プロジェクトスケジュールに関連する5つの一般的な管理問題

企業は、古いビジネスのアイディアや慣行にすべての運命を委ねていては発展し利益を向上させることはできません。市場の変化に適応するためには、新しいコンセプトを試す必要があります。そのアイディアに基づいて製品やサービスを作成することができます。簡単に思えるかもしれませんが、実際ははるかに複雑です。アイディアを出すことと、それに基づいたプロジェクトを作成することは全く異なることです。

状況が手に負えなくなると、プロジェクトの3分の1しか予定通りに予算内で生産サイクルから出られないことがあります。これは、未熟なプロジェクトマネージャーのミスによるものです。私たちは、プロジェクト計画の特定の部分を無視したことにより発生する5つの一般的な管理問題を提供します。これらを克服すれば、プロジェクトを効果的に管理できるようになります。

プロジェクトの目標を定義しないことは、管理者による最大の失敗です

アメリカプロジェクトマネジメント協会のいくつかの研究によると、プロジェクトの3分の1が、開発者が明確なビジョンを持っていないために失敗します。これは最も一般的な管理問題の1つです。そのため、達成しようとしていることの全体像を持ち、それが会社にどのように利益をもたらし、なぜ顧客がそれを利用したいのかを理解することが不可欠です。そうでなければ、それ以降の作業は無意味になります。

例として、小規模なモバイルアプリ企業がパズルゲームでモバイルビデオゲーム市場に進出したいと考えているケースを取り上げましょう。この場合、開発者は次のようなことを話し合うでしょう：

• 私たちのターゲット年齢層はどこか？

• 2Dゲームを作るべきか、3Dゲームにすべきか？

• ゲームのさまざまな側面（例：メカニクス、レベルデザイン、コンセプトアート、サウンドデザインなど）に取り組むために何人の開発者が必要か？

• どのようなゲームエンジンを使用すべきか、ライセンスを取得するのに十分な資金があるか？

• ゲームは顧客にとっていくらかかるのか？

• エンジンを作った会社にどれだけの利益が行くのか？

これらすべての質問は、最初の会議やその後の会議で話し合う必要があります。マネージャーと従業員は、プロジェクトの目標を達成するための最良の方法と、それを実現するのにかかる推定時間に合意するべきです。

マネージャーが犯す最大の間違い – 要件の欠如

プロジェクトを計画する際に、最終的な結果がどうなるかを理解することは重要です。これがマネージャーによる最大の誤りの1つです。マネージャーはプロジェクトの要件リストを作成し、それを従業員に提供する責任があります。リストには次の情報を含めるべきです：

• プロジェクト開発の各段階に必要な従業員数

• プロジェクトおよびそのコンポーネントの品質を評価するための基準

• 作業量を従業員間で分割する原則

• プロジェクトのスケジュール

• プロジェクトが会社に対して達成する目標のリスト

• プロジェクトがどれくらい頻繁に変更されるか

• 初期予算の規模

このリストには、開発される最終製品も含まれます。たとえば、モバイルビデオゲームの場合、コンセプトアートワーク、オーディオサンプル、メカニクス、物理、視覚効果アニメーションなど、ゲームのさまざまな要素のコードを含むことができます。各リストには、大まかなリリース日を含める必要があります。

見積もりを作成することは、マネージャーが犯すもう一つの一般的な間違いです

締め切りは、プロジェクト開発中に発生する一般的な管理問題の1つです。良いマネージャーは、チームと連絡を取り合い、各チームの進捗状況についての更新を求めます。彼らは期限を守っているのか、すべてを正しく行うためにもっと時間が必要なのか？

予期しないことが発生し、全体が遅延しなければならないかもしれません。必要な計算をし損ねた場合、期限を常に遅らせる危険にさらされることになります。将来の問題を避けるために、全スタッフと会い、時間内に彼らの仕事を評価することが最善です。

リスクを無視することは、一般的な管理問題です

理論的には、すべての計画が毎回うまくいくはずですが、現実には、プロジェクトは遅延や締め切りの見落とし、従業員の病気、その他の不運な出来事の影響を受ける可能性があります。適切なリスク管理プログラムを持つことで、プロジェクトの失敗の可能性をほぼ半減させることができます。このプロセスはそれほど難しくありませんが、特定のプロジェクトに取り組む際に何がうまくいかない可能性があるかをまとめる必要があります。リスクのリストには、次のような出来事を含めるべきです：

• 締め切りを守れないこと

• 元のプロジェクト範囲外の追加機能に取り組むこと

• プロジェクト範囲の変更。プロジェクト目標、納品物、タスク、コスト、締め切りの変更

プロジェクトマネージャーの仕事は、リスク評価と、それらがプロジェクトに与える影響の確立にあります。例えば、プロジェクトリーダーを置き換えて彼が不在の際に作業を続けることができる副プロジェクトマネージャーを任命することができるようにします。また、使用するハードウェアやソフトウェアの急な変化など、技術的な問題に直面し、追加の従業員を雇う必要があるかもしれません。緊急時対応計画は、プロジェクトに悪影響を及ぼすすべての可能性を考慮する必要があります。

マネージャーが犯す間違い – 硬直したスケジュールを持つこと

チームのスケジュールを組むこと以上に安定した作業フローを確保する方法はありません。タイムテーブルは、作業量や締め切りに関する明確な情報を提供する必要があります。すべてのスケジュールは、予期しない状況に備えて多少の柔軟性を持つべきです。プロジェクトに関わる誰かが、病気や家族の問題、怪我、その他の理由で時間が必要な場合、その際は合理的な範囲内で可能です。その際、緊急時には、プロジェクト開発のペースを維持するために誰かが代理を務める必要があります。

プロジェクトマネージャーにとって、プロジェクト全般を利する新しいアイディアを提案する際に、チームメンバーにも同様の柔軟性を与えることは非常に重要です。現在、プロジェクト管理を容易にするさまざまなソリューションがあります。これには、Social Shared、Wrike、Slack、Procoreなどが含まれます。