প্রেস অফিস ও ক্লায়েন্ট কাজের জন্য পিআর শিডিউলিং সফটওয়্যার
প্রেস অফিস সামলান, অফিসের বাইরের সময় ও সংকটের ডিউটি সাজান এবং প্রতিটি ঘণ্টা কোন ক্লায়েন্টের খাতায় পড়ল তা দেখুন।
প্রতিটি ক্লায়েন্ট অ্যাকাউন্ট ধরে সপ্তাহ সাজান
একটি যোগাযোগ দলের সপ্তাহ মানে বিভিন্ন ক্লায়েন্টের কাছে দেওয়া প্রতিশ্রুতির সমষ্টি, আর তার উপর খবর যা করে বসে তা। সাপ্তাহিক গ্রিডে প্রতিটি মানুষ পায় নিজের সারি এবং প্রতিটি কাজ পায় শুরু ও শেষের সময়সহ রঙে চিহ্নিত একটি ব্লক, ফলে সপ্তাহ চূড়ান্ত করার আগেই পুরো দলের চাপ পড়ে ফেলা যায়। প্রজেক্ট আর ফিল্টার আলাদা ক্লায়েন্ট অ্যাকাউন্টকে আলাদা নথিতে নয়, একটাই স্ক্রিনে আলাদা রাখে।
ঘণ্টার সীমা, ওভারটাইম এবং ঘণ্টাগুলো কোথায় গেল
মাসিক ফির কাজ ঘণ্টা ধরে বিক্রি হয়, আর যে দল চুপচাপ এক ক্লায়েন্টকে বিল করা সময়ের দেড় গুণ দিয়ে ফেলে, সেটাই একটি অ্যাকাউন্টের লাভজনক না থাকার সবচেয়ে সাধারণ কারণ। প্রতিটি মানুষের সারিতে আগে থেকেই দেওয়া মোট ঘণ্টার পাশে সর্বোচ্চ সীমা বসে থাকে, আর প্রতিটি শিফট যে কাজের জায়গার, তা দিয়ে ট্যাগ করা হয়। দিনের কলাম কর্মীসংখ্যা ও ঘণ্টা যোগ করে দেখায়, ফলে ওভারটাইমের দিকে গড়িয়ে যাওয়া সপ্তাহ বদলানোর সময় থাকতেই চোখে পড়ে।
অফিস সময়ের বাইরে ডিউটি কভার
খবর অফিস সময় মানে না, প্রেস অফিসও মানে না। সম্প্রচারের অনুরোধ সকালের নাশতার আগেই আসে, আন্তর্জাতিক মিডিয়া চলে অন্য ঘড়িতে, আর জীবন্ত কোনো ইস্যুতে 23:00 থেকে 07:00 পর্যন্ত কাউকে পাওয়া যাওয়া দরকার হতে পারে। সাপ্তাহিক ভিউ দিনে একাধিক শিফট ধরে রাখে, নামের পাশে পদবিসহ, ফলে কভারের প্রতিটি ভাগে একজন অভিজ্ঞ মানুষ থাকে, গোটা রোস্টার গতবার যে ফোন ধরেছিল তার ঘাড়ে পড়ে না, আর সাজানোর সময়েই প্রত্যেকের সীমা ও মোট ঘণ্টা চোখের সামনে থাকে।
আপনার লোকবল, তাদের ভূমিকা এবং ফ্রিল্যান্স সহায়তা
লঞ্চকে ঘিরে জনসংযোগ দল বড় হয়, আবার ছোট হয়, রোস্টারকেও তার সঙ্গে তাল মেলাতে হয়। কর্মীদের টেবিল সবাইকে এক জায়গায় রাখে পদবি, যোগাযোগের তথ্য, টাইম জোন এবং সাধারণ অ্যাক্সেস ও অ্যাডমিন অধিকারে ভাগ করা ক্ষমতার স্তরসহ। অ্যাকাউন্টের অবস্থা দেখায় কাকে আমন্ত্রণ পাঠানো হয়েছে আর কে সত্যিই তা গ্রহণ করেছে, এভাবেই লঞ্চ সপ্তাহের আগে রোস্টারে না ওঠা ফ্রিল্যান্সারকে খুঁজে পাওয়া যায়।
