6 labākās darbinieku grafiku programmatūras mazajiem uzņēmumiem

Vairākums mazu uzņēmumu darbinieku grafiku plānošanu sākas ar izklājlapām. Tas darbojas, līdz kāds neparādās, steidzama maigas izmaina rada ziņojumu ķēdi un vadītājs pavada svētdienās pēc pusdienlaika, no jauna veidojot visu nedēļu. Kādu brīdī izklājlapā vairs nav sistēma – tā ir atkārtojama problēma.

Darbinieku maigu grafiku programmatūra mazajiem uzņēmumiem ir īpaša kategorija. Uzņēmumu darbaspēka pārvaldības platformas nāk kopā ar implementācijas konsultantiem, daudznodalas atļauju sistēmām un izmaksām uz vietu, kas pieņem 500 cilvēku organizāciju. Tas nav tas, kas nepieciešams 12 cilvēku tikšanās servisam vai 20 darbinieku kafejnīcai. Mazām komandām vajadzīgs darba plānošanas rīks, kas ir darbībā vienas dienas laika, pieejams par zemām izmaksām pie maza darbinieku skaita un pietiekami vienkāršs, lai jebkurš vadītājs to varētu pārvaldīt no telefona.

Šis raksts aptver sešas darbinieku maigu grafiku programmatūras opcijas, kas patiešām der mazajam operācijām – novērtētas pēc faktiskajiem funkciju komplektiem, cenu struktūrām un kur katra trūkst. Shifton vada sarakstu, pateicoties savai modulārajai cenu modelei un tam, ka tas ir bezmaksas līdz 10 darbiniekiem, bet pēc tam maksā $1 par darbinieku mēnesī. 2. līdz 6. rīki nopelna savu vietu specifiskiem lietošanas gadījumiem, kur tie pārspēj pārējo tirgu.

Mūsu galvenie ieteikumi

Sarakstā iekļuva seši rīki. Ja vēlies īso versiju, šie trīs aptver lielāko daļu mazo komandu.

Ko mazā uzņēmuma grafiku programmatūrai patiešām vajag darīt

Pirms rīku salīdzināšanas ir noderīgi precīzi noteikt, kas atšķir maza uzņēmuma maigu plānošanas lietotni no plašākas kategorijas. Prasības ir šaurākas – un dažos veidos prasīgākas:

• Iestatīšanas laiks mazāk nekā viena diena. 15 cilvēku uzņēmums nevar pavadīt nedēļu, konfigurējot programmatūru. Rīkam jābūt funkcionālam nekavējoties.
• Mobilajam pirmais dizains. Vadītāji un darbinieki ir telefonos, nevis datoros. Lietotnei jādarbojas tikpat labi mobilajās ierīcēs kā pārlūkprogrammā.
• Caurredzama uz lietotāju balstīta cenu noteikšana. Izvairies no atrašanas vietas modeļiem, ja tev ir vai plāno būt vairāk nekā vienā vietā. Uz lietotāju balstīta cenu noteikšana skalas prognozējamāk.
• Maigu mainīšana un pieejamības pārvaldība. Šie divi funkcionalitātes elemeti novērš biežāko plānošanas berzi starp vadītājiem un stundu darbiniekiem.
• Integrācija ar laika uzskaiti un algu aprēķinos. Komandas grafiks un laika uzskaites lapa, kas nesazinās savā starpā, rada saskaņošanas darbu pirms katras algu perioda.

Mazo uzņēmumu darbaspēka pārvaldība nozīmē arī to, ka rīkam nevajadzētu prasīt atsevišķu personāla nodaļu, lai to uzturētu. Operāciju vadītājam – vai daudzos gadījumos īpašniekam – jābūt tam, kas to vada. Tas ietekmē, cik daudz konfigurācijas sarežģītības ir pieņemama. Zemāk esošie rīki tiek vērtēti, ievērojot šo ierobežojumu – kā grafiku programmatūra stundu darbiniekiem un maigu komandām, nevis algotiem biroja vidēm, kur ikdienas maigu izmaiņas nav faktors.

6 labākās darbinieku maigu grafiku programmatūras mazajām komandām

Shifton

Shifton ir darbaspēka pārvaldības platforma, kas veidota uzņēmumiem, kuri darbojas ar maigu komandām. Grafiku plānošanas modulis ir pamata, bet tas, kas to atšķir no visiem citiem šajā sarakstā esošajiem rīkiem, ir tā cenu arhitektūra: papildu funkcionalitāte – laika uzskaite, algas, pārtraukumi un GPS atrašanās vietas kontrole – ir pieejama kā atsevišķi moduļi par $0,50 līdz $5 uz lietotāju mēnesī. 10 cilvēku uzņēmums maksā tikai par to, ko tas patiešām izmanto. Nav sagrupēta uzņēmumu plāna, kurā jāiepērkas, pirms komanda ir gatava.

