Lauka pakalpojumu pārvaldības programmatūra maziem uzņēmumiem

Lielākā daļa lauka pakalpojumu pārvaldības platformu ir veidotas uzņēmumiem ar vairāk nekā 200 tehniķiem, atsevišķu IT nodaļu un korporatīvu budžetu. Mazie pakalpojumu uzņēmumi paliek starp diviem sliktiem risinājumiem: programmatūru, kas maksā vairāk, nekā vajadzētu, un izklājlapām, kas sabrūk brīdī, kad komanda pāraug piecus cilvēkus.

Lauka pakalpojumu pārvaldības programmatūra maziem uzņēmumiem risina vienu konkrētu problēmu: kā plānot grafiku, nosūtīt darbus un izrakstīt rēķinus bez tām administratīvajām izmaksām, kas nāk līdzi lielo uzņēmumu rīkiem. Grūtākais ir atrast platformu, kas par pamatfunkcijām neprasa korporatīvu cenu – un neaizslēdz tieši tās iespējas, kuras jums patiešām vajadzīgas, aiz līmeņa, ko nevarat atļauties.

Pieejamas cenas lauka pakalpojumu programmatūra pēdējos gados ir panākusi lielos spēlētājus. Platformas, kas veidotas mazākām komandām, tagad aptver grafiku plānošanu, darbu nosūtīšanu, GPS izsekošanu un rēķinu izrakstīšanu bez ilgtermiņa līgumiem un konsultanta vadītas ieviešanas. Taču „veidots maziem uzņēmumiem“ par sevi apgalvo katrs piegādātājs, tāpēc svarīgāk ir zināt, ko īsti vērtēt, nekā lasīt funkciju sarakstus.

Kas maziem pakalpojumu uzņēmumiem patiešām vajadzīgs (un kas nav)

Viss turpmākais attiecas tieši uz mazākām komandām. Pilnu ainu par to, ko lauka pakalpojumu pārvaldības programmatūra aptver jebkurā mērogā, sniedz produkta pārskats.

Korporatīvās FSM platformas mēdz uzskaitīt 150 funkcijas. Mazam uzņēmumam aptuveni 90% no tām ir troksnis. Kad runājam ar santehnikas, elektrības, kaitēkļu apkarošanas un IT pakalpojumu uzņēmumu īpašniekiem, kuriem ir mazāk nekā 30 tehniķu, katru reizi atkārtojas vienas un tās pašas sāpes:

• Darbu plānošana bez dubultām rezervācijām un tukšiem logiem grafikā
• Zināt, kur katrs tehniķis atrodas tieši tagad – nevis kur viņš bija pirms pusstundas
• Rēķina nosūtīšana tajā pašā dienā, kad darbs pabeigts
• Darbu vēstures un klientu datu glabāšana vienuviet, nevis izkaisīta pa dažādiem telefoniem

Un tas arī viss. Nekāda mākslīgā intelekta darbināta prognozējošās apkopes dzinēja. Nekāda IoT aktīvu dzīves cikla moduļa. Astoņu cilvēku pakalpojumu uzņēmuma programmatūrai nav jāizskatās pēc NASA misijas vadības centra. Tai jābūt ātrai, saprotamai un pietiekami lētai, lai ROI būtu redzams jau pirmajā mēnesī.

Labu programmatūru mazam uzņēmumam no sliktas atšķir tas, cik ātri jauns lietotājs no reģistrācijas nonāk līdz pirmā īstā darba nosūtīšanai. Ja atbilde ir „pēc divu nedēļu ieviešanas procesa un trim apmācību zvaniem“, tā nav veidota jums.

Lauka pakalpojumu pārvaldības programmatūras cenas: ko mazie uzņēmumi maksā patiesībā

Parunāsim par skaitļiem, jo tieši te lielākā daļa mazo uzņēmumu apdedzinās. Lauka pakalpojumu pārvaldības programmatūras cenas seko dažiem izplatītiem modeļiem, un starpība kopējās izmaksās var būt pārsteidzoši liela.

