প্রতিটি বিভাগের জন্য হোটেল স্টাফ শিডিউলিং সফটওয়্যার

হোটেল আসলে একই ভবনে ভাগ করে থাকা কয়েকটি ব্যবসা, আর রোস্টার সেই জায়গা যেখানে তারা একে অন্যের সঙ্গে ধাক্কা খায়। হাউসকিপিং চলে চেক আউটের তালে, রিসেপশন চলে আগমনের তালে, মেইনটেন্যান্স চলে রাতে যা নষ্ট হয়েছে তার তালে, আর রাতের দল চলে এই সরল সত্যের তালে যে কারও জেগে থাকা দরকার। হোটেল স্টাফ শিডিউলিং সফটওয়্যারকে এই সব ধরন একসঙ্গে ধরে রাখতে হয় এবং তারপরও ডিউটি ম্যানেজারকে পাঁচ মিনিটে শনিবার ঠিক করতে দিতে হয়।

শ্রম আবার সেই খরচের সারি যা হোটেল সপ্তাহে সপ্তাহে সত্যিই নাড়াতে পারে। রোস্টার যখন স্প্রেডশিটে থাকে, বাড়তি খরচ বেতন হয়ে যাওয়ার পরেই চোখে পড়ে, আর তখন যে সিদ্ধান্তগুলো সেটা ঘটিয়েছিল সেগুলোর বয়স তিন সপ্তাহ।

হোটেল স্টাফ শিডিউলিং সফটওয়্যারকে যা ঠিকভাবে পারতে হবে

মূল্যের বড় অংশ চারটি জিনিস বহন করে। কয়েকটি বিভাগ জুড়ে পুরো একটি সপ্তাহ দ্রুত তৈরি করা। বসানোর সময়েই প্রত্যেকের ঘণ্টা চুক্তি ও আইনের সীমার ভেতরে রাখা, পরে গিয়ে লঙ্ঘন আবিষ্কার না করা। কিছু বদলালে সেই মুহূর্তেই দলের ফোনে পৌঁছানো। এবং ঘণ্টাকে সেই স্তরেই রিপোর্ট করা যেভাবে সেগুলোর টাকা দেওয়া হবে, যাতে রাতের ও উৎসবের কভার একটি জানা খরচ হয়।

Shifton ঠিক এই চারটির চারপাশেই গড়া: দিন, সপ্তাহ ও মাসের ভিউ, শিফট টেমপ্লেট, চাহিদাভিত্তিক স্বয়ংক্রিয় বিতরণ, খোলা শিফট, শিফট বদল, উপলব্ধতা ও ছুটির অনুরোধ, মোবাইল টাইম ক্লক এবং পে রেট রিপোর্ট। এটি হোটেলের কর্মী দিকের জন্য তৈরি ওয়ার্কফোর্স ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার, আর এটি ঘর, দর বা বুকিংয়ে হাত দেয় না।

একই দরকার নানা ভাষায় লেখা হয়। মালিক চান হোটেল স্টাফ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম, ডিউটি ম্যানেজার চান হোটেল রোস্টার সফটওয়্যার, আর হিসাব বিভাগ চায় বেতনের মোট যেন হুট করে না নড়ে। হোটেল এমপ্লয়ি শিডিউলিং সফটওয়্যারকে একটি গ্রিড থেকেই এই তিনটির জবাব দিতে হয়, নইলে সেটি আরেকটি ট্যাব হয়ে যায় যা কেউ খোলে না।

হাউসকিপিংয়ের রোস্টার ভবনের মধ্যে সবচেয়ে কঠিন

রুম অ্যাটেনডেন্টদের শিডিউল হয় এমন কাজের চাপের বিপরীতে যা প্রতিদিন বদলায় এবং আগের রাতেই নিশ্চিত হয়। সেকশন সমান করতে হয়, প্রতিটি শিফটে সুপারভাইজার থাকতে হয়, আর কোনো ফ্লোর অপ্রত্যাশিতভাবে খালি হয়ে গেলে সকাল নয়টাতেই পুরো পরিকল্পনা ভুল হয়ে যেতে পারে।