Maigu plānošanas funkcija izmanto vilkšanas un nomešanas kalendāra saskarni. Vadītāji veido rotāciju ar grafika izveides vedni, iestata lomas katrai maiņai un ļauj sistēmai automātiski sadalīt brīvās maiņas. Darbinieki redz savus grafikus mobilajā lietotnē un saņem tüklïgas paziņojumus, kad tiek veiktas izmaiņas – bez grupu ziņojumiem, bez sajukuma par to, kurš sedz kuru maigu.

Maiņu apmaiņa iet caur to pašu lietotni, un brīvdienu pieteikumi tai pievienojas ar maksas moduli Brīvdienu pieteikumi ($1 par darbinieku mēnesī). Kad ir aktīvs maksas laika uzskaites modulis (Apmeklējums), faktiskie darbinieku reģistrēšanās un izgāšanās laiki ir blakus plānotajām maiņām, un maksas modulis Algu aprēķins pārvērš stundas un likmes bruto algā par periodu. Šī kombinācija – maigu grafiki, laika uzskaite un algas vienā platformā – parasti prasa trīs atsevišķus rīkus konkurējošos produktos.

Shifton cenu nosaka par darbinieku, nevis par vietu, kas ir svarīgi mazajiem uzņēmumiem, kas darbojas divās vai trīs vietās; projekti virs pirmā ir pieejami ar maksas moduli Nodaļas, projekti ($1 mēnesī fiksēti). Homebase (apskatīts zemāk) iekasē maksu par vietu – trijās vietās šīs izmaksas būtiski palielinās. Shifton modelis pēc darbinieka paliek nemainīgs neatkarīgi no tā, cik atrašanās vietu aptver grafiks.

Galvenās iezīmes:

• Vilkšanas un nomešanas plānošana ar grafika izveides vedni un brīvo maiņu automātisku sadali
• Laika uzskaite maksas modulī Apmeklējums un GPS maršruta kartes maksas modulī Darba vietas kontrole
• Brīvdienu pieteikumi (maksas modulis, $1 par darbinieku mēnesī)
• Algas kā maksas modulis, virsstundu kontrole bezmaksas plānā
• Atvērtās maiņas un maiņu apmaiņa
• Laika joslas un lomas no viena konta
• iOS un Android mobilo lietotņu

Cenas: Bezmaksas plāns līdz 10 lietotājiem ar pamata grafiku plānošanu, pēc tam $1 par darbinieku mēnesī katram darbiniekam, kad komanda pārsniedz 10. Maksas moduļi no $0,50/lietotājs/mēnesi (laika uzskaite, algas, pārtraukumi, GPS atrašanās vieta, darba stundu pārskats). Maksas moduļus var izmēģināt bez maksas līdz 60 dienām (GPS atrašanās vietai - 10 dienas). Gada norēķins ietaupa 20%.

Vislabāk piemērots: Mazajiem uzņēmumiem ar 5-100 darbiniekiem, kam vajag grafiku plānošanu plus laika uzskaiti un algas – nemaksājot par uzņēmumu pakotni, kuru izmantos tikai pusē.

When I Work

When I Work apkalpo mazo uzņēmumu maigu plānošanas tirgu ar klientu bāzi, kas lielākoties veidota ap maztirdzniecību, ēdināšanas pakalpojumiem un veselības aprūpi. Produkts labi dara vienu lietu: maigas tiek ātri plānots un paziņotas. Saskarne ir tīra, mācīšanās līkne ir minimāla, un maigas maiņas darba plūsma – kur darbinieki var pieprasīt segumu un vadītāji iestata apstiprināšanas noteikumus – ir viena no labākajām šīs kategorijas implementācijām.

Uzņēmumam ar konsekventiem maiņu modeļiem un stabilu darbinieku skaitu When I Work ir spējīgs darbinieku maiņu plānotājs, kas nepārslogos netehnisko vadītāju. Iebūvētā komandas ziņojumapmaiņa uztur plānošanas sakarus ārpus personīgajiem ziņojumiem. Mobilā lietotne darbojas uzticami. Tās ierobežojumi rādās cenās vairākās vietās: tas maksā $2,50 par lietotāju vienai atrašanās vietai vai grafikam un $5 par lietotāju vairākām. Laika uzskaite ar GPS pierakstīšanos un algu integrācijas ir iekļautas katrā plānā, tāpēc komandas, kurām vajag vairāk nekā publicētu grafiku, par tām nemaksā papildus.

