Компанія не може розвиватися та ставати прибутковішою, покладаючись лише на старі бізнес-ідеї та практики. Її керівництво має експериментувати з новими концепціями, щоб пристосуватися до постійно змінюваного ринку. Товари та послуги можуть бути створені, ґрунтуючись на цих ідеях. Звучить просто, але насправді все набагато складніше. Одна справа придумати ідею, інша ж – створити навколо неї проект.
Речі можуть настільки вийти з-під контролю, що лише третина всіх проектів виходить з виробничого циклу вчасно та з початковим бюджетом. Це трапляється через помилки, допущені недосвідченими менеджерами проектів. Ми пропонуємо вам 5 поширених управлінських проблем, що виникають через нехтування певними аспектами планування проекту. Після їх подолання ви зможете ефективно керувати проектами.
Невизначеність мети проекту – це найбільша помилка, яку допускають менеджери
Згідно з кількома дослідженнями Американського Інституту Управління Проектами, одна третина проектів зазнає невдачі через відсутність чіткого бачення у людей, які їх розробляють. Це одна з найпоширеніших управлінських проблем. Тому важливо мати чітке уявлення про те, чого ви намагаєтеся досягти, як це принесе користь компанії та чому клієнти захочуть це використовувати. Інакше будь-яка подальша робота стане беззмістовною.
Візьмемо як приклад маленьку компанію з мобільних додатків, яка хоче розширитися на ринок мобільних відеоігор з головоломкою. У такому випадку розробники, ймовірно, обговорять такі питання:
-
Які наші цільові вікові групи?
-
Чи повинні ми створити 2D або 3D гру?
-
Скільки розробників нам потрібно для роботи над різними аспектами гри, наприклад, механікою, дизайном рівнів, концепт-артом, звуковим оформленням тощо?
-
Який ігровий двигун ми повинні використовувати і чи вистачить нам грошей, щоб отримати ліцензію на нього?
-
Скільки коштуватиме гра для покупця?
-
Скільки нашого прибутку піде на компанію, яка створила двигун?
Усі ці питання мають обговорюватися під час початкових та наступних зборів компанії. Менеджери та співробітники повинні погодитись на кращий спосіб досягнення мети проекту та оцінити, скільки часу знадобиться для реалізації цього.
Найбільші помилки менеджерів – відсутність вимог
Коли ви плануєте проект, важливо зрозуміти, яким буде кінцевий результат. Це одна з найбільших помилок, які допускають менеджери. Менеджери несуть відповідальність за складання списку вимог для проекту та передачу його співробітникам. Список повинен містити таку інформацію:
-
Кількість співробітників, необхідних для різних етапів розробки проекту
-
Критерії оцінки якості проекту та його компонентів
-
Принципи розподілу робочого навантаження серед працівників
-
Графік проекту
-
Список цілей, яких проект досягне для компанії
-
Як часто проект буде змінюватися
-
Розмір початкового бюджету
Цей список також містить кінцевий продукт, який буде розроблено. У випадку з мобільною відеогрою це можуть бути концепти мистецтва, аудіо зразки, код для різних елементів гри, наприклад, механіки, фізики, візуальні ефекти анімації тощо. Кожен елемент списку повинен включати приблизну дату випуску.
Складання оцінок – це ще одна поширена помилка менеджерів
Терміни виконання – одна з поширених управлінських проблем, що виникають під час розробки проекту. Хороший менеджер повинен підтримувати контакт зі своєю командою і запитувати про оновлення прогресу в межах кожної команди. Чи встигають вони у строки чи їм потрібно більше часу, щоб зробити все як слід?
Деякі несподівані речі можуть виникнути, і весь проект доведеться відкласти. Якщо ви не зможете виконати необхідні розрахунки, ви будете ризикувати постійно переносити термін здачі. Щоб уникнути майбутніх проблем, найкраще зустрітися з кожним співробітником і оцінити їхню роботу вчасно.
Ігнорування ризиків – це поширена управлінська проблема
У теорії всі ваші плани кожен раз обов'язково реалізуються, але в реальності будь-який проект може підлягати затримкам, зірваним термінам, хворим співробітникам та іншим невдачам. Належна програма управління ризиками зменшує ймовірність провалу проекту майже вдвічі. Цей процес не так вже й важко виконати, але він вимагає окреслення багатьох факторів, які можуть піти не так при роботі над конкретним проектом. Ваш список ризиків повинен включати такі події як:
-
Невиконання термінів
-
Робота над додатковими функціями поза межами оригінального проекту
-
Зміни в межах проекту. Зміни в цілях проекту, підсумках, завданнях, витратах і термінах
Завдання менеджера проекту полягає в оцінці ризиків та визначенні їх впливу на проект. Наприклад, ви можете призначити заступника менеджера проекту, який зможе замінити керівника проекту і продовжити роботу у випадку його відсутності. Ви також можете зустріти технічні труднощі, такі як раптове зміни в використовуваному обладнанні чи програмному забезпеченні, що може вимагати найму додаткових співробітників. План дій на випадок непередбачених обставин має охоплювати всі можливості несправностей у проекті.
Помилки, яких припускаються менеджери, – дотримання жорсткого графіка
Немає кращого способу забезпечити стабільний робочий процес, ніж організація розкладу для команди. Розклад повинен надавати чітку інформацію про обсяг робіт і терміни. Усі графіки повинні дозволяти певну гнучкість на випадок непередбачених обставин. Якщо хтось, зайнятий на проекті, має взяти паузу через хворобу, сімейну справу, травму чи інші обставини, вони можуть це зробити в розумних межах. У такому випадку має бути хтось, хто замінить їх у разі необхідності, щоб зберегти темп розвитку проекту.
Важливо надати вашим членам команди таку саму гнучкість при пропонуванні нових ідей менеджерам проекту, які принесуть користь проекту загалом. На сьогодні існує безліч рішень, які полегшують управління проектами. До них належать Social Shared, Wrike, Slack, Procore та інші.
