חברה לא יכולה להתפתח ולהיות רווחית יותר באמצעות הצבת כל גורלה ברעיונות ושיטות עסקיות ישנות. המנהלים שלה צריכים להתנסות ברעיונות חדשים כדי להסתגל לשוק המשתנה. מוצרים ושירותים יכולים אז להיווצר על פי הרעיונות הללו. נשמע פשוט מספיק, אבל המציאות מורכבת הרבה יותר. דבר אחד הוא להעלות רעיון, אך דבר שונה לגמרי הוא להקים פרויקט סביבו.
הדברים יכולים לצאת מכלל שליטה עד כדי כך שרק שליש מכל הפרויקטים מסתיימים בזמן ובתקציב המקורי. זה קורה בגלל טעויות שנעשו על ידי מנהלי פרויקטים חסרי ניסיון. אנו מציעים לכם 5 בעיות ניהול שכיחות המתעוררות מאי תשומת לב לנושאים מסוימים בתכנון הפרויקט. לאחר התגברות עליהן, תוכלו לנהל פרויקטים ביעילות.
כשל בהגדרת מטרת הפרויקט היא הטעות הגדולה ביותר שנעשית על ידי מנהלים
לפי מספר עבודות מחקר ממכון ניהול פרויקטים האמריקאי, שליש מהפרויקטים נכשלים מכיוון שלאחראים על פיתוחם אין חזון ברור. זו אחת הבעיות הניהוליות הנפוצות ביותר. זו הסיבה שחשוב ביותר שתהיה תמונה ברורה של מה מנסים להשיג, איך זה יועיל לחברה ומדוע הלקוחות ירצו להשתמש בזה. אחרת, כל עבודה נוספת תהיה חסרת משמעות.
ניקח כדוגמה חברה קטנה ליישומי מובייל שרוצה להתרחב לשוק משחקי הווידאו למובייל עם משחק חידה. במקרה זה, הדברים הבאים יידונו על ידי המפתחים:
- מהן קבוצות הגיל היעד שלנו?
- האם עלינו ליצור משחק ב-2D או ב-3D?
- כמה מפתחים נצטרך לעבוד על היבטים שונים של המשחק, כגון מכניקה, עיצוב שלבים, אמנות קונספט, עיצוב סאונד, וכו'?
- איזה מנוע משחק עלינו להשתמש והאם יהיה לנו מספיק כסף כדי לרכוש את הרישיון שלו?
- כמה יעלה המשחק ללקוח?
- כמה מהרווח שלנו ילך לחברה שיצרה את המנוע?
כל השאלות הללו חייבות להידון במהלך פגישות החברה הראשוניות והבאות. מנהלים ועובדים צריכים להסכים על הדרך הטובה ביותר להשגת מטרות הפרויקט והזמן המשוער שייקח כדי לגרום לכך לקרות.
הטעויות הגדולות של מנהלים – חוסר דרישות
כשאתם מתכננים פרויקט, חשוב להבין איך התוצאה הסופית תיראה. זו אחת הטעויות הגדולות ביותר שנעשו על ידי מנהלים. מנהלים אחראים להכנת רשימת דרישות לפרויקט ולהעברתן לעובדים. הרשימה צריכה לכלול את המידע הבא:
- מספר העובדים הנדרשים לשלבים שונים של פיתוח הפרויקט
- קריטריונים להערכת איכות הפרויקט ורכיביו
- עקרונות חלוקת העומס בין העובדים
- לוח זמנים של הפרויקט
- רשימת מטרות שהפרויקט ישיג עבור החברה
- באיזו תדירות ישנה הפרויקט
- גודל התקציב ההתחלתי
רשימה זו כוללת גם את המוצר הסופי שיפותח. במקרה של משחק וידאו למובייל, יכולים אלו לכלול קונספט אמנותי, דגימות אודיו, קוד עבור אלמנטים שונים של המשחק, למשל מכניקה, פיזיקה, אנימציות אפקטים חזותיים, וכו'. כל ערך חייב לכלול תאריך שחרור משוער.
הערכת זמן היא טעות נפוצה נוספת שנעשית על ידי מנהלים
מועד אחרון הוא אחת הבעיות הניהוליות הנפוצות המתעוררות במהלך פיתוח הפרויקט. מנהל טוב חייב להישאר בקשר עם הצוות שלו ולשאול על עדכונים ביחס להתקדמות של כל צוות. האם הם עומדים במועדים האחרונים או זקוקים ליותר זמן כדי לעשות הכל כראוי?
משהו בלתי צפוי יכול להתעורר והכל יצטרך להתעכב. אם לא תבצעו את החישובים הנחוצים, תהיו בסיכון לדחיית המועד האחרון באופן קבוע. כדי למנוע בעיות עתידיות, עדיף להיפגש עם כל עובד ולהעריך את עבודתם בזמן.
הזנחת סיכונים היא בעיה ניהולית נפוצה
בדרך תיאוריה, כל התוכניות שלכם בוודאי יתקיימו בכל פעם, אך במציאות, כל פרויקט יכול להיות נתון לעיכובים, מועד אחרון שחלף, עובדים חולים ואירועים מצערים נוספים. תכנית ניהול סיכונים טובה מקטינה את הסיכון לכשל בפרויקט כמעט בחצי. תהליך זה אינו קשה ליישום, אך דורש תיחום רבים מהגורמים שיכולים להשתבש בעת עבודה על פרויקט מסוים. רשימת הסיכונים שלך צריכה לכלול אירועים כמו:
- כשל בעמידה במועד אחרון
- עבודה על תכונות נוספות מחוץ למקיף הפרויקט המקורי
- שינוי המקיף של הפרויקט. שינויים במטרות, תוצרי הביניים, משימות, עלויות, ומועדים
משימתו של מנהל הפרויקט היא להעריך את הסיכונים ולהקים את השפעתם על הפרויקט. לדוגמה, אתה יכול לוודא למנות סגן מנהל פרויקט שיוכל להחליף את ראש הפרויקט ולהמשיך בעבודתו בהעדרו. תוכל גם לחוות קשיים טכניים, כמו שינוי פתאומי בחומרה או בתוכנה שמשתמשים בהם, מה שעשוי לדרוש העסקה של עובדים נוספים. תוכנית חירום חייבת להקיף את כל האפשרויות של דברים שעלולים להשתבש בפרויקט.
טעות עשיית מנהלים – לוח זמנים נוקשה
אין דרך טובה יותר להבטיח זרימת עבודה יציבה מאשר לתזמן את הצוות שלך. לוח הזמנים חייב לספק מידע ברור על עומס העבודה והמועדים האחרונים. כל לוחות הזמנים צריכים לאפשר גמישות מסוימת במקרה של נסיבות בלתי צפויות. אם מישהו שעובד על פרויקט צריך לצאת לחופשה במקרה של מחלה, עניין משפחתי, פציעה או מצב אחר, הוא יכול לעשות זאת בתנאים סבירים. במקרה זה, חייב להיות מישהו להחליפו במקרה חירום כדי לשמור על קצב התפתחות הפרויקט.
חשוב להעניק לחברי הצוות שלך את אותה גמישות בעת הצעת רעיונות חדשים למנהלי הפרויקטים שיעזרו לפרויקט באופן כללי. כיום, יש מגוון פתרונות שהופכים את ניהול הפרויקטים לקל יותר. אלו כוללים את Social Shared, Wrike, Slack, Procore ורבים אחרים.
