6 найкращих програм для планування змін для малого бізнесу

Більшість малих підприємств починають управляти розкладами співробітників у таблицях. Це працює, доки хтось не виходить на зміну, термінова зміна викликає ланцюжок повідомлень, і менеджер проводить недільний вечір, перебудовуючи весь тиждень. Рано чи пізно таблиця стає не системою, а повторюваною проблемою.

Програмне забезпечення для складання розкладу персоналу для малого бізнесу – це окрема категорія. Корпоративні платформи управління персоналом постачаються з консультантами з впровадження, багаторівневими системами дозволів та вартістю за місце, розрахованою на організацію з 500 осіб. Це не те, що потрібне клінінговому сервісу на 12 людей або кафе з 20 працівниками. Невеликим командам потрібен інструмент планування, який запрацює протягом дня, буде доступним при невеликій кількості працівників і досить простим, щоб будь-який менеджер міг керувати ним зі смартфона.

У цій статті розглядаються шість варіантів програмного забезпечення для складання розкладу співробітників, які справді підходять малим підприємствам – оцінених за реальними наборами функцій, структурами ціноутворення та слабкими сторонами кожного. Shifton очолює список завдяки модульній моделі ціноутворення: безкоштовно до 10 співробітників, далі $1 за співробітника на місяць. Інструменти з 2 по 6 займають своє місце в конкретних сценаріях використання.

Our Top Picks

До списку потрапили шість інструментів. Якщо коротко, ці три закривають більшість невеликих команд.

Що повинно вміти програмне забезпечення для розкладу малого бізнесу

Перш ніж порівнювати інструменти, варто чітко зрозуміти, що відрізняє додаток для складання розкладу для малого бізнесу від ширшої категорії. Вимоги тут вужчі – і в деяких відношеннях більш суворі:

• Налаштування за один день. Підприємство з 15 співробітниками не може витрачати тиждень на конфігурування програмного забезпечення. Інструмент повинен бути готовий до роботи негайно.
• Дизайн, орієнтований на мобільні пристрої. Менеджери та персонал використовують телефони, а не настільні комп’ютери. Додаток повинен працювати на мобільному так само добре, як у браузері.
• Прозоре ціноутворення за користувача. Уникайте моделей за місцем розташування, якщо у вас є або планується більше одного об’єкту. Ціноутворення за користувача масштабується більш передбачувано.
• Обмін змінами та управління доступністю. Ці дві функції усувають найпоширеніші труднощі при складанні розкладу між менеджерами та погодинними працівниками.
• Інтеграція з обліком робочого часу та нарахуванням зарплати. Розклад команди та табель обліку, які не взаємодіють одне з одним, створюють додаткову роботу з узгодження в кожен розрахунковий період.

Управління персоналом малого бізнесу також означає, що інструмент не повинен вимагати окремого відділу кадрів для обслуговування. Операційний менеджер – або в більшості випадків власник – повинен сам ним управляти. Це впливає на допустимий рівень складності конфігурації. Наведені нижче інструменти оцінюються з урахуванням цього обмеження – як програмне забезпечення для планування погодинних працівників і посменних команд.

6 найкращих програм для складання розкладу співробітників для малих команд

Shifton

Shifton – це платформа управління персоналом, створена для підприємств, що працюють посменно. Модуль планування є основним, але те, що відрізняє його від усіх інших інструментів у цьому списку – архітектура ціноутворення: додатковий функціонал – облік робочого часу, нарахування зарплати, перерви та контроль GPS-локації – доступний у вигляді окремих модулів за ціною від $0.50 до $5 за користувача на місяць. Підприємство з 10 співробітниками платить тільки за те, що реально використовує.

Функція складання розкладу змін використовує інтерфейс календаря з перетягуванням. Менеджери будують ротацію за допомогою майстра створення графіка, задають ролі для кожної зміни і дозволяють системі автоматично розподіляти вільні зміни.

Обмін змінами проходить через один додаток, а запити на відгул доєднуються до нього з платним модулем Time off requests (1 $ за співробітника на місяць). Коли активний платний модуль обліку робочого часу (Attendance), реальні відмітки приходу й відходу стоять поруч із запланованими змінами, а платний модуль Payroll перетворює години й ставки на валову зарплату за період.

