6 nejlepších softwaru pro plánování zaměstnanců pro malé firmy

Většina malých firem začíná spravovat plány zaměstnanců v tabulkách. Funguje to – dokud někdo nepřijde do práce, změna směny na poslední chvíli spustí lavinu zpráv a vedoucí tráví neděli odpoledne předěláváním celého týdne. V určitém okamžiku přestává být tabulka systémem – stává se opakujícím se problémem.

Software pro plánování zaměstnanců v malých firmách je vlastní kategorie. Podnikové platformy pro řízení pracovní síly přicházejí s implementačními konzultanty, víceoddělelovými systémy oprávnění a náklady, které předpokládají organizaci o 500 osobách. To není to, co potřebuje uklízecí služba s 12 zaměstnanci nebo kavárna s 20 lidmi. Malé týmy potřebují nástroj pro plánování práce, který je funkcí do jednoho dne, dostupný při nízkém počtu zaměstnanců a dostatečně jednoduchý, aby ho mohl spravovat každý vedoucí z telefonu.

Tento článek pokrývá šest možnosti software pro plánování zaměstnanců, které skutečně hodí pro malé podniky – hodnoceno na základě skutečných souborů funkcí, struktur cen a míst, kde každý z nich zaostává. Shifton vede seznam na základě svého modulárního cenového modelu a šířky toho, co pokrývá pro malé týmy. Nástroje 2 až 6 si každý zasloužil své místo pro specifické případy použití, kde překonávají zbytek trhu.

Náš výběr

Na seznam se dostalo šest nástrojů. Pokud chceš krátkou verzi, tyhle tři pokryjí většinu malých týmů.

Co musí software pro plánování v malé firmě skutečně umět

Před porovnáním nástrojů je užitečné jasně určit, co odlišuje aplikaci pro plánování v malé firmě od širší kategorie. Požadavky jsou užší – a v některých ohledech náročnější:

• Čas nastavení do jednoho dne. Firma s 15 lidmi si nemůže dovolit trávit týden konfigurací softwaru. Nástroj musí být okamžitě funkcí.
• Design zaměřený na mobil. Vedoucí a zaměstnanci jsou na telefonech, ne u počítačů. Aplikace musí fungovat na mobilu stejně dobře jako v prohlížeči.
• Transparentní cena za uživatele. Vyhýbejte se modelům za pobočku, pokud máte nebo plánujete mít více než jedno místo. Cena za uživatele se škálí předvídatelněji.
• Výměna směn a správa dostupnosti. Tyto dvě funkce eliminují nejčastější tření při plánování mezi vedoucími a hodinové placenými zaměstnanci.
• Integrace se sledováním času a mzdami. Rozvr práce a tabulka docházky, které spolu nekomunikují, vytvářejí smírčí práci při každém výplatním období.

Řízení pracovní síly v malé firmě také znamená, že nástroj by neměl vyžadovat dedicovane HR oddělení k jeho údržbě. Operační vedoucí – nebo v mnoha případech majitel – musí být ten, kdo ho provozuje. To ovlivňuje, jak velká složitost konfigurace je přijatelná. Níže uvedené nástroje jsou hodnoceny s tímto omezením na paměti – jako software pro plánování hodinově placených zaměstnanců a týmu se směnným provozem, nikoli pro kancelářská prostředí s pevným platem, kde každodenní změny směn nejsou faktorem.

6 nejlepších softwaru pro plánování zaměstnanců pro malé týmy

Shifton

Shifton je platforma pro řízení pracovní síly postavená pro firmy, které fungují na směnných týmech. Modul plánování je v jádru, ale to, co ho odlišuje od každého jiného nástroje v tomto seznamu, je jeho architektura cen: další funkce – sledování času, mzdy, přestávky a kontrola místa výkonu práce přes GPS – jsou dostupné jako samostatné moduly od 0,50 do 5 USD/uživatel/měsíc. Firma s 10 lidmi platí pouze za to, co skutečně používá. Neexistuje žádný balíček pro podniky, do kterého by musela vstoupit dříve, než je tým připravený.