ফ্রি প্ল্যান দিয়ে শুরু করুন
কোনো সময়সীমা নেই। মূল ফিচারগুলোতে পূর্ণ অ্যাক্সেস পান এবং প্রস্তুত হলে আপগ্রেড করুন।
পিআর দলের শিডিউলিং নিয়ে পূর্ণ গাইড পড়ুন
একটি পিআর দল এমন দুটো জিনিস বিক্রি করে যার উৎপাদন সে বাড়াতে পারে না: বিচারবোধ আর ঘণ্টা। মাসিক ফি বলে মাসে নির্দিষ্ট পরিমাণ অভিজ্ঞ মনোযোগের কথা, ক্লায়েন্ট চায় রাত এগারোটায় কোনো খবর ফাটলে কাউকে যেন পাওয়া যায়, আর ছয় সপ্তাহ ধরে ক্যালেন্ডারে বসে থাকা লঞ্চ যে সপ্তাহে নামবে সেই সপ্তাহে বাড়তি তিন জোড়া হাত চাইবেই। জনসংযোগ সংস্থার শিডিউলিং সফটওয়্যার সেই প্রতিশ্রুতিগুলোকে কে ফাঁকা আছে সেই অনুমান নয়, পড়া যায় এমন পরিকল্পনা হিসেবে ধরে রাখে।
অস্বস্তিকর দিকটি হলো, যোগাযোগের বেশির ভাগ কাজ প্রচলিত অর্থে শিফটের কাজ নয়, ঠিক যতক্ষণ না তা হয়ে ওঠে। ডিউটি কভার, সংকটের রোস্টার, ইভেন্টের দিন আর লঞ্চের সপ্তাহ সবই শিফটের মতোই আচরণ করে, আর ভাগ করা ক্যালেন্ডার ঠিক এই অংশগুলোই সবচেয়ে খারাপভাবে সামলায়।
জনসংযোগ সংস্থার শিডিউলিং সফটওয়্যার আসলে কীসের জন্য
পরিসরটা ইচ্ছে করেই সরু। এটি ঠিক করে কে কখন ডিউটিতে, যে কভার এখনো কেউ নেয়নি তা ধরে রাখে, উপলব্ধতা ও ছুটির আবেদন জোগাড় করে, আসল শুরু ও শেষের সময় লিখে রাখে এবং মানুষ ধরে ও অ্যাকাউন্ট ধরে ঘণ্টার রিপোর্ট দেয়। কাজের নিচে এটিই পরিচালন মেরুদণ্ড, আর বেশির ভাগ সংস্থায় আজ সেটি ধরে রেখেছে একটি স্প্রেডশিট, একটি গ্রুপ চ্যাট আর একজন মানুষের স্মৃতি।
এটি মিডিয়া ডেটাবেস নয়, এটি প্রেস রিলিজ বিতরণ করে না এবং কভারেজ মাপে না। সেগুলো নিজস্ব সরবরাহকারীসহ আলাদা শ্রেণি, আর যে শিডিউলিং ব্যবস্থা দাবি করবে সে এগুলোও করে, সে চারটিই খারাপভাবে করবে।
মাসিক ফির ঘণ্টা এবং কোন ক্লায়েন্টের খাতায় ঘণ্টা পড়ল তা জানা
মাসিক চুক্তি চুপচাপ ভেঙে পড়ে। 40 ঘণ্টা বিক্রি হওয়া ক্লায়েন্টকে 60 ঘণ্টা দেওয়ার সিদ্ধান্ত কেউ নেয় না; সেটি ঘটে ছোট ছোট বাড়তি সাহায্যের ধারায়, বিল না করা সংকটের ছুটির দিনে আর দীর্ঘ হয়ে যাওয়া লঞ্চে। যখন তা স্পষ্ট হয়, তত দিনে অ্যাকাউন্টটি এক প্রান্তিক ধরে লোকসানে চলছে আর ক্লায়েন্টের সঙ্গে আলোচনা যতটা কঠিন হওয়ার কথা ছিল তার চেয়ে অনেক বেশি কঠিন।