Shifton рахує за співробітника, а не за об’єкт, що важливо для малих підприємств, які працюють у двох-трьох місцях; проєкти понад перший доступні з платним модулем Departments, projects (1 $ на місяць, фіксовано). Homebase (розглядається нижче) бере плату за кожне місце розташування. Модель оплати за співробітника в Shifton залишається незмінною незалежно від кількості об’єктів.

Ключові функції:

• Складання розкладу з перетягуванням, майстром створення графіка й автоматичним розподілом вільних змін
• Облік робочого часу в платному модулі Attendance і маршрути GPS у платному модулі Work location control
• Запити на відгул (платний модуль, 1 $ за співробітника на місяць)
• Нарахування зарплати як платний модуль, контроль понаднормових у безкоштовному плані
• Відкриті зміни та обмін змінами
• Часові пояси та ролі з одного облікового запису
• Мобільні додатки для iOS та Android

Ціноутворення: Безкоштовний план до 10 користувачів з базовим розкладом, далі 1 $ за співробітника на місяць для кожного співробітника, коли команда перевищує 10. Платні модулі від $0.50/користувач/місяць кожен (облік часу, зарплата, перерви, GPS-локація, звіт про відпрацьований час). Платні модулі можна пробувати безкоштовно до 60 днів (GPS-локація - 10 днів). Річне виставлення рахунків економить 20%.

Найкраще підходить для: Малих підприємств з 5-100 співробітниками, яким потрібні розклад плюс облік робочого часу та нарахування зарплати.

When I Work

When I Work працює на ринку планування для малого бізнесу з 2010 року, з клієнтською базою, орієнтованою головним чином на роздрібну торгівлю, громадське харчування та охорону здоров’я. Продукт добре виконує одне завдання: швидко складати та доводити розклад змін. Інтерфейс чистий, поріг входу мінімальний. Обмеження проявляються в ціноутворенні при масштабуванні: облік робочого часу вимагає окремого доповнення, а інтеграції з нарахуванням зарплати заблоковані на тарифних планах більш високого рівня.

Функції: Складання розкладу з перетягуванням, обмін повідомленнями в команді, запити на обмін змінами, облік часу та відвідуваності з GPS-відміткою й інтеграції із зарплатою (усе на кожному плані). Ціноутворення: Без безкоштовного плану, лише 14-денна пробна версія; $2.50/користувач/місяць за одну локацію чи графік і $5/користувач/місяць за кілька. Найкраще підходить для: Команд в роздрібній торгівлі або громадському харчуванні до 30 осіб.

Homebase

Безкоштовний план Homebase є одним із найщедріших для одного об’єкта: одна локація й до 10 співробітників, з базовим розкладом і базовим обліком часу без оплати. Для кафе, салону або магазину роздрібної торгівлі, які ніколи не використовували програмне забезпечення для планування, це найпростіша відправна точка.

Інтеграції POS зі Square, Toast, Clover та Lightspeed – реальний диференціатор для підприємств громадського харчування. Модель ціноутворення за місцем розташування – основне обмеження. На одному об’єкті безкоштовний тариф Homebase важко перевершити. При двох-трьох об’єктах вартість плану накопичується так, як це не відбувається з альтернативами на основі оплати за користувача.

Функції: Розклад, облік робочого часу з фото при відмітці, обмін повідомленнями в команді, інструменти найму та адаптації, інтеграції POS, відповідність кадровим вимогам. Ціноутворення: Безкоштовно для 1 об’єкту й до 10 співробітників. Платні плани від $24/об’єкт/місяць при річній оплаті ($30 щомісяця) для Essentials до $96/об’єкт/місяць при річній оплаті ($120 щомісяця) для All-in-One. Найкраще підходить для: Підприємств громадського харчування, роздрібної торгівлі або готельного бізнесу з одним об’єктом з сумісною POS-системою.

Deputy

Deputy був створений для вирішення конкретної операційної проблеми: планування в галузях, де призначення не тієї людини на зміну створює юридичну або проблему безпеки. Охорона здоров’я, охоронні служби та логістика – скрізь є вимоги до сертифікації, обов’язкові правила перерв та розрахунки понаднормових, з якими загальний онлайн-планувальник справляється погано або взагалі не справляється. Deputy вбудовує їх у планування: менеджери враховують сертифікації та відпустки, призначаючи зміну, а його інструменти відповідності трудовому законодавству позначають проблеми з понаднормовими та перервами.

