6 лучших программ для составления расписания сотрудников для малого бизнеса

Большинство малых предприятий начинают управлять расписанием сотрудников в таблицах. Это работает до тех пор, пока кто-то не выходит на смену, срочная замена вызывает цепочку сообщений, и менеджер проводит воскресный вечер за перестройкой всей недели. В какой-то момент таблица перестаёт быть системой – это повторяющаяся проблема.

Программное обеспечение для составления расписания персонала для малого бизнеса – это отдельная категория. Корпоративные платформы управления персоналом поставляются с консультантами по внедрению, многоуровневыми системами разрешений и стоимостью за пользователя, рассчитанной на организацию в 500 человек. Это не то, что нужно клининговому сервису на 12 человек или кафе с 20 сотрудниками. Небольшим командам нужен инструмент планирования, который заработает в течение дня, доступен при малом числе сотрудников и достаточно прост, чтобы любой менеджер мог работать с ним со смартфона.

В этой статье рассматриваются шесть вариантов программного обеспечения для составления расписания сотрудников, которые действительно подходят малым предприятиям – оценённых по реальным наборам функций, структурам ценообразования и слабым сторонам каждого. Shifton возглавляет список благодаря модульной модели ценообразования и широте охвата для небольших команд. Инструменты со 2 по 6 занимают своё место в конкретных сценариях использования, где они превосходят остальных игроков рынка.

Our Top Picks

В список попали шесть инструментов. Если коротко, эти три закрывают большинство небольших команд.

Что должно уметь программное обеспечение для составления расписания малого бизнеса

Прежде чем сравнивать инструменты, стоит чётко понять, что отличает приложение для составления расписания для малого бизнеса от более широкой категории. Требования здесь более узкие – и в некоторых отношениях более строгие:

• Настройка за один день. Предприятие с 15 сотрудниками не может тратить неделю на конфигурирование программного обеспечения. Инструмент должен быть готов к работе немедленно.
• Дизайн, ориентированный на мобильные устройства. Менеджеры и персонал работают с телефонов, а не с компьютеров. Приложение должно работать на мобильном так же хорошо, как и в браузере.
• Прозрачное ценообразование на пользователя. Избегайте моделей по месту расположения, если у вас есть или планируется более одной точки. Ценообразование за пользователя масштабируется более предсказуемо.
• Обмен сменами и управление доступностью. Эти две функции устраняют наиболее распространённые трудности при составлении расписания между менеджерами и почасовыми сотрудниками.
• Интеграция с учётом рабочего времени и расчётом зарплаты. Расписание команды и табель учёта, которые не взаимодействуют друг с другом, создают дополнительную работу по согласованию в каждый расчётный период.

Управление персоналом малого бизнеса также означает, что инструмент не должен требовать отдельного HR-отдела для обслуживания. Операционный менеджер – или в большинстве случаев владелец – должен сам им управлять. Это влияет на допустимый уровень сложности конфигурации. Приведённые ниже инструменты оцениваются с учётом этого ограничения – как программное обеспечение для планирования почасовых работников и посменных команд, а не для офисных сотрудников на окладе, где ежедневная смена смен не является фактором.

6 лучших программ для составления расписания сотрудников для малых команд

Shifton

Shifton – это платформа управления персоналом, созданная для предприятий, работающих посменно. Модуль планирования является основным, но то, что отличает его от всех остальных инструментов в этом списке – архитектура ценообразования: дополнительный функционал – учёт рабочего времени, расчёт зарплаты, перерывы и контроль местоположения GPS – доступен в виде отдельных модулей по цене от $0.50 до $5 за пользователя в месяц. Предприятие с 10 сотрудниками платит только за то, что реально использует. Нет корпоративного пакета, в который нужно вкладываться до того, как команда будет готова.

Функция составления расписания смен использует интерфейс календаря с перетаскиванием. Менеджеры строят ротацию с помощью мастера создания графика, задают роли для каждой смены и позволяют системе автоматически распределять свободные смены. Сотрудники видят своё расписание в мобильном приложении и получают мгновенные уведомления об изменениях – никаких групповых сообщений, никакой путаницы с тем, кто закрывает какую смену.

