Ettevõte ei saa areneda ega muutuda kasumlikumaks, kui see paneb kogu oma saatuse vanadesse äriideedesse ja -tavadesse. Selle juhtkond peab katsetama uusi kontseptsioone, et kohanduda pidevalt muutuva turuga. Nendele ideedele tuginedes saab luua tooteid ja teenuseid. See kõlab piisavalt lihtsalt, kuid tegelikkus on palju keerulisem. Üks asi on idee välja mõelda, kuid hoopis teine asi on selle ümber projekti teha.
Asjad võivad muutuda nii käest ära, et vaid kolmandik kõikidest projektidest jõuab tootmistsüklist välja õigeaegselt ja esialgse eelarvega. See juhtub kogenematute projektijuhtide tehtud vigade tõttu. Pakume teile 5 levinud juhtimisprobleemi, mis tulenevad projekti planeerimise teatud valdkondade tähelepanuta jätmisest. Pärast nende ületamist saate projekte tõhusalt juhtida.
Projekti eesmärgi määratlemata jätmine on juhtide suurim viga
Ameerika Projektijuhtimise Instituudi mitmete uurimustööde kohaselt ebaõnnestub kolmandik projektidest, kuna inimesed, kes neid arendavad, ei oma selget visiooni. See on üks kõige levinumaid juhtimisprobleeme. Seetõttu on ülimalt oluline omada pilti sellest, mida üritatakse saavutada, kuidas see toob kasu ettevõttele ja miks kliendid seda kasutada sooviksid. Vastasel juhul muutub igasugune edasine töö mõttetuks.
Võtame näiteks väikese mobiilirakenduste ettevõtte, kes soovib laieneda mobiilsete videomängude turule puslemänguga. Sellisel juhul arutaksid arendajad tõenäoliselt järgmisi asju:
-
Millised on meie sihtkvanuserühmad?
-
Kas peaksime tegema 2D või 3D mängu?
-
Kui palju arendajaid vajame mängu erinevate aspektide, nagu mehhaanikad, tasemete disain, kontseptsioonikunst, helidisain jne, lahendamiseks?
-
Millist mängumootorit peaksime kasutama ja kas meil on piisavalt raha selle litsentsimiseks?
-
Kui palju mäng maksab kliendile?
-
Kui palju meie kasumist läheb mängumootori loonud ettevõttele?
Kõiki neid küsimusi tuleb arutada esialgsetel ja järgmistel ettevõtte kohtumistel. Juhid ja töötajad peaksid leppima kokku parima viisi, kuidas eesmärke saavutada ja hinnangulise aja, mis selleks vajalik on.
Juhtide tehtavad vead - nõuete puudumine
Projekti planeerides on oluline mõista, milline lõpptulemus välja näeb. See on üks suurimaid vigu, mida juhid teevad. Juhid vastutavad selle eest, et projektinõuete nimekiri koostatakse ja see töötajatele edastatakse. Nimekiri peaks sisaldama järgmist teavet:
-
Erinevate projektijuhtimise etappide jaoks vajalike töötajate arv
-
Kriteeriumid projekti ja selle komponentide kvaliteedi hindamiseks
-
Töökoormuse jaotamise põhimõtted töötajate vahel
-
Projekti ajakava
-
Nimekiri eesmärkidest, mida projekt ettevõtte jaoks saavutab
-
Kui tihti projekti muudetakse
-
Esialgse eelarve suurus
See nimekiri peaks sisaldama ka arendatavat lõpp-produkti. Mobiilse videomängu puhul võivad need sisaldada kontseptsioonikunsti, heli näidiseid, koodi mängu erinevatele elementidele, näiteks mehhaanikad, füüsika, visuaalsete efektide animatsioonid jne. Iga loendamine peab sisaldama ligikaudset ilmumise kuupäeva.
Eelarve prognooside tegemine on veel üks levinud viga, mida juhid teevad
Tähtajad on üks levinud juhtimisprobleeme, mis ilmnevad projekti arendamise ajal. Hea juht peab jääma oma meeskonnaga kursis ja küsima värskendusi iga meeskonna sees toimuva edenemise kohta. Kas nad täidavad oma tähtaegu või vajavad nad rohkem aega, et kõike korralikult teha?
Mõned ootamatud asjad võivad üles kerkida ja kogu asi tuleb edasi lükata. Kui te ei suuda teha vajalikke arvutusi, riskite pidevalt tähtaega edasi lükkama. Tulevaste probleemide vältimiseks on kõige parem kohtuda iga meeskonnaliikmega ja hinnata nende tööd ajaliselt.
Riskide eiramine on levinud juhtimisprobleem
Teoorias läheksid kõik teie plaanid iga kord ideaaljuhul täide, kuid tegelikkuses võib iga projekt olla seotud viivitustega, mahajäämistega, haigete töötajatega ja muude ebameeldivate sündmustega. Õige riskijuhtimisprogrammi olemasolu vähendab projekti ebaõnnestumise võimalust peaaegu poole võrra. See protsess ei ole nii raske läbida, kuid nõuab paljude tegurite esitamist, mis võivad konkreetse projektiga töötamisel valesti minna. Teie riskide nimekiri peaks sisaldama järgmisi sündmusi:
-
Ebaõnnestumine tähtaegadest kinnipidamisel
-
Töötamine algse projekti ulatusest väljas olevate lisafunktsioonide kallal
-
Projekti ulatuse muutused. Muutused projekti eesmärkides, tulemuste, ülesannete, kulude ja tähtaegade osas
Projektijuhi ülesanne on riskide hindamine ja nende mõju hindamine projektile. Näiteks võite määrata asenduse projektijuhiks, kes suudab projekti juhti asendada ja tema puudumise korral tööd jätkata. Võite kogeda ka tehnilisi raskusi, nagu äkiline muutus kasutatavas riist- või tarkvaras, mis võib nõuda täiendava personali palkamist. Varuplaan peab sisaldama kõiki võimalikke asju, mis võivad projekti jaoks valesti minna.
Juhtide tehtud vead – jäiga ajakava olemasolu
Pole paremat viisi töövoo tagamiseks kui oma meeskonna ajakava paika panemine. Ajakava peab andma selge teabe töökoormuse ja tähtaegade kohta. Kõik ajakavad peaksid võimaldama teatud paindlikkust ootamatute olukordade korral. Kui keegi projektiga tegelevatest töötajatest peab puhkuse võtma haiguse, perekonnaasja, vigastuse või mõne muu asjaolu tõttu, saab seda mõistlikult teha. Sel juhul peab olema keegi, kes neid hädaolukorras asendab, et projekti arendamise tempot säilitada.
Oluline on anda oma meeskonnaliikmetele sama paindlikkus, kui nad pakuvad projektijuhtidele uusi ideid, mis toovad projekti üldist kasu. Praegu on olemas mitmesuguseid lahendusi, mis teevad projekti juhtimise lihtsamaks. Nende hulka kuuluvad Social Shared, Wrike, Slack, Procore ja paljud teised.
