6 labākās darbinieku grafiku programmatūras mazajiem uzņēmumiem

Vairākums mazu uzņēmumu darbinieku grafiku plānošanu sākas ar izklājlapām. Tas darbojas, līdz kāds neparādās, steidzama maigas izmaina rada ziņojumu ķēdi un vadītājs pavada svētdienās pēc pusdienlaika, no jauna veidojot visu nedēļu. Kādu brīdī izklājlapā vairs nav sistēma – tā ir atkārtojama problēma.

Darbinieku maigu grafiku programmatūra mazajiem uzņēmumiem ir īpaša kategorija. Uzņēmumu darbaspēka pārvaldības platformas nāk kopā ar implementācijas konsultantiem, daudznodalas atļauju sistēmām un izmaksām uz vietu, kas pieņem 500 cilvēku organizāciju. Tas nav tas, kas nepieciešams 12 cilvēku tikšanās servisam vai 20 darbinieku kafejnīcai. Mazām komandām vajadzīgs darba plānošanas rīks, kas ir darbībā vienas dienas laika, pieejams par zemām izmaksām pie maza darbinieku skaita un pietiekami vienkāršs, lai jebkurš vadītājs to varētu pārvaldīt no telefona.

Šis raksts aptver sešas darbinieku maigu grafiku programmatūras opcijas, kas patiešām der mazajam operācijām – novērtētas pēc faktiskajiem funkciju komplektiem, cenu struktūrām un kur katra trūkst. Shifton vada sarakstu, pateicoties savai modulārajai cenu modelei un tā aptveramībai komandām ar mazāk nekā 100 cilvēkiem. 2. līdz 6. rīki nopelna savu vietu specifiskiem lietošanas gadījumiem, kur tie pārspēj pārējo tirgu.

Our Top Picks

Sarakstā iekļuva seši rīki. Ja vēlies īso versiju, šie trīs aptver lielāko daļu mazo komandu.

Ko mazā uzņēmuma grafiku programmatūrai patiešām vajag darīt

Pirms rīku salīdzināšanas ir noderīgi precīzi noteikt, kas atšķir maza uzņēmuma maigu plānošanas lietotni no plašākas kategorijas. Prasības ir šaurākas – un dažos veidos prasīgākas:

• Iestatīšanas laiks mazāk nekā viena diena. 15 cilvēku uzņēmums nevar pavadīt nedēļu, konfigurējot programmatūru. Rīkam jābūt funkcionālam nekavējoties.
• Mobilajam pirmais dizains. Vadītāji un darbinieki ir telefonos, nevis datoros. Lietotnei jādarbojas tikpat labi mobilajās ierīcēs kā pārlūkprogrammā.
• Caurredzama uz lietotāju balstīta cenu noteikšana. Izvairies no atrašanas vietas modeļiem, ja tev ir vai plāno būt vairāk nekā vienā vietā. Uz lietotāju balstīta cenu noteikšana skalas prognozējamāk.
• Maigu mainīšana un pieejamības pārvaldība. Šie divi funkcionalitātes elemeti novērš biežāko plānošanas berzi starp vadītājiem un stundu darbiniekiem.
• Integrācija ar laika uzskaiti un algu aprēķinos. Komandas grafiks un laika uzskaites lapa, kas nesazinās savā starpā, rada saskaņošanas darbu pirms katras algu perioda.

Mazo uzņēmumu darbaspēka pārvaldība nozīmē arī to, ka rīkam nevajadzētu prasīt atsevišķu personāla nodaļu, lai to uzturētu. Operāciju vadītājam – vai daudzos gadījumos īpašniekam – jābūt tam, kas to vada. Tas ietekmē, cik daudz konfigurācijas sarežģītības ir pieņemama. Zemāk esošie rīki tiek vērtēti, ievērojot šo ierobežojumu – kā grafiku programmatūra stundu darbiniekiem un maigu komandām, nevis algotiem biroja vidēm, kur ikdienas maigu izmaiņas nav faktors.

6 labākās darbinieku maigu grafiku programmatūras mazajām komandām

Shifton

Shifton ir darbaspēka pārvaldības platforma, kas veidota uzņēmumiem, kuri darbojas ar maigu komandām. Grafiku plānošanas modulis ir pamata, bet tas, kas to atšķir no visiem citiem šajā sarakstā esošajiem rīkiem, ir tā cenu arhitektūra: papildu funkcionalitāte – laika uzskaite, algu atskaites, uzdevumu pārvaldība, GPS reģistrēšanās un darbaspēka analītika – ir pieejama kā atsevišķi $1/lietotājs/mēnesi moduļi. 10 cilvēku uzņēmums maksā tikai par to, ko tas patiešām izmanto. Nav sagrupēta uzņēmumu plāna, kurā jāiepērkas, pirms komanda ir gatava.

