quy tắc phê duyệt, nằm trong số các triển khai tốt nhất trong danh mục này.

Đối với doanh nghiệp có lịch ca nhất quán và danh sách nhân sự ổn định, When I Work là công cụ lập lịch ca có năng lực không làm phức tạp hóa quản lý thiếu kỹ năng kỹ thuật. Nhắn tin nhóm tích hợp giữ giao tiếp liên quan đến lập lịch khỏi tin nhắn cá nhân. Ứng dụng di động hoạt động đáng tin cậy. Điểm yếu thể hiện ở giá khi có nhiều địa điểm: giá là $2,50 mỗi người dùng cho một địa điểm hoặc một lịch và $5 mỗi người dùng cho nhiều địa điểm hoặc lịch. Chấm công kèm GPS và tích hợp bảng lương có trong mọi gói, nên các nhóm cần nhiều hơn lịch đã công bố không phải trả thêm cho chúng.

Tính năng: Lập lịch kéo thả, nhắn tin nhóm, yêu cầu đổi ca, chấm công và điểm danh với đồng hồ chấm công GPS, tích hợp bảng lương có trong mọi gói. Giá: Không có gói miễn phí, chỉ có bản dùng thử 14 ngày. $2,50/người dùng/tháng cho một địa điểm hoặc một lịch và $5/người dùng/tháng cho nhiều. Phù hợp nhất cho: Nhóm bán lẻ hoặc dịch vụ ăn uống dưới 30 người cần lập lịch và nhắn tin đáng tin cậy với giá thấp mỗi chỗ.

Homebase

Gói miễn phí của Homebase thuộc hàng hào phóng nhất cho một địa điểm: một địa điểm và tối đa 10 nhân viên, kèm lập lịch cơ bản và chấm công cơ bản mà không tốn phí. Với quán cà phê, salon hoặc cửa hàng bán lẻ chưa từng sử dụng phần mềm lập lịch, đây là điểm khởi đầu dễ nhất trong danh sách. Không có gì cần cấu hình ngoài việc nhập đội nhóm và giờ ca, và đường cong học tập cho quản lý chưa quen với những công cụ này là tối thiểu.

Tích hợp POS với Square, Toast, Clover và Lightspeed là yếu tố phân biệt thực sự cho các doanh nghiệp dịch vụ ăn uống. Khi dữ liệu bán hàng từ POS của bạn đưa vào chế độ xem lập lịch, quản lý có thể xây dựng ca theo doanh thu dự kiến thay vì đoán từ tuần trước. Homebase cũng gói luồng công việc tuyển dụng, danh sách kiểm tra nhập việc và công cụ tuân thủ nhân sự vào các gói trả phí, khiến nó trở thành nền tảng rộng hơn so với các ứng dụng khác tại đây cho dịch vụ ăn uống một địa điểm. Lập lịch nhân viên theo giờ, theo dõi nghỉ giải lao và tuân thủ đồng hồ chấm công đều được xử lý ở một nơi.

Mô hình giá theo địa điểm là hạn chế. Ở một địa điểm, gói miễn phí của Homebase khó bị vượt qua. Ở hai hoặc ba địa điểm, chi phí gói tích lũy theo cách không xảy ra với các lựa chọn theo người dùng. Nếu mở rộng đa địa điểm nằm trong lộ trình của bạn, hãy tính đến sự thay đổi giá này trước khi cam kết với quy trình làm việc của Homebase.

Tính năng: Lập lịch, đồng hồ chấm công với chụp ảnh khi chấm công, nhắn tin nhóm, công cụ tuyển dụng và nhập việc, tích hợp POS, tuân thủ nhân sự. Giá: Miễn phí cho 1 địa điểm, tối đa 10 nhân viên. Gói trả phí từ $24/địa điểm/tháng khi thanh toán hằng năm ($30 theo tháng) cho Essentials đến $96/địa điểm/tháng khi thanh toán hằng năm ($120 theo tháng) cho All-in-One. Phù hợp nhất cho: Doanh nghiệp ăn uống, bán lẻ hoặc khách sạn một địa điểm muốn gói miễn phí mạnh và đã sử dụng hệ thống POS tương thích.

Deputy

Deputy được xây dựng xung quanh một vấn đề vận hành cụ thể: lập lịch trong các ngành mà việc phân công sai người vào ca tạo ra vấn đề pháp lý hoặc an toàn. Chăm sóc sức khỏe, dịch vụ bảo vệ và logistics đều liên quan đến yêu cầu chứng chỉ, quy tắc nghỉ bắt buộc và tính toán giờ làm thêm mà công cụ lập lịch trực tuyến thông thường xử lý kém hoặc không xử lý. Deputy tích hợp chúng vào lập lịch: quản lý cân nhắc chứng chỉ và thời gian nghỉ khi phân công ca, và các công cụ tuân thủ luật lao động của nó đánh dấu các vấn đề về giờ làm thêm và giờ nghỉ.

