6 Най-добри Софтуера за Планиране на Служители за Малкия Бизнес

Повечето малки фирми започват да управляват графиците на служителите в електронни таблици. Работи, докато някой не се появи, промяна на смяна в последния момент не предизвика верига от съобщения и мениджърът не прекара следобеда в неделя в преустройство на цялата седмица. В даден момент електронната таблица вече не е система – тя е повтарящ се проблем.

Софтуерът за планиране на служители за малкия бизнес е отделна категория. Корпоративните платформи за управление на работната сила идват с консултанти по внедряване, системи за разрешения за множество отдели и разходи за място, предполагащи организация от 500 души. Не това е необходимо на почистваща компания от 12 души или кафе с 20 служители. Малките екипи се нуждаят от инструмент за планиране на смени, който е готов за работа в рамките на ден, достъпен при малко служители и достатъчно прост, за да може всеки мениджър да го управлява от телефона си.

Тази статия разглежда шест варианта за софтуер за планиране на служители, които наистина отговарят на малкия бизнес, оценени въз основа на реалните функции, ценовите структури и слабите места на всеки. Shifton оглавява списъка заради своя модулен ценови модел и широчината на покритие за екипи под 100 души. Инструменти 2 до 6 заслужават своето място за специфични случаи на употреба, в които превъзхождат останалия пазар.

Какво Реално Трябва да Прави Софтуерът за Планиране на Малкия Бизнес

Преди да сравняваме инструментите, помага да изясним какво отличава приложение за планиране на малкия бизнес от по-широката категория. Изискванията са по-тесни и в някои отношения по-взискателни:

• Инсталация под един ден. Фирма от 15 души не може да отдели седмица за конфигуриране на софтуер. Инструментът трябва да бъде функционален веднага.
• Дизайн с приоритет на мобилното. Мениджърите и персоналът са на телефони, не на настолни компютри. Приложението трябва да работи също толкова добре на мобилно устройство, колкото в браузър.
• Прозрачно ценообразуване на потребител. Избягвайте модели за всяко местоположение, ако имате или планирате да имате повече от един обект. Ценообразуването на потребител се мащабира по-предвидимо.
• Смяна на смени и управление на наличността. Тези две функции премахват най-честите конфликти при планирането между мениджъри и почасови служители.
• Интеграция с проследяване на времето и заплати. Работен график и лист за присъствие, които не комуникират помежду си, създават ръчна работа за съгласуване при всеки период на плащане.

Управлението на работната сила в малкия бизнес означава и че инструментът не трябва да изисква специален отдел по човешки ресурси за поддръжката му. Операционният мениджър, или в много случаи собственикът, трябва да е този, който го управлява. Това влияе върху допустимата сложност на конфигурацията. Инструментите по-долу се оценяват с тези ограничения предвид, като софтуер за планиране на почасови работници и екипи, базирани на смени, а не за офисни среди с фиксирани заплати, където ежедневните промени на смени не са фактор.

6-те Най-добри Софтуера за Планиране на Служители за Малки Екипи

1. Shifton – Най-добрият Общ Софтуер за Планиране за Малкия Бизнес

Shifton е платформа за управление на работната сила, изградена за фирми, работещи с екипи, базирани на смени. Модулът за планиране е в основата, но това, което го отличава от всеки друг инструмент в списъка, е архитектурата на ценообразуване: допълнителни функции като проследяване на времето, отчети за заплати, управление на задачи, GPS регистрации и анализи на работната сила са достъпни като отделни модули за 1 долар/потребител/месец. Фирма от 10 души плаща само за това, което реално използва. Няма пакетиран корпоративен план за закупуване преди екипът да е готов за него.

Функцията за планиране на смени използва интерфейс с плъзгане и пускане. Изграждането на двуседмична ротация за 20 служители отнема по-малко от 20 минути след конфигурирането на шаблони за смени. Мениджърите могат да задават повтарящи се модели, изисквания за роли за всяка смяна и да оставят системата да прилага автоматично правила за минимално покритие. Служителите виждат своите графици в мобилното приложение и получават незабавни известия, когато се правят промени, без групови текстови съобщения, без объркване кой покрива коя смяна.