Maigu plānošanas funkcija izmanto vilkšanas un nomešanas kalendāra saskarni. Divu nedēļu rotācijas veidošana 20 darbiniekiem aizņem mazāk nekā 20 minūtes, kad ir konfigurētas maigu veidnes. Vadītāji var iestatīt atkārtojošos modeļus, definēt lomu prasības katrai maigas un ļaut sistēmai automātiski izpildīt minimālā seguma noteikumus. Darbinieki redz savus grafikus mobilajā lietotnē un saņem tüklïgas paziņojumus, kad tiek veiktas izmaiņas – bez grupu ziņojumiem, bez sajukuma par to, kurš sedz kuru maigu.

Brīvdienu pieteikumi, maigu maiņa un pieejamības atjauninājumi – visi iet caur vienu un to pašu lietotni. Kad ir aktīvs laika uzskaites modulis, darbinieku reģistrēšanās un izgāšanās dati tieši teci uz algu atskaitēm. Nav manuālā eksporta starp sistēmām, nav izklājlapu saskaņošanas pirms katras algu perioda. Šī kombinācija – maigu grafiki, laika uzskaite un algas vienā platformā – parasti prasa trīs atsevišķus rīkus konkurējošos produktos.

Vairāku atrašanās vietu atbalsts ir iekļauts bez papildu maksas par vietu, kas ir svarīgi mazajiem uzņēmumiem, kas darbojas divās vai trīs vietās. Homebase (apskatīts zemāk) iekasē maksu par vietu – trijās vietās šīs izmaksas būtiski palielinās. Shifton lietotāju modelis paliek nemainīgs neatkarīgi no tā, cik atrašanās vietu aptver grafiks.

Galvenās iezīmes:

• Vilkšanas un nomešanas plānošana ar atkārtojošamies maigu veidnēm
• Laika uzskaite ar GPS balstītu reģistrēšanos/izgāšanos
• Brīvdienu pieteikumi un darbinieku pieejamības pārvaldība
• Algu pārvaldība ar virsstundu aprēķinu
• Uzdevumu piešķīrumi pēc maigas vai darbinieka
• Vairāku atrašanās vietu plānošana no viena konta
• iOS un Android mobilo lietotņu

Cenas: Bezmaksas plāns līdz 10 lietotājiem ar pamata grafiku plānošanu. Maksas moduļi no $0,50/lietotājs/mēnesi (laika uzskaite, algas, GPS atrašanās vieta, uzdevumu pārvaldība, atskaites). Visi maksas moduļi ietver 60 dienu bezmaksas izmēģinājuma periodu. Gada norēķins ietaupa 20%.

Vislabāk piemērots: Mazajiem uzņēmumiem ar 5-100 darbiniekiem, kam vajag grafiku plānošanu plus laika uzskaites un algu integrāciju – nemaksājot par uzņēmumu pakotni, kuru izmantos tikai pusē.

When I Work

When I Work ir bijis mazo uzņēmumu maigu plānošanas tirgū kopš 2010. gada, ar klientu bāzi, kas lielākoties veidota ap maztirdzniecību, ēdināšanas pakalpojumiem un veselības aprūpi. Produkts labi dara vienu lietu: maigas tiek ātri plānots un paziņotas. Saskarne ir tīra, mācīšanās līkne ir minimāla, un maigas maiņas darba plūsma – kur darbinieki var pieprasīt segumu un vadītāji iestata apstiprināšanas noteikumus – ir viena no labākajām šīs kategorijas implementācijām.

Uzņēmumam ar konsekventiem maigu modeļiem, stabilu darbinieku skaitu un bez tiešas nepieciešamības pēc algu integrācijas When I Work ir spējīgs darbinieku maigu plānotājs, kas nepārslogos netehnisko vadītāju. Iebūvētā komandas ziņojumapmaiņa uztur plānošanas sakaru ārpus personīgajiem ziņojumiem. Mobilā lietotne darbojas uzticami. Tās ierobežojumi rāda sevi mērogošanas cenās: laika uzskaitei nepieciešams atsevišķs papildinājums, un algu integrācijas ir bloķētas augstāka līmeņa plānos. Komandām, kurām vajag vairāk nekā publicētu grafiku, cena uz vietu pieaug ātrāk nekā šeit esošajām alternatīvām.

