6-те најдобри апликации за распоредување на вработени за мали бизниси

Повеќето мали бизниси почнуваат со управување на распоредот на вработените преку табели. Тоа функционира додека некој не се јави, промена на смена во последен момент предизвика синџир на пораки, а менаџерот ја поминува неделата попладне реконструирајќи ја целата недела. Во одреден момент, табелата не е систем – таа станува проблем кој постојано се повторува.

Софтверот за распоредување на вработени за мали бизниси е своја посебна категорија. Корпоративните платформи за управување со работна сила доаѓаат со консултанти за имплементација, системи за дозволи за повеќе оддели и трошоци по корисник кои претпоставуваат организација од 500 луѓе. Тоа не е тоа што треба една услуга за чистење со 12 лица или кафе со 20 вработени. Малите тимови имаат потреба од алатка за распоредување на трудот која е оперативна во рок од еден ден, достапна со мал број корисници и доволно едноставна за секој менаџер да ја управува од телефон.

Оваа статија ги покрива шест опции за софтвер за распоредување на вработени кои навистина одговараат на малите операции – оценети врз основа на вистинските сетови на функции, структурите на цените и каде секоја алатка заостанува. Shifton е прв на листата врз основа на неговиот модуларен модел на цени и бесплатниот план до 10 вработени. Алатки 2 до 6 секоја ја заслужуваат своето место за специфични случаи на употреба каде надминуваат кај останатите на пазарот.

Наш избор

Шест алатки влегоа во списокот. Ако сакаш накратко, овие три покриваат повеќето мали тимови.

Што навистина треба да прави апликацијата за распоредување за мали бизниси

Пред споредување на алатките, корисно е да се разјасни она што го разликува апликацијата за распоредување на мали бизниси од поширокитата категорија. Барањата се потесни и на некои начини построги:

• Поставување за помалку од еден ден. Бизнис со 15 лица не може да потроши недела за конфигурирање на софтвер. Алатката мора да биде функционална веднаш.
• Дизајн насочен кон мобилни уреди. Менаџерите и вработените се на телефони, не на десктопи. Апликацијата треба да функционира исто толку добро на мобилен колку и во прелистувач.
• Транспарентна цена по корисник. Избегнете модели по локација ако имате или планирате да имате повеќе од една локација. Цените по корисник се скалираат попредвидливо.
• Замена на смени и управување со достапност. Овие две функции ги елиминираат најчестите триења во распоредувањето помеѓу менаџерите и вработените по час.
• Интеграција со следење на работно време и пресметување плати. Распоредот на тимот и временскиот лист кои не комуницираат меѓусебно создаваат работа за усогласување во секој период на плата.

Управувањето со работна сила за мали бизниси исто така значи дека алатката не треба да бара посветен оддел за човечки ресурси за одржување. Операцискиот менаџер или во многу случаи сопственикот треба да биде оној кој ја управува. Тоа влијае на тоа колку комплексност на конфигурацијата е прифатлива. Алатките подолу се оценети со тоа ограничување на ум – како софтвер за распоредување за вработени по час и тимови засновани на смени, а не за платени канцелариски средини каде дневните промени на смени не се фактор.

6-те најдобри апликации за распоредување на вработени за мали тимови

Shifton

Shifton е платформа за управување со работна сила изградена за бизниси кои работат на тимови засновани на смени. Модулот за распоредување е во центарот, но тоа што го разликува од секоја друга алатка на оваа листа е неговата архитектура на цени: дополнителна функционалност – следење на работно време, плата, паузи и GPS контрола на локација – е достапна како посебни модули од $0.50 до $5 по корисник месечно. Бизнис со 10 лица плаќа само за она што навистина го користи. Не мора да влезе во корпоративен план пред тимот да биде подготвен.

Функцијата за распоредување на смени користи интерфејс со влечење и испуштање. Менаџерите градат ротација со Schedule Creation Wizard, поставуваат улоги по смена и го оставаат системот автоматски да ги распоредува слободните смени. Вработените ги гледаат своите распореди во мобилната апликација и добиваат итни известувања кога се прават промени.

