6 Най-добри Софтуера за Планиране на Служители за Малкия Бизнес

Повечето малки фирми започват да управляват графиците на служителите в електронни таблици. Работи, докато някой не се появи, промяна на смяна в последния момент не предизвика верига от съобщения и мениджърът не прекара следобеда в неделя в преустройство на цялата седмица. В даден момент електронната таблица вече не е система – тя е повтарящ се проблем.

Софтуерът за планиране на служители за малкия бизнес е отделна категория. Корпоративните платформи за управление на работната сила идват с консултанти по внедряване, системи за разрешения за множество отдели и разходи за място, предполагащи организация от 500 души. Не това е необходимо на почистваща компания от 12 души или кафе с 20 служители. Малките екипи се нуждаят от инструмент за планиране на смени, който е готов за работа в рамките на ден, достъпен при малко служители и достатъчно прост, за да може всеки мениджър да го управлява от телефона си.

Тази статия разглежда шест варианта за софтуер за планиране на служители, които наистина отговарят на малкия бизнес, оценени въз основа на реалните функции, ценовите структури и слабите места на всеки. Shifton оглавява списъка заради своя модулен ценови модел и безплатния план за до 10 служители. Инструменти 2 до 6 заслужават своето място за специфични случаи на употреба, в които превъзхождат останалия пазар.

Нашият избор

Шест инструмента влязоха в списъка. Ако искате накратко, тези три покриват повечето малки екипи.

Какво Реално Трябва да Прави Софтуерът за Планиране на Малкия Бизнес

Преди да сравняваме инструментите, помага да изясним какво отличава приложение за планиране на малкия бизнес от по-широката категория. Изискванията са по-тесни и в някои отношения по-взискателни:

• Инсталация под един ден. Фирма от 15 души не може да отдели седмица за конфигуриране на софтуер. Инструментът трябва да бъде функционален веднага.
• Дизайн с приоритет на мобилното. Мениджърите и персоналът са на телефони, не на настолни компютри. Приложението трябва да работи също толкова добре на мобилно устройство, колкото в браузър.
• Прозрачно ценообразуване на потребител. Избягвайте модели за всяко местоположение, ако имате или планирате да имате повече от един обект. Ценообразуването на потребител се мащабира по-предвидимо.
• Смяна на смени и управление на наличността. Тези две функции премахват най-честите конфликти при планирането между мениджъри и почасови служители.
• Интеграция с проследяване на времето и заплати. Работен график и лист за присъствие, които не комуникират помежду си, създават ръчна работа за съгласуване при всеки период на плащане.

Управлението на работната сила в малкия бизнес означава и че инструментът не трябва да изисква специален отдел по човешки ресурси за поддръжката му. Операционният мениджър, или в много случаи собственикът, трябва да е този, който го управлява. Това влияе върху допустимата сложност на конфигурацията. Инструментите по-долу се оценяват с тези ограничения предвид, като софтуер за планиране на почасови работници и екипи, базирани на смени, а не за офисни среди с фиксирани заплати, където ежедневните промени на смени не са фактор.

6-те Най-добри Софтуера за Планиране на Служители за Малки Екипи

Shifton

Shifton е платформа за управление на работната сила, изградена за фирми, работещи с екипи, базирани на смени. Модулът за планиране е в основата, но това, което го отличава от всеки друг инструмент в списъка, е архитектурата на ценообразуване: допълнителни функции като проследяване на времето, заплати, почивки и GPS контрол на местоположението са достъпни като отделни модули от $0,50 до $5 на потребител на месец. Фирма от 10 души плаща само за това, което реално използва. Няма пакетиран корпоративен план за закупуване преди екипът да е готов за него.

Функцията за планиране на смени използва интерфейс с плъзгане и пускане. Мениджърите изграждат ротация със съветника за създаване на график, задават роли за всяка смяна и оставят системата да разпределя автоматично свободните смени. Служителите виждат своите графици в мобилното приложение и получават незабавни известия, когато се правят промени, без групови текстови съобщения, без объркване кой покрива коя смяна.

Размените на смени минават през същото приложение, а заявките за отпуска се добавят към тях с платения модул Заявки за отпуск (1 $ на служител на месец). Когато платеният модул за проследяване на времето (Attendance) е активен, реалните часове на влизане и излизане стоят до планираните смени, а платеният модул Заплати превръща часовете и ставките в брутна заплата за периода. Тази комбинация, планиране, проследяване на времето и заплати в една платформа, е тази, която обикновено изисква три отделни инструмента в конкурентни продукти.