Заявките за отпуска, размените на смени и актуализациите на наличността минават всички през едно и също приложение. Когато модулът за проследяване на времето е активен, данните за влизане и излизане на служителите текат директно в отчетите за заплати. Няма ръчен износ между системи, няма съгласуване на електронни таблици преди всеки период на плащане. Тази комбинация, планиране, проследяване на времето и заплати в една платформа, е тази, която обикновено изисква три отделни инструмента в конкурентни продукти.

Поддръжката на множество местоположения е включена без допълнителни разходи за обект, което е важно за малки фирми, работещи в два или три обекта. Homebase (разгледан по-долу) таксува за всяко местоположение, в три обекта тези разходи се умножават значително. Моделът на Shifton на потребител остава постоянен независимо от броя на обектите, обхванати от графика.

Основни функции:

• Планиране с плъзгане и пускане с повтарящи се шаблони за смени
• Проследяване на времето с GPS регистриране на влизане/излизане
• Заявки за отпуска и управление на наличността на служителите
• Управление на заплатите с изчисляване на извънреден труд
• Назначаване на задачи по смяна или служител
• Планиране на множество обекти от един акаунт
• Мобилни приложения за iOS и Android

Ценообразуване: Безплатен план за до 10 потребители с основно планиране. Платени модули от $1/потребител/месец (проследяване на времето, заплати, GPS, управление на задачи, отчети). Всички платени модули включват 30-дневен безплатен пробен период. Годишното таксуване спестява 20%.

Най-подходящ за: Малки фирми с 5-100 служители, нуждаещи се от планиране плюс проследяване на времето и интеграция на заплатите, без да плащат за корпоративен пакет, от който ще използват само половината.

2. When I Work – Най-добрият за Прости Екипи на Смени

When I Work работи на пазара за планиране на малкия бизнес от 2010 г., с клиентска база, изградена до голяма степен около търговията на дребно, хранително-вкусовата услуга и здравеопазването. Продуктът прави едно нещо добре: бързо планира и комуникира смените. Интерфейсът е чист, кривата на обучение е минимална, а работният процес за размяна на смени, където служителите могат да заявят покритие и мениджърите да задават правила за одобрение, е сред по-добрите реализации в тази категория.

За фирма с постоянни модели на смени, стабилен ростер и без непосредствена нужда от интеграция на заплати, When I Work е способен планировчик на смени на служители, който няма да претовари нетехнически мениджър. Вградените групови съобщения на екипа запазват комуникацията, свързана с планирането, извън личните текстове. Мобилното приложение работи надеждно. Ограниченията се проявяват при ценообразуването в мащаб: проследяването на времето изисква отделна добавка, а интеграциите за заплати са заключени зад планове от по-висок клас. За екипи, нуждаещи се от повече от публикуван график, разходът на място расте по-бързо от алтернативите тук.

Функции: Планиране с плъзгане и пускане, съобщения на екипа, заявки за размяна на смени, добавка за времеви часовник, проследяване на присъствието, интеграции за заплати при по-висши нива. Ценообразуване: Безплатно за до 5 служители. Essentials от около $2,50/потребител/месец. Времето и присъствието се оценяват отделно. Най-подходящ за: Екипи в търговия на дребно или хранително-вкусова услуга под 30 души, нуждаещи се от чисто планиране и съобщения без сложна интеграция на заплати.

3. Homebase – Най-добрата Безплатна Опция за Фирми с Един Обект

Безплатният план на Homebase е най-щедрият в тази сравнение с значителна разлика: неограничен брой служители на един обект, планиране, времеви часовник със самообслужване от служители, групови съобщения и основни инструменти за човешки ресурси без разходи. За кафе, салон или магазин за дребно, който никога не е използвал софтуер за планиране, това е най-лесната отправна точка в списъка. Няма нищо за конфигуриране освен въвеждане на екипа и часовете на смените, а кривата на обучение за мениджъри, непознати с тези инструменти, е минимална.