Функції: AI-автопланування, відстеження сертифікації та відповідності, управління відпустками, облік робочого часу та відвідуваності співробітників, інтеграції з нарахуванням зарплати. Ціноутворення: Плани від $5/користувач/місяць у Lite (при річній оплаті, $5.50 щомісяця), Core за $6.50 і Pro за $9. Без постійного безкоштовного плану. Найкраще підходить для: Малих підприємств в охороні здоров’я, безпеці, логістиці або будь-якій галузі з суворими вимогами до сертифікації або відповідності трудовому законодавству.

Connecteam

Connecteam створено для співробітників, що не працюють за комп’ютером – команд, де більшість людей працює в польових умовах, на виробництві або на об’єкті. Модуль планування обробляє призначення змін, відкриті зміни, які персонал займає за погодженням менеджера, та сповіщення про конфлікти перед публікацією. Але продукт виходить далеко за межі планування: він об’єднує комунікаційний центр, цифрові форми та контрольні списки, модулі адаптації та навчання в одному мобільному додатку.

Функції: Розумне планування з виявленням конфліктів, GPS-облік часу та геозонування, обмін змінами, комунікаційний центр для команди, цифрові форми та контрольні списки, управління завданнями. Ціноутворення: Безкоштовно до 10 користувачів (Small Business Plan). Платні хаби від $29/місяць при річній оплаті ($35 щомісяця) для перших 30 користувачів. Найкраще підходить для: Малих підприємств з передовими або польовими командами.

Sling

Безкоштовний план Sling для до 30 користувачів об’єднує два елементи: складання розкладу та командну комунікацію. Особисті повідомлення, обмін новинами та оголошення включені разом з календарем розкладу. Більшість інструментів для планування вважають обмін повідомленнями платною опцією або взагалі не включають її. Sling вважає базовий обмін повідомленнями основною безкоштовною функцією.

Функції: Складання розкладу змін (безкоштовно), особисті повідомлення, обмін новинами й оголошення (безкоштовно), призначення завдань, облік робочого часу та відвідуваності (платно), бюджетування витрат на робочу силу (платно), звіти для зарплати (платно, на рівні Business). Ціноутворення: Безкоштовно для до 30 користувачів. Premium від $2/користувач/місяць. Business від $4/користувач/місяць. Найкраще підходить для: Дуже малих команд, яким потрібні розклад плюс комунікація безкоштовно.

Як вибрати правильний інструмент для вашої команди

Правильний додаток для складання робочого розкладу залежить від трьох змінних: галузі, розміру команди та операційної проблеми, яку потрібно вирішити першочергово. Починайте з проблеми, а не зі списку функцій. Якщо вибір іще широкий, наш огляд додатків для створення розкладів роботи порівнює інструменти за тим, як вони будують сам графік.

Якщо точність нарахування зарплати – головна проблема, облік робочого часу повинен бути включений у будь-який обраний інструмент – а не як доповнення, яке можна купити пізніше. Безкоштовний тариф Sling це не вирішить. Shifton (із платним модулем Attendance) або Deputy – відповідні варіанти. Якщо ви в ресторанному бізнесі, Homebase – найсильніший варіант. Для передових команд, яким потрібні розклад, інструменти комунікації та HR-робочі процеси в одному мобільному додатку, широта Connecteam важко перевершити.

Підприємства з кількома об’єктами повинні уникати ціноутворення за місцем розташування. Для більшості малих підприємств поза громадським харчуванням та регульованими галузями Shifton охоплює повний спектр програмного забезпечення для управління персоналом малого бізнесу без відповідного цінника. Починайте з безкоштовного плану, додавайте модулі по мірі зростання бізнесу і платіть тільки за те, що активно використовується.

Порівняння інструментів для складання графіків

Часті запитання

Дарʼя Олєшко

Менеджер з роботи з клієнтами в Shifton з великим досвідом в управлінні персоналом та управлінні виїзними службами.