প্রতিটি শিফটকে ক্লায়েন্ট প্রজেক্টের সঙ্গে জুড়ে দেওয়াই এই সরে যাওয়াটা তখনই দেখিয়ে দেয়, যখন কিছু করার সুযোগ থাকে। পরিকল্পিত ঘণ্টা দেখায় কী ভাবা হয়েছিল, কাজ করা ঘণ্টা দেখায় আসলে কী হলো, আর দুইয়ের ফারাকই প্রতি মাসে দেখার মতো সংখ্যা। আমাদের কাজের ঘণ্টার রিপোর্ট সময়টিকে মানুষ ধরে ও হার ধরে ভেঙে দেখায়, ফলে অভিজ্ঞ ও নবীন কর্মীর সময় এক খরচ হিসেবে পড়া হয় না। বিলিংয়ের সিদ্ধান্ত সংস্থার হাতেই থাকে; বদলায় শুধু এটুকু যে সিদ্ধান্তটা স্মৃতি থেকে নয়, নথি থেকে নেওয়া হয়।
প্রেস অফিসের ডিউটি আর যে রোস্টার কেউ নিজের কাঁধে নিতে চায় না
প্রতিটি প্রেস অফিসেই শেষমেশ একটি ডিউটি রোস্টার দাঁড়ায়, আর সেটিই প্রায় সব সময় সংস্থার সবচেয়ে অপছন্দের নথি। দেরিতে তৈরি হয়, মেসেজে সংশোধন হয়, আর যার ডিউটিতে থাকার কথা সে খবরটা পায় সহকর্মীর কাছ থেকে। যখন গণ্ডগোল হয়, তখন তা সবার সামনেই হয়।
ডিউটিকে ঠিকঠাক শিফট হিসেবে সাজালে গোটা যন্ত্রটাই ঠিক হয়ে যায়। কভারের প্রতিটি ভাগের নির্দিষ্ট শুরু ও শেষ থাকে, যে ডিউটিতে আছে তার ফোনে সেটি ফুটে ওঠে, আর কোনো বদল মুখে মুখে না ছড়িয়ে সবার কাছে একসঙ্গে পৌঁছায়। কেউ না নেওয়া কভার খোলা শিফটের সারিতে বসে থাকতে পারে যতক্ষণ না কেউ তা তুলে নেয়, আর শুক্রবার বিকেলে কোনো অংশীদারের গোটা ঘরকে জিজ্ঞেস করার চেয়ে সেটি অনেক ভালো ব্যবস্থা। জনসংযোগ শিডিউলিং সফটওয়্যার ডিউটিকে প্রিয় করে তোলে না, কিন্তু ন্যায্য ও দৃশ্যমান করে তোলে, আর এই দুটোই ডিউটিকে প্রতি মাসে একই তিনজনের ঘাড়ে পড়া থেকে আটকায়।
অফিসের বাইরের সময়, সাপ্তাহিক ছুটি ও সংকটের কভার
সংকটের কাজ সময়ের দিক থেকে অনুমান করা যায় না, কিন্তু চেহারার দিক থেকে যায়। অভিজ্ঞ কাউকে পাওয়া যেতে হবে, কাউকে বিষয়টি উপরে তোলার ক্ষমতা রাখতে হবে, আর তাতে যাওয়া ঘণ্টা লিখে রাখতে হবে, কারণ সারা বছরে সংস্থার দেওয়া সবচেয়ে দামি ঘণ্টা প্রায়ই এগুলোই।
রাতের ব্লক ও সাপ্তাহিক ছুটির কভারসহ এই ঘণ্টাগুলো শিফট হিসেবে সাজালে দল পায় ন্যায্য পালা আর সংস্থা পায় আসল খরচ। জনসংযোগ সংস্থার কাজের সময়ের হিসাব তখনই কাজে লাগে যখন সেটি এগুলো আলাদা করে, যাতে কাজ করা ঘণ্টা নিজের হারে রিপোর্টে আসে এবং সংকট সামলানো একটি ছুটির দিন মাসের গড়ে মিলিয়ে না গিয়ে যা খরচ হয়েছে তাই দেখায়। দেরি ও উপস্থিতিও একইভাবে নথিভুক্ত হয়, যেটির গুরুত্ব রিপোর্টের জন্য যতটা নয়, ক্লায়েন্ট যখন জিজ্ঞেস করে রাত দুটোয় কে কভারে ছিল তখন নথিটা আদৌ আছে বলেই তার চেয়ে বেশি।
