6 najboljeg softvera za raspoređivanje zaposlenika za male tvrtke

Većina malih tvrtki počinje upravljati rasporedom zaposlenika u proračunskim tablicama. To funkcionira dok se netko ne pojavi, hitna promjena smjene stvori lanac poruka, a menedžer provede nedjeljno poslijepodne iznova gradeći cijeli tjedan. U nekom trenutku tablica više nije sustav – to je ponavljajući problem.

Softver za raspored zaposlenika za male tvrtke posebna je kategorija. Korporativne platforme za upravljanje radnom snagom dolaze s konzultantima za implementaciju, sustavima dopuštenja za više odjela i troškovima po korisniku koji pretpostavljaju organizaciju od 500 osoba. To nije ono što treba servisu za čišćenje od 12 osoba ili kafiću s 20 zaposlenika. Malim timovima treba alat za raspoređivanje rada koji je operativan unutar jednog dana, pristupačnih troškova pri malom broju zaposlenika i dovoljno jednostavan da svaki menedžer može upravljati njime s telefona.

Ovaj članak pokriva šest opcija softvera za raspoređivanje zaposlenika koji stvarno odgovaraju malim operacijama – ocijenjenih prema stvarnim skupovima značajki, strukturama cijena i gdje svaki od njih zakazuje. Shifton predvodi listu zahvaljujući svom modularnom modelu cijene i širokome pokricu za timove s manje od 100 osoba. Alati od 2. do 6. zarađuju svoje mjesto za specifične slučajeve upotrebe gdje nadmašuju ostatak tržišta.

Our Top Picks

Šest alata ušlo je na popis. Ako želiš kratku verziju, ova tri pokrivaju većinu malih timova.

Što softver za raspoređivanje malih tvrtki stvarno mora raditi

Prije uspoređivanja alata, korisno je razjasniti što razlikuje aplikaciju za raspoređivanje u malim tvrtkama od šire kategorije. Zahtjevi su uži – i na neki način zahtjevniji:

• Postavljanje unutar jednog dana. Tvrtka s 15 osoba ne može provesti tjedan konfigurirajući softver. Alat mora biti funkcionalan odmah.
• Dizajn usmjeren na mobitel. Menedžeri i zaposlenici su na telefonima, ne na stolnim računalima. Aplikacija mora raditi jednako dobro na mobitelu kao i u pregledniku.
• Transparentno cijene po korisniku. Izbjegavajte modele po lokaciji ako imate ili planirate imati više od jedne lokacije. Cijene po korisniku skaliraju se predvidljivije.
• Zamjena smjena i upravljanje dostupnošću. Ove dvije značajke eliminiraju najčešću trenje u rasporedu između menedžera i radnika na sat.
• Integracija s praćenjem vremena i obračunom plaće. Raspored tima i tablica radnog vremena koji ne komuniciraju stvaraju posao usklađivanja svakog platnog perioda.

Upravljanje radnom snagom u malim tvrtkama također znači da alat ne smije zahtijevati zasebni HR odjel za njegovo održavanje. Operativni menedžer – ili u mnogim slučajevima vlasnik – mora biti taj koji njime upravlja. To utječe na to koliko je konfiguracijsko složenosti prihvatljivo. Alati u nastavku ocijenjeni su s tim ograničenjem na umu – kao softver za raspoređivanje za satne radnike i timove koji rade u smjenama, a ne za okruženja sa stalnim zaposlenicima gdje dnevne promjene smjena nisu faktor.

6 najboljeg softvera za raspoređivanje zaposlenika za male timove

1Shifton

Shifton je platforma za upravljanje radnom snagom izgrađena za tvrtke koje rade s timovima u smjenama. Modul za raspoređivanje je u središtu, ali ono što ga razlikuje od svakog drugog alata na ovoj listi je njegova arhitektura cijena: dodatna funkcionalnost – praćenje vremena, izvještavanje o plaći, upravljanje zadacima, GPS prijave i analitika radne snage – dostupna je kao zasebni moduli za 1 $/korisnik/mjesec. Tvrtka s 10 osoba plaća samo ono što stvarno koristi. Ne postoji nijedan paket za poduzeća u koji treba upisati se prije nego što tim za to bude spreman.