Замените на смени поминуваат низ истата апликација, а барањата за отсуство им се придружуваат со платениот модул Time off requests ($1 по вработен месечно). Кога е активен платениот модул за следење на работно време (Attendance), реалните времиња на влез и излез стојат до планираните смени, а платениот модул Payroll ги претвора часовите и тарифите во бруто плата по период. Таа комбинација – распоредување, следење на работно време и пресметување плати во една платформа – е она што вообичаено бара три посебни алатки кај конкурентните производи.

Shifton наплатува по вработен, а не по локација, што е важно за мали бизниси кои работат на две или три локации; проектите над првиот се во платениот модул Departments, projects ($1 месечно паушално). Homebase (прегледан подолу) наплатува по локација – на три локации, тој трошок се множи значително. Shifton моделот по вработен останува рамен без оглед на тоа колку локации покрива распоредот.

Клучни функции:

• Распоредување со влечење и испуштање со Schedule Creation Wizard и автоматска распределба на слободни смени
• Следење на работно време во платениот модул Attendance и GPS мапи на рути во платениот модул Work location control
• Барања за отсуство (платен модул, $1 по вработен месечно)
• Плата како платен модул, контрола на прекувремена работа во бесплатниот план
• Отворени смени и замени на смени
• Временски зони и улоги од една сметка
• Мобилни апликации за iOS и Android

Цена: Бесплатен план за до 10 корисници со основно распоредување, потоа $1 по вработен месечно за секој вработен штом тимот надмине 10. Платени модули од $0.50/корисник/месец секој (следење на работно време, плата, паузи, GPS локација, извештај за работни часови). Платените модули можат да се пробаат бесплатно до 60 дена (GPS локација, 10 дена). Годишната наплата заштедува 20%.

Најдобро за: Мали бизниси со 5-100 вработени кои имаат потреба за распоредување плус следење на работно време и плата – без плаќање за корпоративен пакет кој ќе го користат само половина.

When I Work

When I Work го опслужува пазарот за распоредување на мали бизниси, со база на клиенти изградена главно околу малопродажбата, услугите за храна и здравствената заштита. Производот добро прави една работа: брзо го распоредува и комуницира смените. Интерфејсот е чист, кривата на учење е минимална, а работниот тек за замена на смени е меѓу подобрите имплементации во оваа категорија.

За бизнис со конзистентни обрасци на смени и стабилен список, When I Work е способен планер за смени на вработени кој нема да го преплави нетехничкиот менаџер. Вграденото испраќање пораки на тимот го задржува комуникацијата за распоредување надвор од личните пораки. Мобилната апликација работи сигурно. Каде покажува ограничувања е во цените низ локации: чини $2.50 по корисник за една локација или распоред и $5 по корисник за повеќе. Следењето на време со GPS пријавување и интеграциите на плата се вклучени во секој план, па тимовите на кои им треба повеќе од објавен распоред не плаќаат дополнително за нив.

Функции: Распоредување со влечење и испуштање, порака на тимот, барања за замена на смени, следење на време и присуство со GPS пријавување, интеграции на плата. Цена: Нема бесплатен план, само 14-дневен пробен период; $2.50/корисник/месец за една локација или распоред и $5/корисник/месец за повеќе. Следењето на време и присуство со GPS пријавување и интеграциите на плата се вклучени во секој план. Најдобро за: Тимови во малопродажба или услуги за храна до 30 лица кои имаат потреба за чисто распоредување и пораки по ниска цена по корисник.

Homebase

Бесплатниот план на Homebase е еден од најдарежливите за една локација: една локација и до 10 вработени, со основно распоредување и основно следење на време без трошок. За кафе, салон или продавница за мало кое никогаш порано не користело софтвер за распоредување, ова е најлесниот почетен пункт на оваа листа.