Cena par lietotāju izklausās saprātīga, kad tā ir 30-50 ASV dolāru par tehniķi mēnesī. Bet pievienojiet dispečeru, biroja administratoru un īpašnieku, un pēkšņi maksājat par sešām vietām, lai gan laukā strādā tikai trīs cilvēki. Dažas platformas prasa 70-100 ASV dolāru par lietotāju, kas desmit cilvēku komandai nozīmē 700-1000 ASV dolāru mēnesī, pirms vēl esat nosūtījis pirmo darbu.

Tad ir funkciju aizslēgšanas slazds. Pamata plāns dod grafiku plānošanu un darbu nosūtīšanu, bet rēķinu izrakstīšanu, atskaites vai GPS izsekošanu paslēpj aiz „Pro“ līmeņa, kas cenu dubulto. Mazam uzņēmumam pamata plāns nekad nav pietiekams, bet Pro plāns maksā vairāk nekā biroja īre mēnesī.

Shifton Field Service izmanto citu pieeju. Bezmaksas plāns aptver līdz 2 komandas locekļiem ar pilnu piekļuvi pamatfunkcijām – uzdevumu pārvaldībai un grafiku plānošanai, digitālajām darbu veidlapām, mobilajai lietotnei un atskaitēm. Nekādu mākslīgu ierobežojumu, nekādas funkciju aizslēgšanas. Kad vajadzīgas papildu vietas, maksas plāni turpina no turienes, un katrs no tiem sākas ar 55 dienu bezmaksas izmēģinājuma periodu, tāpēc platformu varat pārbaudīt ar īstiem darbiem, pirms kaut ko tērējat.

Ja jūsu komanda joprojām strādā ar izklājlapām un grupas čatiem, Shifton Field Service bezmaksas plāns ļauj diviem cilvēkiem izmēģināt visu platformu – iestatīšana aizņem apmēram trīs minūtes. Reģistrējieties un nosūtiet savu pirmo darbu.

Kāpēc lielākā daļa FSM platformu mazām komandām neder

Galvenā problēma nav funkcijas, bet gan pieņēmumi. Lielās platformas pieņem, ka jums ir atsevišķs dispečers, kurš visu dienu sēž pie datora. Mazam uzņēmumam tāda cilvēka nav. Īpašnieks darbus sadala no objekta, vienlaikus remontējot apkures katlu un rēķinot tāmi nākamajam darbam. Lauka pakalpojumu pārvaldībai mazam uzņēmumam jāstrādā telefonā, mikroautobusā, ar vienu roku.

Tad ir darbplūsmas problēma. Strukturētas saskaņošanas ķēdes ir loģiskas, kad 200 tehniķu atskaitās reģionālajiem vadītājiem. Piecu cilvēku uzņēmumā tehniķis pats IR saskaņošanas ķēde. Ja programmatūra prasa trīs pieskārienus un apstiprinājuma logu tikai tāpēc, lai atzīmētu darbu kā pabeigtu, līdz ceturtdienai cilvēki to vairs nelietos.

Ar integrācijām ir tāpat. Mazs santehnikas uzņēmums grib savienojumu ar QuickBooks un varbūt ar Google Calendar. Integrāciju slānim jābūt vienkāršam un vērstam uz rīkiem, kurus mazie uzņēmumi patiešām lieto, nevis tirdzniecības vietai ar 400 savienotājiem, kur sākumam vajadzīga API atslēga.

Ko meklēt, salīdzinot iespējas

Aizmirstiet par funkciju salīdzināšanas tabulām. Katrs piegādātājs tajās uzskaita tos pašus divdesmit punktus. Lūk, kas patiešām ir svarīgi, izvēloties programmatūru mazam pakalpojumu uzņēmumam – lietas, kas atšķir labāko lauka pakalpojumu programmatūru no tās, kura jau pēc otrās nedēļas krāj putekļus:

Laiks no reģistrācijas līdz pirmajam nosūtītajam darbam

Ja 15 minūšu laikā pēc konta izveides nespējat izveidot darbu un piešķirt to tehniķim, programmatūra mazai komandai ir par sarežģītu. Shifton Field Service vairums lietotāju pirmo darbu nosūta dažu minūšu laikā pēc reģistrācijas – pievienojiet komandu, izveidojiet darbu, piešķiriet to. Ieviešanas zvans nav vajadzīgs.