লঞ্চের চাপ ও ফ্রিল্যান্স সহায়তা
লঞ্চ, ফলাফলের দিন, সম্মেলন ও প্রচারের মুহূর্ত এমন মানুষের জন্য অল্প সময়ের তীব্র চাহিদা তৈরি করে, বছরের বাকিটা যাদের সংস্থা রাখে না। এই খাতে ফ্রিল্যান্স সহায়তা স্বাভাবিক, আর বাস্তব সমস্যাটা সব সময় একই: তাদের দ্রুত পরিকল্পনায় তোলা, কোথায় থাকতে হবে তা তারা জানে কি না নিশ্চিত করা এবং পরে পরিষ্কারভাবে সরিয়ে দেওয়া।
পদবি ও অ্যাক্সেস স্তরসহ একটাই দলের তালিকা এর বেশির ভাগটাই সামলে দেয়। ফ্রিল্যান্সাররা নিজেদের শিফটে সাধারণ অ্যাক্সেস পান, অ্যাকাউন্ট প্রধানরা নিজেদের অ্যাকাউন্টে অ্যাডমিন অধিকার পান, আর কয়েকজনের একটি দলকে একজন একজন করে টাইপ না করে ইম্পোর্ট করা যায়। অ্যাকাউন্টের অবস্থা দেখায় কে সত্যিই আমন্ত্রণ গ্রহণ করেছে, আর এভাবেই লঞ্চের সকালে এটা আবিষ্কার করা এড়ানো যায় যে বাড়তি দুই জোড়া হাত রোস্টারটাই কখনো পায়নি।
বাজার ও টাইম জোন জুড়ে যোগাযোগ দলের শিডিউলিং সফটওয়্যার
যোগাযোগের কাজ খুব কমই এক জায়গায় থাকে। পরামর্শকরা ক্লায়েন্টের দপ্তর থেকে কাজ করেন, লঞ্চের দিন হয় ভেন্যুতে, আর আন্তর্জাতিক অ্যাকাউন্ট মানে কয়েক ঘণ্টা এগিয়ে থাকা বাজারে সহকর্মী। কে কোথায় আছে তা না দেখে সবাইকে একই সময় দেখানো রোস্টার এমন ভুল তৈরি করে যা কেবল সেই দিনেই ধরা পড়ে।
প্রত্যেকের সঙ্গে একটি টাইম জোন জুড়ে রাখার মানে হলো, যে দেখছে তার কাছে শিফটের সময় ঠিকভাবেই পড়া হবে, আর শিফটকে কাজের জায়গা দিয়ে ট্যাগ করার মানে হলো, রোস্টার কেবল কাজটি হয়েছে তা নয়, কোথায় হয়েছে তাও লিখে রাখে। এতে কোনো একটি দিনে দলের কতজন সত্যিই অফিসে আছেন সেই প্রশ্নেরও সৎ উত্তর মেলে।
মার্কেটিং ও প্রচারের পরিকল্পনার পাশে এটি কোথায় দাঁড়ায়
পাশের দলগুলোর সঙ্গে সীমারেখাটা টেনে দেওয়াই ভালো। মার্কেটিং বিভাগ ও সংস্থার জন্য প্রচারের ক্ষমতা পরিকল্পনা সম্পর্কিত হলেও আলাদা সমস্যা, আর সেটি আমাদের মার্কেটিং কর্মীদের শিডিউলিং পাতাটি সামলায়। এই পাতাটি যোগাযোগের নিজস্ব অংশ নিয়ে: প্রেস অফিসের ডিউটি, সংকট ও অফিসের বাইরের কভার এবং ক্লায়েন্ট অ্যাকাউন্ট ধরে মাসিক ফির ঘণ্টা।