Značajka raspoređivanja smjena koristi sučelje kalendara za povlačenje i ispuštanje. Izrada dvotjedne rotacije za 20 zaposlenika traje manje od 20 minuta kad su konfigurirani predlošci smjena. Menedžeri mogu postaviti ponavljajuće obrasce, definirati zahtjeve uloga po smjenama i pustiti sustav da automatski primjenjuje pravila minimalnog pokrivanja. Zaposlenici vide rasporede u mobilnoj aplikaciji i primaju trenutacne obavijesti kad se promjene naprave – bez grupnih poruka, bez zabune tko pokriva koju smjenu.

Zahtjevi za slobodno, zamjena smjena i ažuriranja dostupnosti prolaze kroz istu aplikaciju. Kad je aktivan modul za praćenje vremena, podaci o prijavi i odjavi zaposlenika teku izravno u izvješćivanje o plaći. Nema ručnog izvoza između sustava, nema usklađivanja proračunskih tablica prije svakog platnog perioda. Ta kombinacija – raspoređivanje, praćenje vremena i plaće na jednoj platformi – obično zahtijeva tri zasebna alata kod konkurentskih proizvoda.

Podrška za više lokacija uključena je bez dodatnih troškova po lokaciji, što je važno za male tvrtke koje posluju na dvije ili tri lokacije. Homebase (recenziran u nastavku) naplaćuje po lokaciji – na tri lokacije taj trošak se značajno umnožava. Shiftonov model po korisniku ostaje stalan bez obzira na to koliko lokacija raspored pokriva.

Ključne značajke:

• Raspoređivanje povlačenjem i ispuštanjem s ponavljajućim predlošcima smjena
• Praćenje vremena s GPS prijavom/odjavom
• Zahtjevi za slobodno i upravljanje dostupnošću zaposlenika
• Upravljanje plaćom s izračunom prekovremenog rada
• Dodjele zadataka po smjeni ili zaposleniku
• Raspoređivanje na više lokacija s jednog računa
• Mobilne aplikacije za iOS i Android

Cijene: Besplatan plan za do 10 korisnika s osnovnim raspoređivanjem. Plaćeni moduli od 0,50 $/korisnik/mjesec (praćenje vremena, plaće, GPS lokacija, upravljanje zadacima, izvještavanja). Svi plaćeni moduli uključuju 30-dnevno besplatno probno razdoblje. Godišnja naplata uštedi 20%.

Najbolje za: Male tvrtke s 5-100 zaposlenika koje trebaju raspoređivanje plus integraciju praćenja vremena i plaće – bez plaćanja za korporativni paket koji će koristiti samo polovicom.

2When I Work

When I Work prisutan je na tržištu raspoređivanja za male tvrtke od 2010., s bazom klijenata uglavnom iz maloprodaje, ugostiteljstva i zdravstvene zaštite. Proizvod radi jednu stvar dobro: smjene se raspoređuju i komuniciraju brzo. Sučelje je čisto, krivulja učenja je minimalna, a tijek rada zamjene smjena – gdje zaposlenici mogu zatražiti pokrivanje i menedžeri postaviti pravila odobravanja – među boljim je implementacijama u ovoj kategoriji.

Za tvrtku s dosljednim obrascima smjena, stabilnim osoblje i bez neposredne potrebe za integracijom plaće, When I Work je sposoban planer smjena zaposlenika koji neće preopteretiti netehničkog menedžera. Ugrađeni tim za poruke drži komunikaciju o rasporedu izvan osobnih poruka. Mobilna aplikacija radi pouzdano. Njegova ograničenja dolaze do izražaja u cijenama na višoj razini: praćenje vremena zahtijeva zasebni dodatak, a integracije plaće zaključane su na višim tarifnim planovima. Za timove kojima treba više od objavljenog rasporeda, troškovi po korisniku rastu brže od alternativa ovdje.

