5 ปัญหาการจัดการทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดตารางโครงการ

บริษัทไม่สามารถพัฒนาและทำกำไรได้มากขึ้นโดยการวางชะตากรรมทั้งหมดในความคิดและแนวทางธุรกิจเก่า ผู้บริหารต้องทดลองกับแนวคิดใหม่เพื่อปรับตัวกับตลาดที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา จากนั้นผลิตภัณฑ์และบริการจึงสามารถทำได้บนพื้นฐานของแนวคิดเหล่านั้น ฟังดูง่ายพอ แต่ความจริงนั้นซับซ้อนกว่ามาก การมีแนวคิดเป็นเรื่องหนึ่ง แต่การสร้างโครงการรอบ ๆ แนวคิดนั้นคือเรื่องที่แตกต่างออกไป

เรื่องต่าง ๆ อาจกลายเป็นเรื่องอยู่นอกเหนือการควบคุมจนมีเพียงหนึ่งในสามของทุกโครงการที่สามารถออกจากวงจรการผลิตได้ตรงเวลาและมีงบประมาณเริ่มต้น นี้เกิดขึ้นเนื่องจากความผิดพลาดที่ถูกทำขึ้นโดยผู้จัดการโครงการที่ไม่มีประสบการณ์ เราขอนำเสนอปัญหาด้านการจัดการทั่วไป 5 อย่างที่เกิดจากการละเลยบางด้านของการวางแผนโครงการ เมื่อคุณสามารถเอาชนะพวกเขาได้ คุณจะสามารถจัดการโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การล้มเหลวในการกำหนดเป้าหมายของโครงการคือความผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดที่ผู้จัดการทำ

ตามรายงานการวิจัยหลายฉบับจากสถาบันการจัดการโครงการแห่งสหรัฐอเมริกา หนึ่งในสามของโครงการล้มเหลวเพราะผู้พัฒนาโครงการไม่มีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจน นี่คือปัญหาด้านการจัดการที่พบกันบ่อย ๆ นั่นคือเหตุผลที่สำคัญที่ต้องมีภาพที่ชัดเจนของสิ่งที่คุณพยายามจะบรรลุ ทำไมมันจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทและทำไมลูกค้าถึงต้องการใช้มัน มิฉะนั้น งานที่ทำนั้นจะไร้ความหมายไปทั้งหมด

ลองมาดูตัวอย่างบริษัทแอปพลิเคชันขนาดเล็กที่ต้องการขยายไปสู่ตลาดเกมมือถือด้วยเกมปริศนา ในกรณีนี้ นักพัฒนามักจะทดลองสิ่งต่าง ๆ ดังนี้:

• กลุ่มอายุเป้าหมายของเราคืออะไร?

• เราควรสร้างเกม 2 มิติหรือ 3 มิติ?

• เราจะต้องใช้พัฒนาจำนวนกี่คนในการทำงานกับแง่มุมต่าง ๆ ของเกม เช่น กลไก การออกแบบด่าน ศิลปะเชิงแนวคิด การออกแบบเสียง ฯลฯ?

• เราควรใช้เกมเอ็นจิ้นแบบไหน และเราจะมีเงินมากพอที่จะได้รับลิขสิทธิ์มันหรือไม่?

• ค่าเกมสำหรับลูกค้าจะเท่าไหร่?

• กำไรของเราจะไปอยู่กับบริษัทที่สร้างเอ็นจิ้นเท่าไหร่?

คำถามเหล่านี้ทั้งหมดต้องถูกหยิบยกขึ้นหารือในที่ประชุมบริษัทครั้งแรกและครั้งต่อ ๆ ไป ผู้จัดการและพนักงานควรเห็นด้วยในวิธีที่ดีที่สุดในการเข้าถึงเป้าหมายของโครงการและเวลาที่คาดการณ์ว่าจะทำให้สิ่งนี้เกิดขึ้น

ข้อผิดพลาดมากที่สุดของผู้จัดการ - การไม่มีข้อกำหนด

เมื่อคุณวางแผนโครงการ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าผลลัพธ์สุดท้ายจะเป็นอย่างไร นี่คือข้อผิดพลาดใหญ่ที่สุดที่ผู้จัดการทำ ผู้จัดการมีหน้าที่สร้างรายการข้อกำหนดสำหรับโครงการและมอบให้กับพนักงาน รายการนี้ควรรวมถึงข้อมูลดังนี้:

• จำนวนพนักงานที่จำเป็นในแต่ละขั้นตอนของการพัฒนาโครงการ

• เกณฑ์สำหรับประเมินคุณภาพของโครงการและองค์ประกอบของมัน

• หลักการของการแบ่งภาระงานระหว่างคนทำงาน

• ตารางเวลาของโครงการ

• รายการวัตถุประสงค์ที่โครงการจะบรรลุให้กับบริษัท

• ความถี่ที่จะเปลี่ยนแปลงโครงการ

• ขนาดงบประมาณเริ่มต้น

รายการนี้ยังรวมถึงผลิตภัณฑ์ที่เสร็จสมบูรณ์ที่จะถูกพัฒนา ในกรณีของวิดีโอเกมมือถือ อาจรวมถึงศิลปกรรมเชิงแนวคิด ตัวอย่างเสียง รหัสสำหรับองค์ประกอบต่าง ๆ ของเกม เช่น กลไก ฟิสิกส์ แอนิเมชันเอฟเฟกต์ภาพ ฯลฯ แต่ละรายการต้องมีวันที่ประมาณการวางจำหน่าย