অন্য সীমারেখাটি আসল পিআর সরঞ্জামের সঙ্গে। মিডিয়া ডেটাবেস, বিতরণ সেবা ও মনিটরিং প্ল্যাটফর্ম কাজ করে সাংবাদিক ও কভারেজ নিয়ে। Shifton কাজ করে যারা কাজটা করেন তাদের নিয়ে: শিডিউল ও টেমপ্লেট, খোলা শিফট, উপলব্ধতা, ছুটি, কাজের সময় গণনা, বিরতি, কাজ করা ও ওভারটাইম ঘণ্টা, কাজ বণ্টন, নোটিফিকেশন এবং ঘণ্টার এক্সপোর্ট। সংস্থাগুলো দুটোই চালায়, আর দুটো আলাদা প্রশ্নের উত্তর দেয়।
পিআর দলের শিডিউলিং অ্যাপ কীভাবে বাছবেন
যে সপ্তাহটাকে ভয় পান, সেটাতেই পরীক্ষা করুন। ফ্রিল্যান্স সহায়তাসহ একটি লঞ্চ সপ্তাহ বানান, রাতের ডিউটি কভার যোগ করুন, তারপর অল্প সময়ের নোটিশে সেখান থেকে একজন অভিজ্ঞ মানুষকে সরিয়ে দিন আর দেখুন ফাঁকটা কত দ্রুত আবার প্রকাশ হয়ে পূরণ হয়। তিনটি অ্যাকাউন্ট একসঙ্গে চললে মাসিক ঘণ্টার রিপোর্ট কেমন পড়া যায় তা দেখুন, কারণ ব্যবস্থাপনা পরিচালক আসলে ওই রিপোর্টটাই দেখবেন। অ্যাপটি ফোনে খুলুন, কারণ ডিউটি কভার ওখানেই দেখা হয়।
Shifton 10 জন দলের সদস্য পর্যন্ত সময়সীমা ছাড়াই বিনামূল্যে, যা ছোট পরামর্শক সংস্থা বা ছোট অভ্যন্তরীণ প্রেস অফিসের জন্য মানানসই, আর দল বড় হলে পেইড প্ল্যান কর্মীপ্রতি মাসিক হিসাবে নেওয়া হয়। আপনার ডিউটি রোস্টার যদি আজ কোনো মেসেজের সুতোয় থাকে আর মাসিক ফির ঘণ্টা যদি কারও মাথায় থাকে, দুটোকেই এমন জায়গায় সরানো দরকার যেখানে সেগুলো পড়া যায়।
সচরাচর জিজ্ঞাস্য প্রশ্নাবলী
জনসংযোগ সংস্থার শিডিউলিং সফটওয়্যার কী?
এটি সেই ব্যবস্থা যা ঠিক করে কে ডিউটিতে থাকবে, কোন ক্লায়েন্টের জন্য, কোন ঘণ্টাগুলোতে, এবং সেটি সংশ্লিষ্ট মানুষের কাছে পৌঁছে দেয়। একটি পিআর দলের ক্ষেত্রে এর মানে প্রেস অফিসের ডিউটি রোস্টার, অফিসের বাইরের ও সংকটের কভার, লঞ্চের সময় ফ্রিল্যান্স সহায়তা এবং ক্লায়েন্ট অ্যাকাউন্ট ধরে পড়া যায় এমন কাজের ঘণ্টার নথি। এটি মানুষ ও ঘণ্টা সামলায়, মিডিয়া যোগাযোগ বা কভারেজ নয়।
পিআর শিডিউলিং ব্যবস্থায় ক্লায়েন্ট অনুযায়ী মাসিক ফির ঘণ্টা কীভাবে হিসাব রাখা হয়?
প্রতিটি ক্লায়েন্ট অ্যাকাউন্ট নিজের প্রজেক্ট হিসেবে তৈরি হয় এবং শিফট তাতে বসানো হয়, ফলে পরিকল্পিত ও কাজ করা ঘণ্টা এক গাদায় না মিশে ঠিক অ্যাকাউন্টের নামে জমা হয়। এরপর কাজের ঘণ্টার রিপোর্ট দেখায় মাসটা কীভাবে ভাগ হলো, আর মাসিক ফি নবায়ন বা নতুন করে আলোচনার সময় দলের ঠিক এই সংখ্যাটিই দরকার হয়। Shifton ঘণ্টার হিসাব দেয়; বিলিং আপনার ব্যবহৃত আর্থিক ব্যবস্থাতেই থাকে।
অফিসের বাইরের ও সংকটের কভার কীভাবে সাজানো হয়?
