টিম ক্যাপাসিটির জন্য মার্কেটিং অপারেশন সফটওয়্যার

মার্কেটিং ক্যাপাসিটি প্রায় সবসময়ই বেশি ধরে নেওয়া হয়। কাগজে নয়জনের একটি টিমের মাসে পঁয়তাল্লিশ কর্মদিবস থাকে, কিন্তু বাস্তবে তার বড় অংশ আগেই চলে যায় রিপোর্টিং, অনুমোদন, নিয়োগ, ছুটি আর যে ক্যাম্পেইন সময় ছাড়িয়ে গেছে তার পিছনে। মার্কেটিং অপারেশন ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার গুরুত্বপূর্ণ কারণ নামমাত্র কর্মীসংখ্যা আর ব্যবহারযোগ্য ঘণ্টার মধ্যেকার ফাঁকেই ডেডলাইন নিঃশব্দে মরে যায়।

দ্বিতীয় সমস্যা হলো দৃশ্যমানতা। মার্কেটিংয়ের কাজ প্রকাশ পাওয়া পর্যন্ত অনেকটাই অদৃশ্য থাকে, তাই প্রমাণ হাতে নিয়ে না বলা খুব কঠিন। আরেকটি উপকরণ তৈরির অনুরোধ বিনামূল্যে মনে হয়, কারণ সেটি কোন ঘণ্টাগুলোকে সরিয়ে দেবে তা কেউ দেখাতে পারে না। মার্কেটিং টিম ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ঘণ্টাগুলোকে স্পষ্ট করে এই সমস্যা মেটায়: কী বুক করা আছে, কে সেটি ধরে আছে, আর নতুন কিছু এলে কী সরাতে হবে।

মার্কেটিং অপারেশন ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে কী থাকা দরকার

চারটি কাজ। কোনো নির্দিষ্ট সময়ের জন্য টিমের কর্মীসংখ্যা নয়, আসল ক্যাপাসিটি দেখানো। যারা সত্যিই উপলব্ধতা নিশ্চিত করেছেন তাদের ওপর কাজ পরিকল্পনা করতে দেওয়া। প্রতিটি ক্যাম্পেইনে ঢালা ঘণ্টা লিখে রাখা, যাতে কাজের চাপ মত নয়, মাপ হয়। আর এই সবই করা সেখানে, যেখানে টিম তাকায়, অর্থাৎ ফোনে, এমন কোনো নথিতে নয় যা কেউ দ্বিতীয়বার খোলে না। প্রথম তিনটি কাজ করে কিন্তু স্প্রেডশিটে বাস করে এমন মার্কেটিং অপারেশন প্ল্যানিং সফটওয়্যার চতুর্থটিতে হারে, আর চতুর্থটিই ঠিক করে সেটি আদৌ ব্যবহৃত হবে কি না। এই কারণেই মার্কেটিং স্টাফ শিডিউলিং সফটওয়্যার ফিচারের তালিকায় নয়, মোবাইল অ্যাপে জেতে বা হারে।

আসল ক্যাপাসিটির বিপরীতে ক্যাম্পেইন রিসোর্স পরিকল্পনা

ক্যাম্পেইন রিসোর্স পরিকল্পনা অনুমেয়ভাবেই ভুল হয়: পরিকল্পনা ডেলিভারেবল থেকে পিছন দিকে সাজানো হয়, আর মানুষ চাকরিতে আছে বলেই তাদের উপলব্ধ ধরে নেওয়া হয়। ক্যাপাসিটি থেকে সামনের দিকে হিসাব করলে ভিন্ন এবং সৎ উত্তর আসে। Shifton সিস্টেমে প্রতিটি ক্যাম্পেইন বা কাজের ধারা একটি প্রকল্প, তাই ঘণ্টা সেটির বিপরীতে লেখা হয় এবং মোট হিসাব প্রতি ব্যক্তি ও প্রতি সময়কাল ধরে দেখা যায়। যখন দুটি ক্যাম্পেইন একই দুই সপ্তাহে একই বিশেষজ্ঞকে চায়, তখন সংঘাত তিন সপ্তাহ পরের স্ট্যাটাস মিটিংয়ে নয়, গ্রিডেই ধরা পড়ে। সমান্তরাল কাজের ধারার সংখ্যা যখন সবগুলো মাথায় রাখতে পারা মানুষের সংখ্যাকে ছাড়িয়ে যায়, ঠিক তখনই মার্কেটিং টিম শিডিউলিং সফটওয়্যার কাজে লাগে।

