Egy vállalat nem tud fejlődni és jövedelmezőbbé válni, ha teljesen régi üzleti ötletekre és gyakorlatokra alapozza magát. A vezetőségnek új koncepciókat kell kipróbálnia, hogy alkalmazkodjon a folyamatosan változó piachoz. Ezen ötletek alapján aztán termékeket és szolgáltatásokat lehet létrehozni. Egyszerűnek hangzik, de a valóság sokkal bonyolultabb. Egy dolog az ötlet megalkotása, de teljesen más dolog, ha projektet építünk köré.
A dolgok annyira kicsúszhatnak a kezeink közül, hogy csak a projektek egyharmada készül el időben és a kezdeti költségvetés szerint. Ez a tapasztalatlan projektmenedzserek hibái miatt történik. Íme 5 gyakori vezetési probléma, amelyek a projekttervezés bizonyos területeinek elhanyagolásából erednek. Ezek leküzdése után képes leszel hatékonyan kezelni a projekteket.
A projekt céljának meghatározásának elmulasztása a vezetők legnagyobb hibája
Az American Project Management Institute több kutatási jelentése szerint a projektek egyharmada azért bukik el, mert azok, akik fejlesztik őket, nem rendelkeznek világos jövőképpel. Ez az egyik leggyakoribb vezetési probléma. Ezért fontos, hogy legyen képünk arról, mit próbálunk elérni, hogyan fog ez hasznot hozni a vállalatnak, és miért szeretnék az ügyfelek ezt használni. Ellenkező esetben bármely további munka értelmetlen lesz.
Vegyünk példának egy kis mobil alkalmazásfejlesztő céget, amely szeretne terjeszkedni a mobil videojátékok piacán egy kirakós játékkal. Ebben az esetben a fejlesztők valószínűleg a következő dolgokat vitatnák meg:
-
Melyek a célzott korcsoportjaink?
-
2D-s vagy 3D-s játékot készítsünk?
-
Hány fejlesztőre lesz szükségünk a játék különböző aspektusainak kidolgozásához, pl. mechanika, pályatervezés, koncepciórajz, hangtervezés stb.?
-
Milyen játékmotort használjunk, és lesz-e elegendő pénzünk a licensz megszerzésére?
-
Mennyibe kerül majd a játék a vásárlónak?
-
Mennyi profitunkat veszi el a játékmotort gyártó cég?
Ez minden kérdés megvitatandó a kezdeti és későbbi vállalati üléseken. A vezetőknek és az alkalmazottaknak meg kell állapodniuk az elérés módjában és a megvalósításhoz becsült időről.
A vezetők legfőbb hibái – a követelmények hiánya
Amikor projektet tervezel, fontos megérteni, hogy hogyan fog kinézni a végső eredmény. Ez az egyik legnagyobb hiba, amit a vezetők elkövetnek. A vezetők felelősek egy követelménylista összeállításáért, amelyet átadnak az alkalmazottaknak. A listának tartalmaznia kell a következő információkat:
-
A különböző projektfejlesztési szakaszokhoz szükséges alkalmazottak száma
-
A projekt és összetevőinek minőségértékelési kritériumai
-
A munkaterhelés megosztásának alapelvei a munkavállalók között
-
A projekt menetrendje
-
A célok listája, amelyeket a projekt a vállalat számára elér
-
Milyen gyakran változik a projekt
-
A kezdeti költségvetés nagysága
Ez a lista tartalmazza a kifejlesztendő végterméket is. Egy mobil videojáték esetében ezek közé tartozhat a koncepciórajz, hangminták, a játék különböző elemeinek kódja, például mechanika, fizika, vizuális effektusok animációk stb. Minden tételnek tartalmaznia kell egy hozzávetőleges megjelenési dátumot.
A becslések további készítése a vezetők egy másik gyakori hibája
A határidők a projektfejlesztés során gyakori vezetési problémák. Egy jó vezetőnek kapcsolatban kell maradnia csapatával, és kérdeznie kell az egyes csoportok előrehaladásáról. Betartják a határidőiket, vagy több időre van szükségük, hogy mindent megfelelően elvégezzenek?
Valamilyen váratlan dolog felmerülhet, és az egész dolgot el kell halasztani. Ha nem végzed el a szükséges számításokat, folyamatosan kockáztatod a határidő halasztását. A jövőbeli problémák elkerülése érdekében a legjobb, ha minden munkatárssal találkozol, és az időben értékeled a munkájukat.
A kockázatok figyelmen kívül hagyása egy általános vezetési probléma
Elméletben a terveid minden alkalommal biztosan a helyükre kerülnének, de a valóságban bármilyen projekt késések, kihagyott határidők, beteg munkavállalók és egyéb szerencsétlenségek áldozatává válhat. Egy megfelelő kockázatkezelési program majdnem felére csökkenti a projekt kudarcának lehetőségét. Ez a folyamat nem olyan nehéz, de sok olyan tényezőt kell körülírnia, amelyek hibásan mehetnek egy adott projekten dolgozva. A kockázatok listájának a következő eseményeket kell tartalmaznia:
-
A határidők be nem tartása
-
További funkciók kidolgozása az eredeti projekt hatókörén kívül
-
A projekt hatókörének változtatásai. Változások a projekt céljaiban, eredményeiben, feladataiban, költségeiben és határidejében
Egy projektmenedzser feladata a kockázatértékelés és azok hatásának meghatározása a projektre. Például biztosíthatod, hogy kijelölsz egy helyettes projektmenedzsert, aki képes lesz helyettesíteni a projekt vezetőjét, és folytathatja a munkát a távollétében. Technikailag is nehézségek adódhatnak, például a használt hardver vagy szoftver hirtelen változása, ami kihathatja további munkavállalók felvételéhez. Egy vésztervnek minden lehetőséget fel kell ölelnie, ami rosszul alakulhat a projekt szempontjából.
A vezetők hibái – merev ütemterv
Nincs jobb mód a folyamatos munkafolyamat biztosítására, mint az ütemezés megállapítása a csapat körül. Az ütemtervnek világos információkat kell közölnie a munkaterhelésről és a határidőkről. Minden ütemtervnek rugalmasságot kell lehetővé tennie váratlan körülmények esetén. Ha valakinek, aki a projekten dolgozik, szünetet kell tartania betegség, családi ügy, sérülés vagy más körülmény miatt, akkor ezt ésszerű feltételek mellett megteheti. Ilyen esetekben lennie kell valakinek, aki helyettesíti vészhelyzet esetén, hogy a projekt fejlődése ne akadjon meg.
Lényeges, hogy lehetőséget adj a csapattagoknak is arra, hogy új ötleteket javasoljanak a projektmenedzsereknek, amelyek általánosságban hasznosak lesznek a projekt számára. Jelenleg többféle megoldás létezik, amelyek megkönnyítik a projektmenedzsmentet. Ezek közé tartozik a Social Shared, Wrike, Slack, Procore és sok más.