Tính năng lập lịch AI xây dựng lịch nháp dựa trên mục tiêu chi phí lao động, tính khả dụng của nhân viên và nhu cầu lịch sử, tiết kiệm thời gian thực sự cho các quản lý hiện đang làm thủ công. Theo dõi chấm công nhân viên tích hợp gọn gàng như mô-đun riêng. Cài đặt ban đầu mất nhiều thời gian hơn hầu hết các công cụ ở đây: vai trò, chứng chỉ, quy tắc thanh toán và tham số tuân thủ đều cần được định nghĩa trước để hệ thống hoạt động đúng. Với tiệm bánh hoặc cửa hàng bán lẻ, chi phí phụ trội đó không hợp lý. Với cơ quan chăm sóc tại nhà hoặc công ty bảo vệ, Deputy có thể là công cụ duy nhất trong danh sách xử lý đúng các yêu cầu vận hành.

Tính năng: Lập lịch tự động AI, theo dõi chứng chỉ và tuân thủ, quản lý nghỉ phép, chấm công và điểm danh nhân viên, tích hợp bảng lương. Giá: Lite từ $5/người dùng/tháng khi thanh toán hằng năm ($5,50 theo tháng), Core $6,50 và Pro $9. Không có gói miễn phí cố định. Phù hợp nhất cho: Doanh nghiệp nhỏ trong y tế, bảo vệ, logistics hoặc bất kỳ ngành nào có yêu cầu chứng chỉ hoặc tuân thủ luật lao động nghiêm ngặt.

Connecteam

Connecteam được xây dựng cho nhân viên không ngồi bàn, những nhóm mà hầu hết mọi người làm việc ngoài thực địa, trên sàn hoặc tại địa điểm thay vì ngồi trước máy tính. Mô-đun lập lịch xử lý phân công ca, ca mở mà nhân viên nhận kèm phê duyệt của quản lý, và cảnh báo xung đột trước khi công bố. Nhưng sản phẩm đi xa hơn nhiều so với chỉ lập lịch: nó đóng gói trung tâm giao tiếp (thông báo, trò chuyện nhóm, bảng tin công ty), biểu mẫu và danh sách kiểm tra kỹ thuật số, mô-đun nhập việc và đào tạo, và quản lý tài liệu nhân sự vào cùng một ứng dụng ưu tiên di động. Với doanh nghiệp nhỏ hiện đang dùng bốn hoặc năm công cụ riêng biệt để bao phủ các chức năng này, lý luận hợp nhất là thực sự.

Gói miễn phí Doanh Nghiệp Nhỏ bao gồm tối đa 10 người dùng với quyền truy cập vào hầu hết các tính năng, một trong những gói miễn phí hoàn chỉnh nhất trong danh mục này. Vượt quá đó, Connecteam chuyển sang mô hình giá theo hub: Vận hành (lập lịch, đồng hồ chấm công, quản lý nhiệm vụ), Giao tiếp và Nhân sự được bán dưới dạng đăng ký riêng, mỗi hub từ $29/tháng khi thanh toán hằng năm ($35 theo tháng) cho 30 người dùng đầu tiên. Với doanh nghiệp cần cả ba hub, chi phí kết hợp cao hơn giá mô-đun của Shifton. Với doanh nghiệp cụ thể cần lập lịch và giao tiếp nhóm cùng nhau, Connecteam xử lý cả hai mà không cần ghép hai công cụ.

Tính năng: Lập lịch thông minh với phát hiện xung đột, đồng hồ chấm công GPS với geofencing, đổi ca, trung tâm giao tiếp nhóm, biểu mẫu và danh sách kiểm tra kỹ thuật số, quản lý nhiệm vụ, mô-đun nhập việc và đào tạo. Giá: Miễn phí cho tối đa 10 người dùng (Gói Doanh Nghiệp Nhỏ). Hub trả phí từ $29/tháng khi thanh toán hằng năm cho 30 người dùng đầu tiên (Vận hành, Giao tiếp, Nhân sự bán riêng). Phù hợp nhất cho: Doanh nghiệp nhỏ có nhóm tuyến đầu hoặc thực địa muốn lập lịch, giao tiếp nhóm và quy trình nhân sự được hợp nhất trong một ứng dụng di động.

Sling

Gói miễn phí của Sling cho tối đa 30 người dùng kết hợp hai thứ: công cụ tạo lịch cho nhân viên và giao tiếp nhóm. Nhắn tin riêng, chia sẻ tin tức và thông báo được bao gồm cùng lịch lập lịch. Hầu hết các công cụ lập lịch xem nhắn tin là tiện ích bổ sung cao cấp hoặc bỏ qua hoàn toàn. Sling xem nhắn tin cơ bản là tính năng miễn phí cốt lõi, giải quyết vấn đề phổ biến cho các nhóm nhỏ: giao tiếp liên quan đến lập lịch bị phân tán qua nhóm WhatsApp và chuỗi tin nhắn cá nhân.