Shifton се таксува на служител, а не на обект, което е важно за малки фирми, работещи в два или три обекта; проектите отвъд първия идват с платения модул Отдели, проекти (1 $ на месец фиксирано). Homebase (разгледан по-долу) таксува за всяко местоположение, в три обекта тези разходи се умножават значително. Моделът на Shifton на служител остава постоянен независимо от броя на обектите, обхванати от графика.

Основни функции:

• Планиране с плъзгане и пускане със съветник за създаване на график и автоматично разпределяне на свободните смени
• Проследяване на времето в платения модул Attendance и GPS карти на маршрутите в платения модул Контрол на работното местоположение
• Заявки за отпуска (платен модул, 1 $ на служител на месец)
• Заплати като платен модул, контрол на извънредния труд в безплатния план
• Отворени смени и размени на смени
• Часови зони и роли от един акаунт
• Мобилни приложения за iOS и Android

Ценообразуване: Безплатен план за до 10 потребители с основно планиране, след това 1 $ на служител на месец за всеки служител, щом екипът надхвърли 10. Платени модули от $0,50/потребител/месец всеки (проследяване на времето, заплати, почивки, GPS местоположение, отчет за работното време). Платените модули могат да се изпробват безплатно до 60 дни (GPS местоположение, 10 дни). Годишното таксуване спестява 20%.

Най-подходящ за: Малки фирми с 5-100 служители, нуждаещи се от планиране плюс проследяване на времето и заплати, без да плащат за корпоративен пакет, от който ще използват само половината.

When I Work

When I Work работи на пазара за планиране на малкия бизнес от 2010 г., с клиентска база, изградена до голяма степен около търговията на дребно, хранително-вкусовата услуга и здравеопазването. Продуктът прави едно нещо добре: бързо планира и комуникира смените. Интерфейсът е чист, кривата на обучение е минимална, а работният процес за размяна на смени, където служителите могат да заявят покритие и мениджърите да задават правила за одобрение, е сред по-добрите реализации в тази категория.

За фирма с постоянни модели на смени и стабилен ростер, When I Work е способен планировчик на смени на служители, който няма да претовари нетехнически мениджър. Вградените групови съобщения на екипа запазват комуникацията, свързана с планирането, извън личните текстове. Мобилното приложение работи надеждно. Ограниченията се проявяват при ценообразуването за няколко обекта: струва $2,50 на потребител за едно местоположение или график и $5 на потребител за няколко. Проследяването на времето с GPS отбелязване и интеграциите за заплати са във всеки план, така че екипите, които се нуждаят от повече от публикуван график, не плащат допълнително за тях.

Функции: Планиране с плъзгане и пускане, съобщения на екипа, заявки за размяна на смени, проследяване на времето и присъствието с GPS отбелязване, интеграции за заплати във всеки план. Ценообразуване: Няма безплатен план, само 14-дневен пробен период. $2,50/потребител/месец за едно местоположение или график и $5/потребител/месец за няколко. Най-подходящ за: Екипи в търговия на дребно или хранително-вкусова услуга под 30 души, нуждаещи се от надеждно планиране и съобщения на ниска цена на място.

Homebase

Безплатният план на Homebase е сред най-щедрите за един обект: една локация и до 10 служители, с основно планиране и основно отчитане на време без разходи. За кафе, салон или магазин за дребно, който никога не е използвал софтуер за планиране, това е най-лесната отправна точка в списъка. Няма нищо за конфигуриране освен въвеждане на екипа и часовете на смените, а кривата на обучение за мениджъри, непознати с тези инструменти, е минимална.

Интеграциите с POS системите Square, Toast, Clover и Lightspeed са истински диференциатор за хранително-вкусовия бизнес. Когато данните за продажбите от вашия POS захранват изгледа за планиране, мениджърите могат да изграждат смени спрямо прогнозираните приходи, вместо да отгатват от миналата седмица. Homebase също включва работни процеси за наемане, контролни списъци за въвеждане и инструменти за спазване на HR в своите платени нива, което го прави по-широка платформа от останалите за хранително-вкусов бизнес с един обект. Планирането на почасови служители, проследяването на почивките и спазването на времевия часовник се управляват на едно място.