Интеграциите с POS системите Square, Toast, Clover и Lightspeed са истински диференциатор за хранително-вкусовия бизнес. Когато данните за продажбите от вашия POS захранват изгледа за планиране, мениджърите могат да изграждат смени спрямо прогнозираните приходи, вместо да отгатват от миналата седмица. Homebase също включва работни процеси за наемане, контролни списъци за въвеждане и инструменти за спазване на HR в своите платени нива, което го прави по-широка платформа от останалите за хранително-вкусов бизнес с един обект. Планирането на почасови служители, проследяването на почивките и спазването на времевия часовник се управляват на едно място.

Ценовият модел за всяко местоположение е ограничението. В един обект безплатното ниво на Homebase е трудно за надминаване. При два или три обекта цената на плана се натрупва по начин, какъвто не се случва с алтернативите на потребител. Ако развитието на множество обекти е в плановете ви, вземете предвид тази промяна в ценообразуването, преди да се ангажирате с работния процес на Homebase.

Функции: Планиране, времеви часовник с незадължително разпознаване на лице, групови съобщения, инструменти за наемане и въвеждане, POS интеграции, HR спазване. Ценообразуване: Безплатно за 1 обект, неограничени служители. Платените планове са от $24,95/обект/месец (Essentials) до $99/обект/месец (All-in-One). Най-подходящ за: Хранително-вкусов, търговски на дребно или хотелиерски бизнес с един обект, желаещ силно безплатно ниво и вече използващ съвместима POS система.

4. Deputy – Най-добрият за Индустрии, Където Съответствието Е Важно

Deputy е изграден около специфичен оперативен проблем: планиране в индустрии, където назначаването на грешния човек за смяна създава правен или проблем с безопасността. Здравеопазването, грижата за възрастни, охранителните услуги и логистиката включват изисквания за сертификация, задължителни правила за почивки и изчисления на извънреден труд, с които общ онлайн планировчик за служители се справя лошо или изобщо. Deputy ги обработва нативно, назначенията за смени могат да бъдат блокирани, ако на служителя липсва необходима сертификация, и системата маркира потенциални проблеми при спазването преди публикуване на графика.

Функцията за автоматично планиране с ИИ изгражда чернови графици въз основа на целите за разходите за труд, наличността на служителите и историческото търсене, реално спестяване на време за мениджъри, които в момента ги изграждат на ръка. Проследяването на присъствието на служителите се интегрира чисто като отделен модул. Началната настройка отнема повече от повечето инструменти тук: ролите, сертификациите, правилата за плащане и параметрите за спазване трябва да бъдат дефинирани предварително, преди системата да работи правилно. За пекарна или магазин за дребно тези допълнителни разходи не се оправдават. За агенция за домашни грижи или охранителна фирма Deputy може да е единственият инструмент в списъка, който правилно обработва оперативните изисквания.

Функции: Автоматично планиране с ИИ, проследяване на сертификации и спазване, управление на отпуски, проследяване на времето и присъствието на служителите, интеграции за заплати. Ценообразуване: Модул за планиране от около $4,50/потребител/месец. Времето и присъствието като отделен модул на същата цена. Без постоянен безплатен план. Най-подходящ за: Малки фирми в здравеопазване, охрана, логистика или всяка индустрия с строги изисквания за сертификация или спазване на трудовото законодателство.

5. Connecteam – Най-доброто Приложение всичко-в-едно за Екипи на Предни Линии

Connecteam е изграден за служители без бюро, екипи, в които повечето хора работят на терен, на под или в обект, а не пред компютър. Модулът за планиране управлява назначенията за смени, наддаването за отворени смени, descobrir на конфликти и работните процеси за одобрение от мениджъри. Но продуктът отива много по-далеч от планирането: опакова комуникационен хъб (съобщения, групови чатове, корпоративен новинарски поток), цифрови формуляри и контролни списъци, модули за въвеждане и обучение, и управление на HR документи в едно и също мобилно приложение. За малка фирма, използваща в момента четири или пет отделни инструмента за покриване на тези функции, аргументът за консолидация е реален.