Iezīmes: Vilkšanas un nomešanas plānošana, komandas ziņojumapmaiņa, maiņu apmaiņas pieteikumi, laika uzskaite ar GPS pierakstīšanos un algu integrācijas katrā plānā. Cenas: Nav bezmaksas plāna, tikai 14 dienu izmēģinājuma periods; $2,50/lietotājs/mēnesī vienai atrašanās vietai vai grafikam un $5/lietotājs/mēnesī vairākām. Vislabāk piemērots: Maztirdzniecības vai ēdināšanas komandām, kas mazāk nekā 30 cilvēki, kuriem vajag uzticamu plānošanu un iebūvētu ziņojumapmaiņu par zemu cenu uz vietu.

Homebase

Homebase bezmaksas plāns ir viens no devīgākajiem vienai vietai: viena atrašanās vieta un līdz 10 darbiniekiem, ar pamata grafiku plānošanu un pamata laika uzskaiti bez maksas. Kafejnīcai, salonam vai maztirdzniecības veikalam, kurš nekad nav izmantojis plānošanas programmatūru, šis ir vieglākais sākumpunkts šajā sarakstā. Nav ko konfigurēt, izņemot komandas un maigu stundu ievadīšanu, un mācīšanās līkne vadītājiem, kas nav pazīstami ar šiem rīkiem, ir minimāla.

POS integrācijas ar Square, Toast, Clover un Lightspeed ir īsts diferenciators ēdināšanas uzņēmumiem. Kad pārdošanas dati no jūsu POS baro grafiku skatu, vadītāji var veidot maigas pret prognozētajiem ieņēmumiem, nevis tikai minēt no pagājušās nedēļas. Homebase arī iekļauj darbā pieņemšanas procesus, ievadīšanas kontrolsarakstus un HR atbilstības rīkus savos maksas līmeņos – padarot to par plašāku platformu nekā citas šeit vienas atrašanās vietas ēdināšanai. Stundu darbinieku plānošana, pārtraukumu izsekošana un laika pulksteņa atbilstība – viss tiek apstrādāts vienā vietā.

Atrašanās vietas cenu modelis ir ierobežojums. Vienā atrašanās vietā Homebase bezmaksas līmeni ir grūti pārspēt. Divās vai trīs vietās plāna izmaksas krājas veidā, kas nenotiek ar lietotāju alternatīvām. Ja vairāku vietu izaugsme ir tavā ceļa kartē, ņem vērā šīs cenu izmaiņas, pirms apņemies Homebase darba plūsmai.

Iezīmes: Grafiku plānošana, laika pulkstenis ar foto uzņemšanu pierakstīšanās brīdī, komandas ziņojumapmaiņa, pieņemšanas darbā un ievadīšanas rīki, POS integrācijas, HR atbilstība. Cenas: Bezmaksas vienai atrašanās vietai līdz 10 darbiniekiem. Maksas plāni no $24/vieta/mēnesī ar gada norēķinu ($30 mēneša norēķinā) (Essentials) līdz $96/vieta/mēnesī ar gada norēķinu ($120 mēneša norēķinā) (All-in-One). Vislabāk piemērots: Vienas atrašanās vietas ēdināšanas, maztirdzniecības vai viesnīcniecības uzņēmumiem, kas vēlas spēcīgu bezmaksas līmeni un jau izmanto saderīgu POS sistēmu.

Deputy

Deputy tika veidots ap specifisku darbības problēmu: plānošana nozarēs, kur nepareizas personas piešķīrums maiņai rada juridisku vai drošības problēmu. Veselības aprūpe, drošības pakalpojumi un loģistika – visi iekļauj sertifikācijas prasības, obligātos pārtraukumu noteikumus un virsstundu aprēķinus, ko vispārīgs tīmekļa darbinieku plānotājs apstrādā vāji vai nemaz. Deputy tos iebūvē plānošanā – vadītāji, piešķirot maiņu, ņem vērā sertifikātus un brīvdienas, un tā darba tiesību atbilstības rīki atzīmē virsstundu un pārtraukumu problēmas.