ভার বহন করে দুটি ব্যবস্থা। টেমপ্লেট আপনার বাস্তব ধরনগুলো ধরে রাখে, তাই সপ্তাহ শুরু হয় জানা একটি আকার থেকে, খালি গ্রিড থেকে নয়, আর মানুষ যখন হাউসকিপিং শিডিউল টেমপ্লেট বা হোটেল হাউসকিপিং শিডিউল টেমপ্লেট খোঁজে তখন আসলে এটিই চায়। খোলা শিফট বাড়তি ঘরগুলোকে এমন কাজে বদলে দেয় যা দল নিজেই অ্যাপে নিতে পারে, সুপারভাইজারকে ফোনে ফোনে ঘুরতে হয় না। এই দুটি ঠিকভাবে করা হাউসকিপিং শিডিউলিং সফটওয়্যার সকালের বড় হুড়োহুড়ি সরিয়ে দেয়, আর প্রতিটি নামের পাশে বাড়তে থাকা ঘণ্টার যোগফল একই তিনজনকে প্রতিটি বাড়তি সেকশন টেনে নিতে দেয় না।

হোটেল হাউসকিপিং শিডিউলিং সফটওয়্যারের আসল পরীক্ষা হলো সকাল 08:30 এ কী হয়, যখন তালিকা ইতিমধ্যেই ভুল। একটি সেকশন অন্যকে দিতে কয়েক সেকেন্ড লাগে, সংশ্লিষ্ট অ্যাটেনডেন্ট বিজ্ঞপ্তি পান, আর তার ফোনের হাউসকিপিং শিডিউল অ্যাপ কারও কিছু ছাপানো ছাড়াই বদলটি দেখায়। যে শিডিউল সফটওয়্যার কেবল একটি নথি বানায়, সেটি সমস্যার সহজ অর্ধেকটাই সমাধান করেছে।

রিসেপশন, নাইট অডিট এবং 24/7 রোটেশন

রিসেপশন কখনও বন্ধ হয় না, তাই তার রোস্টার আসলে একটি রোটেশন, সপ্তাহ নয়। সকাল, সন্ধ্যা ও রাতের শিফট একই দিনে জমে, রাতের ব্লক মধ্যরাত পার করে চলে, আর প্রতিটি শিফটে একটি নির্দিষ্ট মাত্রার ক্ষমতাসম্পন্ন লোক থাকা দরকার। Shifton এ যেকোনো দৈর্ঘ্যের শিফট মধ্যরাত পার হতে পারে এবং সঠিক দিনে ও সঠিক পে স্তরে গণনা হতে পারে, আর গ্রিডে প্রত্যেকের পদ নামের পাশেই বসে, ফলে সুপারভাইজার ছাড়া শিফট প্রকাশের আগেই চোখে পড়ে। সামনের দিকে বসানো রিসেপশন শিডিউল টেমপ্লেট রোটেশনকে সমান রাখে, হোটেল ফ্রন্ট ডেস্ক শিডিউল টেমপ্লেট প্রতিটি প্রপার্টির জন্য আলাদা করে সংরক্ষণ করা যায়, আর কর্মীদের মধ্যে শিফট বদল এখনও ম্যানেজারের অনুমোদন পেরিয়ে যায়। যে হোটেল শিফট শিডিউলিং সফটওয়্যার রাতের ব্লক ঠিকভাবে প্রকাশ করতে পারে না, সেটি প্রতি সপ্তাহেই ঘণ্টার হিসাব ভুল দেবে।