การทำประมาณการเป็นอีกข้อผิดพลาดทั่วไปที่ผู้จัดการทำ

เส้นตายเป็นปัญหาการจัดการทั่วไปอย่างหนึ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการพัฒนาโครงการ ผู้จัดการที่ดีต้องรักษาการติดต่อกับทีมของเขาและขออัปเดตเกี่ยวกับความคืบหน้าในแต่ละทีม พวกเขาทำทันตามเวลาที่กำหนดหรือไม่ หรือพวกเขาต้องการเวลามากขึ้นสำหรับการทำงานให้ถูกต้อง?

สิ่งที่ไม่คาดคิดบางอย่างอาจเกิดขึ้นได้และทำให้ทุกอย่างต้องล่าช้า หากคุณล้มเหลวในการทำการคำนวณที่จำเป็น คุณจะเสี่ยงต่อการเลื่อนเส้นตายตลอดไป เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาในอนาคต จะดีที่สุดที่จะมีการประชุมกับสมาชิกทีมทุกคนและประเมินผลงานกับพวกเขาในเวลากำหนด

การละเลยความเสี่ยงเป็นปัญหาการจัดการทั่วไป

ในทฤษฎีแผนทั้งหมดของคุณจะต้องตกอยู่ในที่ทุกครั้ง แต่ในความเป็นจริง โครงการใดสามารถถูกเลื่อนไปได้ เช่น พลาดเส้นตาย พนักงานป่วย และเหตุการณ์ที่โชคร้ายอื่น ๆ การมีโปรแกรมการจัดการความเสี่ยงที่เหมาะสมลดความเป็นไปได้ที่โครงการจะล้มเหลวเกือบครึ่งหนึ่ง กระบวนการนี้ไม่ได้ยากที่จะดำเนินการ แต่ต้องการการกำหนดปัจจัยหลาย ๆ อย่างที่อาจผิดพลาดในการทำงานในโครงการเฉพาะ รายการความเสี่ยงของคุณควรรวมถึงเหตุการณ์ต่าง ๆ เช่น:

• การไม่ตรงตามเส้นตาย

• การทำงานกับฟีเจอร์เพิ่มเติมนอกขอบเขตของโครงการเดิม

• การเปลี่ยนแปลงขอบเขตของโครงการ การเปลี่ยนแปลงในเป้าหมายโครงการ สินเชื่อ หน้าที่ ต้นทุน และเส้นตาย

หน้าที่ของผู้จัดการโครงการอยู่ที่การประเมินความเสี่ยงและการกำหนดผลกระทบที่มีต่อโครงการ เช่น คุณสามารถแต่งตั้งผู้จัดการโครงการสำรองที่สามารถแทนที่หัวหน้าโครงการและทำงานต่อได้ในกรณีที่เขาไม่อยู่ คุณยังสามารถประสบกับปัญหาทางเทคนิค เช่น การเปลี่ยนอุปกรณ์หรือซอฟต์แวร์ที่อาจต้องการจ้างพนักงานเพิ่มเติม แผนฉุกเฉินต้องครอบคลุมถึงความเป็นไปได้ทั้งหมดของเหตุการณ์ที่ผิดพลาดในโครงการ

ความผิดพลาดที่ทำโดยผู้จัดการ – การมีตารางงานที่แข็งเป็นคอเลีย

ไม่มีวิธีใดที่ดีกว่าในการรับประกันการทำงานที่มีเสถียรภาพกว่าโดยการจัดตารางทีมของคุณ ตารางเวลาต้องให้ข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับภาระงานและเส้นตาย ทุกตารางงานควรให้ความยืดหยุ่นบางอย่างในกรณีที่มีสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด หากใครสักคนที่ทำงานในโครงการต้องหยุดพักในกรณีที่เกิดการเจ็บป่วย เรื่องครอบครัว บาดเจ็บหรือสถานการณ์อื่น ๆ พวกเขาสามารถทำได้ในเงื่อนไขที่สมเหตุสมผล ในกรณีนั้นต้องมีคนมาทดแทนพวกเขาในกรณีฉุกเฉินเพื่อให้การพัฒนาโครงการดำเนินต่อไปได้

สำคัญที่จะให้ความยืดหยุ่นเดียวกันกับสมาชิกในทีมของคุณเมื่อเสนอแนวคิดใหม่ให้กับผู้จัดการโครงการที่จะเป็นประโยชน์ต่อโครงการโดยรวม ปัจจุบันมีโซลูชันหลากหลายที่ทำให้การจัดการโครงการง่ายขึ้น ซึ่งรวมถึง Social Shared, Wrike, Slack, Procore และอื่น ๆ อีกมากมาย