Ценовият модел за всяко местоположение е ограничението. В един обект безплатното ниво на Homebase е трудно за надминаване. При два или три обекта цената на плана се натрупва по начин, какъвто не се случва с алтернативите на потребител. Ако развитието на множество обекти е в плановете ви, вземете предвид тази промяна в ценообразуването, преди да се ангажирате с работния процес на Homebase.

Функции: Планиране, времеви часовник със снимка при отбелязване, инструменти за наемане и въвеждане, POS интеграции, HR спазване. Ценообразуване: Безплатно за 1 обект и до 10 служители. Платените планове са от $24/обект/месец при годишно плащане ($30 месечно) за Essentials до $96/обект/месец при годишно плащане ($120 месечно) за All-in-One. Най-подходящ за: Хранително-вкусов, търговски на дребно или хотелиерски бизнес с един обект, желаещ силно безплатно ниво и вече използващ съвместима POS система.

Deputy

Deputy е изграден около специфичен оперативен проблем: планиране в индустрии, където назначаването на грешния човек за смяна създава правен или проблем с безопасността. Здравеопазването, охранителните услуги и логистиката включват изисквания за сертификация, задължителни правила за почивки и изчисления на извънреден труд, с които общ онлайн планировчик за служители се справя лошо или изобщо. Deputy ги вгражда в планирането - мениджърите вземат предвид сертификациите и отсъствията при назначаване на смяна, а инструментите му за съответствие с трудовото законодателство маркират проблеми с извънредния труд и почивките.

Функцията за автоматично планиране с ИИ изгражда чернови графици въз основа на целите за разходите за труд, наличността на служителите и историческото търсене, реално спестяване на време за мениджъри, които в момента ги изграждат на ръка. Проследяването на служителите и присъствието е част от същия продукт. Началната настройка отнема повече от повечето инструменти тук: ролите, сертификациите, правилата за плащане и параметрите за спазване трябва да бъдат дефинирани предварително, преди системата да работи правилно. За пекарна или магазин за дребно тези допълнителни разходи не се оправдават. За агенция за домашни грижи или охранителна фирма Deputy може да е единственият инструмент в списъка, който правилно обработва оперативните изисквания.

Функции: Автоматично планиране с ИИ, проследяване на сертификации и спазване, управление на отпуски, проследяване на времето и присъствието на служителите, интеграции за заплати. Ценообразуване: Плановете започват от $5/потребител/месец за Lite при годишно плащане ($5,50 месечно), Core е $6,50, а Pro е $9. Без постоянен безплатен план. Най-подходящ за: Малки фирми в здравеопазване, охрана, логистика или всяка индустрия с строги изисквания за сертификация или спазване на трудовото законодателство.

Connecteam

Connecteam е изграден за служители без бюро, екипи, в които повечето хора работят на терен, на под или в обект, а не пред компютър. Модулът за планиране управлява назначенията за смени, отворените смени, които персоналът поема с одобрение на мениджъра, и предупрежденията за конфликти преди публикуване. Но продуктът отива много по-далеч от планирането: опакова комуникационен хъб (съобщения, групови чатове, корпоративен новинарски поток), цифрови формуляри и контролни списъци, модули за въвеждане и обучение, и управление на HR документи в едно и също мобилно приложение. За малка фирма, използваща в момента четири или пет отделни инструмента за покриване на тези функции, аргументът за консолидация е реален.

Безплатният план за малък бизнес обхваща до 10 потребители с достъп до почти всички функции, едно от най-пълните безплатни нива в тази категория. Над това Connecteam преминава към модел за ценообразуване, базиран на хъб: Операции (планиране, времеви часовник, управление на задачи), Комуникации и HR се продават като отделни абонаменти, започващи от $29/месец при годишно плащане ($35 месечно) за първите 30 потребители. За фирми, нуждаещи се от трите хъба, комбинираните разходи са по-високи от модулното ценообразуване на Shifton. За фирми, нуждаещи се конкретно от планиране и комуникация на екипа заедно, Connecteam обработва и двете без свързване на два инструмента.

Функции: Интелигентно планиране с detect на конфликти, GPS времеви часовник с геофенс, размяна на смени, комуникационен хъб на екипа, цифрови формуляри и контролни списъци, управление на задачи, модули за въвеждане и обучение. Ценообразуване: Безплатно за до 10 потребители (план за малък бизнес). Платени хъбове от $29/месец при годишно плащане за първите 30 потребители (Операции, Комуникации, HR се продават отделно). Най-подходящ за: Малки фирми с екипи на предни линии или на терен, желаещи планиране, комуникация на екипа и HR работни процеси, консолидирани в едно мобилно приложение.