Обмен сменами проходит через то же приложение, а заявки на отгул присоединяются к нему с платным модулем Time off requests ($1 за сотрудника в месяц). Когда активен платный модуль учёта рабочего времени (Attendance), фактическое время прихода и ухода отображается рядом с запланированными сменами, а платный модуль Payroll превращает часы и ставки в начисленную зарплату за период. Такое сочетание – расписание, учёт времени и расчёт зарплаты на одной платформе – обычно требует трёх отдельных инструментов у конкурентов.

Shifton берёт плату за сотрудника, а не за точку, что важно для малых предприятий, работающих в двух-трёх местах; проекты сверх первого входят в платный модуль Departments, projects ($1 в месяц фиксированно). Homebase (рассматривается ниже) берёт плату за каждое место расположения – на трёх объектах стоимость значительно возрастает. Модель оплаты за сотрудника в Shifton остаётся постоянной независимо от числа точек.

Ключевые функции:

• Составление расписания с перетаскиванием, мастером создания графика и автораспределением свободных смен
• Учёт рабочего времени в платном модуле Attendance и маршруты GPS в платном модуле Контроль местоположения
• Запросы на отгул (платный модуль, $1 за сотрудника в месяц)
• Payroll как платный модуль, контроль сверхурочных в бесплатном плане
• Открытые смены и обмен сменами
• Часовые пояса и роли из одного аккаунта
• Мобильные приложения для iOS и Android

Ценообразование: Бесплатный план до 10 пользователей с базовым расписанием, затем $1 за сотрудника в месяц за каждого сотрудника, когда команда превысит 10. Платные модули от $0.50/пользователь/месяц (учёт времени, расчёт зарплаты, перерывы, GPS, отчёт по рабочим часам). Платные модули можно бесплатно тестировать до 60 дней (GPS - 10 дней). Годовое выставление счетов экономит 20%.

Лучше всего подходит для: Малых предприятий с 5-100 сотрудниками, которым нужны расписание плюс учёт рабочего времени и расчёт зарплаты – без оплаты корпоративного пакета, из которого используется лишь половина.

When I Work

When I Work работает на рынке планирования для малого бизнеса с 2010 года, с клиентской базой, ориентированной главным образом на розничную торговлю, общественное питание и здравоохранение. Продукт хорошо выполняет одну задачу: быстро составляет и доводит расписание смен. Интерфейс чистый, порог вхождения минимален, а процесс обмена сменами – когда сотрудники могут запрашивать замену, а менеджеры настраивают правила утверждения – является одной из лучших реализаций в этой категории.

Для предприятия с постоянными паттернами смен и стабильным составом When I Work – это способный планировщик смен, который не перегрузит нетехнического менеджера. Встроенный обмен сообщениями в команде держит коммуникацию по расписанию подальше от личных переписок. Мобильное приложение работает надёжно. Ограничения проявляются в ценообразовании по точкам: $2.50 за пользователя для одной локации или расписания и $5 за пользователя для нескольких. Учёт рабочего времени с GPS-отметкой и интеграции с расчётом зарплаты входят в каждый тариф, поэтому командам, которым нужно больше, чем опубликованное расписание, доплачивать за них не нужно.

Функции: Составление расписания с перетаскиванием, обмен сообщениями в команде, запросы на обмен сменами, учёт рабочего времени и посещаемости с GPS-отметкой и интеграции с расчётом зарплаты в каждом тарифе. Ценообразование: Бесплатного плана нет, только 14-дневная пробная версия. $2.50/пользователь/месяц для одной локации или расписания и $5/пользователь/месяц для нескольких. Лучше всего подходит для: Команд в розничной торговле или общепите до 30 человек, которым нужно чистое расписание и обмен сообщениями по низкой цене за место.

Homebase

Бесплатный план Homebase - один из самых щедрых для одной точки: одна локация и до 10 сотрудников, с базовым расписанием и базовым учётом рабочего времени без оплаты. Для кафе, салона или магазина розничной торговли, которые никогда не использовали программное обеспечение для планирования, это самая простая отправная точка. Ничего не нужно настраивать, кроме ввода команды и рабочих часов, а порог вхождения для менеджеров, незнакомых с такими инструментами, минимален.

Интеграции POS с Square, Toast, Clover и Lightspeed – реальный дифференциатор для предприятий общественного питания. Когда данные о продажах из POS поступают в представление расписания, менеджеры могут строить смены на основе прогнозируемой выручки, а не только угадывая из прошлой недели. Homebase также включает рабочие процессы найма, контрольные списки адаптации и инструменты соответствия HR в платные тарифы. Почасовое расписание сотрудников, учёт перерывов и соответствие учёта рабочего времени – всё это решается в одном месте.