Funkce plánování směn používá rozhraní kalendáře s přesunem a puštěním. Vedoucí sestaví střídání pomocí průvodce vytvořením rozvrhu, nastaví role u každé směny a nechají systém automaticky rozdělit volné směny. Zaměstnanci vidí své rozvrhy v mobilní aplikaci a dostávají okamžitá oznámení při změnách – žádné hromadné zprávy, žádný zmateky o tom, kdo pokrývá kterou směnu.

Výměny směn probíhají ve stejné aplikaci a žádosti o volno se k nim přidají s placeným modulem Žádosti o volno (1 $ za zaměstnance měsíčně). Když je aktivní placený modul sledování času (Attendance), skutečné časy příchodu a odchodu stojí vedle plánovaných směn a placený modul Mzdy převede hodiny a sazby na hrubou mzdu za období. Tato kombinace – plánování, sledování času a mzdy na jedné platformě – je to, co obvykle vyžaduje tři samostatné nástroje u konkurenčních produktu.

Shifton účtuje za zaměstnance, ne za pobočku, což je důležité pro malé firmy provozující dvě nebo tři pobočky; projekty nad první patří k placenému modulu Departments, projects (1 $ měsíčně paušálně). Homebase (recenzovaný níže) účtuje za pobočku – na třech místech se tyto náklady výrazně násobí. Model Shiftonu za zaměstnance zůstává stejný bez ohledu na to, kolik míst rozvrh pokrývá.

Klíčové funkce:

• Plánování přesunem a puštěním s průvodcem vytvořením rozvrhu a automatickým rozdělením volných směn
• Sledování času v placeném modulu Attendance a GPS trasy v placeném modulu Kontrola místa výkonu práce
• Žádosti o volno (placený modul, 1 $ za zaměstnance měsíčně)
• Mzdy jako placený modul, kontrola přesčasů v bezplatném plánu
• Otevřené směny a výměny směn
• Časová pásma a role z jednoho účtu
• Mobilní aplikace pro iOS a Android

Ceny: Bezplatný plán až pro 10 uživatelů se základním plánováním, poté 1 USD na zaměstnance měsíčně pro každého zaměstnance, jakmile tým přesáhne 10. Placené moduly od 0,50 USD/uživatel/měsíc (sledování času, mzdy, přestávky, GPS poloha, report odpracovaných hodin). Placené moduly lze vyzkoušet zdarma až 60 dní (GPS poloha 10 dní). Roční fakturace ušetří 20 %.

Nejlepší pro: Malé firmy s 5-100 zaměstnanci, které potřebují plánování plus sledování času a mzdy – bez placení za balíček pro podniky, který budou používat jen z poloviny.

When I Work

When I Work působí na trhu plánování pro malé firmy od roku 2010, se zákaznickou základnou postavenou především kolem maloobchodu, stravování a zdravotnictví. Produkt dělá jednu věc dobře: rychle plánuje a komunikuje směny. Rozhraní je čistě, křivka učení je minimální a pracovní postup výměny směn – kde zaměstnanci mohou požádat o pokrytí a vedoucí nastavit pravidla schvalování – patří k lepším implementacím v této kategorii.

Pro firmu s konzistentními vzory směn a stabilním seznamem zaměstnanců je When I Work schopný plánovač směn, který nezahltí technického vedoucího. Vestavěná týmová komunikace udržuje komunikaci o plánování mimo osobní zprávy. Mobilní aplikace funguje spolehlivě. Kde se projeví její omezení, je cena napříč pobočkami: stojí 2,50 USD na uživatele pro jednu pobočku nebo rozvrh a 5 USD na uživatele pro více. Sledování času s GPS příchodem a integrace mezd jsou součástí každého plánu, takže týmy, které potřebují více než zveřejněný rozvrh, za ně nic nepřiplácejí.

