Çalışanların Gerçekten Kullandığı İzin Yönetim Sistemi

İzin almak bir mücadele gibi hissettirmemeli. Ancak birçok ekipte durum böyle. Biri sohbet mesajında tatil ister. Bir yönetici saatler sonra cevap verir. İK bir elektronik tablo günceller. Bordro çok geç haber alır. Program bozulur, ekip stresli kalır.

A izin yönetim sistemibunu herkese tek bir net yol sunarak çözer: talep et, onayla, takip et ve plan yap. Dağınık mesajların yerini basit bir izin onayı iş akışı alır, böylece yöneticiler personel desteklerini korur ve çalışanlar hayatlarını tahmin etmeden planlayabilirler.

Vardiya dışı iş akışları için basit bir başlangıç noktası arıyorsanız, temel platforma buradan bakabilirsiniz: Shifton nasıl çalışır görün

Bir izin yönetim sistemi ne yapmalı

İyi bir sistem sadece bir formdan ibaret değildir. Hataları azaltan ve kararları tahmin edilebilir kılan bir süreçtir.

Çalışanlar için doğal gelen bir şekilde izin taleplerini yönetmelidir, mobil kullanım dahil. Durumu net bir şekilde göstermelidir, böylece kimse "Onayladınız mı?" sorusunu beş kez sormaz. Kim talep etti, kim onayladı ve hangi tarihler dahil edildi gibi temiz bir iz geçmişiyle çalışan izin takibini desteklemelidir.

Ayrıca yöneticilere sadece onay değil, planlama konusunda da yardımcı olmalıdır. Bu, net bir izin takvimi, örtüşen taleplerin görünürlüğü ve oluşmadan önce kadro boşluklarını önleme şeklinde olur.

İK için izin politikası yönetimini tutarlı kurallarla desteklemelidir. Bordro için ise, ücretli izin takibini ve manuel düzeltiler gerektirmeyen net toplamları desteklemelidir.

Tatil yönetimi, bir gün izin almaktan daha zor olmamalı. Hastalık izni takibi hızlı olmalıdır, çünkü hastalık günleri genellikle bir hafta önceden bildirilmez.

Neden elektronik tablolar ve sohbetler başarısız oluyor

Elektronik tablolar, mükemmel insanlara bağlı oldukları için bozulur. Bir kişi bir hücreyi güncellemeyi unutur. Bir diğeri yanlış satırı düzenler. Bir yönetici sözlü olarak bir şeyi onaylar ve kimse kaydetmez. Yakında iki gerçek ve sıfır güven olur.

Sohbet onayları hızlı hissettirir, ancak kafa karışıklığı yaratır. Mesajlar yeni sohbetlerin altında kaybolur. Yeni bir yönetici, geçen çeyrekte ne olduğunu göremez. İK, ekran görüntülerinde kazı yapmadan temel soruları yanıtlayamaz.

Doğru bir yokluk yönetim süreci, kullanım kolay bir tek kaynak olmalı, araçlardan oluşan bir yamalı bohça değil.

Dağınık izin takibinin gerçek maliyeti

Kötü izin yönetimi sadece sinir bozucu olmakla kalmaz. Aynı zamanda pahalıdır.

Yöneticiler izinlerini net göremediklerinde, kendilerini güvende hissetmek için aşırı personel alırlar. Ya da eksik personel alırlar ve ekip tükenir. Çalışanlar sürece güvenmediğinde, önceden planlama yapmayı bırakırlar. Son dakika izin alırlar ve işletme panik modunda çalışır.

Ayrıca adaletsizlik yaratır. Bazı kişiler, kime mesaj atacağını bildikleri için çabuk onay alır. Diğerleri kurallara uydukları için daha uzun süre bekler. Zamanla bu, kişisel gibi hissettirir, aslında öyle olmasa bile.

İyi bir izin yönetim sistemi, süreci görünür ve tutarlı hale getirir, böylece kararlar adil ve açıklanabilir hissedilir.