Интеграциите на POS со Square, Toast, Clover и Lightspeed се вистински диференцијатор за бизниси во областа на услугите за храна. Кога податоците за продажба од вашиот POS влегуваат во погледот за распоредување, менаџерите можат да градат смени наспроти предвидените приходи наместо само да погодуваат од минатата недела. Homebase исто така ги вклопува работните процеси за вработување, списоците за вклучување и алатките за усогласеност со HR во своите платени нивоа.

Моделот на цени по локација е ограничување. На една локација, бесплатното ниво на Homebase е тешко да се надмине. На две или три локации, трошоците се акумулираат на начин кој не е случај со алтернативите по корисник. Ако растот со повеќе локации е на вашата патека, земете го предвид тоа пред да се посветите на работниот тек на Homebase.

Функции: Распоредување, временски часовник со фотографија при пријавување, пораки на тимот, алатки за вработување и вклопување, POS интеграции, усогласеност со HR. Цена: Бесплатно за 1 локација и до 10 вработени. Платените планови се движат од $24/локација/месец со годишна наплата ($30 месечно) за Essentials до $96/локација/месец со годишна наплата ($120 месечно) за All-in-One. Најдобро за: Бизниси со единечна локација во услуги за храна, малопродажба или угостителство кои сакаат силно бесплатно ниво и веќе користат компатибилен POS систем.

Deputy

Deputy беше изграден околу специфичен оперативен проблем: распоредување во индустрии каде доделувањето на погрешна личност на смена создава правен или безбедносен проблем. Здравствената заштита, безбедносни услуги и логистика сите вклучуваат барања за сертификација, задолжителни правила за паузи и пресметки за прекувремена работа. Deputy ги вградува во распоредувањето: менаџерите ги земаат предвид сертификатите и слободното време при доделување смена, а неговите алатки за усогласеност со работното право означуваат проблеми со прекувремена работа и паузи.

Функцијата за распоредување со вештачка интелигенција гради нацрт распореди врз основа на целите за трошоци за труд, достапноста на вработените и историската побарувачка. Почетното поставување трае подолго отколку повеќето алатки овде. Улогите, сертификатите, правилата за плата и параметрите за усогласеност сите мора да бидат дефинирани однапред. За пекара или продавница за мало, тој режиски трошок не е оправдан. За агенција за домашна нега или фирма за безбедност, Deputy може да биде единствената алатка на оваа листа која ги обработува оперативните барања правилно на мал тимски обем.

Функции: Автоматско распоредување со AI, следење на сертификација и усогласеност, управување со отсуство, присуство на вработени, интеграции на плата. Цена: Lite од $5 по корисник месечно со годишна наплата ($5.50 месечно), Core $6.50, Pro $9. Нема постојан бесплатен план. Најдобро за: Мали бизниси во здравствената заштита, безбедност, логистика или која било индустрија со строги барања за сертификација или усогласеност со работното право.

Connecteam

Connecteam е изграден за вработени кои не се на биро – тимови кои работат на терен, на кат или на локација, а не пред компјутер. Модулот за распоредување управува со доделувања на смени, отворени смени што персоналот ги презема со одобрување од менаџерот и предупредувања за конфликти пред објавување. Но производот оди многу подалеку само од распоредувањето: пакува центар за комуникација (соопштенија, групни разговори, корпоративен инфид), дигитални формулари и листи за проверка, модули за вклопување и обука и управување со HR документи во истата апликација насочена кон мобилни уреди.

Бесплатниот план за мали бизниси ги покрива до 10 корисници со пристап до речиси сите функции. Над тоа, Connecteam преминува на модел на цени базиран на центри: Operations, Communications и HR се продаваат како посебни претплати, секоја од $29/месец со годишна наплата ($35 месечно) за првите 30 корисници. За бизниси кои имаат потреба и за трите центри, комбинираниот трошок е повисок од цените по модул на Shifton.