Модель ценообразования за расположение – основное ограничение. В одной точке бесплатный тариф Homebase сложно превзойти. При двух-трёх точках стоимость плана накапливается так, как это не происходит с альтернативами на основе оплаты за пользователя. Если рост в несколько точек входит в планы, учтите это изменение в ценообразовании перед использованием Homebase.

Функции: Расписание, учёт рабочего времени с фотофиксацией при отметке, обмен сообщениями в команде, инструменты найма и адаптации, интеграции POS, соответствие HR. Ценообразование: Бесплатно для 1 точки и до 10 сотрудников. Платные планы от $24/точка/месяц при годовой оплате ($30 помесячно) для Essentials до $96/точка/месяц при годовой оплате ($120 помесячно) для All-in-One. Лучше всего подходит для: Предприятий общественного питания, розничной торговли или гостиничного бизнеса с одной точкой, которые хотят сильный бесплатный тариф и уже используют совместимую POS-систему.

Deputy

Deputy был создан для решения конкретной операционной проблемы: планирования в отраслях, где назначение не того человека на смену создаёт юридическую или проблему безопасности. Здравоохранение, охранные службы и логистика – везде есть требования к сертификации, обязательные правила перерывов и расчёты сверхурочных, с которыми общий онлайн-планировщик справляется плохо или вообще не справляется. Deputy встраивает их в планирование: менеджеры учитывают сертификации и отпуска при назначении смены, а его инструменты соответствия трудовому законодательству отмечают проблемы со сверхурочными и перерывами.

Функция AI-планирования строит черновики расписаний на основе целевых затрат на рабочую силу, доступности сотрудников и исторического спроса – реальная экономия времени для менеджеров, которые в настоящее время делают это вручную. Учёт сотрудников и посещаемости входит в тот же продукт. Начальная настройка занимает больше времени, чем у большинства инструментов здесь: роли, сертификации, правила оплаты и параметры соответствия – всё это нужно определить заранее, прежде чем система начнёт работать правильно. Для пекарни или магазина розничной торговли эти накладные расходы не оправданы. Для агентства по уходу на дому или охранной фирмы Deputy может быть единственным инструментом в этом списке, который правильно справляется с операционными требованиями.

Функции: AI автопланирование, отслеживание сертификации и соответствия, управление отпусками, учёт рабочего времени и посещаемости сотрудников, интеграции с расчётом зарплаты. Ценообразование: тарифы от $5 за пользователя в месяц на Lite (при годовой оплате; $5.50 помесячно), Core - $6.50, Pro - $9. Нет постоянного бесплатного плана. Лучше всего подходит для: Малых предприятий в здравоохранении, охране, логистике или любой отрасли со строгими требованиями к сертификации или соответствию трудовому законодательству.

Connecteam

Connecteam создан для сотрудников, не работающих за компьютером – команд, где большинство людей работает в полевых условиях, на производстве или на объекте, а не перед компьютером. Модуль планирования обрабатывает назначения смен, открытые смены, которые сотрудники берут с одобрения менеджера, и оповещения о конфликтах перед публикацией. Но продукт выходит далеко за рамки планирования: он объединяет коммуникационный центр (объявления, групповые чаты, корпоративная лента), цифровые формы и контрольные списки, модули адаптации и обучения, управление HR-документами в одном мобильном приложении. Для малого бизнеса, который сейчас использует четыре-пять отдельных инструментов для этих функций, аргумент в пользу консолидации реален.

Бесплатный план Small Business Plan охватывает до 10 пользователей с доступом практически ко всем функциям – один из наиболее полных бесплатных тарифов в этой категории. Выше этого Connecteam переходит к ценообразованию на основе хабов: Operations (расписание, учёт времени, управление задачами), Communications и HR продаются как отдельные подписки, каждая начинается с $29/месяц при годовой оплате ($35 помесячно) для первых 30 пользователей. Для предприятий, которым нужны все три хаба, совокупная стоимость выше, чем модульное ценообразование Shifton. Для предприятий, которым конкретно нужны расписание и командная коммуникация в одном пакете, Connecteam обрабатывает и то, и другое без необходимости соединять два инструмента.

