Taken maken en toewijzen

Taken vormen de kernmodule in Veldservice-modus en kunnen niet worden uitgeschakeld.

Met taken kun je werk toewijzen aan één of meerdere medewerkers, met een bijgevoegde checklist om te voltooien tijdens de uitvoering van de taak. Taken zijn centraal in de veldservice-operaties en worden gebruikt voor alle soorten opdrachten, planning en het volgen van werk.

Opmerking: Taken zijn essentieel; alles in Veldservice draait om hen. Het volledig begrijpen van taken is cruciaal voor het effectief gebruik van het systeem.

Pagina’s Waar Je Een Taak Kunt Aanmaken

Taken kunnen vanuit meerdere plaatsen in het systeem worden aangemaakt, afhankelijk van de workflow en voorkeur.

1. Klanten pagina

Navigeer naar de Klanten pagina.
Zoek de gewenste klant in de lijst.
Klik op het potlood-icoon naast de klantnaam om het klantenprofiel zijpaneel te openen.
Scroll naar beneden in het paneel en klik op Taak Aanmaken.

Belangrijke details:

Als een klant meerdere adressen heeft, moet je één specifiek adres selecteren voor de taak.
Wanneer u een taak aanmaakt via de Cliënten-pagina, wordt de cliënt automatisch toegevoegd. U hoeft niet handmatig een cliënt te selecteren.
Indien er details van een cliënt moeten worden aangepast (bijv. naam, contactgegevens, adres), klik dan op het potloodicoon, werk de informatie bij in het zijpaneel, en klik op Opslaan.
Om een nieuwe cliënt aan te maken, klikt u op het + icoon in de cliëntsectie, vul de benodigde velden in die voor uw bedrijf zijn geconfigureerd, en klik vervolgens op Opslaan.

Tip: Controleer altijd dubbel of de geselecteerde cliënt en het adres juist zijn, vooral als de cliënt meerdere adressen heeft, om te voorkomen dat de taak verkeerd wordt toegewezen.

2. Takenpagina

De Taken-pagina biedt een gedetailleerd overzicht en beheerhulpmiddelen voor alle taken.

U kunt:

Taken als een lijst bekijken.
Taken filteren op status: Actief, Voltooid, Geannuleerd en Zonder Datum.
Taken zoeken met zoekwoorden.
- Opmerking: Alleen velden die tijdens de aanmaak van takenvelden voor zoeken zijn ingeschakeld, kunnen worden doorzocht.
Taken filteren op een of meer statussen.
Selecteer een datumbereik om taken weer te geven.
Gefilterde en gesorteerde taken weergeven op een kaart.

Weergegeven taakvelden zijn onder andere:

Titel en Beschrijving – standaardvelden. Als er aanpassingen zijn gedaan (velden toegevoegd/verwijderd/herordend), dan wordt de weergave daar aangepast aan de instellingen.
Klant – de klant gekoppeld aan de taak.
Adres – het adres van de klant gekoppeld aan de taak.
Werknemer – toegewezen werknemer(s).
Geplande tijd – geplande starttijd.
Status – huidige status van de taak.
Voltooid – alleen weergegeven voor voltooide taken; toont de voltooitijd door de werknemer.
Instellingen voor terugkerende taken – oranje cirkel met streep = niet-terugkerende taak; groene cirkel met vinkje = terugkerende taak.
Acties – opties om de taak te verwijderen.

Tip: Gebruik filters en sortering om grote hoeveelheden taken efficiënt te beheren.

3. Agenda Pagina

De Agenda biedt een visueel overzicht van taken.

Taken toegewezen aan werknemers verschijnen als cellen op de werknemersrij.
Taken met een datum maar zonder een toegewezen werknemer verschijnen in de lijst van niet-toegewezen taken.
Taken zonder geplande datum verschijnen aan de zijkant onder Taken zonder Datum.

Kalenderfilters:

Filter op medewerker
Filter op type taak
Selecteer labels
Selecteer statussen
Selecteer servicelocaties

Filters toepassen: Klik op Zoeken. Om filters te resetten, klik op Wissen.
Om het kalendervoorbeeld te verbeteren, verberg het filterpaneel door op het filtericoon boven de kalender te klikken.