Безплатният план за малък бизнес обхваща до 10 потребители с достъп до почти всички функции, едно от най-пълните безплатни нива в тази категория. Над това Connecteam преминава към модел за ценообразуване, базиран на хъб: Операции (планиране, времеви часовник, управление на задачи), Комуникации и HR се продават като отделни абонаменти, започващи от $29/месец за до 30 потребители. За фирми, нуждаещи се от трите хъба, комбинираните разходи са по-високи от модулното ценообразуване на Shifton. За фирми, нуждаещи се конкретно от планиране и комуникация на екипа заедно, Connecteam обработва и двете без свързване на два инструмента.

Функции: Интелигентно планиране с detect на конфликти, GPS времеви часовник с геофенс, размяна на смени, комуникационен хъб на екипа, цифрови формуляри и контролни списъци, управление на задачи, модули за въвеждане и обучение. Ценообразуване: Безплатно за до 10 потребители (план за малък бизнес). Платени хъбове от $29/месец за до 30 потребители (Операции, Комуникации, HR се продават отделно). Най-подходящ за: Малки фирми с екипи на предни линии или на терен, желаещи планиране, комуникация на екипа и HR работни процеси, консолидирани в едно мобилно приложение.

6. Sling – Най-добрата Бюджетна Опция с Вградена Комуникация на Екипа

Безплатният план на Sling комбинира две неща без лимит на служители: създател на графици за служители и комуникация на екипа. Групови канали, директни съобщения, споделяне на файлове и съобщения за задачи са включени наред с календара за планиране. Повечето инструменти за планиране третират съобщенията като платена добавка или ги изключват напълно. Sling ги третира като основна безплатна функция, решавайки общ проблем за малките екипи: комуникация, свързана с планирането, разпръсната в WhatsApp групи и лични нишки от текстове.

Всичко извън планирането и съобщенията изисква платена надстройка. Проследяването на времето и присъствието на служителите, бюджетирането на разходите за труд и повечето интеграции за заплати са зад платени нива. При $2/потребител/месец (Premium) или $4/потребител/месец (Business) Sling остава достъпен, но фирмите, нуждаещи се от проследяване на времето заедно с планирането, трябва да го сравнят с модулното ценообразуване на Shifton $1/потребител/месец, преди да се ангажират. За екипи, чиято основна нужда е публикуване на смени и поддържане на комуникацията на едно място, безплатният план го покрива без компромиси.

Функции: Планиране на смени (безплатно), групови съобщения и канали (безплатно), назначаване на задачи, времеви часовник и присъствие (платено), бюджетиране на разходи за труд (платено), интеграции за заплати (платено). Ценообразуване: Безплатно, неограничени потребители. Premium от $2/потребител/месец. Business от $4/потребител/месец. Най-подходящ за: Много малки екипи, нуждаещи се от планиране и комуникация без разходи, или фирми с ограничен бюджет, желаещи предвидим път за надграждане.

Как да Изберете Правилния Инструмент за Вашия Екип

Правилното приложение за работния график зависи от три променливи: индустрия, размер на екипа и какъв оперативен проблем се опитвате да решите първо. Започнете с проблема, не с списъка с функции.

Ако точността на заплатите е основният проблем, проследяването на времето трябва да бъде включено в инструмента, независимо кой изберете, а не като добавка за по-късно закупуване. Безплатното ниво на Sling няма да реши това. Shifton или Deputy, и двата от които свързват планирането директно с листовете за присъствие, са съответните опции. Ако сте в ресторанти или хранително-вкусови услуги, Homebase е най-силната опция тук, интеграциите с POS системите Square, Toast, Clover и Lightspeed са вградени, а целите за разходи за труд са директно свързани с интерфейса за планиране. За екипи на предни линии, нуждаещи се от планиране заедно с комуникационни инструменти и HR работни процеси в едно мобилно приложение, търговия на дребно, хотелиерство, почистване, полеви екипи, широчината на Connecteam е трудна за съвпадение при цената му.

