Een bedrijf kan zich niet ontwikkelen en winstgevender worden door al zijn vertrouwen te stellen in oude zakelijke ideeën en praktijken. Het management moet experimenteren met nieuwe concepten om zich aan te passen aan de steeds veranderende markt. Producten en diensten kunnen dan op basis van die ideeën worden gemaakt. Klinkt eenvoudig genoeg, maar de realiteit is veel gecompliceerder. Het is één ding om een idee te bedenken, maar een heel ander ding om er een project omheen te bouwen.
Dingen kunnen zo uit de hand lopen dat slechts een derde van alle projecten de productiecyclus op tijd en met het oorspronkelijke budget voltooit. Dit gebeurt door fouten van onervaren projectmanagers. We bieden u 5 veelvoorkomende managementproblemen die ontstaan door het negeren van bepaalde gebieden van projectplanning. Na het overwinnen hiervan, zult u in staat zijn om projecten effectief te beheren.
Het niet definiëren van het projectdoel is de grootste fout die managers maken
Volgens verschillende onderzoeken van het American Project Management Institute faalt een derde van de projecten omdat de mensen die ze ontwikkelen geen duidelijke visie hebben. Het is een van de meest voorkomende managementproblemen. Daarom is het van vitaal belang om een beeld te hebben van wat je probeert te bereiken, hoe het het bedrijf ten goede zal komen en waarom klanten het zouden willen gebruiken. Anders zal al het verdere werk zinloos zijn.
Laten we als voorbeeld een klein mobiel app-bedrijf nemen dat wil uitbreiden naar de markt voor mobiele videogames met een puzzelspel. In dit geval zouden de volgende dingen waarschijnlijk door de ontwikkelaars worden besproken:
-
Wat zijn onze doelgroepen qua leeftijd?
-
Moeten we een 2D- of 3D-spel maken?
-
Hoeveel ontwikkelaars hebben we nodig om aan verschillende aspecten van het spel te werken, zoals mechanica, niveau-ontwerp, concept art, geluidsontwerp, enzovoort?
-
Welk type game-engine moeten we gebruiken en hebben we genoeg geld om deze te licenseren?
-
Hoeveel zal het spel kosten voor de klant?
-
Hoeveel van onze winst gaat naar het bedrijf dat de engine heeft gemaakt?
Al deze vragen moeten worden besproken tijdens de eerste en volgende vergaderingen van het bedrijf. Managers en medewerkers moeten het eens zijn over de beste manier om projectdoelen te bereiken en de geschatte tijd die nodig is om dit te realiseren.
Topfouten die managers maken – gebrek aan vereisten
Wanneer u een project plant, is het belangrijk om te begrijpen hoe het eindresultaat eruit zal zien. Dit is een van de grootste fouten die managers maken. Managers zijn verantwoordelijk voor het maken van een lijst van vereisten voor het project en deze aan de werknemers te geven. De lijst moet de volgende informatie bevatten:
-
Het aantal werknemers dat nodig is voor verschillende fasen van projectontwikkeling
-
Criteria voor het evalueren van de kwaliteit van het project en zijn componenten
-
De principes van het verdelen van de werklast onder de werknemers
-
Het projectrooster
-
De lijst van doelstellingen die het project voor het bedrijf zal bereiken
-
Hoe vaak het project zal worden aangepast
-
Beginbudget
Deze lijst bevat ook het eindproduct dat zal worden ontwikkeld. In het geval van een mobiel videospel kunnen deze concept art, audiomonsters, code voor verschillende elementen van het spel, zoals mechanica, fysica, visuele effecten animaties, enzovoort omvatten. Elke vermelding moet een geschatte releasedatum bevatten.
Schattingen maken is een andere veelvoorkomende fout die managers maken
Deadlines zijn een van de veelvoorkomende managementproblemen die zich voordoen tijdens projectontwikkeling. Een goede manager moet in contact blijven met zijn team en vragen om updates over de voortgang binnen elk team. Halen ze hun deadlines of hebben ze meer tijd nodig om alles goed te doen?
Er kan iets onverwachts gebeuren en het hele project zal moeten worden uitgesteld. Als u er niet in slaagt de nodige berekeningen te maken, loopt u het risico om de deadline constant uit te stellen. Om toekomstige problemen te voorkomen, is het het beste om met elk personeelslid samen te komen en hun werk op tijd te evalueren.
Risico's negeren is een veelvoorkomend managementprobleem
In theorie zouden al uw plannen elke keer zeker op hun plaats vallen, maar in werkelijkheid kan elk project te maken krijgen met vertragingen, gemiste deadlines, zieke werknemers en andere ongelukkige gebeurtenissen. Een goed risicomanagementprogramma halveert bijna de kans op projectfalen. Dit proces is niet zo moeilijk te ondernemen, maar vereist het uitschrijven van veel factoren die fout kunnen gaan bij het werken aan een bepaald project. Uw risicolijst moet gebeurtenissen bevatten zoals:
-
Niet halen van deadlines
-
Werken aan extra functies buiten de oorspronkelijke projectomvang
-
Wijzigingen in de projectomvang. Veranderingen in projectdoelen, opleveringen, taken, kosten en deadlines
Een taak van een projectmanager ligt in de risicobeoordeling en de vaststelling van hun impact op het project. U kunt er bijvoorbeeld voor zorgen dat u een plaatsvervangend projectmanager aanstelt die in staat is om de hoofdmanager te vervangen en door te werken in zijn afwezigheid. U kunt ook technische problemen ervaren, zoals een plotselinge verandering in de gebruikte hardware of software die misschien vereist dat u extra werknemers inhuurt. Een noodplan moet alle mogelijkheden omvatten van zaken die fout kunnen gaan voor het project.
Fouten die managers maken – een rigide schema hebben
Er is geen betere manier om een constante werkstroom te garanderen dan door uw team te plannen. Het schema moet duidelijke informatie geven over de werklast en deadlines. Alle schema's moeten enige flexibiliteit toestaan in geval van onvoorziene omstandigheden. Als iemand aan een project werkt en wat tijd moet opnemen in geval van ziekte, een familiekwestie, een blessure of een andere omstandigheid, moet dat in redelijke termen kunnen. In dat geval moet er iemand zijn om hen te vervangen in geval van een noodsituatie, zodat het tempo van de projectontwikkeling kan worden bijgehouden.
Het is van belang om uw teamleden dezelfde flexibiliteit te bieden bij het voorstellen van nieuwe ideeën aan de projectmanagers die het project in het algemeen ten goede zullen komen. Momenteel zijn er verschillende oplossingen die projectmanagement gemakkelijker maken. Deze omvatten Social Shared, Wrike, Slack, Procore en vele anderen.