বেশিরভাগ টিম স্প্রেডশিটে একটি মার্কেটিং শিডিউল টেমপ্লেট দিয়ে শুরু করে, আর ক্যাম্পেইন একটি থাকা পর্যন্ত সেটি টেকে। দুটি ক্যাম্পেইন যে মুহূর্তে একে অন্যের ওপর পড়ে, সেটি আর কাজ করে না, কারণ টেমপ্লেট ইচ্ছা লিখে রাখে আর শিডিউল প্রতিশ্রুতি লিখে রাখে, এবং এই দুটির মধ্যে একটিই বলতে পারে বৃহস্পতিবার ইতিমধ্যে ভরা কি না। বিদ্যমান মার্কেটিং শিডিউল টেমপ্লেট আবার টাইপ করার বদলে ইমপোর্ট করা যায়, তারপর কেউ ফিরে আসার কথা মনে রাখে এমন নথি নয়, জীবন্ত পরিকল্পনা হিসেবে চালানো যায়।

কর্মদিবসকে আসল ডেলিভারেবলে ভাগ করা

শিডিউল করা দিন বলে কেউ কাজে আছে। কী বেরিয়ে এল তা বলে না। অ্যাক্টিভিটি নিজের সময় নিয়ে শিফটের ভেতরে বসে, যা দিনটিকে তার ভেতরের আলাদা কাজের টুকরোয় ভাগ করতে দেয়, আর একই অ্যাক্টিভিটি একজন একজন করে দেওয়ার বদলে একটি ক্রিয়ায় কয়েকজনের মধ্যে ছড়িয়ে দেওয়া যায়। যে কাজ করতে হবে কিন্তু এখনো মালিক নেই, সেটি পাশে রেখে পরে তুলে নেওয়া যায়। বিস্তারিত আছে আমাদের অ্যাক্টিভিটি ট্র্যাকিং ফিচারে। ইন-হাউস টিমের জন্য এটাই সেই পার্থক্য, যেখানে একটি পরিকল্পনা বলে সপ্তাহ ভরা আর অন্যটি বলে সপ্তাহ কী উৎপাদন করে।

মার্কেটিং প্ল্যাটফর্ম কোথায় শেষ হয় আর কর্মী পরিকল্পনা কোথায় শুরু

এই ক্ষেত্রের সার্চ রেজাল্ট সম্পূর্ণ ভিন্ন এক পণ্যশ্রেণিতে ভরা। মার্কেটিং ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার হিসেবে বিক্রি হওয়া বেশিরভাগ টুল চ্যানেল, উপকরণ, দর্শক আর অনুমোদন পরিকল্পনা করে, আর তাদের অনেকেই এতে দুর্দান্ত। তাদের কেউই জানে না আপনার টিমের আগামী মাসে কত ঘণ্টা আছে, কে ছুটিতে, বা শেষ ক্যাম্পেইন লঞ্চ আসলে কত শ্রম খেয়েছে। মার্কেটিং ওয়ার্কফোর্স ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার এই প্রশ্নগুলোর উত্তর দেয় এবং চ্যানেলে প্রকাশের কাজে একেবারেই ঢোকে না। ইন-হাউস মার্কেটিং শিডিউলিং সফটওয়্যার আর ডেলিভারি প্ল্যাটফর্ম একে অন্যের বিকল্প নয়, পরিপূরক; আর এদের প্রতিদ্বন্দ্বী ভাবলেই সুন্দর কনটেন্ট পরিকল্পনা তৈরি হয় যা করার জন্য কারো সময় থাকে না। যে টিমগুলো ক্লায়েন্টকে ঘণ্টা হিসেবে বিল করে, তাদের সমস্যার আকার আলাদা, আর সেটি দেখে আমাদের এজেন্সি টিমের পাতা।