Функции: Паметно распоредување со откривање конфликти, GPS временски часовник и геофенсинг, замена на смени, центар за комуникација на тимот, дигитални формулари и листи за проверка, управување со задачи, модули за вклопување и обука. Цена: Бесплатно за до 10 корисници (план за мали бизниси). Платени центри од $29/месец со годишна наплата ($35 месечно) за првите 30 корисници. Најдобро за: Мали бизниси со фронтлајн или теренски тимови кои сакаат распоредување, комуникација на тимот и HR работни процеси консолидирани во една мобилна апликација.

Sling

Бесплатниот план на Sling за до 30 корисници комбинира две работи: правач на распоред за вработени и комуникација на тимот. Приватни пораки, споделување новости и соопштенија се вклучени покрај календарот за распоредување. Повеќето алатки за распоредување ги третираат пораките како додаток за премиум или ги изоставуваат целосно. Sling основните пораки ги третира како основна бесплатна функција која решава вообичаен проблем за мали тимови: комуникацијата поврзана со распоредот е расфрлана низ WhatsApp групи и лични текстуални нишки.

Сѐ освен распоредувањето и пораките бара надградба со плаќање. Следењето на работното време и присуството на вработените и буџетирањето на трошоците за труд се зад платените нивоа, а извештаите за плати доаѓаат со Business. На $2/корисник/месец (Premium) или $4/корисник/месец (Business) при месечна наплата ($1.70 и $3.40 годишно), Sling останува достапен, но бизнисите кои имаат потреба за следење на работно време заедно со распоредување треба да го споредат со цените по модул на Shifton ($1/корисник/месец за основните функции, модули од $0.50) пред да се посветат.

Функции: Распоредување на смени (бесплатно), приватни пораки и соопштенија (бесплатно), доделување задачи, временски часовник и присуство (платено), буџетирање на трошоци за труд (платено), извештаи за плати (платено, Business). Цена: Бесплатно за до 30 корисници. Premium од $2/корисник/месец. Business од $4/корисник/месец. Најдобро за: Многу мали тимови кои имаат потреба за распоредување плус комуникација без трошок.

Како да ја изберете вистинската алатка за вашиот тим

Вистинската апликација за работен распоред зависи од три варијабли: индустрија, големина на тимот и кој оперативен проблем се обидувате прво да го решите. Почнете со проблемот, не со листата на функции. Ако вашиот список е сѐ уште широк, нашиот преглед на апликации за изработка на распоред за работа ги споредува алатките според тоа како го градат самиот распоред.

Ако точноста на платата е главниот проблем, следењето на работното време мора да биде вклучено во која и да е алатка која ја изберете. Бесплатното ниво на Sling нема да го реши тоа. Shifton (со платениот модул Attendance) или Deputy, двете кои го поврзуваат распоредувањето директно со временските листови, се релевантните опции. Ако сте во ресторани или услуги за храна, Homebase е најсилната опција овде. За тимови на фронтлајн кои имаат потреба за распоредување заедно со алатки за комуникација и HR работни процеси во една мобилна апликација, широчината на Connecteam е тешко да се совпадне на неговата ценовна точка.

Бизнисите со повеќе локации треба да избегнуваат цени по локација. Homebase наплатува по локација. Shifton и Sling цените по корисник, кои се скалираат линеарно без оглед на тоа колку локации се во сметката. За индустрии тешки со усогласеност како здравствена заштита или безбедност, Deputy управува со следење на сертификација и спроведување на работното право на начини кои ниту една друга алатка овде не ги прави на мал тимски обем.

За повеќето мали бизниси надвор од услугите за храна и регулираните индустрии, Shifton го покрива целиот опфат на софтверот за управување со работна сила за мали бизниси без соодветна ценовна ознака. Почнете со бесплатниот план, додавајте модули додека бизнисот расте и плаќајте само за она што е активно во употреба. Прирачникот за перспективи на занимањата на Бирото за статистика на трудот го покрива целиот опфат на функциите за HR и координација на работна сила.

Споредба на алатки за распоред на смени

Често поставувани прашања

Дарја Олешко

Менаџерка за успех на клиентите во Shifton со обемно искуство во управување со работна сила и управување со теренски услуги.