MI plānošanas funkcija veido grafiku melnrakstus, pamatojoties uz darba izmaksu mērķiem, darbinieku pieejamību un vēsturisko pieprasījumu – īsts laika ietaupījums vadītājiem, kas pašlaik tos veido manuāli. Darbinieku un apmeklējuma izsekošana integrējas glüti kā atsevišķs modulis. Sākotnējā iestatīšana ilgst ilgāk nekā vairākiem šeit esošajiem rīkiem: lomas, sertifikāti, algu noteikumi un atbilstības parametri visi jādefinē iepriekš, pirms sistēma darbojas pareizi. Maiznīcai vai maztirdzniecībai šīs papildu piepūles nav pamatotas. Mājas aprūpes aģentūrai vai drošības uzņēmumam Deputy varētu būt vienīgais šajā sarakstā esošais rīks, kas pareizi apstrādā darbības prasības.

Iezīmes: MI automātiskā plānošana, sertifikātu un atbilstības izsekošana, atvaļinājumu pārvaldība, darbinieku laika un apmeklējuma izsekošana, algu integrācijas. Cenas: Plāni sākas no $5/lietotājs/mēnesī Lite plānā (ar gada norēķinu; $5,50 mēneša norēķinā), Core par $6,50 un Pro par $9. Nav pastāvīga bezmaksas plāna. Vislabāk piemērots: Mazajiem uzņēmumiem veselības aprūpē, drošībā, loģistikā vai jebkurā nozarē ar stingrām sertifikācijas vai darba tiesību atbilstības prasībām.

Connecteam

Connecteam ir veidots darbiniekiem bez galda – komandām, kurās vairākums cilvēku strādā laukā, stāvā vai darba vietā, nevis datora priekšā. Grafiku plānošanas modulis apstrādā maiņu piešķīrumus, brīvās maiņas, ko darbinieki pieprasa ar vadītāja apstiprinājumu, un konfliktu brīdinājumus pirms publicēšanas. Bet produkts iet ievērojami tālāk par vien grafiku plānošanu: tajā pašā mobilajā lietotnē tas ietver sakaru centru (paziņojumi, grupu tērzēšana, uzņēmuma jaunumu plūsma), digitālos veidlapus un kontrolsarakstus, ievadīšanas un mācību moduļus, kā arī HR dokumentu pārvaldību. Mazajam uzņēmumam, kas pašlaik šo funkciju segšanai izmanto četrus vai piecus atsevišķus rīkus, konsolidācijas arguments ir īsts.

Bezmaksas Small Business Plan aptver līdz 10 lietotājiem ar piekļuvi gandrīz visām iezīmēm – viena no pilnīgākajiem bezmaksas līmeņiem šajā kategorijā. Virs tā Connecteam pāriet uz mezglu balstītu cenu modeli: Operācijas (grafiku plānošana, laika pulkstenis, uzdevumu pārvaldība), Sakari un HR tiek pārdoti kā atsevišķas abonēšanas, katrs sākas no $29/mēnesī ar gada norēķinu ($35 mēneša norēķinā) pirmajiem 30 lietotājiem. Uzņēmumiem, kuriem vajag visus trīs mezglus, kopīgās izmaksas ir augstākas nekā Shifton moduļu cenas. Uzņēmumiem, kuriem specifiki vajag grafiku plānošanu un komandas sakarus kopā, Connecteam apstrādā abus, nesavienojot divus rīkus.

Iezīmes: Viedā plānošana ar konfliktu noteikšanu, GPS laika pulkstenis un ģeofencing, maigu maiņa, komandas sakaru centrs, digitālās veidlapas un kontrolsaraksti, uzdevumu pārvaldība, ievadīšanas un mācību moduļi. Cenas: Bezmaksas līdz 10 lietotājiem (Small Business Plan). Maksas mezgli no $29/mēnesi līdz 30 lietotājiem (Operācijas, Sakari, HR tiek pārdoti atsevišķi). Vislabāk piemērots: Mazajiem uzņēmumiem ar pirmās līnijas vai lauka komandām, kas vēlas grafiku plānošanu, komandas sakarus un HR darba plūsmas konsolidētas vienā mobilajā lietotnē.

Sling

Sling bezmaksas plāns līdz 30 lietotājiem apvieno divas lietas: grafiku plānotāju darbiniekiem un komandas sakarus. Privātās ziņas, ziņu kopīgošana un paziņojumi ir iekļauti līdzās plānošanas kalendāram. Vairums plānošanas rīku sakarus uzskata par premium papildinājumu vai arī tos neiekļauj vispār. Sling pamata ziņojumapmaiņu uzskata par galveno bezmaksas funkciju – kas atrisina biežu problēmu mazajām komandām: ar plānošanu saistītie sakari izkaisīti pa WhatsApp grupām un personīgajiem ziņojumu pavedieniem.