Her gün çalışan bir izin yönetimini nasıl kurarsınız

Karmaşık kurallara ihtiyacınız yok. Herkesin takip edebileceği net kurallara ihtiyacınız var.

Gerçek yaşamla eşleşen izin türleri belirleyin

İnsanların gerçekten kullandığı küçük bir listeyle başlayın. Çoğu ekip sadece tatil, hastalık izni, kişisel izin ve ücretsiz izinlere ihtiyaç duyar. İsimleri basit tutun. İnsanlar benzer iki seçenek arasında farkı anlayamazsa, yanlış olanı seçerler.

Bu, İK izin yazılımının temiz kalmasına yardımcı olur ve raporlama oyununa dönüştürmekten kaçınır.

Onayları hızlı ve tahmin edilebilir yapın

Yavaş onaylar güveni yok eder. En iyi yaklaşım, çoğu talep için tek bir doğrudan yönetici onayı ve yalnızca özel durumlar için ikinci bir adımdır.

Ekibinizde hızlı ne anlama geliyor tanımlayın. Yöneticiler bir iş günü içinde yanıt verir. Bir yönetici yoksa, istek yedek bir onaylayıcıya yönlendirilir. Bu şekilde sıkışmış taleplerin önüne geçer ve son dakika takvim değişikliklerini azaltırsınız.

Kapsamı korumak için bir izin takvimi kullanın

Bir izin takvimi, planlamanın gerçek olduğu yerdir.

Yöneticiler, çakışmaları bir bakışta fark edebilmelidir. Çalışanlar ise bir haftanın zaten kalabalık olup olmadığını görebilmeli, böylece talepte bulunmadan önce çatışmaları önleyebilmelidir. Bu, reddedilme oranlarını düşürür ve çatışmayı azaltır.

Takviminiz güvenilir olduğunda, insanlar hayatı çifte planlamayı bırakır ve siz de personeli çifte planlamaktan kaçınırsınız.

İzinleri planlama ve katılımla bağlantılandırın

İzin almak, uygunluğu değiştirmelidir. Birine izin onayı verildiyse, o tarih aralığında vardiya için uygun olarak görünmemelidir. Bu, talepleri depolayan bir sistem ile operasyonları koruyan bir sistem arasındaki farktır.

Vardiya bazlı ekipleri yönetiyorsanız, izinleri planlamayla eşleştirmek büyük bir fark yaratır. Shifton, bu tür bir akışı burada destekliyor:izin talebi ve onay araçları

Ayrıca katılım ve bordro için temiz toplamlar gerektiğinde, izin kararlarını saat izleme ile buradan bağlantılandırın:manuel zaman çizelgeleri olmadan çalışma saatlerini izleyin

Vardiya ve kapsam riski taşıyan ekipler için izin yönetimi

Bazı ekipler, düzensiz izin takibine diğerlerinden daha uzun süre dayanabilir. Bir ofis ekibi acı çekebilir, fakat bir vardiya ekibi felaket hisseder.

Sağlık sektöründe, bir kişinin eksikliği bütün bir birimi aşırı yükleyebilir. Perakendede, yoğun saatlerdeki bir boşluk, geliri ve müşteri deneyimini olumsuz etkiler. Tesis işlerinde ise bir teknisyenin eksikliği kritik görevleri geciktirebilir.

Çalışmanız kapsamaya bağlıysa, bir izin yönetim sistemi yalnızca bir İK hijyeni değildir. O, operasyonel güvenliktir.

Tesis ekipleri, her gün güvenilir kapsama ihtiyaç duydukları için güçlü bir örnektir. Bu sayfa, en önemli kapsam düşüncesini gösteriyor:tesis ekipleri nasıl kapsamını sağlar

Çalışanların sürece güvenmesini sağlayan en iyi uygulamalar

Bir sistem yalnızca çalışanlar adil olduğuna inandığında çalışır. Güven, katılıktan değil, açıklıktan gelir.

Bilanço durumunu net olarak gösterin. İnsanlar, ne kadar PTO takibinin müsait olduğunu bilmezse, sürekli İK'ya sorarlar ya da doğru bir şekilde talep etmeyi bırakırlar.