Функции: Умное расписание с обнаружением конфликтов, GPS-учёт времени и геозонирование, обмен сменами, коммуникационный центр для команды, цифровые формы и контрольные списки, управление задачами, модули адаптации и обучения. Ценообразование: Бесплатно для до 10 пользователей (Small Business Plan). Платные хабы от $29/месяц при годовой оплате для первых 30 пользователей (Operations, Communications, HR продаются отдельно). Лучше всего подходит для: Малых предприятий с передовыми или полевыми командами, которые хотят объединить расписание, командную коммуникацию и HR-рабочие процессы в одном мобильном приложении.

Sling

Бесплатный план Sling для до 30 пользователей объединяет два элемента: составление расписания и командную коммуникацию. Личные сообщения, обмен новостями и объявления включены вместе с календарём расписания. Большинство инструментов для планирования считают обмен сообщениями платной опцией или вообще не включают её. Sling считает базовый обмен сообщениями основной бесплатной функцией – это решает распространённую проблему малых команд: коммуникация по расписанию разбросана по группам WhatsApp и личным переписке.

Всё, что выходит за рамки расписания и обмена сообщениями, требует платного обновления. Учёт рабочего времени и посещаемости и бюджетирование затрат на рабочую силу доступны за платными тарифами, а отчёты по зарплате входят в Business. По цене $2/пользователь/месяц (Premium) или $4/пользователь/месяц (Business) при помесячной оплате ($1.70 и $3.40 при годовой) Sling остаётся доступным – но предприятия, которым наряду с расписанием нужен учёт рабочего времени, должны сравнить его с модульным ценообразованием Shifton (от $0.50/пользователь/месяц). Для команд, чья основная потребность – опубликовать расписание и держать коммуникацию в одном месте, бесплатный план справляется с этим без компромиссов.

Функции: Составление расписания смен (бесплатно), личные сообщения и объявления (бесплатно), учёт рабочего времени и посещаемости (платно), бюджетирование затрат на рабочую силу (платно), отчёты по зарплате (платно, в Business). Ценообразование: Бесплатно для до 30 пользователей. Premium от $2/пользователь/месяц. Business от $4/пользователь/месяц. Лучше всего подходит для: Очень малых команд, которым нужны расписание плюс коммуникация бесплатно, или экономных предприятий, которые хотят предсказуемый путь обновления.

Как выбрать правильный инструмент для вашей команды

Правильное приложение для составления рабочего расписания зависит от трёх переменных: отрасли, размера команды и операционной проблемы, которую нужно решить в первую очередь. Начните с проблемы, а не с функционального списка. Если выбор пока широкий, наш обзор приложений для составления графиков работы сравнивает инструменты по тому, как они строят сам график.

Если точность расчёта зарплаты – главная проблема, учёт рабочего времени должен быть включён в любой выбранный инструмент – а не как дополнение, которое можно купить позже. Бесплатный тариф Sling это не решит. Shifton (с платным модулем Attendance) или Deputy, которые напрямую связывают расписание с табелями учёта рабочего времени, – соответствующие варианты. Если вы в ресторанном бизнесе или общественном питании, Homebase – самый сильный вариант здесь: интеграции POS со Square, Toast, Clover и Lightspeed встроены, а цели по затратам на рабочую силу напрямую связаны с интерфейсом расписания. Для передовых команд, которым нужны расписание, инструменты коммуникации и HR-рабочие процессы в одном мобильном приложении – розничная торговля, гостиничный бизнес, уборка, полевые команды – широта Connecteam сложно превзойти по его цене.

Предприятия с несколькими точками должны избегать ценообразования за расположение. Homebase берёт плату за каждый объект – операция с двумя точками платит вдвое больше в месяц. Shifton и Sling оценивают по пользователю, что масштабируется линейно независимо от числа точек в аккаунте. Для отраслей с жёсткими требованиями соответствия, таких как здравоохранение или охрана, Deputy обрабатывает отслеживание сертификации и обеспечение соблюдения трудового законодательства так, как ни один другой инструмент здесь не делает на уровне малых команд.

Для большинства малых предприятий за пределами общественного питания и регулируемых отраслей Shifton охватывает полный спектр программного обеспечения для управления персоналом малого бизнеса без соответствующего ценника. Начните с бесплатного плана, добавляйте модули по мере роста бизнеса и платите только за то, что активно используется.

Сравнение инструментов для составления графиков

Часто задаваемые вопросы

Дарья Олешко

Менеджер по работе с клиентами в Shifton с обширным опытом в управлении персоналом и управлении выездными службами.