Viss ārpus plānošanas un ziņojumapmaiņas prasa maksas jauninājumu. Darbinieku laika un apmeklējuma izsekošana un darba izmaksu budžetēšana atrodas aiz maksas līmeņiem, bet algu pārskati ir pieejami Business līmenī. Par $2/lietotājs/mēnesī (Premium) vai $4/lietotājs/mēnesī (Business) ar mēneša norēķinu ($1,70 un $3,40 ar gada norēķinu) Sling paliek pieejams – bet uzņēmumiem, kuriem vajag laika uzskaiti līdzās plānošanai, vajadzētu salīdzināt to ar Shifton moduļu cenām ($1/lietotājs/mēnesī pamata funkcijām, moduļi no $0,50), pirms apņemties. Komandām, kuru galvenā vajadzība ir publicēt maiņas un saglabāt sakarus vienā vietā, bezmaksas plāns to aptver bez kompromisiem.

Iezīmes: Maiņu plānošana (bezmaksas), privātās ziņas un paziņojumi (bezmaksas), uzdevumu piešķīrumi, laika pulkstenis un apmeklējums (maksas), darba izmaksu budžetēšana (maksas), algu pārskati (maksas). Cenas: Bezmaksas līdz 30 lietotājiem. Premium no $2/lietotājs/mēnesī. Business no $4/lietotājs/mēnesī. Vislabāk piemērots: Ļoti mazajām komandām, kurām vajag plānošanu un sakarus bez izmaksām, vai budžeta apzinīgiem uzņēmumiem, kas vēlas prognozējamu jauninājumu ceļu.

Kā izvēlēties pareizo rīku savai komandai

Pareizā darba grafiku lietotne ir atkarīga no trīs mainīgajiem: nozares, komandas lieluma un kuru darbības problēmu mēģini vispirms atrisināt. Sāc ar problēmu, nevis ar iezīmju sarakstu. Ja izvēle vēl ir plaša, mūsu apskats par darba grafiku veidošanas lietotnēm salīdzina rīkus pēc tā, kā tie veido pašu grafiku.

Ja algu precizitāte ir galvenā problēma, laika uzskaitei jābūt iekļautai izvēlētajā rīkā – nevis kā papildinājumam, kuru iegadāsies vēlāk. Sling bezmaksas līmenis to neatrisinās. Shifton (ar maksas moduli Apmeklējums) vai Deputy, kas abi tiešām savieno grafiku plānošanu ar laika uzskaitēm, ir attiecīgās opcijas. Ja darbojas ēdināšanas nozarē, Homebase ir spēcīgākā opcija šeit – POS integrācijas ar Square, Toast, Clover un Lightspeed ir iebūvētas, un darba izmaksu mērķi ir tiešā saistībā ar plānošanas saskarni. Pirmās līnijas komandām, kurām vajag grafiku plānošanu kopā ar sakaru rīkiem un HR darba plūsmām vienā mobilajā lietotnē – maztirdzniecība, viesnīcniecība, tīrīšana, lauka komandas – Connecteam plašumu ir grūti pārspēt par tā cenu.

Vairāku vietu uzņēmumiem vajadzētu izvairīties no cenu noteikšanas pēc atrašanās vietas. Homebase iekasē maksu pēc vietas – operācija divās vietās maksā dubultās mēneša izmaksas. Shifton un Sling cenu noteikšana ir pēc lietotāja, kas skalas lineāri neatkarīgi no tā, cik atrašanās vietu ir kontā. Nozarēm ar stingrāku regulējumu, kā veselības aprūpe vai drošība, Deputy apstrādā sertifikātu izsekošanu un darba tiesību izpildi veidos, kurus neviens cits rīks šeit nedara mazas komandas mērogā.

Vairākumam mazo uzņēmumu ārpus ēdināšanas un regulētajām nozarēm Shifton aptver visu mazo uzņēmumu darbaspēka pārvaldības programmatūras jomu bez atbilstošas cenu zīmes. Sāc ar bezmaksas plānu, pievieno moduļus, kad uzņēmums aug, un maksā tikai par to, kas ir aktīvi lietošanā. ASV Darba statistikas biroja profesionālo izredžu rokasgrāmata aptver visu HR un darbaspēka koordinācijas funkciju jomu – noderīgs konteksts, ja izlemat, cik daudz no tā deleģēt programmatūrai pret atsevišķu darbinieku.

Grafiku rīku salīdzinājums

Bieži uzdotie jautājumi

Daria Oleshko

Klientu panākumu vadītāja Shifton ar plašu pieredzi darbaspēka pārvaldībā un lauka pakalpojumu pārvaldībā.