ফোন কে ধরবে তা নিয়ে অনানুষ্ঠানিক বোঝাপড়ার বদলে ডিউটি কভার সত্যিকারের সময়সহ সত্যিকারের শিফট হিসেবেই সাজানো হয়, রাতের ও সাপ্তাহিক ছুটির ব্লকসহ। কভার খোলা শিফট হিসেবে প্রকাশ করে দলকে তুলে নিতে দেওয়া যায়, আর প্রকাশ করার সঙ্গে সঙ্গে সংশ্লিষ্ট সবাই নোটিফিকেশন পায়। অফিসের বাইরের ডিউটিতে কাজ করা ঘণ্টা বাকিগুলোর মতোই নথিভুক্ত হয় এবং নিজস্ব হারে রিপোর্টে আসতে পারে।
লঞ্চের জন্য ফ্রিল্যান্সার যোগ করে পরে সরিয়ে দেওয়া যায়?
হ্যাঁ। ফ্রিল্যান্স ও চুক্তিভিত্তিক সহায়তা স্থায়ী কর্মীদের মতোই পদবি ও অ্যাক্সেস স্তরসহ রোস্টারে ওঠে, আর একসঙ্গে কয়েকজন যোগ দিলে তাদের ইম্পোর্ট করে আনা যায়। তারা নিজেদের শিফট মোবাইল অ্যাপে দেখে এবং সেখান থেকেই কাজের শুরু ও শেষ সময় দেয়। উপলব্ধতার সেটিং যে সময়ে তারা আপনার সঙ্গে কাজ করছে না, সেই সময়টায় তাদের শিডিউলের বাইরে রাখে।
Shifton কি মিডিয়া ডেটাবেস বা মনিটরিং দেয়?
না। মিডিয়া ডেটাবেস, প্রেস রিলিজ বিতরণ ও কভারেজ মনিটরিং আলাদা শ্রেণির পণ্য, আর জনসংযোগ ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যার বলতে বেশির ভাগ সময় সেগুলোকেই বোঝানো হয়। Shifton কর্মীবাহিনীর দিকটি সামলায়: শিফট শিডিউলিং ও টেমপ্লেট, খোলা শিফট, উপলব্ধতা ও ছুটি, কাজের সময় গণনা, বিরতি, কাজ করা ও ওভারটাইম ঘণ্টা, কাজ বণ্টন এবং ঘণ্টার রিপোর্ট, সেই সঙ্গে Zapier, QuickBooks, Intercom ও Usedesk ইন্টিগ্রেশন।
ছোট দলের জন্য বিনামূল্যের পিআর শিডিউলিং অ্যাপ আছে?
Shifton 10 জন দলের সদস্য পর্যন্ত সময়সীমা ছাড়াই বিনামূল্যে এবং এতে শিফট শিডিউলিং, প্রাথমিক কাজের সময় গণনা, মোবাইল অ্যাপ ও সাধারণ রিপোর্ট রয়েছে, যা ছোট পরামর্শক সংস্থা বা ছোট অভ্যন্তরীণ প্রেস অফিসের জন্য যথেষ্ট। এর বেশি হলে পেইড প্ল্যান কর্মীপ্রতি মাসিক হিসাবে নেওয়া হয়। জিওলোকেশন ও কাজের জায়গা বিনামূল্যের প্ল্যানের অংশ নয়, এটি একটি পেইড মডিউল।
Shifton দিয়ে আপনার পিআর দলের সপ্তাহ পরিকল্পনা করুন
ডিউটি রোস্টার তৈরি করুন, অফিসের বাইরের কভার খোলা শিফট হিসেবে প্রকাশ করুন এবং কাজের ঘণ্টা যে ক্লায়েন্টের, তার সঙ্গেই যুক্ত রাখুন।