Kalenderweergave-opties:

Toon taken voor alle medewerkers of alleen medewerkers met toegewezen taken.
Weergave-opties: 1 dag, 3 dagen, 1 week, 1 maand.
Navigeren door dagen of maanden met de links/rechts pijlen of selecteer een specifieke dag via de kalendericoon.
Klik op het tandwielicoon voor extra instellingen:
- Taken weergeven – bepaalt de zichtbaarheid van taken in de 1-dag weergave.
- Weergavemodus (dag) – toon alleen werkuren (bijv. 8:00–17:00).
- Sorteeropties voor medewerkers – kies om medewerkersnummers weer te geven.
- Sorteren – op naam of persoonsnummer.

Tip: Pas deze instellingen aan voor duidelijkheid bij het beheren van meerdere taken tegelijk.

Een Taak Creëren

Klik op Taak Creëren om een nieuwe taak te starten.

1. Klant (Optioneel)

Selecteer een bestaande klant of maak een nieuwe aan.
Om te selecteren, typ minimaal 3 letters van de klantnaam om te zoeken.
Kies het juiste adres.
Om klantgegevens te bewerken, klik op het potloodicoon → voer wijzigingen door → Opslaan.
Om een nieuwe klant aan te maken, klik op het + icoon → vul de vereiste velden in → Opslaan.

Opmerking: Verifieer altijd de selectie van klant en adres. Onjuiste adressen leiden tot fouten in taken.

2. Algemene Informatie

Vul de algemene informatievelden (aangepaste of standaardvelden die uw bedrijf heeft geconfigureerd).
Geplande tijd – starttijd van de taak. Indien leeg gelaten, verschijnt de taak in Taken zonder Datum.
Geschatte duur – tijd die nodig is om de taak te voltooien, gebruikt voor planning en om overlappingen te voorkomen.
Markeringen – visuele markeringen voor type taken op de kalender.
Vaardigheid – selecteer vooraf gedefinieerde vaardigheden om werknemers te filteren tijdens de toewijzing.
Checklist – kies een checklist voor de werknemer om te voltooien tijdens de taak.

Tip: Het correct instellen van markeringen, vaardigheden en checklists zorgt voor een correcte toewijzing van werknemers en het bijhouden van taakvoltooiing.

3. Werknemers

Taken kunnen worden toegewezen aan één of meerdere werknemers.
Na het selecteren van de eerste werknemer, de Extra Werknemer veld verschijnt.
Elke extra werknemer ontvangt een subtaak. Subtaken kunnen hebben:
- Een afzonderlijke geplande starttijd
- Een afzonderlijke geschatte duur
Om extra werknemers te verwijderen, klik op het prullenbak icoon ernaast.

Voorbeeld: Voor cateringevenementen komen decorateurs als eerste, obers komen 2 uur later, schoonmaakpersoneel ’s avonds. Subtaken maken nauwkeurige planning mogelijk.

4. Terugkerende Taken

Terugkerende taken zijn beschikbaar alleen voor een taak die aan een enkele werknemer is toegewezen.
Inschakelen via Instellingen Herhalende Taken selectievakje na het instellen van de geplande tijd.
Kies einddatum en type van herhaling:
- Dagelijks – selecteer weekdagen (maandag–zondag).
- Wekelijks – dezelfde weekdag elke week tot de einddatum.
- Elke 2 Weken – dezelfde weekdag elke 14 dagen tot de einddatum.

Opmerking: Het toevoegen van extra werknemers schakelt herhaling uit voor de extra werknemers.
Belangrijk: Voordat de uitvoering van de taak begint, kun je deze taak of alle toekomstige herhalingen bewerken, waaronder: werknemer, checklist, datum/tijd, beoordelingen, vaardigheden, enz.

5. Geplande Gereedschappen (Optioneel)

Specificeer noodzakelijke gereedschappen, apparatuur of verbruiksartikelen voor taakvoltooiing (vereist het Inventarisatiemodule).
Gereedschappen moeten in de correcte hoeveelheid beschikbaar zijn voor de werknemer.
Opmerking: Geplande gereedschappen kunnen verschillen van daadwerkelijk gebruikte gereedschappen in type of hoeveelheid.

6. Bestanden

Upload klantfoto’s of documenten.
Kies of je bestanden wilt tonen of verbergen voor de werknemer.

FAQ – Taken aanmaken en toewijzen

1. Waarom kan ik geen klantadres selecteren?
Een klant heeft meerdere adressen; er moet er één geselecteerd worden om de taak correct toe te wijzen.