Bất cứ điều gì ngoài lập lịch và nhắn tin đều cần nâng cấp trả phí. Chấm công và điểm danh nhân viên và lập ngân sách chi phí lao động nằm sau các gói trả phí, còn báo cáo bảng lương đi kèm gói Business. Với $2/người dùng/tháng (Premium) hoặc $4/người dùng/tháng (Business) khi thanh toán theo tháng ($1,70 và $3,40 khi thanh toán theo năm), Sling vẫn ở mức giá phải chăng, nhưng các doanh nghiệp cần chấm công cùng lập lịch nên so sánh với giá theo mô-đun của Shifton ($1/người dùng/tháng cho chức năng cơ bản, mô-đun từ $0,50) trước khi cam kết. Với các nhóm có nhu cầu chính là công bố ca và giữ giao tiếp ở một nơi, gói miễn phí đáp ứng điều đó không có thỏa hiệp.

Tính năng: Lập lịch ca (miễn phí), nhắn tin nhóm và kênh nhóm (miễn phí), giao việc, đồng hồ chấm công và điểm danh (trả phí), lập ngân sách chi phí lao động (trả phí), tích hợp bảng lương (trả phí). Giá: Miễn phí cho tối đa 30 người dùng. Premium từ $2/người dùng/tháng. Business từ $4/người dùng/tháng (giá theo tháng; $1,70 và $3,40 khi thanh toán hằng năm). Phù hợp nhất cho: Nhóm rất nhỏ cần lập lịch và giao tiếp miễn phí, hoặc doanh nghiệp chú trọng ngân sách muốn lộ trình nâng cấp có thể dự đoán.

Cách Chọn Công Cụ Phù Hợp cho Nhóm của Bạn

Ứng dụng lịch làm việc phù hợp phụ thuộc vào ba biến số: ngành, quy mô nhóm và vấn đề vận hành nào bạn đang cố giải quyết trước tiên. Bắt đầu với vấn đề, không phải danh sách tính năng. Nếu bạn vẫn còn nhiều lựa chọn, bài tổng hợp của chúng tôi về ứng dụng tạo lịch làm việc so sánh các công cụ theo cách chúng dựng nên chính bản lịch.

Nếu độ chính xác bảng lương là vấn đề chính, chấm công cần được bao gồm trong công cụ bạn chọn, không phải là tiện ích bổ sung để mua sau. Gói miễn phí của Sling không giải quyết được điều đó. Shifton (với mô-đun Attendance trả phí) hoặc Deputy, cả hai đều kết nối lập lịch trực tiếp với bảng chấm công, là các lựa chọn phù hợp. Nếu bạn làm nhà hàng hoặc dịch vụ ăn uống, Homebase là lựa chọn mạnh nhất ở đây, tích hợp POS với Square, Toast, Clover và Lightspeed được tích hợp sẵn, và mục tiêu chi phí lao động liên kết trực tiếp với giao diện lập lịch. Với nhóm tuyến đầu cần lập lịch cùng công cụ giao tiếp và quy trình nhân sự trong một ứng dụng di động, bán lẻ, khách sạn, vệ sinh, nhóm thực địa, phạm vi của Connecteam khó sánh kịp ở mức giá của nó.

Doanh nghiệp đa địa điểm nên tránh giá theo địa điểm. Homebase tính phí theo cơ sở, hoạt động hai địa điểm phải trả gấp đôi chi phí hàng tháng. Shifton và Sling tính giá theo người dùng, mở rộng tuyến tính bất kể bao nhiêu địa điểm trong tài khoản. Với các ngành nặng về tuân thủ như y tế hoặc bảo vệ, Deputy xử lý theo dõi chứng chỉ và thực thi luật lao động theo cách không có công cụ nào khác ở đây làm được ở quy mô nhóm nhỏ.

Với hầu hết các doanh nghiệp nhỏ bên ngoài dịch vụ ăn uống và ngành được quản lý, Shifton bao phủ toàn bộ phạm vi phần mềm quản lý lực lượng lao động cho doanh nghiệp nhỏ mà không cần mức giá tương xứng. Bắt đầu với gói miễn phí, thêm mô-đun khi doanh nghiệp phát triển và chỉ trả cho những gì đang được sử dụng tích cực. Sổ tay Triển vọng Nghề nghiệp của Cục Thống kê Lao động bao gồm toàn bộ phạm vi chức năng nhân sự và phối hợp lực lượng lao động, ngữ cảnh hữu ích nếu bạn đang quyết định ủy quyền bao nhiêu cho phần mềm so với tuyển dụng chuyên trách.

So sánh các công cụ xếp lịch

Câu Hỏi Thường Gặp

Daria Oleshko

Quản lý Thành công Khách hàng tại Shifton với kinh nghiệm phong phú trong quản lý lực lượng lao động và quản lý dịch vụ tại chỗ.