Mobilā pieredze

Atveriet mobilo lietotni un mēģiniet pabeigt darbu. Ja tam vajag vairāk nekā trīs pieskārienus, to ir veidojis kāds, kurš nekad nav sēdējis servisa furgonā. Tehniķim jāspēj pieslēgties, redzēt savu grafiku, aizbraukt līdz objektam, aizpildīt veidlapu un doties tālāk. Viss pārējais ir berze.

Palūdziet izmēģinājuma periodu un ļaujiet īstam tehniķim lietot lietotni īstā darbā. Nevis demonstrāciju ar izdomātiem datiem – parasts otrdienas rīts ar trim pieturām un starp tām iespiestu atkārtotu izsaukumu. Tas pastāstīs vairāk nekā jebkura funkciju lapa.

Rēķinu izrakstīšanas ātrums

Vai rēķins var aiziet, pirms tehniķis izbrauc no klienta pagalma? Tieši te mazie uzņēmumi zaudē visvairāk naudas. Darbs pabeigts otrdienā, dokumenti nonāk birojā piektdienā, rēķins tiek izsūtīts nākamajā pirmdienā, klients samaksā 30 dienu laikā. Tās ir sešas nedēļas no darba līdz naudai. Ar Shifton Field Service rēķinu izrakstīšanu, kas datus ņem tieši no aizpildītajām darbu veidlapām, rēķins var būt klienta pastkastē vēl pirms pusdienlaika.

Kas notiek, kad izaugat no sākuma plāna

Daļa lauka pakalpojumu programmatūras ar pieciem lietotājiem strādā lieliski, bet ar divdesmit kļūst sāpīga. Pārbaudiet, vai platforma aug līdzi, nespiežot pāriet uz pilnīgi citu līmeni ar jaunu saskarni. Jūs gribat to pašu rīku, tikai vairāk vietas. Un jūs negribat pārmācīt visu komandu tāpēc, ka Business plānam ir cita darbvirsma nekā Starter plānam.

Kāpēc Shifton Field Service der maziem uzņēmumiem

Shifton Field Service ir veidots uzņēmumiem, kuriem nav IT nodaļas. Platformu izmanto gan pašnodarbinātie, gan uzņēmumi ar vairākām filiālēm, bet kodols ir veidots ap 3 līdz 30 cilvēku komandu vajadzībām – tieši šajā diapazonā strādā lielākā daļa pakalpojumu uzņēmumu un tieši te lielākā daļa FSM programmatūras nespēj palīdzēt.

Dažas lietas, kas ir svarīgas, vadot mazu uzņēmumu:

• Bezmaksas plāns aptver līdz 2 komandas locekļiem ar pilnu funkcionalitāti – tā nav apgriezta demonstrācija, un maksas plāni sākas ar 55 dienu izmēģinājuma periodu
• Pieejams vairāk nekā 40 valodās, tāpēc, ja jūsu brigāde runā spāņu, portugāļu vai poļu valodā, viņi var lietot lietotni savā valodā jau no pirmās dienas
• Brigādes GPS izsekošana, lai dispečers vienmēr zinātu, kur atrodas katrs tehniķis – maksas modulis, ko var pārbaudīt izmēģinājuma periodā
• Digitālās darbu veidlapas aizstāj papīru – fotogrāfijas, paraksti un kontrolsaraksti tiek fiksēti uz vietas un birojā redzami uzreiz

Ja esat salīdzinājis iespējas un vēlaties saprast, kā lauka pakalpojumu pārvaldība savieno grafiku plānošanu, darbu nosūtīšanu un izpildi mobilajā ierīcē vienā darbplūsmā, šis pārskats par pieejamajiem rīkiem un to, kas tajos patiešām ir bez maksas, ir vērts izlasīt, pirms kaut ko apņematies.