Iezīmes: Vilkšanas un nomešanas plānošana, komandas ziņojumapmaiņa, maigas maiņas pieteikumi, laika pulksteņa papildinājums, apmeklējuma izsekošana, algu integrācijas augstākajos līmeņos. Cenas: Bezmaksas līdz 5 darbiniekiem. Essentials no aptuveni $2,50/lietotājs/mēnesi. Laiks un apmeklējums tiek vērtēti atsevišķi. Vislabāk piemērots: Maztirdzniecības vai ēdināšanas komandām, kas mazāk nekā 30 cilvēki, kuriem vajag tīru plānošanu un ziņojumapmaiņu bez sarežģītas algu integrācijas.

Homebase

Homebase bezmaksas plāns ir devīgākais šajā salīdzinājumā ar ievērojamu pārsvaru: neierobežots darbinieku skaits vienā atrašanās vietā, grafiku plānošana, laika pulkstenis ar darbinieku pašapkalpošanos, komandas ziņojumapmaiņa un pamata HR rīki bez maksas. Kafejnīcai, salonam vai maztirdzniecības veikalam, kurš nekad nav izmantojis plānošanas programmatūru, šis ir vieglākais sākumpunkts šajā sarakstā. Nav ko konfigurēt, izņemot komandas un maigu stundu ievadīšanu, un mācīšanās līkne vadītājiem, kas nav pazīstami ar šiem rīkiem, ir minimāla.

POS integrācijas ar Square, Toast, Clover un Lightspeed ir īsts diferenciators ēdināšanas uzņēmumiem. Kad pārdošanas dati no jūsu POS baro grafiku skatu, vadītāji var veidot maigas pret prognozētajiem ieņēmumiem, nevis tikai minēt no pagājušās nedēļas. Homebase arī iekļauj darbā pieņemšanas procesus, ievadīšanas kontrolsarakstus un HR atbilstības rīkus savos maksas līmeņos – padarot to par plašāku platformu nekā citas šeit vienas atrašanās vietas ēdināšanai. Stundu darbinieku plānošana, pārtraukumu izsekošana un laika pulksteņa atbilstība – viss tiek apstrādāts vienā vietā.

Atrašanās vietas cenu modelis ir ierobežojums. Vienā atrašanās vietā Homebase bezmaksas līmeni ir grūti pārspēt. Divās vai trīs vietās plāna izmaksas krājas veidā, kas nenotiek ar lietotāju alternatīvām. Ja vairāku vietu izaugsme ir tavā ceļa kartē, ņem vērā šīs cenu izmaiņas, pirms apņemies Homebase darba plūsmai.

Iezīmes: Grafiku plānošana, laika pulkstenis ar neobligātu sejas atpazīšanu, komandas ziņojumapmaiņa, pieņemšanas darbā un ievadīšanas rīki, POS integrācijas, HR atbilstība. Cenas: Bezmaksas 1 atrašanās vietai, neierobežots darbinieku skaits. Maksas plāni no $24,95/vieta/mēnesi (Essentials) līdz $99/vieta/mēnesi (All-in-One). Vislabāk piemērots: Vienas atrašanās vietas ēdināšanas, maztirdzniecības vai viesnīcniecības uzņēmumiem, kas vēlas spēcīgu bezmaksas līmeni un jau izmanto saderīgu POS sistēmu.

Deputy

Deputy tika veidots ap specifisku darbības problēmu: plānošana nozarēs, kur nepareizas personas piešķīrums maigas rada juridisku vai drošības problēmu. Veselības aprūpe, gados vecāku ļaužu aprūpe, drošības pakalpojumi un loģistika – visi iekļauj sertifikācijas prasības, obligātos pārtraukumu noteikumus un virsstundu aprēķinus, ko vispārīgs tīmekļa darbinieku plānotājs apstrādā vāji vai nemaz. Deputy tos apstrādā vietēji – maigu piešķīrumus var bloķēt, ja darbiniekam trūkst nepieciešamās sertifikācijas, un sistēma atzīmē iespējamās atbilstības problēmas, pirms grafiks tiek publicēts.