2. Wat als de klant niet bestaat?
Gebruik het + icoon om een nieuwe klant aan te maken en vul de vereiste velden in.

3. Kan ik een taak zonder klant aanmaken?
Ja, het klantveld is optioneel. Taken zonder klant verschijnen in lijsten en op de kalender.

4. Waarom verschijnt mijn taak niet op de kalender?
Taken zonder gepland tijdstip verschijnen in Taken zonder Datum. Voeg een gepland tijdstip toe om op de kalender te verschijnen.

5. Hoe wijs ik meerdere werknemers toe?
Selecteer eerste medewerker → Extra Medewerker veld verschijnt → voeg meer medewerkers toe → sub taken worden aangemaakt.

6. Kunnen terugkerende taken aan meerdere medewerkers worden toegewezen?
Nee, terugkeerpatronen zijn alleen beschikbaar voor een enkele medewerker.

7. Wat zijn subtaken?
Subtaken zijn voor extra medewerkers met een aparte starttijd, duur en checklist.

8. Wat betekenen oranje en groene cirkels?

Oranje cirkel – niet-terugkerend
Groene cirkel met vinkje – terugkerend

9. Kan ik checklists bewerken na het maken van een taak?
Ja, voor de uitvoering van de taak. Subtaken kunnen aparte checklists hebben.

10. Waarom vindt zoekopdracht mijn taak niet?
Zoeken werkt alleen op velden die zijn ingeschakeld voor zoeken.

11. Hoe toon ik taken op de kaart?
Na het filteren en sorteren op de Taskpagina, klik op toon op kaart.

12. Kan ik taken voor alle medewerkers in de kalender zien?
Ja, toon alle medewerkers of alleen die met toegewezen taken.

13. Hoe filter ik taken op merken of typen?
Gebruik filters → klik op Zoek.

14. Hoe wijzig ik de geplande tijd voor een subtaak?
Elke subtaak kan een eigen starttijd en duur hebben.

15. Wat gebeurt er als ik de hoofdemedewerker verwijder?
Hoofdtaak wordt verwijderd. Subtaken kunnen hun koppeling verliezen. Verwijder eerst subtaken indien nodig.

16. Hoe stel ik een terugkerende taak in?
Selecteer startdatum → vink Instellingen voor Herhalingstaken aan → stel einddatum en type in.

17. Kunnen terugkerende taken op verschillende dagen starten voor verschillende medewerkers?
Nee. De terugkeer is gekoppeld aan één medewerker en startdatum. Voorafgaand aan de uitvoering kunt u dit of alle toekomstige taken bewerken.

18. Waarom komen geplande hulpmiddelen niet overeen met het daadwerkelijke gebruik?
Geplande hulpmiddelen zijn aanbevelingen; daadwerkelijk gebruik kan verschillen.

19. Hoe voeg ik bestanden toe?
Upload bestanden → kies of u ze wilt tonen/verbergen voor de medewerker.

20. Hoe bewerk ik klantinformatie na het aanmaken van een taak?
Klik op potloodicoon → bewerken → Opslaan.

21. Hoe specificeer ik de geschatte duur?
Gebruik het veld Geschatte duur om te plannen en overlappingen te voorkomen.

22. Hoe kan ik voltooide taken bekijken?
Filter op Voltooid; de voltooiingstijd verschijnt in de kolom Voltooid.

23. Kunnen meerdere medewerkers verschillende checklists en tijden hebben?
Ja, via subtaken.

24. Wat als een taak niet zichtbaar is na kalenderfiltering?
Controleer alle filters. Taken zonder geplande tijd verschijnen in Taken zonder datum.

25. Hoe plan ik meerdere medewerkers op dezelfde dag?
Gebruik subtaken met verschillende starttijden en duur.

26. Kan ik terugkerende taken bewerken na aanmaak?
Ja, voorafgaand aan de uitvoering kan elk veld worden bewerkt: medewerker, checklist, datum/tijd, opmerkingen, vaardigheden.

27. Kan een taak meerdere checklijsten hebben?
Ja, subtaken kunnen verschillende checklijsten hebben.

28. Wat gebeurt er als ik geen geplande tijd instel?
Taak verschijnt in Taken zonder Datum en wordt niet op een specifieke dag in de kalender weergegeven.