অভ্যাস নয়, অকুপেন্সি ধরে লোক দেওয়া

বেশিরভাগ রোস্টার গত সপ্তাহ থেকে নকল হয়, মানে সেগুলো গত সপ্তাহের অকুপেন্সির জন্য সাজানো। হোটেলে এড়ানো যেত এমন শ্রম খরচের সবচেয়ে বড় একক উৎস এটাই: শান্ত মঙ্গলবারে বেশি লোক, ব্যস্ত শুক্রবারে কম লোক, আর ফাঁকটা ভরে ভাতার ঘণ্টা। সম্মেলন ও ভোজসভার জায়গা থাকা হোটেলে এই ওঠানামা আরও তীব্র, আর এমন স্থানের জন্য প্রদর্শনী কেন্দ্রের কর্মী পরিকল্পনা আলাদাভাবে দেওয়া আছে।

Shifton আপনাকে প্রতিটি তারিখ ও প্রতিটি ঘণ্টার প্রত্যাশিত চাহিদা লিখে রাখতে, যে টেমপ্লেট চালান তা ঠিক করতে এবং ওই বাঁক ধরে রোস্টার তৈরি করতে দেয়। ওভারটাইম দুর্ঘটনা নয়, নিয়ম হয়ে যায়: বন্ধ করুন, অনুমতি দিন, বা কেউ নিজের সীমা পার করার আগে অনুমোদন চান। হোটেল লেবার শিডিউলিং সফটওয়্যার ঠিক এখানেই নিজের দাম তোলে, কারণ শেয়ার করা ক্যালেন্ডারের কোনো ধারণাই নেই এক ঘণ্টায় কত কাজ ধরে।

মৌসুমি চাপ এবং দ্রুত বদলে যাওয়া দল

হোটেলে মৌসুমি নিয়োগ মানে দ্রুত কাজে ঢোকানো এবং এমন রোস্টার দেওয়া যা প্রশিক্ষণ ছাড়াই পড়া যায়। নতুন লোকদের ইমেইলে আমন্ত্রণ পাঠানো হয়, তারা নিজের পদ ও অ্যাক্সেস স্তর নিয়ে টিম তালিকায় দেখা দেয় এবং অ্যাপে কেবল নিজের শিফট দেখে। উপলব্ধতা প্রত্যেকের কাছ থেকে আলাপ হিসেবে নয়, ক্যালেন্ডার হিসেবে নেওয়া হয়, তাই নির্দিষ্ট ক্লাসের সময়সহ কোনো ছাত্র বা ফিরে আসা মৌসুমি কর্মী তারা সত্যিই যা জানিয়েছে তার আশেপাশেই শিডিউল হয়।

টেমপ্লেট এখানেও গুরুত্বপূর্ণ। চাপের সপ্তাহ মূলত গত বছরের চাপের সপ্তাহই, কেবল নামগুলো আলাদা, আর সংরক্ষিত হোটেল স্টাফ শিডিউল টেমপ্লেট দুই দিনের নতুন করে সাজানোকে এক বিকেলে নামিয়ে আনে। গত মৌসুমের হোটেল শিডিউল টেমপ্লেট রেখে দেওয়া খালি গ্রিড থেকে করা যেকোনো পরিমাণ পরিকল্পনার চেয়ে বেশি দামি।

বেতনের মোটে রাত, সাপ্তাহিক ছুটি ও উৎসবের ভাতা

একই শিফট কখন পড়ছে তার উপরে ভিন্ন টাকা লাগে, তাই ঘণ্টার হিসাবে সমান দেখানো রোস্টার খরচের হিসাবে ভীষণ অসম হতে পারে। পে রেট রিপোর্ট একটি সময়কালকে মূল হার, রাত, রাত ও সাপ্তাহিক ছুটি এবং উৎসব স্তরে প্রতি জনে ও প্রতি বিভাগে ভাগ করে এবং একই প্যানেলে কাজের ঘণ্টা, ছুটির ভারসাম্য, বাজেট ও দেরিতে আসার রিপোর্টের পাশে বসে। আমাদের রিপোর্ট পাতায় কোনটি কী ফেরত দেয় তার তালিকা আছে। আসা ও যাওয়ার তথ্য যোগ করুন, তাতে হোটেল টাইম অ্যান্ড অ্যাটেনডেন্স সফটওয়্যার কাগজ থেকে মাসিক পুনর্গঠন হয়ে থাকা বন্ধ করে। বোনাস ও জরিমানা যে শিফটে ঘটেছে সেই শিফটেই লেখা থাকে, তাই তিন সপ্তাহ পরের সংশোধনেরও পেছনে একটি সূত্র থাকে।