Patiesās izmaksas, kas rodas, programmatūru nelietojot

Mazie uzņēmumi FSM programmatūru bieži atliek, jo domā, ka nevar to atļauties. Aprēķins rāda pretējo. Viens nokavēts apmeklējums maksā brauciena laiku, degvielu, negūtos ieņēmumus un bieži arī klientu. Divi tādi nedēļā piecu cilvēku komandā gadā sakrāj 15 000-25 000 ASV dolāru izniekotas jaudas. Tas ir vairāk, nekā lielākā daļa FSM platformu maksā piecos gados.

Tad ir rēķinu izrakstīšanas kavējums. Par sešu nedēļu ciklu no darba līdz samaksai jau runājām. Uzņēmumam ar 40 000 ASV dolāru mēneša ieņēmumiem tas nozīmē, ka 60 000 ASV dolāru pastāvīgi karājas neapmaksātos rēķinos. Saīsiniet šo ciklu uz pusi, un atbrīvosiet 30 000 ASV dolāru apgrozāmo līdzekļu – neaizņemoties ne santīma.

Labākā lauka pakalpojumu programmatūra mazam uzņēmumam nav tā ar visvairāk funkcijām. Tā ir tā, kas atmaksājas vēl pirms izmēģinājuma perioda beigām.

Kad mazai komandai patiešām vajadzīga lauka pakalpojumu programmatūra

Pienāk brīdis, kad kopīgs kalendārs vairs nav pietiekams, un tas pienāk agrāk, nekā lielākā daļa īpašnieku gaida. Runa nav tikai par cilvēku skaitu – runa ir par to, cik daudz kustīgu detaļu viens cilvēks spēj vienlaikus paturēt galvā. Divi tehniķi pie pastāvīgiem klientiem tiek galā no atmiņas. Pieci tehniķi, no kuriem trim šonedēļ darbi ir pārcelti, vairs netiek.

Izlasiet abas vidējās rindas uzmanīgi, jo tieši tur atrodas lielākā daļa mazo pakalpojumu uzņēmumu un tieši tur nauda klusi aiztek. Otrs brauciens maksā ceļu, stundu un to vietu grafikā, kuru būtu aizpildījis cits apmaksāts darbs. Trīs tādi nedēļā nozīmē tehniķi, kurš lielāko daļu piektdienas nostrādā par velti.

Ko bezmaksas lauka pakalpojumu programmatūra maziem uzņēmumiem patiesībā aptver

Mazie uzņēmumi sāk ar bezmaksas līmeņiem, un tie atšķiras vairāk, nekā liek domāt reklāma. Vieni ierobežo lietotāju skaitu, citi darbu skaitu, vēl citi dod visu, bet mobilo lietotni patur aiz maksas – kas visu jēgu iznīcina, jo tieši mobilā lietotne ir tā puse, ko tehniķi patiešām lieto. Godīgs salīdzinājums nav funkciju skaitīšana, bet gan tas, kur katrs plāns beidzas.

Shifton Field Service ir bez maksas līdz 2 komandas locekļiem bez laika ierobežojuma un aptver uzdevumu pārvaldību un grafiku plānošanu, digitālās veidlapas, mobilo lietotni iOS un Android ierīcēm, kā arī atskaites. Atrašanās vietas kontrole, noliktava, rēķinu izrakstīšana un klientu portāls ir maksas moduļi ar izmēģinājuma periodu. Tas ir apzināti šaurs bezmaksas līmenis – tas ir domāts pašnodarbinātajam vai diviem cilvēkiem, nevis astoņu cilvēku brigādei, kas izliekas, ka ierobežojuma nav.