Фирмите с множество обекти трябва да избягват ценообразуването за местоположение. Homebase таксува за обект, операция с два обекта плаща двойно месечните разходи. Shifton и Sling ценообразуват на потребител, което се мащабира линейно независимо от броя на обектите в акаунта. За индустрии с тежки изисквания за спазване като здравеопазване или охрана, Deputy обработва проследяването на сертификати и прилагането на трудовото законодателство по начини, по които никой друг инструмент тук не прави в мащаб на малки екипи.

За повечето малки фирми извън хранително-вкусовата услуга и регулираните индустрии, Shifton покрива пълния обхват на софтуера за управление на работната сила за малкия бизнес без съответстващ ценови етикет. Започнете с безплатния план, добавяйте модули с развитието на фирмата и плащайте само за това, което е активно в употреба. Наръчникът за заетостта на Бюрото по трудова статистика покрива пълния обхват на функциите за човешки ресурси и координация на работната сила, полезен контекст, ако решавате колко от тях да делегирате на софтуер спрямо специализирано наемане.

Често Задавани Въпроси

Кой е най-добрият безплатен софтуер за планиране на служители за малкия бизнес?

Homebase има най-щедрото безплатно ниво за фирми с един обект: неограничени служители, планиране, времеви часовник и основни HR инструменти без разходи. Безплатният план на Sling няма лимит за служители и включва групови съобщения заедно с планирането. Безплатният план на Shifton поддържа до 10 потребители с основно планиране. Планът за малкия бизнес на Connecteam е безплатен за до 10 потребители с достъп до почти всички функции. Кой е най-добрият зависи от вашата индустрия, дали имате нужда от проследяване на времето и колко обекта управлявате.

Колко струва софтуерът за планиране на служители за малка фирма?

Платеният софтуер за планиране обикновено се движи между $1 и $6 на потребител на месец в зависимост от включените функции. Платените модули на Shifton започват от $1/потребител/месец. Sling Premium е $2/потребител/месец. When I Work Essentials струва около $2,50/потребител/месец. Deputy таксува около $4,50/потребител/месец за модул. Homebase ценообразува на обект, не на потребител, с платени планове от $25 до $100 на обект месечно. Повечето платформи предлагат 15-20% отстъпки при годишно фактуриране.

Може ли софтуерът за планиране да обработва екипи под 10 души?

Да. Основните предимства на автоматизираното планиране, известия за смени, заявки за размяна, проследяване на наличността, се мащабират до всякакъв размер на екипа. Безплатният план на Shifton е специално проектиран за екипи до 10. Sling и Homebase имат безплатни планове без минимален брой служители. Определящият фактор не е размерът на екипа, а сложността на планирането: ако вашият екип изпълнява фиксирани идентични смени от седмица на седмица, електронна таблица все още може да е достатъчна. Променливата наличност, персоналът на непълно работно време и редовните промени в последния момент са повратните точки, при които софтуерът се превръща в ценен инструмент.

Тези инструменти позволяват ли на служителите да сменят смените без да се обаждат на мениджъра?

Повечето да. Shifton, When I Work, Homebase, Deputy и Sling поддържат заявки за размяна, инициирани от служители, с конфигурируеми правила за одобрение. Мениджърите могат да задават автоматично одобрение за размени, отговарящи на определени условия, същата роля, без задействан извънреден труд, двамата служители са налични, или да изискват ръчно одобрение за всяка промяна.

Свързва ли се софтуерът за планиране към системи за заплати?

Повечето инструменти тук предлагат интеграции за заплати, въпреки че дълбочината и наличността по ниво варира. Shifton включва отчети за заплати нативно и се свързва с външни системи за заплати чрез модула си. Deputy и Homebase имат добре развити интеграции с Gusto, QuickBooks Payroll и ADP. When I Work и Sling предлагат интеграции в платени нива. Проследяването на времето трябва да бъде активно в същия инструмент, за да елиминира ръчната работа при свързването на заплатите.

Daria Oleshko

Мениджър за успех на клиентите в Shifton с обширен опит в управлението на персонала и управлението на теренните услуги.