একটি প্রপার্টি নাকি একটি গ্রুপ

একক হোটেলের দরকার শুধু গতি, আর কিছু নয়। গ্রুপের দরকার প্রপার্টিগুলো আলাদা থাকা, জেনারেল ম্যানেজাররা কেবল নিজের প্রপার্টি দেখা, আর মোট হিসাব মালিকের কাছে জমা হওয়া। Shifton পণ্য না বদলেই দুটোই সামলায়: প্রকল্প ও রোস্টার প্রপার্টি ও বিভাগ আলাদা করে, অনুমতি ঠিক করে কে কী সম্পাদনা করবে, আর সাইটের মধ্যে ভাগ হওয়া কর্মী একটিই ক্যালেন্ডার দেখে। বুটিক হোটেলের শিডিউলিং চাহিদা আর গ্রুপ স্তরের চাহিদা একই ভিত্তির উপরে দাঁড়ায়, সেই ভিত্তি শিফট, টেমপ্লেট, উপলব্ধতা ও ঘণ্টা, আর সেজন্যই এক প্রপার্টির জন্য কাজ করা হোটেল শিডিউলিং সিস্টেম সাধারণত মাইগ্রেশন ছাড়াই বড় হয়। হোটেল ওয়ার্কফোর্স ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম আসলে একই পণ্য, ভেতরে প্রকল্প বেশি, আর যে হোটেল রোস্টারিং সফটওয়্যার প্রতিটি সাইটের জন্য আলাদা অ্যাকাউন্ট চাপিয়ে দেয় সেটি কাজ কমায় না, বাড়ায়। থাকার বাইরেও ভেন্যু চালানো অপারেটররা আরও বিস্তৃত রেস্তোরাঁ কর্মী শিডিউলিং পাতাটি মিলিয়ে দেখতে পারেন।

সিদ্ধান্তের আগে যা পরীক্ষা করবেন

সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে যেকোনো হোটেল শিডিউলিং অ্যাপকে একটি সত্যিকারের সপ্তাহ দিয়ে চালান। হাউসকিপিং, রিসেপশন ও রাত শূন্য থেকে সাজান এবং সময় মেপে নিন। একটি রাতের শিফট বসিয়ে দেখুন সেটি সঠিক দিনে সঠিক হারে গণনা হচ্ছে কি না। কাউকে ইচ্ছে করে ঘণ্টার সীমার উপরে ঠেলে দিন এবং দেখুন সতর্কবার্তা আসে কি না। এরপর রিপোর্ট বের করে নিশ্চিত হন ভাতার ঘণ্টা আলাদা করে দেখানো হচ্ছে, এক যোগফলে মেশানো হচ্ছে না, কারণ জেনারেল ম্যানেজারকে এই সংখ্যাটিই জিজ্ঞাসা করা হবে।

Shifton সময়সীমা ছাড়াই দশজন টিম সদস্য পর্যন্ত ফ্রি, যা ছোট একটি প্রপার্টি পুরোপুরি কভার করে, আর দল বাড়লে পেইড প্ল্যান প্রতি কর্মী প্রতি মাস হিসেবে হয়; প্রাইসিং পাতা দেখায় কোন মডিউল কোথায়। আপনার দল ইমপোর্ট করুন, এক বিভাগের সপ্তাহ তৈরি করুন, প্রকাশ করুন এবং দেখুন রোস্টার সামলানোর কতটা কাজ মিলিয়ে যায়।