MI plānošanas funkcija veido grafiku melnrakstus, pamatojoties uz darba izmaksu mērķiem, darbinieku pieejamību un vēsturisko pieprasījumu – īsts laika ietaupījums vadītājiem, kas pašlaik tos veido manuāli. Darbinieku un apmeklējuma izsekošana integrējas glüti kā atsevišķs modulis. Sākotnējā iestatīšana ilgst ilgāk nekā vairākiem šeit esošajiem rīkiem: lomas, sertifikāti, algu noteikumi un atbilstības parametri visi jādefinē iepriekš, pirms sistēma darbojas pareizi. Maiznīcai vai maztirdzniecībai šīs papildu piepūles nav pamatotas. Mājas aprūpes aģentūrai vai drošības uzņēmumam Deputy varētu būt vienīgais šajā sarakstā esošais rīks, kas pareizi apstrādā darbības prasības.

Iezīmes: MI automātiskā plānošana, sertifikātu un atbilstības izsekošana, atvaļinājumu pārvaldība, darbinieku laika un apmeklējuma izsekošana, algu integrācijas. Cenas: Plānošanas modulis no aptuveni $4,50/lietotājs/mēnesi. Laiks un apmeklējums kā atsevišķs modulis par to pašu cenu. Nav pastāvīga bezmaksas plāna. Vislabāk piemērots: Mazajiem uzņēmumiem veselības aprūpē, drošībā, loģistikā vai jebkurā nozarē ar stingrām sertifikācijas vai darba tiesību atbilstības prasībām.

Connecteam

Connecteam ir veidots darbiniekiem bez galda – komandām, kurās vairākums cilvēku strādā laukā, stāvā vai darba vietā, nevis datora priekšā. Grafiku plānošanas modulis apstrādā maigu piešķīrumus, brīvo maigu konkurenci, konfliktu noteikšanu un vadītāja apstiprināšanas darba plūsmas. Bet produkts iet ievērojami tālāk par vien grafiku plānošanu: tajā pašā mobilajā lietotnē tas ietver sakaru centru (paziņojumi, grupu tērzēšana, uzņēmuma jaunumu plūsma), digitālos veidlapus un kontrolsarakstus, ievadīšanas un mācību moduļus, kā arī HR dokumentu pārvaldību. Mazajam uzņēmumam, kas pašlaik šo funkciju segšanai izmanto četrus vai piecus atsevišķus rīkus, konsolidācijas arguments ir īsts.

Bezmaksas Small Business Plan aptver līdz 10 lietotājiem ar piekļuvi gandrīz visām iezīmēm – viena no pilnīgākajiem bezmaksas līmeņiem šajā kategorijā. Virs tā Connecteam pāriet uz mezglu balstītu cenu modeli: Operācijas (grafiku plānošana, laika pulkstenis, uzdevumu pārvaldība), Sakari un HR tiek pārdoti kā atsevišķas abonēšanas, katrs sākas no $29/mēnesi līdz 30 lietotājiem. Uzņēmumiem, kuriem vajag visus trīs mezglus, kopīgās izmaksas ir augstākas nekā Shifton moduļu cenas. Uzņēmumiem, kuriem specifiki vajag grafiku plānošanu un komandas sakarus kopā, Connecteam apstrādā abus, nesavienojot divus rīkus.

Iezīmes: Viedā plānošana ar konfliktu noteikšanu, GPS laika pulkstenis un ģeofencing, maigu maiņa, komandas sakaru centrs, digitālās veidlapas un kontrolsaraksti, uzdevumu pārvaldība, ievadīšanas un mācību moduļi. Cenas: Bezmaksas līdz 10 lietotājiem (Small Business Plan). Maksas mezgli no $29/mēnesi līdz 30 lietotājiem (Operācijas, Sakari, HR tiek pārdoti atsevišķi). Vislabāk piemērots: Mazajiem uzņēmumiem ar pirmās līnijas vai lauka komandām, kas vēlas grafiku plānošanu, komandas sakarus un HR darba plūsmas konsolidētas vienā mobilajā lietotnē.

Sling

Sling bezmaksas plāns bez darbinieku skaita ierobežojuma apvieno divas lietas: grafiku plānotāju darbiniekiem un komandas sakarus. Grupu kanāli, tiešie ziņojumi, failu koplietošana un uzdevumu paziņojumi ir iekļauti līdzās plānošanas kalendāram. Vairums plānošanas rīku sakarus uzskata par premium papildinājumu vai arī tos neiekļauj vispār. Sling tos uzskata par galveno bezmaksas funkciju – kas atrisina biežu problēmu mazajām komandām: ar plānošanu saistītie sakari izkaisīti pa WhatsApp grupām un personīgajiem ziņojumu ketēm.