Pirmā nedēļa: kā ieviešana izskatās patiesībā

Mazās komandas programmatūru pamet pirmajās divās nedēļās vai nepamet vispār, un iemesls gandrīz nekad nav funkciju saraksts. Iemesls ir tas, ka kādam jāievada klientu saraksts, un nevienam nav tam laika. Izeja ir atteikties pārcelt visu uzreiz.

Sāciet tikai ar nākamo nedēļu. Ievadiet sistēmā tos darbus, par kuriem jau zināt, piešķiriet tos un ļaujiet tehniķiem piecas dienas strādāt no telefona. Neimportējiet trīs gadu klientu vēsturi, neveidojiet savas veidlapas, nepieslēdziet grāmatvedību. Ja nedēļa aiziet cauri un tehniķi vairs nejautā, kurp jābrauc, rīks ir nopelnījis tiesības nest vairāk.

Neveiksme notiek pretējā secībā: divas nedēļas iestatīšanas, pirms sistēmai cauri iziet pirmais īstais darbs, un komanda, kas jau paguvusi izlemt, ka jaunā sistēma ir tikai papīru kārtošana. Iestatīšana ir lēta tad, kad cilvēki jau strādā, un dārga pirms tam.

Pieci jautājumi, ko vērts uzdot pirms līguma parakstīšanas

Demonstrācijas ir veidotas tā, lai izskatītos labi. Šie pieci jautājumi atdala platformas, kas mazai brigādei der, no tām, kas radītas simt tehniķiem un slikti samazinātas.

Kas notiek, kad telefonam nav signāla?

Pagrabi, katlu telpas, liftu šahtas, adreses laukos. Ja lietotne nespēj darbu paturēt un vēlāk sinhronizēt, tehniķis atgriežas pie papīra tieši tajos apmeklējumos, kurus pēc tam ir visgrūtāk atjaunot. Palūdziet parādīt to lidmašīnas režīmā, nevis aprakstīt slaidā.

Cik ilgi aizņem darba nodošana citam tehniķim?

Šī ir mazā uzņēmumā biežākā darbība un tieši tā, ko demonstrācijas izlaiž. Ja tas prasa vairāk par dažām sekundēm, dispečeri turpinās to kārtot pa telefonu, un grafiks sistēmā divās nedēļās atrausies no īstenības. Grafiks, kuram neviens netic, ir sliktāks nekā grafika neesamība.

Kas ir patiešām bez maksas un ko bezmaksas līmenis neļauj darīt?

Palūdziet ierobežojumu rakstiski: lietotāji, darbi mēnesī vai abi. Plāns, kas ir bez maksas diviem cilvēkiem, ir godīgs. Plāns, kas ir bez maksas līdz brīdim, kad atduraties pret nepieminētu limitu, ir izmēģinājuma periods ar labāku mārketingu.

Kam pieder dati, ja aizejat?

Klientu saraksts, darbu vēsture, fotogrāfijas, paraksti. Eksportam jābūt pogai, nevis pieteikumam atbalsta dienestam. Mazie uzņēmumi rīkus maina biežāk nekā lielie, un maiņas cena gandrīz pilnībā sastāv no tā, cik dārgi ir dabūt savus ierakstus ārā.

Kā atbalsts strādā sestdienā?

Pakalpojumu uzņēmumi strādā tad, kad biroji ir slēgti. Ja atbalsts pieejams tikai darbdienās, to labāk zināt pirms pirmās nedēļas nogales, kad kaut kas salūzt, nevis tās laikā.

Prom no izklājlapām, neapturot darbu

Izklājlapa nav ienaidnieks. Tā ir turējusi uzņēmumu darbībā un turēs arī pārejas laikā. Kļūda ir uztvert maiņu kā datumu, kad slēdzis tiek pārmests, nevis kā periodu, kurā abi pārklājas.