Funkce: Plánování přesunem a puštěním, týmová komunikace, žádosti o výměnu směn, časový záznam s GPS příchodem, sledování docházky, integrace mezd. Ceny: Bezplatný plán není, jen 14denní zkušební verze; 2,50 USD/uživatel/měsíc pro jednu pobočku nebo rozvrh a 5 USD/uživatel/měsíc pro více. Čas a docházka s GPS příchodem a integrace mezd jsou součástí každého plánu. Nejlepší pro: Týmy v maloobchodu nebo stravování do 30 lidí, které chtějí spolehlivé plánování a vestavěnou komunikaci za nízkou cenu za uživatele.

Homebase

Bezplatný plán Homebase patří k nejštědřejším pro jedno místo: jedna pobočka a až 10 zaměstnanců, se základním plánováním a základním sledováním času bez nákladů. Pro kavárnu, salon nebo maloobchodní prodejnu, která nikdy předtím nepoužívala software pro plánování, je to nejsnazší výchozí bod v tomto seznamu. Není nic k nastavení kromě zadání vašeho týmu a hodin směn a křivka učení pro vedoucí neobeznámené s těmito nástroji je minimální.

Integrace POS se Square, Toast, Clover a Lightspeed jsou skutečným rozdílujícím prvkem pro gastronomické podniky. Když data o prodeji z vašeho POS napájí pohled plánování, vedoucí mohou sestavovat směny proti očekávaným příjmům, nikoli jen odhadem z minulého týdne. Homebase také balicí pracovní postupy najímání, onboardingové kontrolní seznamy a nástroje pro soulad s HR do svých placených úrovní – což z něj dělá širší platformu než ostatní zde pro gastronomické podniky na jednom místě. Plánování hodinových zaměstnanců, sledování přestávek a soulad s časovým záznamem jsou všechny řešeny na jednom místě.

Cenový model za pobočku je omezením. Na jednom místě je bezplatná úroveň Homebase těžko překonatelná. Na dvou nebo třech místech se náklady plánu násobí způsobem, který se nestává u alternativ za uživatele. Pokud je růst na více míst na vašem plánu, zohlední tuto změnu cen před zavázáním se k pracovnímu postupu Homebase.

Funkce: Plánování, časový záznam s pořízením fotografie při příchodu, týmová komunikace, nástroje pro najímání a onboarding, integrace POS, soulad s HR. Ceny: Zdarma pro 1 místo a až 10 zaměstnanců. Placené plány od 24 USD/místo/měsíc při roční platbě (30 USD při měsíční) u Essentials do 96 USD/místo/měsíc při roční platbě (120 USD při měsíční) u All-in-One. Nejlepší pro: Gastronomické, maloobchodní nebo pohostinské podniky na jednom místě, které chtějí silnou bezplatnou úroveň a již používají kompatibilní POS systém.

Deputy

Deputy byl postaven kolem specifického operačního problému: plánování v odvětvích, kde přidělení špatně osoby na směnu vytváří právní nebo bezpečnostní problém. Zdravotnictví, bezpečnostní služby a logistika všechny zahrnují požadavky na certifikaci, povinná pravidla přestávek a výpočty přesčase, s nimiž generické online plánování zaměstnanců zvládá špatně nebo vůbec. Deputy je zabudovává do plánování - vedoucí při přidělování směny zvažují certifikace a volno a jeho nástroje pro soulad s pracovním právem označují problémy s přesčasy a přestávkami.

