5 problemas comuns de gestão associados ao agendamento de projetos

Uma empresa não pode se desenvolver e se tornar mais lucrativa colocando toda a sua sorte em ideias e práticas empresariais antigas. Sua gestão tem que experimentar novos conceitos para se ajustar ao mercado em constante mudança. Produtos e serviços podem então ser feitos com base nessas ideias. Parece simples o suficiente, mas a realidade é bem mais complicada. Uma coisa é ter uma ideia, mas uma coisa completamente diferente é criar um projeto em torno dela.

As coisas podem sair tanto de controle que apenas um terço de todos os projetos saem do ciclo de produção no prazo e com o orçamento inicial. Isso ocorre devido a erros cometidos por gerentes de projeto inexperientes. Oferecemos a você 5 problemas de gestão comuns que surgem ao negligenciar determinadas áreas do planejamento de projetos. Depois de superá-los, você será capaz de gerenciar projetos de forma eficaz.

Falhar em definir o objetivo do projeto é o maior erro cometido pelos gerentes

De acordo com vários artigos de pesquisa do American Project Management Institute, um terço dos projetos falham porque as pessoas que os desenvolvem não têm uma visão clara. É um dos problemas de gestão mais comuns. Por isso, é vital ter uma ideia do que você está tentando alcançar, como isso beneficiará a empresa e por que os clientes desejariam usá-lo. Caso contrário, qualquer trabalho adicional será considerado inútil.

Vamos tomar como exemplo uma pequena empresa de aplicativos móveis que deseja expandir para o mercado de jogos de vídeo mobile com um jogo de quebra-cabeças. Nesse caso, as seguintes coisas provavelmente seriam discutidas pelos desenvolvedores:

• Quais são nossos grupos etários-alvo?

• Deveríamos fazer um jogo 2D ou 3D?

• Quantos desenvolvedores vamos precisar para trabalhar em vários aspectos do jogo, por exemplo, mecânicas, design de níveis, arte conceitual, design de som, etc.?

• Que tipo de motor de jogo devemos usar e teremos dinheiro suficiente para licenciá-lo?

• Quanto o jogo custará para o cliente?

• Quanto do nosso lucro irá para a empresa que fez o motor?

Todas essas questões têm que ser discutidas durante as reuniões iniciais e subsequentes da empresa. Gerentes e funcionários devem concordar sobre a melhor maneira de atingir os objetivos do projeto e o tempo estimado que levará para fazer isso acontecer.

Principais erros cometidos por gerentes – falta de requisitos

Quando você planeja um projeto, é importante entender como o resultado final parecerá. Este é um dos maiores erros cometidos pelos gerentes. Os gerentes são responsáveis por fazer uma lista de requisitos para o projeto e entregá-la aos funcionários. A lista deve incluir as seguintes informações:

• O número de funcionários necessário para diferentes estágios de desenvolvimento do projeto

• Critérios para avaliar a qualidade do projeto e seus componentes

• Os princípios de divisão da carga de trabalho entre os trabalhadores

• O cronograma do projeto

• A lista de objetivos que o projeto alcançará para a empresa

• Com que frequência o projeto será alterado

• Tamanho do orçamento inicial

Esta lista também tem o produto final que será desenvolvido. No caso de um jogo de vídeo móvel, estes podem incluir arte conceitual, amostras de áudio, código para vários elementos do jogo, por exemplo, mecânicas, física, animações de efeitos visuais, etc. Cada listagem deve incluir uma data aproximada de lançamento.

Fazer estimativas é outro erro comum dos gerentes

Prazos são um dos problemas de gestão comuns que emergem durante o desenvolvimento do projeto. Um bom gerente precisa manter contato com sua equipe e pedir atualizações sobre o progresso dentro de cada equipe. Eles estão cumprindo seus prazos ou precisam de mais tempo para fazer tudo corretamente?

Alguma coisa inesperada pode surgir e toda a situação terá que ser adiada. Se falhar em fazer os cálculos necessários, você estará em risco de adiar constantemente o prazo. Para evitar problemas futuros, é melhor se encontrar com cada membro da equipe e avaliar seu trabalho em tempo.

Negligenciar riscos é um problema comum de gestão

Na teoria, todos os seus planos certamente se encaixariam a cada vez, mas, na realidade, qualquer projeto pode estar sujeito a atrasos, prazos perdidos, funcionários doentes e outros eventos infelizes. Ter um programa de gerenciamento de riscos adequado reduz a potencialidade de falha do projeto quase pela metade. Esse processo não é difícil de realizar, mas requer esboçar muitos fatores que podem dar errado ao trabalhar em um projeto específico. Sua lista de riscos deve incluir eventos como:

• Falha em cumprir os prazos

• Trabalhar em recursos adicionais fora do escopo original do projeto

• Alterações no escopo do projeto. Mudanças nos objetivos do projeto, entregas, tarefas, custos e prazos

A tarefa de um gerente de projeto está na avaliação de riscos e no estabelecimento de seu impacto no projeto. Por exemplo, você pode garantir a nomeação de um subgerente de projeto que poderá substituir o chefe do projeto e continuar trabalhando na sua ausência. Você também pode enfrentar dificuldades técnicas, como uma mudança abrupta no hardware ou software usado que pode exigir a contratação de funcionários adicionais. Um plano de contingência deve abranger todas as possibilidades de coisas erradas para o projeto.

Erros cometidos por gerentes – ter um cronograma rígido

Não há melhor maneira de garantir um fluxo de trabalho estável do que agendando sua equipe. O cronograma deve fornecer informações claras sobre a carga de trabalho e prazos. Todos os cronogramas devem permitir alguma flexibilidade em caso de circunstâncias imprevistas. Se alguém que trabalha em um projeto precisar tirar algum tempo em caso de doença, problema familiar, lesão ou outra circunstância, eles podem fazer isso de forma razoável. Nesse caso, deve haver alguém para substituí-los em caso de emergência, para que o ritmo de desenvolvimento do projeto possa ser mantido.

É vital dar aos membros da sua equipe a mesma flexibilidade ao sugerirem novas ideias aos gerentes de projeto que beneficiarão o projeto em geral. Atualmente, há uma variedade de soluções que tornam o gerenciamento de projetos mais fácil. Estas incluem Social Shared, Wrike, Slack, Procore e muitos outros.