Sling

Безплатният план на Sling за до 30 потребители комбинира две неща: създател на графици за служители и комуникация на екипа. Лични съобщения, споделяне на новини и съобщения са включени наред с календара за планиране. Повечето инструменти за планиране третират съобщенията като платена добавка или ги изключват напълно. Sling третира основните съобщения като основна безплатна функция, решавайки общ проблем за малките екипи: комуникация, свързана с планирането, разпръсната в WhatsApp групи и лични нишки от текстове.

Всичко извън планирането и съобщенията изисква платена надстройка. Проследяването на времето и присъствието на служителите и бюджетирането на разходите за труд са зад платени нива, а отчетите за заплати идват с Business. При $2/потребител/месец (Premium) или $4/потребител/месец (Business) при месечно плащане ($1,70 и $3,40 при годишно) Sling остава достъпен, но фирмите, нуждаещи се от проследяване на времето заедно с планирането, трябва да го сравнят с модулното ценообразуване на Shifton ($1/потребител/месец за основните функции, модули от $0,50), преди да се ангажират. За екипи, чиято основна нужда е публикуване на смени и поддържане на комуникацията на едно място, безплатният план го покрива без компромиси.

Функции: Планиране на смени (безплатно), лични съобщения и съобщения (безплатно), назначаване на задачи, времеви часовник и присъствие (платено), бюджетиране на разходи за труд (платено), отчети за заплати (платено). Ценообразуване: Безплатно за до 30 потребители. Premium от $2/потребител/месец. Business от $4/потребител/месец. Най-подходящ за: Много малки екипи, нуждаещи се от планиране и комуникация без разходи, или фирми с ограничен бюджет, желаещи предвидим път за надграждане.

Как да Изберете Правилния Инструмент за Вашия Екип

Правилното приложение за работния график зависи от три променливи: индустрия, размер на екипа и какъв оперативен проблем се опитвате да решите първо. Започнете с проблема, не с списъка с функции. Ако списъкът ви все още е широк, нашият обзор на приложения за създаване на работни графици сравнява инструментите по това как изграждат самия график.

Ако точността на заплатите е основният проблем, проследяването на времето трябва да бъде включено в инструмента, независимо кой изберете, а не като добавка за по-късно закупуване. Безплатното ниво на Sling няма да реши това. Shifton (с платения си модул Attendance) или Deputy, и двата от които свързват планирането директно с листовете за присъствие, са съответните опции. Ако сте в ресторанти или хранително-вкусови услуги, Homebase е най-силната опция тук, интеграциите с POS системите Square, Toast, Clover и Lightspeed са вградени, а целите за разходи за труд са директно свързани с интерфейса за планиране. За екипи на предни линии, нуждаещи се от планиране заедно с комуникационни инструменти и HR работни процеси в едно мобилно приложение, търговия на дребно, хотелиерство, почистване, полеви екипи, широчината на Connecteam е трудна за съвпадение при цената му.

Фирмите с множество обекти трябва да избягват ценообразуването за местоположение. Homebase таксува за обект, операция с два обекта плаща двойно месечните разходи. Shifton и Sling ценообразуват на потребител, което се мащабира линейно независимо от броя на обектите в акаунта. За индустрии с тежки изисквания за спазване като здравеопазване или охрана, Deputy обработва проследяването на сертификати и прилагането на трудовото законодателство по начини, по които никой друг инструмент тук не прави в мащаб на малки екипи.

За повечето малки фирми извън хранително-вкусовата услуга и регулираните индустрии, Shifton покрива пълния обхват на софтуера за управление на работната сила за малкия бизнес без съответстващ ценови етикет. Започнете с безплатния план, добавяйте модули с развитието на фирмата и плащайте само за това, което е активно в употреба. Наръчникът за заетостта на Бюрото по трудова статистика покрива пълния обхват на функциите за човешки ресурси и координация на работната сила, полезен контекст, ако решавате колко от тях да делегирате на софтуер спрямо специализирано наемане.

Сравнение на инструменти за графици

Често Задавани Въпроси

Daria Oleshko

Мениджър за успех на клиентите в Shifton с обширен опит в управлението на персонала и управлението на теренните услуги.