Značajke: Raspoređivanje povlačenjem i ispuštanjem, timske poruke, zahtjevi za zamjenu smjena, dodatak za sat, praćenje prisutnosti, integracije plaće na višim razinama. Cijene: Besplatno za do 5 zaposlenika. Essentials od oko 2,50 $/korisnik/mjesec. Vrijeme i prisutnost se posebno naplaćuju. Najbolje za: Timove maloprodaje ili ugostiteljstva do 30 osoba koji trebaju čisto raspoređivanje i poruke bez kompleksne integracije plaće.

3Homebase

Homebaseov besplatni plan najštedniji je u ovoj usporedbi za značajnu marginu: neograničen broj zaposlenika na jednoj lokaciji, raspoređivanje, sat s korisničkim samoposluživanjem, timske poruke i osnovni HR alati bez troškova. Za kafić, salon ili maloprodaju koja nikad nije koristila softver za raspoređivanje, ovo je najlakši polazište na ovoj listi. Nema ništa za konfigurirati osim unošenja tima i sati smjena, a krivulja učenja za menedžere koji nisu upoznati s ovim alatima je minimalna.

POS integracije sa Squareom, Toastom, Cloverom i Lightspeedom prava su diferencijacija za ugostitelje. Kad podaci o prodaji iz vaše POS integrirani u prikaz rasporeda, menedžeri mogu graditi smjene prema projiciranim prihodima, a ne samo pogađati prema prošlom tjednu. Homebase također objedinjuje procese zapošljavanja, kontrolne liste za uvođenje i alate za usklađenje s HR propisima u svim plaćenim razinama – što ga čini širom platformom od ostalih ovdje za ugostiteljstvo na jednoj lokaciji. Upravljanje zaposlenicima na sat, praćenje pauza i usklađenje sata u jednom su na jednom mjestu.

Model cijena po lokaciji je ograničenje. Na jednoj lokaciji, Homebaseov besplatni plan teško je nadmašiti. Na dvije ili tri lokacije, troškovi plana se udružuju na način koji se ne događa s alternativama po korisniku. Ako je rast na više lokacija na vašem planu, uzmite u obzir tu promjenu cijene prije nego se obvezete na Homebaseov tijek rada.

Značajke: Raspoređivanje, sat s opcionalnim prepoznavanjem lica, timske poruke, alati za zapošljavanje i uvođenje, POS integracije, usklađenje s HR propisima. Cijene: Besplatno za 1 lokaciju, neograničen broj zaposlenika. Plaćeni planovi od 24,95 $/lokacija/mjesec (Essentials) do 99 $/lokacija/mjesec (All-in-One). Najbolje za: Ugostiteljske, maloprodajne ili hospitality tvrtke s jednom lokacijom koje žele snažnu besplatnu razinu i već koriste kompatibilan POS sustav.

4Deputy

Deputy je izgrađen oko specifičnog operativnog problema: raspoređivanje u industrijama gdje dodjeljivanje krive osobe na smjenu stvara pravni ili sigurnosni problem. Zdravstvena zaštita, skrb za starije, sigurnosne službe i logistika uključuju zahtjeve certifikacije, obvezna pravila odmora i izračune prekovremenog rada s kojima generični online planer zaposlenika loše ili nikako ne ide. Deputy ih rješava native – dodjele smjena mogu biti blokirane ako zaposleniku nedostaje tražena certifikacija, a sustav označava potencijalne probleme s usklađenjem prije objave rasporeda.

