Една компания не може да се развива и става по-печеливша, като поставя всичките си надежди в стари бизнес идеи и практики. Нейното управление трябва да експериментира с нови концепции, за да се адаптира към постоянно променящия се пазар. Продукти и услуги могат да бъдат създадени въз основа на тези идеи. Изглежда просто, но реалността е доста по-сложна. Едно е да се измисли идея, но съвсем друго е да се разработи проект около нея.
Необходимостта може да излезе извън контрол до такава степен, че само една трета от всички проекти да преминат успешно през производствения цикъл навреме и с първоначалния бюджет. Това се случва заради грешки, допуснати от неопитни ръководители на проекти. Предлагаме ви 5 често срещани управленски проблеми, които възникват от пренебрегването на определени области в планирането на проектите. След като ги преодолеете, ще можете да управлявате проекти ефективно.
Неуспехът да се определи целта на проекта е най-голямата грешка, допусната от мениджърите
Според няколко научни доклада на Американския институт по управление на проекти, една трета от проектите се провалят, защото хората, които ги разработват, нямат ясна визия. Това е един от най-често срещаните управленски проблеми. Поради това е от съществено значение да имате ясна представа какво се опитвате да постигнете, как това ще ползва компанията и защо клиентите биха искали да го използват. В противен случай всякаква по-нататъшна работа ще стане безсмислена.
Нека разгледаме като пример малка компания, която иска да се разшири в пазара на мобилни видеоигри с пъзел игра. В този случай разработчиците вероятно ще обсъдят следните неща:
-
Кои са нашите целеви възрастови групи?
-
Трябва ли да направим 2D или 3D игра?
-
Колко разработчици ще ни трябват, за да работят върху различни аспекти на играта, например механика, дизайн на нивата, концептуално изкуство, звуков дизайн и др.?
-
Какъв тип игрови енджин трябва да използваме и ще имаме ли достатъчно пари, за да го лицензираме?
-
Колко ще струва играта на клиента?
-
Колко от печалбата ни ще отиде за компанията, която е направила енджина?
Всички тези въпроси трябва да бъдат обсъдени по време на първоначалните и следващите срещи на компанията. Мениджърите и служителите трябва да се съгласят на най-добрия начин за постигане на целите на проекта и времето, което ще отнеме това да се случи.
Най-големите грешки, които правят мениджърите – липса на изисквания
Когато планирате проект, е важно да разберете как ще изглежда крайният резултат. Това е една от най-големите грешки, които правят мениджърите. Мениджърите са отговорни за съставянето на списък с изисквания за проекта и предоставянето му на служителите. Списъкът трябва да включва следната информация:
-
Броят на служителите, необходими за различни етапи на разработка на проекта
-
Критерии за оценка на качеството на проекта и неговите компоненти
-
Принципите на разпределение на работното натоварване между работниците
-
График на проекта
-
Списък с цели, които проектът ще постигне за компанията
-
Колко често ще се изменя проектът
-
Първоначален размер на бюджета
Този списък също така има и крайният продукт, който ще бъде разработен. В случай на мобилна видеоигра, те могат да включват концептуално изкуство, аудио проби, код за различни елементи на играта, например механики, физика, визуални ефекти, анимации и др. Всяко вписване трябва да включва приблизителна дата за пускане.
Създаването на оценки е друга обичайна грешка, която правят мениджърите
Крайни срокове са един от често срещаните управленски проблеми, които се появяват по време на разработването на проектите. Добър мениджър трябва да бъде в постоянен контакт с екипа си и да пита за актуализации относно прогреса във всяка група. Постигат ли крайния срок или им трябва повече време, за да направят всичко както трябва?
Някои неочаквани събития могат да изскочат и цялото нещо ще трябва да бъде отложено. Ако не успеете да направите необходимите изчисления, рискувате постоянно да отлагате крайния срок. За да избегнете бъдещи проблеми, най-добре е да се срещнете с всеки член на персонала и да оцените тяхната работа във времето.
Пренебрегване на рискове е общ управленски проблем
На теория, всички ваши планове със сигурност ще се осъществят всеки път, но в действителност, всеки проект може да бъде подложен на забавяния, пропуснати крайни срокове, болни служители и други нещастни събития. Правилната програма за управление на рисковете намалява потенциала за провал на проектите почти наполовина. Този процес не е толкова труден за изпълнение, но изисква да бъдат определени много фактори, които могат да се объркат при работа върху конкретен проект. Вашият списък с рискове трябва да включва такива събития, като:
-
Неуспех за спазване на крайния срок
-
Работа върху допълнителни функции извън първоначалния обхват на проекта
-
Промени в обхвата на проекта. Промени в целите на проекта, доставките, задачите, разходите и крайния срок
Задачата на ръководителя на проекта е да даде оценка на рисковете и да установи тяхното въздействие върху проекта. Например, можете да назначите заместник-мениджър на проекта, който ще може да замести ръководителя на проекта и да продължи работа в негово отсъствие. Също така може да изпитвате технически трудности, като рязка промяна в използваното хардуерно или софтуерно оборудване, което може да изисква наемане на допълнителни служители. Планът за извънредни ситуации трябва да обхваща всички възможни неприятности за проекта.
Грешки, допуснати от мениджърите – твърд график
Няма по-добър начин да осигурите стабилен работен процес, отколкото чрез планиране на вашия екип. Графикът трябва да предоставя ясна информация за натоварването и крайните срокове. Всички графици трябва да позволяват известна гъвкавост в случай на непредвидени обстоятелства. Ако някой, който работи по проект, трябва да си вземе почивка поради болест, семейно събитие, нараняване или друго обстоятелство, той може да го направи в разумни граници. В този случай трябва да има някой, който да го замести в случай на спешност, така че темпото на развитие на проекта да може да се запази.
От съществено значение е да дадете на членовете на екипа си същата гъвкавост, когато предлагат нови идеи на мениджърите на проекти, които ще бъдат от полза за проекта като цяло. В момента съществува разнообразие от решения, които улесняват управлението на проекти. Те включват Social Shared, Wrike, Slack, Procore и много други.