Birisi talepte bulunmadan önce kuralları görünür hale getirin. Karartma tarihleri, minimum bildirim kuralları veya çakışan izinler üzerindeki sınırlamalar varsa, bunu erkenden gösterin. Talep gönderildikten sonra beklemeyin.

Kararları açıklanabilir tutun. Bir yönetici bir talebi reddettiğinde, sebep basit ve tutarlı olmalıdır, mesela kapsam sınırlamaları veya çakışmalar gibi.

Geçmişi saklayın. Daha sonra sorular ortaya çıktığında, görüş değil, gerçekler istersiniz.

ABD'deki ekipler için, ücret ve saat temelleri hakkında güvenilir rehberliğe atıfta bulunmak yararlıdır:resmi ücret ve saat temelleri

Ekibi rahatsız etmeyen bir yayılım planı

Çoğu yayılım başarısız olur çünkü daha fazla iş gibi gelir. İyi bir yayılım, ilk günden itibaren daha az iş gibi gelir.

Önce, insanların zaten nasıl konuştuğuna uygun izin tiplerini ve kuralları ayarlayın. Ardından yöneticilere bir alışkanlık eğitin: hızlı onaylayın ve kapsamı kontrol edin. Bundan sonra, talepleri sisteme aktarın ve sohbet içinde onay kabul etmeyi durdurun. İki kanal açık kalırsa, insanlar daima düzensiz olanı seçecektir.

Son olarak, ilk iki hafta boyunca neler olduğunu gözden geçirin. Çalışanlar yanlış izin türünü seçmeye devam ederse, adını değiştirin. Onaylar yavaşsa, bir yedek onaylayıcı belirleyin. Süreci, zahmetsiz hissedene kadar iyileştirmeye devam edin.

Çalışma akışını kendi ekibinizle test etmenin en hızlı yolunu istiyorsanız, buradan başlayın:Shifton çalışma alanınızı oluşturun

SSS

İzin yönetim sistemi nedir?

Bir izin yönetim sistemi, çalışanların izin taleplerini göndermelerine ve yöneticilerin bu talepleri onaylamalarına yardımcı olan, doğru kayıtlar, bakiyeler ve paylaşılan bir izin takvimi tutan bir yazılımdır.

İyi bir izin onay iş akışı nasıl olmalıdır?

Talepleri doğru yöneticiye yönlendirmeli, durumu net bir şekilde göstermeli, kararların geçmişini tutmalı ve biri uzakta olduğunda taleplerin beklemede kalmasını önlemelidir.

Bu, devamsızlık yönetimine nasıl yardımcı olur?

Kimlerin ne zaman uzakta olduğunu gösteren güvenilir bir kaynak sağlar, böylece kapatma işlemleri erken planlanabilir ve son dakika personel eksikliklerinden kaçınılabilir.

PTO takibi ve ücretli izin takibi yapabiliyor mu?

Evet. Uygun bir sistem bakiyeleri ve izin toplamlarını takip eder, böylece çalışanlar neyin mevcut olduğunu bilir ve bordro, manuel düzeltmeler olmadan izinleri işleyebilir.

Hastalık izni takibini nasıl yapmalıyız?

Hızlı ve basit hale getirin. Hastalık izni genellikle haber vermeden gerçekleşir, bu nedenle sistem hızlı taleplere ve ek adımlar olmadan net belgelendirmeye izin vermelidir.

Ekiplerin İK izin yazılımını benimseyememesinin en büyük nedeni nedir?

Chat üzerinden izin onayı vermeye devam ederken aynı zamanda insanlardan sistemi kullanmalarını istemeleri. Tek bir kanal seçin, yöneticilerin hızlı yanıt vermesini sağlayın ve alışkanlık yerleşir.

Tatil yönetiminde çatışmaları nasıl azaltırız?

Çakışmaları ve personel sınırlarını erken gösteren bir izin takvimi kullanın. Çalışanlar, taleplerini göndermeden önce çakışmaları görebildiğinde, talepler daha akıllı hale gelir ve onaylar daha hızlı olur.