Značajka AI raspoređivanja gradi nacrt rasporeda na temelju ciljeva troškova rada, dostupnosti zaposlenika i povijesne potražnje – prava ušteda vremena za menedžere koji to trenutno rade ručno. Praćenje zaposlenika i prisutnosti integrira se uredno kao zasebni modul. Početno postavljanje traje dulje nego u većini alata ovdje: uloge, certifikacije, pravila plaće i parametri usklađenja sve trebaju biti definirani unaprijed kako bi sustav ispravno radio. Za pekarnu ili maloprodaju taj troškovi nisu opravdani. Za agenciju za kućnu njegu ili sigurnosnu tvrtku, Deputy može biti jedini alat na ovoj listi koji ispravno rukuje operativnim zahtjevima.

Značajke: AI automatsko raspoređivanje, praćenje certifikacija i usklađenja, upravljanje godišnjim odmorom, praćenje radnog vremena i prisutnosti zaposlenika, integracije plaće. Cijene: Modul za raspoređivanje od oko 4,50 $/korisnik/mjesec. Praćenje vremena i prisutnosti kao zasebni modul po istoj cijeni. Nema trajnog besplatnog plana. Najbolje za: Male tvrtke u zdravstvenoj zaštiti, sigurnosti, logistici ili bilo kojoj industriji sa strogim zahtjevima certifikacije ili usklađenja sa zakonima o radu.

5Connecteam

Connecteam je izgrađen za zaposlenike koji ne rade za stolom – timove gdje većina ljudi radi na terenu, na podu ili na lokaciji, a ne ispred računala. Modul za raspoređivanje rukuje dodjelama smjena, natjecanjem za otvorene smjene, otkrivanjem sukoba i tijekovima odobrenja menadžera. Ali proizvod ide znatno dalje od samog raspoređivanja: u istu mobilno usmjerenu aplikaciju pakira komunikacijsko središte (objave, grupni razgovori, novosti tvrtke), digitalne obrasce i kontrolne liste, module za uvođenje i obuku te upravljanje HR dokumentima. Za male tvrtke koje trenutno koriste četiri ili pet zasebnih alata za pokrivanje tih funkcija, argument konsolidacije je stvaran.

Besplatni Small Business Plan pokriva do 10 korisnika s pristupom gotovo svim značajkama – jedan od potpunijih besplatnih nivoa u ovoj kategoriji. Iznad toga, Connecteam prelazi na model cijena temeljenih na čvorovima: Operacije (raspoređivanje, sat, upravljanje zadacima), Komunikacije i HR prodaju se kao zasebne pretplate, svaka počevši od 29 $/mjesec za do 30 korisnika. Za tvrtke kojima trebaju sva tri čvora, kombinirani trošak je veći od Shiftonovih cijena po modulu. Za tvrtke kojima specifično trebaju raspoređivanje i timska komunikacija zajedno, Connecteam rješava oboje bez spajanja dva alata.

Značajke: Pametno raspoređivanje s otkrivanjem sukoba, GPS sat i geofencing, zamjena smjena, komunikacijsko središte tima, digitalni obrasci i kontrolne liste, upravljanje zadacima, moduli za uvođenje i obuku. Cijene: Besplatno za do 10 korisnika (Small Business Plan). Plaćeni čvorovi od 29 $/mjesec za do 30 korisnika (Operacije, Komunikacije, HR se prodaju zasebno). Najbolje za: Male tvrtke s timovima na prvoj liniji ili terenu koje žele raspoređivanje, timsku komunikaciju i HR tijekove rada konsolidiranu u jednoj mobilnoj aplikaciji.

6Sling

Slingov besplatni plan kombinira dvije stvari bez ograničenja broja zaposlenika: planer rasporeda za zaposlenike i timsku komunikaciju. Grupni kanali, izravne poruke, dijeljenje datoteka i objave zadataka uključene su uz kalendar rasporeda. Većina alata za raspoređivanje tretira poruke kao premium dodatak ili ih uopće ne uključuje. Sling ih tretira kao ključnu besplatnu značajku – što rješava čest problem za male timove: komunikacija vezana uz raspored rasuta po WhatsApp grupama i osobnim lancima poruka.