Funkce plánování AI sestavuje návrhy rozvrhu na základě cílových nákladů práce, dostupnosti zaměstnanců a historické poptávky – skutečná úspora času pro vedoucí, kteří je momentálně sestavují ručně. Sledování zaměstnanců a docházky je součástí stejného produktu. Počáteční nastavení trvá déle než u většiny nástrojů zde: role, certifikace, pravidla platu a parametry souladu všechny musí být předem definovány, než systém funguje správně. Pro pekárnu nebo maloobchodní prodejnu tato režie není oprávněná. Pro agenturu domácí péče nebo bezpečnostní firmu může být Deputy jediným nástrojem v tomto seznamu, který správně řeší operační požadavky.

Funkce: Automatické plánování AI, sledování certifikací a souladu, správa dovolené, docházka zaměstnanců, integrace mezd. Ceny: Plány od 5 USD za uživatele měsíčně na Lite (při roční platbě; 5,50 USD měsíčně), Core 6,50 USD a Pro 9 USD. Žádný permanentní bezplatný plán. Nejlepší pro: Malé firmy ve zdravotnictví, bezpečnosti, logistice nebo jakémkoli odvětví s přísnými požadavky na certifikaci nebo soulad s pracovním právem.

Connecteam

Connecteam je postaven pro zaměstnance mimo kancelář – týmy, kde většina lidí pracuje v terénu, na podlaze nebo na místě spíše než před počítačem. Modul plánování řeší přidělení směn, otevřené směny, které si personál nárokuje se schválením vedoucího, a upozornění na konflikty před zveřejněním. Ale produkt jde značně dále než jen plánování: balicí komunikační centrum (oznámení, skupinové chaty, firemní zpravodaj), digitální formuláře a kontrolní seznamy, onboardingové a školicí moduly a správu HR dokumentů do stejně mobilní aplikace. Pro malou firmu, která momentálně provozuje čtyři nebo pět samostatných nástrojů k pokrytí těchto funkcí, je argument konsolidace reálný.

Bezplatný plán Small Business pokrývá až 10 uživatelů s přístupem k téměř všem funkcím – jedna z úplnějších bezplatných úrovní v této kategorii. Nad to Connecteam prochází na cenový model založený na hubu: Provoz (plánování, časový záznam, správa úkolů), Komunikace a HR jsou prodávaný jako samostatné předplatné, každé začíná na 29 USD/měsíc při roční platbě (35 USD měsíčně) pro prvních 30 uživatelů. Pro firmy, které potřebují všechny tři huby, jsou kombinované náklady vyšší než modulárně plány Shiftonu. Pro firmy, které specifický potřebují plánování a týmovou komunikaci spojenou dohromady, Connecteam řeší oba bez spojování dvou nástrojů.

Funkce: Inteligentní plánování s detekcí konfliktů, GPS časový záznam a geofencing, výměna směn, komunikační centrum týmu, digitální formuláře a kontrolní seznamy, správa úkolů, onboardingové a školicí moduly. Ceny: Zdarma až pro 10 uživatelů (plán Small Business). Placené huby od 29 USD/měsíc při roční platbě pro prvních 30 uživatelů (Provoz, Komunikace, HR prodávaný samostatné). Nejlepší pro: Malé firmy s pracovníky v první linii nebo v terénu, které chtějí plánování, týmovou komunikaci a HR pracovní postupy konsolidované v jedné mobilní aplikaci.

Sling

Bezplatný plán Sling pro až 30 uživatelů kombinuje dvě věci: tvorbu rozvrhu pro zaměstnance a týmovou komunikaci. Soukromé zprávy, sdílení novinek a oznámení jsou zahrnuty vedle kalendáře plánování. Většina nástrojů pro plánování zachází s komunikací jako s prémiovým doplňkem nebo ji úplně vynechává. Sling základní zprávy považuje za základní bezplatnou funkci – což řeší běžný problém pro malé týmy: komunikace o plánování roztříštěná po skupinách WhatsApp a osobních SMS vláknech.

