Společnost se nemůže rozvíjet a být ziskovější, pokud vsází vše na staré obchodní nápady a praktiky. Její vedení musí experimentovat s novými koncepty, aby se přizpůsobilo neustále se měnícímu trhu. Produkty a služby pak mohou být vyvinuty na základě těchto nápadů. Zní to jednoduše, ale realita je mnohem složitější. Jedna věc je přijít s nápadem, ale úplně jiná věc je vytvořit kolem něj projekt.
Situace se může stát tak neúnosnou, že jen třetina všech projektů se dostane z výrobního cyklu včas a s počátečním rozpočtem. To se stává kvůli chybám nezkušených projektových manažerů. Nabízíme vám 5 běžných problémů s řízením, které vznikají z opomíjení určitých oblastí plánování projektů. Po jejich překonání budete schopni efektivně řídit projekty.
Největší chybou manažerů je nedefinování cíle projektu
Podle několika vědeckých článků Amerického institutu pro řízení projektů selže třetina projektů, protože lidé, kteří je rozvíjejí, nemají jasnou vizi. Je to jeden z nejběžnějších problémů s řízením. Proto je důležité mít představu o tom, co se snažíte dosáhnout, jak to prospěje společnosti a proč by to zákazníci chtěli použít. Jinak se jakákoliv další práce stává bezvýznamnou.
Vezměme si jako příklad malou mobilní aplikační společnost, která chce expandovat na trh mobilních videoher s logickou hrou. V tomto případě by vývojáři pravděpodobně diskutovali o následujících věcech:
-
Jaké jsou naše cílové věkové skupiny?
-
Měli bychom udělat 2D nebo 3D hru?
-
Kolik vývojářů budeme potřebovat k práci na různých aspektech hry, například mechanika, návrh úrovní, konceptuální umění, zvukový design atd.?
-
Jaký herní engine bychom měli použít a budeme mít dostatek financí na jeho licencování?
-
Kolik bude hra stát zákazníka?
-
Kolik zisku půjde společnosti, která vyvinula engine?
Všechny tyto otázky musí být diskutovány během počátečních i následných setkání společnosti. Manažeři a zaměstnanci by se měli shodnout na nejlepším způsobu dosažení cílů projektu a odhadovaném čase, který to zabere.
Největší chyby, které manažeři dělají – nedostatek požadavků
Když plánujete projekt, je důležité pochopit, jak bude konečný výsledek vypadat. Toto je jedna z největších chyb, které manažeři dělají. Manažeři jsou zodpovědní za vytvoření seznamu požadavků na projekt a jeho předání zaměstnancům. Seznam by měl zahrnovat následující informace:
-
Počet zaměstnanců potřebných pro různé fáze vývoje projektu
-
Kritéria pro hodnocení kvality projektu a jeho součástí
-
Principy rozdělení pracovní zátěže mezi pracovníky
-
Harmonogram projektu
-
Seznam cílů, které projekt přinese společnosti
-
Jak často bude projekt měněn
-
Počáteční velikost rozpočtu
Tento seznam také obsahuje konečný produkt, který bude vyvinut. V případě mobilní videohry to mohou být koncepční umělecké práce, zvukové ukázky, kód pro různé prvky hry, například mechanika, fyzika, animace vizuálních efektů atd. Každý záznam musí obsahovat přibližné datum vydání.
Vytváření odhadů je další běžná chyba manažerů
Termíny jsou jedním z běžných problémů řízení, které se objeví během vývoje projektu. Dobrý manažer musí zůstat v kontaktu se svým týmem a ptát se na aktualizace o pokroku v rámci každého týmu. Dodržují své termíny, nebo potřebují více času na to, aby vše provedli správně?
Něco neočekávaného se může objevit a celé to bude muset být odloženo. Pokud se vám nepodaří provést potřebné výpočty, budete riskovat, že stále odkládáte termín. Aby se předešlo budoucím problémům, je nejlepší setkat se s každým členem týmu a hodnotit jejich práci v čase.
Opomíjení rizik je běžný problém řízení
V teoretické rovině by se vaše plány určitě podařily pokaždé, ale v realitě může být jakýkoli projekt vystaven prodlevám, zmeškaným termínům, nemocným zaměstnancům a dalším nešťastným událostem. Správný program řízení rizik snižuje potenciál selhání projektu téměř na polovinu. Tento proces není tak těžké provést, ale vyžaduje identifikaci mnoha faktorů, které by se mohly pokazit při práci na konkrétním projektu. Váš seznam rizik by měl zahrnovat takové události, jako jsou:
-
Nesplnění termínů
-
Práce na dalších funkcích mimo původní rozsah projektu
-
Změny v rozsahu projektu. Změny v cílech projektu, dodávkách, úlohách, nákladech a termínech
Úlohou projektového manažera je posouzení rizik a stanovení jejich dopadu na projekt. Například se můžete ujistit, že jmenujete zástupce projektového manažera, který bude moci nahradit vedoucího projektu a pokračovat v práci v jeho nepřítomnosti. Můžete také zažít technické potíže, jako je náhlá změna používaného hardwaru nebo softwaru, což může vyžadovat najmutí dalších zaměstnanců. Plán záložních řešení musí pokrývat všechny možnosti, že se něco pokazí s projektem.
Chyby manažerů – rigidní rozvrh
Neexistuje lepší způsob, jak zajistit plynulou pracovní tok, než naplánovat váš tým. Rozvrh musí poskytovat jasné informace o pracovní zátěži a termínech. Všechny rozvrhy by měly umožňovat určitou flexibilitu v případě nečekaných okolností. Pokud někdo pracující na projektu musí vzít nějaký čas volno kvůli nemoci, rodinné záležitosti, zranění nebo jiným okolnostem, může to udělat v rozumných podmínkách. V takovém případě musí být někdo, kdo ho nahradí v případě nouze, aby byl zachován postup vývoje projektu.
Je zásadní poskytnout vašim členům týmu stejnou flexibilitu při navrhování nových nápadů projektovým manažerům, které projektu obecně prospějí. V současnosti existuje řada řešení, která usnadňují správu projektů. Patří sem Social Shared, Wrike, Slack, Procore a mnoho dalších.