উপলব্ধতা, ফোকাস ঘণ্টা আর হাইব্রিড ধরন

মার্কেটিং টিম খুব কমই সমান সপ্তাহ কাজ করে। কেউ ঘণ্টা চেপে আনে, কেউ গভীর কাজের জন্য সুরক্ষিত সময় রাখে, আর হাইব্রিড ব্যবস্থার মানে অফিসে উপস্থিতি ও কাজের ঘণ্টা দুটি আলাদা প্রশ্ন। আগামী মাসের জন্য প্রতিটি মানুষের কাছ থেকে ঘণ্টা ধরে উপলব্ধতা সংগ্রহ করা হয়, আর ছুটির অনুরোধ অনুমোদনের জন্য অ্যাপের মধ্য দিয়ে যায়, তাই শিডিউল নিশ্চিত তথ্যের ওপর দাঁড়ায়। যে মার্কেটিং ডিপার্টমেন্ট শিডিউলিং সফটওয়্যার ধরে নেয় সবাই নয়টা থেকে ছয়টা উপলব্ধ, সেটি এমন পরিকল্পনা দেবে যা দেখতে ভালো আর প্রথম সপ্তাহেই ভেঙে পড়ে। মার্কেটিং এমপ্লয়ি শিডিউলিং সফটওয়্যারকে উপলব্ধতাকে মানুষের ওপর চাপানো নিয়ম নয়, মানুষের কাছ থেকে নেওয়া তথ্য হিসেবে দেখতে হবে। পদ ও অনুমতির স্তরও এখানে গুরুত্বপূর্ণ, কারণ একজন টিম লিডের গোটা কোম্পানির শিডিউল হাতে না পেয়েও নিজের দলের শিডিউল ঠিক করার সুযোগ থাকা উচিত।

লঞ্চ, ইভেন্ট আর নিয়মের বাইরের ঘণ্টা

অফিস টিমের জন্য মার্কেটিং শিফট শিডিউলিং সফটওয়্যার অদ্ভুত শ্রেণি মনে হয়, ঠিক প্রথম লঞ্চের সপ্তাহান্ত পর্যন্ত। মার্কেটিংয়ের কিছু কাজ অফিস সময়ের ভেতরে বসতে চায় না। লঞ্চ অসুবিধাজনক সময়ে পড়ে, ইভেন্ট সপ্তাহান্ত জুড়ে চলে, আর চালু ক্যাম্পেইনে মাঝে মাঝে স্বাভাবিক দিনের বাইরে কারো নজর রাখা দরকার হয়। নিঃশব্দে অবৈতনিক হয়ে যাওয়া অনানুষ্ঠানিক ব্যবস্থার বদলে দরকারি কভারেজ খোলা শিফট হিসেবে প্রকাশ করুন, যাতে যোগ্য যে কেউ সেটি নিতে পারে, আর ম্যানেজারের নিশ্চিতকরণে টিম সদস্যদের মধ্যে শিফট বদল হতে দিন। যেখানে বাড়তি কভারেজ স্বীকৃতি পাওয়ার যোগ্য, সেখানে আলাদা শিফটের সঙ্গে বোনাস জুড়ে দেওয়া যায়। যে ক্যাম্পেইন টিম শিডিউলিং সফটওয়্যার অফিস সময়ের বাইরের কাজকে চ্যাটে মিটিয়ে নেওয়া ব্যতিক্রম ভাবে, সেটি মানুষের সদিচ্ছা কারো নজরে না পড়েই খরচ করার উপায়। যেসব টিম অফিস সময়ের বাইরে প্রেস ডিউটিও সামলায়, তাদের জন্য জনসংযোগ এজেন্সির সময়সূচি নিয়ে আলাদা পাতা আছে।