Divas nedēļas darbiniet abus. Grafiks dzīvo jaunajā sistēmā, izklājlapa paliek atvērta kā drošības tīkls, ko nevienam nav pienākums atjaunināt. Ja pēc divām nedēļām izklājlapa ir novecojusi un neviens to nav pamanījis, pārmaiņa ir iesakņojusies. Ja cilvēki to joprojām atver, kaut kas jaunajā kārtībā ir lēnāks par veco, un to ir vērts atrast, pirms sākat spiest ar varu.

Vienīgais, ko ir vērts pārcelt kārtīgi, ir klientu saraksts. Darbu vēsture var sākties ar šodienu – pēc pusgada jums būs pusgada vēsture, un tālāk atpakaļ praksē tik un tā neviens neskatās. Mēģinājums importēt gadiem senus apmeklējumus ir tieši tā vieta, kur mazās komandas zaudē tās divas nedēļas, kuru viņiem nebija.

Kā tas izskatās pēc pusgada

Pirmā pārmaiņa, ko mazie uzņēmumi pamana, nav efektivitāte. Beidzas strīdi. Klients saka, ka tehniķis nemaz nebija atbraucis; lietotne rāda ierašanās laiku, fotogrāfijas un parakstu. Tehniķis saka, ka viņam neviens nepateica par detaļām; darba uzdevums rāda, kas tam bija pievienots un kad viņš to atvēra.

Otrā pārmaiņa ir klusāka un parādās vēlāk. Tā kā darbi ir vienuviet, kļūst redzamas likumsakarības: klients, kurš vienmēr pārceļ laiku, darbu veids, kurš vienmēr pārsniedz aplēsi, tehniķis, kurš klusi uzņemas sarežģītos izsaukumus. Neko no tā kopīgā kalendārā neredz, un tas viss maina to, kā nākamajā ceturksnī veidosiet cenas un komandu.

Biežāk uzdotie jautājumi

Kāda ir labākā lauka pakalpojumu pārvaldības programmatūra mazam uzņēmumam?

Labākā izvēle ir atkarīga no komandas lieluma un budžeta, bet pamatprasības ir vienādas: grafiku plānošana, darbu nosūtīšana, GPS izsekošana, mobilās darbu veidlapas un rēķinu izrakstīšana vienā platformā. Shifton Field Service aptver tos visus, un bezmaksas plāns līdz 2 komandas locekļiem kopā ar 55 dienu izmēģinājuma periodu maksas plānos padara to par vienu no pieejamākajām iespējām mazām komandām, kas grib pārbaudīt ar īstiem darbiem, pirms maksā.

Cik maksā lauka pakalpojumu programmatūra mazai komandai?

Cenas svārstās no bezmaksas līdz vairāk nekā 100 ASV dolāriem par lietotāju mēnesī. Daudzas platformas piedāvā bezmaksas līmeni ar ierobežojumiem, savukārt pilnas funkcionalitātes plāni parasti maksā 20-50 ASV dolāru par lietotāju. Uzmanieties no funkciju aizslēgšanas – lētākais plāns bieži neietver rēķinu izrakstīšanu vai atskaites.

Vai pašnodarbinātais gūst labumu no FSM programmatūras?

Jā – un, iespējams, pat vairāk nekā lielāka komanda, jo pašnodarbinātais vienlaikus sadala darbus, plāno grafiku, izraksta rēķinus un pats strādā laukā. Jau vienkāršas digitālās darbu veidlapas un automatizēta rēķinu izrakstīšana ietaupa 5-8 stundas nedēļā administratīvā darba. Tā ir gandrīz vesela diena, ko varētu izrakstīt klientam, nevis pavadīt, kārtojot papīrus. Vairumam platformu, arī Shifton Field Service, ir bezmaksas līmenis vienam lietotājam ar pilnu piekļuvi, tāpēc izmēģināšana nenes finansiālu risku.

Ruslan Nazarov

Shifton SEO vadītājs. Raksta par darbaspēka pārvaldību, maiņu plānošanu un SaaS risinājumiem uzņēmumiem, kas paļaujas uz efektīvām komandas darbībām.