Cokoli nad plánování a komunikaci vyžaduje placený upgrade. Sledování docházky zaměstnanců a rozpočtování nákladů práce jsou za placenými úrovněmi a mzdové reporty jsou součástí tarifu Business. Při 2 USD/uživatel/měsíc (Premium) nebo 4 USD/uživatel/měsíc (Business) při měsíční platbě (1,70 a 3,40 USD při roční) Sling zůstává dostupný – ale firmy, které potřebují sledování času vedle plánování, by měli porovnat s modulárními cenami Shiftonu (1 USD/uživatel/měsíc za základní funkce, moduly od 0,50 USD) před zavázáním. Pro týmy, jejichž primární potřebou je zveřejňovat směny a udržovat komunikaci na jednom místě, bezplatný plán to pokrývá bez kompromisu.

Funkce: Plánování směn (zdarma), týmová komunikace a skupinové kanály (zdarma), časový záznam a docházka (placené), rozpočtování nákladů práce (placené), integrace mezd (placené). Ceny: Zdarma až pro 30 uživatelů. Premium od 2 USD/uživatel/měsíc. Business od 4 USD/uživatel/měsíc. Nejlepší pro: Velmi malé týmy, které potřebují plánování a komunikaci bez nákladů, nebo firmy se zřetelem na rozpočet, které chtějí předvídatelnou cestu upgradu.

Jak vybrat správný nástroj pro vás tým

Správná aplikace pro pracovní rozvrh závisí na třech proměnných: odvětví, velikosti týmu a operačním problému, který se snažíte nejdříve vyřešit. Začněte s problémem, ne se seznamem funkcí. Pokud je váš seznam kandidátů stále široký, náš přehled aplikací pro tvorbu pracovního rozvrhu porovnává nástroje podle toho, jak samotný rozvrh staví.

Pokud je hlavním problémem přesnost mezd, musí být sledování času zahrnuto v jakémkoli nástroji, který si vyberete – ne jako doplněk k zakoupení později. Bezplatná úroveň Sling to nevyřeší. Shifton (s placeným modulem Attendance) nebo Deputy, které oba propojují plánování přímo s evidencí práce, jsou relevantními možnostmi. Pokud jste v restauracích nebo stravování, Homebase je zde nejsilnější možnosti – integrace POS se Square, Toast, Clover a Lightspeed jsou vestavěné a cílové náklady práce se přímo vážejí na rozhraní plánování. Pro pracovníky v první linii, kteří potřebují plánování vedle komunikačních nástrojů a HR pracovních postupu v jedné mobilní aplikaci – maloobchod, pohostinství, úklid, terénní týmy – je šíře Connecteamu těžko překonatelná při jeho cenové hladině.

Firmy s více místy by se měli vyhýbat ceněn za pobočku. Homebase účtuje za místo – provoz na dvou místech platí dvojnásobek měsíčních nákladů. Shifton a Sling cenuji za uživatele, což se lineární bez ohledu na počet míst v účtu. Pro odvětví silně regulovaná, jako je zdravotnictví nebo bezpečnost, Deputy zvládá sledování certifikací a vymáhání pracovního práva způsoby, které žádný jiný nástroj zde nedělá v měřítku malého týmu.

Pro většinu malých firem mimo gastronomii a regulovaná odvětví Shifton pokrývá plný rozsah software pro řízení pracovní síly pro malé firmy bez odpovídající cenovky. Začněte s bezplatným plánem, přidávejte moduly jak firma roste a plaťte pouze za to, co je aktivně v používání. Příručka pro výhled zaměstnání Úřadu statistiky práce USA pokrývá plný rozsah HR a funkcí koordinace pracovní síly – užitečný kontext, pokud se rozhodujete, kolik z toho delegovat na software versus na dedicovaného zaměstnance.

Srovnání nástrojů pro plánování směn

Často kladené otázky

Daria Oleshko

Manažerka zákaznického úspěchu ve společnosti Shifton s rozsáhlými zkušenostmi v oblasti řízení pracovní síly a řízení terénních služeb.