Sve izvan raspoređivanja i poruka zahtijeva plaćenu nadogradnju. Praćenje radnog vremena i prisutnosti zaposlenika, budžetiranje troškova rada i većina integracija plaće nalaze se iza plaćenih razina. Na 2 $/korisnik/mjesec (Premium) ili 4 $/korisnik/mjesec (Business), Sling ostaje pristupačnim – ali tvrtke kojima treba praćenje vremena uz raspoređivanje trebale bi to usporediti s Shiftonovim modularnim cijenama od 1 $/korisnik/mjesec prije obvezivanja. Za timove čija je primarna potreba objaviti smjene i zadržati komunikaciju na jednom mjestu, besplatni plan to pokriva bez kompromisa.

Značajke: Raspoređivanje smjena (besplatno), timske poruke i grupni kanali (besplatno), dodjele zadataka, sat i praćenje prisutnosti (plaćeno), budžetiranje troškova rada (plaćeno), integracije plaće (plaćeno). Cijene: Besplatno, neograničen broj korisnika. Premium od 2 $/korisnik/mjesec. Business od 4 $/korisnik/mjesec. Najbolje za: Jako male timove kojima treba raspoređivanje i komunikacija bez troškova, ili tvrtke koje paze na budžet i žele predvidivi put nadogradnje.

Kako odabrati pravi alat za vaš tim

Prava aplikacija za radni raspored ovisi o tri varijable: industrija, veličina tima i koji operativni problem pokušavate riješiti prvi. Počnite s problemom, a ne s popisom značajki. Ako je vaš popis još uvijek širok, naš pregled aplikacija za izradu radnog rasporeda uspoređuje alate po tome kako sami grade raspored.

Ako je točnost plaće glavni problem, praćenje vremena mora biti uključeno u bilo koji alat koji odaberete – a ne kao dodatak koji će se kupiti kasnije. Slingov besplatni nivo neće riješiti to. Shifton ili Deputy, koji oba izravno povezuju raspoređivanje s vremenskim tablicama, relevantne su opcije. Ako ste u ugostiteljstvu, Homebase je najjača opcija ovdje – POS integracije sa Squareom, Toastom, Cloverom i Lightspeedom su ugrađene, a ciljevi troška rada izravno su vezani uz sučelje rasporeda. Za timove prve linije koji trebaju raspoređivanje zajedno s komunikacijskim alatima i HR tijekovima rada u jednoj mobilnoj aplikaciji – maloprodaja, hospitality, čišćenje, terenski timovi – Connecteamova širina je teško nadmašiti po toj cijeni.

Tvrtke s više lokacija trebale bi izbjegavati cijene po lokaciji. Homebase naplaćuje po lokaciji – operacija na dvije lokacije plaća dupli mjesečni trošak. Shifton i Sling naplaćuju po korisniku, što se linearno skalira bez obzira na to koliko je lokacija u računu. Za industrije teže regulirane kao zdravstvena zaštita ili sigurnost, Deputy rukuje praćenjem certifikacija i primjenom zakona o radu na načine na koje nijedan drugi alat ovdje ne radi u razmjeru malog tima.

Za većinu malih tvrtki izvan ugostiteljstva i reguliranih industrija, Shifton pokriva puni opseg softvera za upravljanje radnom snagom malih tvrtki bez odgovarajuće naljepnice cijene. Počnite s besplatnim planom, dodajte module kako tvrtka raste i plaćajte samo za ono što je aktivno u upotrebi. Priručnik o zapošljavanju Zavoda za statistiku rada SAD-a pokriva puni opseg HR i koordinacije radne snage – korisni kontekst ako odlučujete koliko od toga delegirati softveru, a ne dedikiranom zaposleniku.

Usporedba alata za raspored smjena

Često postavljana pitanja

Daria Oleshko

Menadžerica za uspjeh klijenata u Shiftonu s opsežnim iskustvom u upravljanju radnom snagom i upravljanju terenskim uslugama.