एक कंपनी पुरानी व्यावसायिक विचारों और प्रथाओं पर अपनी पूरी किस्मत लगाकर विकसित और अधिक लाभदायक नहीं हो सकती। इसका प्रबंधन बदलते बाजार के अनुसार समायोजित करने के लिए नए अवधारणाओं के साथ प्रयोग करना होगा। फिर उन विचारों के आधार पर उत्पाद और सेवाएँ बनाई जा सकती हैं। सुनने में यह सरल लगता है, लेकिन वास्तविकता कहीं अधिक जटिल होती है। एक बात है विचार के साथ आना, लेकिन इसके चारों ओर एक परियोजना बनाना पूरी तरह से अलग बात है।
चीजें इतनी हाथ से बाहर हो सकती हैं कि सभी परियोजनाओं का केवल एक तिहाई ही समय पर और शुरुआती बजट के साथ उत्पादन चक्र से बाहर आता है। ऐसा अनुभवहीन परियोजना प्रबंधकों द्वारा की गई गलतियों के कारण होता है। हम आपको 5 सामान्य प्रबंधन समस्याएँ प्रदान करते हैं जो परियोजना योजना के विशिष्ट क्षेत्रों की उपेक्षा से उत्पन्न होती हैं। उन्हें पार करने के बाद, आप परियोजनाओं का प्रभावी ढंग से प्रबंधन करने में सक्षम होंगे।
परियोजना का लक्ष्य परिभाषित करने में विफलता प्रबंधकों द्वारा की गई सबसे बड़ी गलती है
अमेरिकी परियोजना प्रबंधन संस्थान के कई शोध पत्रों के अनुसार, एक तिहाई परियोजनाओं में विफल होती हैं क्योंकि उन्हें विकसित करने वालों के पास कोई स्पष्ट दृष्टि नहीं होती। यह सबसे आम प्रबंधन समस्याओं में से एक है। इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि आप जो हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं, उसका चित्र हो, यह कंपनी को कैसे लाभान्वित करेगा और ग्राहक इसे क्यों उपयोग करना चाहेंगे। अन्यथा, आगे का कोई भी काम अर्थहीन हो जाएगा।
आइए एक छोटे मोबाइल ऐप कंपनी का उदाहरण लेते हैं जो एक पहेली गेम के साथ मोबाइल वीडियो गेम्स के बाजार में विस्तार करना चाहती है। इस मामले में, निम्नलिखित बातें डेवलपर्स द्वारा चर्चा की जाएंगी:
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हमारी लक्षित आयु समूह क्या हैं?
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क्या हमें एक 2D या 3D गेम बनाना चाहिए?
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हम गेम के विभिन्न पहलुओं पर काम करने के लिए कितने डेवलपर्स की आवश्यकता होगी, जैसे मैकेनिक्स, स्तर डिज़ाइन, अवधारणा कला, ध्वनि डिज़ाइन, आदि?
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हमें किस प्रकार का गेम इंजन उपयोग करना चाहिए और क्या हमारे पास इसे लाइसेंस कराने के लिए पर्याप्त धन होगा?
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ग्राहक के लिए गेम की कीमत कितनी होगी?
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हमारे लाभ का कितना हिस्सा इंजन बनाने वाली कंपनी को जाएगा?
इन सभी प्रश्नों को शुरुआती और बाद की कंपनी की बैठकों के दौरान चर्चा की जानी चाहिए। प्रबंधकों और कर्मचारियों को परियोजना के लक्ष्यों तक पहुँचने और इसे पूरा करने के अनुमानित समय के सबसे अच्छे तरीके पर सहमत होना चाहिए।
प्रबंधकों द्वारा की गई शीर्ष गलतियाँ – आवश्यकताओं की कमी
जब आप एक परियोजना की योजना बनाते हैं, तो यह समझना महत्वपूर्ण है कि अंतिम परिणाम कैसा दिखेगा। यह प्रबंधकों द्वारा की गई सबसे बड़ी गलतियों में से एक है। प्रबंधक परियोजना के लिए आवश्यकताओं की एक सूची बनाने और इसे कर्मचारियों को देने के लिए जिम्मेदार होते हैं। सूची में निम्नलिखित जानकारी शामिल होनी चाहिए:
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परियोजना विकास के विभिन्न चरणों के लिए आवश्यक कर्मचारियों की संख्या
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परियोजना और उसके घटकों की गुणवत्ता का मूल्यांकन करने के लिए मानदंड
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कर्मचारियों के बीच कार्यभार के विभाजन के सिद्धांत
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परियोजना अनुसूची
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उन उद्देश्यों की सूची जो परियोजना कंपनी के लिए हासिल करेगी
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परियोजना को कितनी बार बदला जाएगा
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प्रारंभिक बजट का आकार
इस सूची में वह अंतिम उत्पाद भी होता है जो विकसित किया जाएगा। एक मोबाइल वीडियो गेम के मामले में, इनमें अवधारणा कला, ऑडियो नमूने, गेम के विभिन्न तत्वों के लिए कोड शामिल हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, यांत्रिकी, भौतिकी, दृश्य प्रभाव एनिमेशन, आदि। प्रत्येक सूची में एक अनुमानित रिलीज की तारीख होनी चाहिए।
अंदाजे बनाना प्रबंधकों द्वारा की गई एक और सामान्य गलती है
समय सीमाएँ परियोजना विकास के दौरान उभरने वाली सामान्य प्रबंधन समस्याओं में से एक हैं। एक अच्छा प्रबंधक को अपनी टीम के संपर्क में रहना चाहिए और प्रत्येक टीम के भीतर प्रगति पर अपडेट के लिए पूछना चाहिए। क्या वे अपनी समय सीमाओं को पूरा कर रहे हैं या उन्हें सब कुछ सही तरीके से करने के लिए अधिक समय की जरूरत है?
