Una azienda non può svilupparsi e diventare più redditizia affidandosi interamente a vecchie idee e pratiche commerciali. I suoi dirigenti devono sperimentare nuovi concetti per adattarsi al mercato in continua evoluzione. Prodotti e servizi possono quindi essere realizzati basandosi su quelle idee. Sembra abbastanza semplice, ma la realtà è molto più complicata. Una cosa è avere un'idea, ma è completamente diverso costruire un progetto attorno ad essa.
Le cose possono sfuggire di mano a tal punto che solo un terzo di tutti i progetti escono dal ciclo di produzione in tempo e con il budget iniziale. Questo accade a causa degli errori commessi da project manager inesperti. Vi offriamo 5 problemi comuni di gestione che sorgono trascurando certe aree della pianificazione del progetto. Dopo averli superati, sarete in grado di gestire i progetti in modo efficace.
Non definire l'obiettivo del progetto è il più grande errore commesso dai manager
Secondo diversi documenti di ricerca dell'American Project Management Institute, un terzo dei progetti fallisce perché le persone che li sviluppano non hanno una visione chiara. È uno dei problemi di gestione più comuni. Ecco perché è fondamentale avere una chiara idea di ciò che si sta tentando di raggiungere, di come porterà benefici all'azienda e del perché i clienti vorranno usarlo. Altrimenti, qualsiasi ulteriore lavoro sarà privo di significato.
Prendiamo ad esempio una piccola azienda di app mobili che vuole espandersi nel mercato dei giochi video mobili con un gioco di puzzle. In questo caso, le seguenti cose verrebbero probabilmente discusse dagli sviluppatori:
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Quali sono i nostri gruppi di età target?
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Dovremmo creare un gioco 2D o 3D?
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Quanti sviluppatori ci serviranno per lavorare su vari aspetti del gioco, ad es. meccanica, design dei livelli, concept art, design del suono, ecc.?
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Che tipo di motore di gioco dovremmo utilizzare e avremo abbastanza soldi per ottenere la licenza?
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Quanto costerà il gioco al cliente?
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Quanto dei nostri profitti andrà all'azienda che ha fatto il motore?
Tutte queste domande devono essere discusse durante le riunioni iniziali e successive dell'azienda. I manager e i dipendenti devono concordare il miglior modo per raggiungere gli obiettivi del progetto e il tempo stimato che sarà necessario per farlo accadere.
I principali errori che i manager commettono: mancanza di requisiti
Quando pianifichi un progetto, è importante capire come sarà il risultato finale. Questo è uno dei più grandi errori commessi dai manager. I manager sono responsabili di creare un elenco di requisiti per il progetto e consegnarlo ai dipendenti. L'elenco dovrebbe includere le seguenti informazioni:
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Il numero di dipendenti richiesti per le diverse fasi dello sviluppo del progetto
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Criteri per valutare la qualità del progetto e dei suoi componenti
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I principi di suddivisione del carico di lavoro tra operai
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Il programma del progetto
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L'elenco degli obiettivi che il progetto raggiungerà per l'azienda
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Con quale frequenza il progetto verrà modificato
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Dimensione iniziale del budget
Questo elenco include anche il prodotto finale che verrà sviluppato. Nel caso di un videogioco mobile, questi possono includere concept art, campioni audio, codici per vari elementi del gioco, ad esempio, meccanica, fisica, animazioni degli effetti visivi, ecc. Ogni elenco deve includere una data di rilascio approssimativa.
Inventare stime è un altro errore comune che i manager commettono
Le scadenze sono uno dei problemi di gestione comuni che emergono durante lo sviluppo del progetto. Un buon manager deve restare in contatto con il suo team e chiedere aggiornamenti sui progressi all'interno di ciascun team. Stanno rispettando le loro scadenze o hanno bisogno di più tempo per fare tutto correttamente?
Qualche imprevisto può venire fuori e tutto quanto dovrà essere ritardato. Se non riuscissi a fare i calcoli necessari, rischi di posticipare costantemente la scadenza. Per evitare futuri problemi, è meglio incontrare ogni membro dello staff e valutare il loro lavoro nel tempo.
Trascurare i rischi è un problema comune nella gestione
In teoria, tutti i tuoi piani andrebbero sicuramente a posto ogni volta, ma nella realtà, qualsiasi progetto può essere soggetto a ritardi, scadenze mancate, dipendenti ammalati e altri eventi sfortunati. Avere un programma di gestione del rischio adeguato riduce quasi della metà la possibilità di fallimento del progetto. Questo processo non è così difficile da intraprendere ma richiede di delineare molti fattori che potrebbero andare storto lavorando su un particolare progetto. Il tuo elenco dei rischi dovrebbe includere eventi come:
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Mancato rispetto delle scadenze
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Lavorare su caratteristiche aggiuntive al di fuori dell'ambito originale del progetto
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Alterazioni dell'ambito del progetto. Modifiche agli obiettivi del progetto, risultati, compiti, costi e scadenze
Il compito di un project manager consiste nella valutazione dei rischi e nell'istituzione del loro impatto sul progetto. Ad esempio, puoi assicurarti di nominare un vice project manager che sia in grado di sostituire il capo del progetto e continuare a lavorare in sua assenza. Puoi anche sperimentare difficoltà tecniche, come un cambio improvviso nell'hardware o software utilizzato che può richiedere l'assunzione di ulteriori dipendenti. Un piano di emergenza deve inglobare tutte le possibilità che qualcosa vada storto per il progetto.
Errori commessi dai manager: avere un programma rigido
Non c'è modo migliore per garantire un flusso di lavoro costante che programmare il tuo team. Il calendario deve fornire informazioni chiare sul carico di lavoro e sulle scadenze. Tutti i programmi devono consentire una certa flessibilità in caso di imprevisti. Se qualcuno che lavora su un progetto deve prendersi del tempo libero in caso di malattia, questione familiare, infortunio o un'altra circostanza, può farlo con termini ragionevoli. In tal caso, deve esserci qualcuno che lo sostituisca in caso di emergenza affinché il ritmo dello sviluppo del progetto possa essere mantenuto.
È fondamentale dare ai membri del tuo team la stessa flessibilità quando propongono nuove idee ai project manager che andranno a beneficio del progetto in generale. Attualmente, ci sono molte soluzioni che rendono più facile la gestione del progetto. Queste includono Social Shared, Wrike, Slack, Procore e molti altri.