কাজের চাপ, প্রতি প্রকল্পের ঘণ্টা আর ক্যাম্পেইনের খরচ

ঘণ্টা একবার প্রকল্পের বিপরীতে লেখা হলে বেশ কিছু তর্ক সহজ হয়ে যায়। কাজের ঘণ্টার রিপোর্ট প্রতি ব্যক্তির কাজ করা আর ওভারটাইম ঘণ্টা দেখায়, প্রকল্প, পদ ও সময়কাল ধরে ফিল্টার করা, আর বিরতি ও দেরি আলাদা সংখ্যা হিসেবে থাকে। বাজেট ও পে রেট রিপোর্ট সেটিকে প্রতি ক্যাম্পেইনের শ্রম খরচে অনুবাদ করে, আর এই সংখ্যাই নতুন পদের দাবিকে সবাই কত ব্যস্ত বোধ করছে তার বর্ণনার চেয়ে অনেক ভালোভাবে সমর্থন করে। ক্রিয়েটিভ টিম প্রায়ই মার্কেটিং টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যারে আপত্তি করে, আর নজরদারির জন্য ব্যবহার হলে সেই আপত্তি যুক্তিসঙ্গত। ক্যাপাসিটি মাপার জন্য ব্যবহার করলে এটি উল্টো কাজ করে: টিম নিজের সীমায় পৌঁছেছে তার প্রমাণ হয়ে ওঠে। কনটেন্ট টিম শিডিউলিং সফটওয়্যার তখনই আস্থা পায় যখন ডেটার ফল স্কোরবোর্ড নয়, ভালো কাজের ভার হয়; একই সতর্কতা কনটেন্ট টিম টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যারেও খাটে: টিম নিজের সম্পর্কে লেখা রিপোর্ট দেখতে পেলে সেটি কাজ করে।

ইন-হাউস মার্কেটিং টিমের জন্য Shifton

Shifton ইচ্ছাকৃতভাবে সংকীর্ণ। এটি মানুষ পরিকল্পনা করে, ঘণ্টা লিখে রাখে আর দুটোরই রিপোর্ট দেয়, আপনি যত ক্যাম্পেইন, অফিস ও টিম চালান তার সবগুলোর জুড়ে, আর ডেলিভারি প্ল্যাটফর্ম হতে চায় না। এই পরিসরের ডিজিটাল মার্কেটিং টিম শিডিউলিং সফটওয়্যার সহজে গ্রহণ করা যায়, কারণ শেখার খুব কম কিছু আছে: একটি গ্রিড, একটি অ্যাপ, কিছু রিপোর্ট। ক্রিয়েটিভ মার্কেটিং টিম শিডিউলিং সফটওয়্যারকে এতটাই হালকা থাকতে হবে যাতে সেটি কখনো নিজেই কাজ হয়ে না দাঁড়ায়, আর যে মার্কেটিং শিডিউলিং সমাধানের জন্য প্রশিক্ষণের দিন লাগে সেটি ব্যস্ত ত্রৈমাসিক টেকে না। ১০ জন টিম সদস্য পর্যন্ত এটি সময়সীমা ছাড়াই বিনামূল্যে এবং শিফট শিডিউলিং, মূল টাইম ক্লক ও উপস্থিতি, মোবাইল অ্যাপ আর রিপোর্ট কভার করে, যা ছোট ডিপার্টমেন্টের জন্য পুরোপুরি যথেষ্ট। এর ওপরে মূল্য প্রতি কর্মচারী প্রতি মাসে হিসাব হয়, আর ডিমান্ড ফোরকাস্টিং ও স্বয়ংক্রিয় বিতরণ পেইড মডিউল। ফল হলো এমন একটি মার্কেটিং বিভাগ যা বলতে পারে তার কীসের ক্যাপাসিটি আছে, আর তা প্রমাণও করতে পারে।