कोई अप्रत्याशित घटना सामने आ सकती है और पूरी चीज में देरी हो सकती है। यदि आप आवश्यक गणनाएँ करने में विफल होते हैं, तो आप लगातार समय सीमा को टालते रहने के जोखिम में होंगे। भविष्य की किसी भी समस्या से बचने के लिए, प्रत्येक स्टाफ सदस्य के साथ मिलना और उनके कार्य का समय पर मूल्यांकन करना सबसे अच्छा है।
जोखिम की उपेक्षा करना एक सामान्य प्रबंधन समस्या है
सिद्धांत में, आपकी सभी योजनाएं हर बार सही जगह पर फिट होंगी, लेकिन वास्तविकता में, कोई भी परियोजना देरी, चूक की गई समय सीमा, बीमार कर्मचारी और अन्य दुर्भाग्यपूर्ण घटनाओं के अधीन हो सकती है। उचित जोखिम प्रबंधन कार्यक्रम होने से परियोजना विफलता की संभावनाएं लगभग आधी हो जाती हैं। यह प्रक्रिया undertaken करने में मुश्किल नहीं है लेकिन इसमें उन कई कारकों का उल्लेख करना आवश्यक है जो किसी विशेष परियोजना पर काम करते समय गलत हो सकते हैं। आपके जोखिम की सूची में ऐसे घटनाएं शामिल होनी चाहिए जैसे:
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समय सीमा का पालन करने में विफलता
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मूल परियोजना दायरे के बाहर अतिरिक्त सुविधाओं पर काम करना
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परियोजना दायरे में बदलाव। परियोजना के लक्ष्य, डिलिवरेबल्स, कार्य, लागत और समय सीमा में बदलाव
एक परियोजना प्रबंधक का कार्य जोखिम का मूल्यांकन करना और उनके परियोजना पर प्रभाव स्थापित करना है। उदाहरण के लिए, आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि एक उप-प्रोजेक्ट मैनेजर नियुक्त हो जो परियोजना के प्रमुख की जगह ले सके और उसकी अनुपस्थिति में काम जारी रख सके। आप तकनीकी कठिनाइयों का भी सामना कर सकते हैं, जैसे कि उपयोग किए गए हार्डवेयर या सॉफ्टवेयर में अचानक बदलाव, जो आपको अतिरिक्त कर्मचारियों की नियुक्ति की आवश्यकता हो सकती है। आकस्मिकता योजना को परियोजना के लिए सभी चीजों के गलत होने की संभावनाओं को शामिल करना होगा।
प्रबंधकों द्वारा की गई गलतियाँ – कठोर कार्यक्रम होना
एक स्थिर कार्यप्रवाह सुनिश्चित करने का कोई बेहतर तरीका नहीं है बल्कि अपनी टीम का समय निर्धारण करके। समय सारिणी को कार्यभार और समय सीमाओं के बारे में स्पष्ट जानकारी प्रदान करनी होगी। सभी समय सारिणियों को अप्रत्याशित परिस्तिथियों के मामले में कुछ लचीलापन प्रदान करना चाहिए। यदि परियोजना पर काम करने वाले किसी व्यक्ति को किसी बीमारी, पारिवारिक मामले, चोट या किसी अन्य परिस्तिथि के मामले में कुछ समय की जरूरत है, तो वे इसे उचित शर्तों के तहत कर सकते हैं। उस मामले में, आपातकाल की स्थिति में उन्हें कोई व्यक्ति बदलने के लिए होना चाहिए ताकि परियोजना विकास की गति को बनाये रखा जा सके।
आपकी टीम के सदस्यों को नई परियोजना प्रबंधकों के लिए परियोजना में नए विचारों का सुझाव देते समय वही लचीलापन देना महत्वपूर्ण है जो परियोजना को सामान्य रूप से लाभान्वित करेगा। वर्तमान में, परियोजना प्रबंधन को आसान बनाने के लिए कई समाधान उपलब्ध हैं। इनमें सोशल शेयर, राइके, स्लैक, प्रोकॉर और कई अन्य शामिल हैं।