Viss ārpus plānošanas un zinoŗu prasa maksas jauninājumu. Darbinieku laika un apmeklējuma izsekošana, darba izmaksu budžetēšana un vairums algu integrāciju atrodas aiz maksas līmeņiem. Par $2/lietotājs/mēnesi (Premium) vai $4/lietotājs/mēnesi (Business), Sling paliek pieejams – bet uzņēmumiem, kuriem vajag laika uzskaiti līdzās plānošanai, vajadzētu salīdzināt to ar Shifton $1/lietotājs/mēnesi moduļu cenām, pirms apņemties. Komandām, kuru galvenā vajadzība ir publicēt maigas un saglabāt sakarus vienā vietā, bezmaksas plāns to aptver bez kompromisiem.

Iezīmes: Maigu plānošana (bezmaksas), komandas sakari un grupu kanāli (bezmaksas), uzdevumu piešķīrumi, laika pulkstenis un apmeklējums (maksas), darba izmaksu budžetēšana (maksas), algu integrācijas (maksas). Cenas: Bezmaksas, neierobežots lietotāju skaits. Premium no $2/lietotājs/mēnesi. Business no $4/lietotājs/mēnesi. Vislabāk piemērots: Ļoti mazajām komandām, kurām vajag plānošanu un sakarus bez izmaksām, vai budžeta apzinīgiem uzņēmumiem, kas vēlas prognozējamu jauninājumu ceļu.

Kā izvēlēties pareizo rīku savai komandai

Pareizā darba grafiku lietotne ir atkarīga no trīs mainīgajiem: nozares, komandas lieluma un kuru darbības problēmu mēģini vispirms atrisināt. Sāc ar problēmu, nevis ar iezīmju sarakstu. Ja izvēle vēl ir plaša, mūsu apskats par darba grafiku veidošanas lietotnēm salīdzina rīkus pēc tā, kā tie veido pašu grafiku.

Ja algu precizitāte ir galvenā problēma, laika uzskaitei jābūt iekļautai izvēlētajā rīkā – nevis kā papildinājumam, kuru iegadāsies vēlāk. Sling bezmaksas līmenis to neatrisinās. Shifton vai Deputy, kas abi tiešām savieno grafiku plānošanu ar laika uzskaitēm, ir attiecīgās opcijas. Ja darbojas ēdināšanas nozarē, Homebase ir spēcīgākā opcija šeit – POS integrācijas ar Square, Toast, Clover un Lightspeed ir iebūvētas, un darba izmaksu mērķi ir tiešā saistībā ar plānošanas saskarni. Pirmās līnijas komandām, kurām vajag grafiku plānošanu kopā ar sakaru rīkiem un HR darba plūsmām vienā mobilajā lietotnē – maztirdzniecība, viesnīcniecība, tīrīšana, lauka komandas – Connecteam plašumu ir grūti pārspēt par tā cenu.

Vairāku vietu uzņēmumiem vajadzētu izvairīties no cenu noteikšanas pēc atrašanās vietas. Homebase iekasē maksu pēc vietas – operācija divās vietās maksā dubultās mēneša izmaksas. Shifton un Sling cenu noteikšana ir pēc lietotāja, kas skalas lineāri neatkarīgi no tā, cik atrašanās vietu ir kontā. Nozarēm ar stingrāku regulējumu, kā veselības aprūpe vai drošība, Deputy apstrādā sertifikātu izsekošanu un darba tiesību izpildi veidos, kurus neviens cits rīks šeit nedara mazas komandas mērogā.

Vairākumam mazo uzņēmumu ārpus ēdināšanas un regulētajām nozarēm Shifton aptver visu mazo uzņēmumu darbaspēka pārvaldības programmatūras jomu bez atbilstošas cenu zīmes. Sāc ar bezmaksas plānu, pievieno moduļus, kad uzņēmums aug, un maksā tikai par to, kas ir aktīvi lietošanā. ASV Darba statistikas biroja profesionālo izredžu rokasgrāmata aptver visu HR un darbaspēka koordinācijas funkciju jomu – noderīgs konteksts, ja izlemat, cik daudz no tā deleģēt programmatūrai pret atsevišķu darbinieku.

Grafiku rīku salīdzinājums

Bieži uzdotie jautājumi

Daria Oleshko

Klientu panākumu vadītāja Shifton ar plašu pieredzi darbaspēka pārvaldībā un lauka pakalpojumu pārvaldībā.