5 yleistä hallintaongelmaa, jotka liittyvät projektien aikataulutukseen

Yritys ei voi kehittyä ja tulla kannattavammaksi luottamalla vain vanhoihin liikeideoihin ja -käytäntöihin. Johtajien on kokeiltava uusia konsepteja sopeutuakseen jatkuvasti muuttuvaan markkinaan. Tuotteita ja palveluita voidaan sitten luoda näiden ideoiden pohjalta. Kuulostaa yksinkertaiselta, mutta todellisuus on paljon monimutkaisempi. On yksi asia keksiä idea, mutta aivan eri asia rakentaa sen ympärille projekti.

Asiat voivat lähteä käsistä siinä määrin, että vain kolmasosa kaikista projekteista valmistuu ajoissa ja alkuperäisellä budjetilla. Tämä johtuu kokemattomien projektipäälliköiden tekemistä virheistä. Tarjoamme sinulle 5 yleistä johtamisongelmaa, jotka johtuvat tiettyjen projektisuunnittelun alueiden laiminlyönnistä. Kun olet voittanut nämä, pystyt hallitsemaan projekteja tehokkaasti.

Projektin tavoitteen määrittämättä jättäminen on suurin virhe, jonka johtajat tekevät

Useiden amerikkalaisen projektilajohto-instituutin tutkimusraporttien mukaan kolmasosa projekteista epäonnistuu, koska niiden kehittäjillä ei ole selkeää visiota. Tämä on yksi yleisimmistä johtamisongelmista. Siksi on tärkeää saada selkeä kuva siitä, mitä yrität saavuttaa, kuinka se hyödyttää yritystä ja miksi asiakkaat haluaisivat käyttää sitä. Muuten kaikki myöhempi työ muuttuu merkityksettömäksi.

Otetaan esimerkiksi pieni mobiilisovellusyritys, joka haluaa laajentaa mobiilivideopelimarkkinoille pulmapelin avulla. Tässä tapauksessa kehittäjät keskustelisivat todennäköisesti seuraavista asioista:

• Mitkä ovat kohderyhmämme ikäryhmät?

• Pitäisikö meidän tehdä 2D- vai 3D-pel?

• Kuinka monta kehittäjää tarvitsemme työskentelemään pelin eri osa-alueilla, kuten mekaniikka, tasosuunnittelu, konseptitaide, äänisuunnittelu jne.?

• Millaisen pelimoottorin meidän pitäisi valita ja onko meillä tarpeeksi rahaa sen lisensoimiseen?

• Kuinka paljon peli maksaa asiakkaalle?

• Kuinka paljon voitostamme menee moottorin tehneelle yritykselle?

Kaikki nämä kysymykset on käsiteltävä alkuperäisissä ja myöhemmissä yrityskokouksissa. Johtajien ja työntekijöiden tulisi sopia parhaasta tavasta saavuttaa projektitavoitteet ja arvioida, kuinka kauan se vie.

Suosituimmat johtajien virheet - vaatimusten puute

Kun suunnittelet projektia, on tärkeää ymmärtää, miltä lopputulos näyttää. Tämä on yksi suurimmista johtajien tekemistä virheistä. Johtajien vastuulla on laatia lista projektin vaatimuksista ja antaa se työntekijöille. Listaan tulisi sisällyttää seuraavat tiedot:

• Projektin kehityksen eri vaiheissa vaadittavien työntekijöiden määrä

• Kriteerit projektin ja sen osien laadun arviointiin

• Työnjaon periaatteet työntekijöiden kesken

• Projektin aikataulu

• Luettelo tavoitteista, jotka projekti saavuttaa yritykselle

• Kuinka usein projektia muutetaan

• Alkuperäinen budjettikoko

Tämä luettelo sisältää myös lopputuotteen, joka kehitetään. Mobiilivideopelin tapauksessa nämä voivat sisältää konseptitaidetta, ääninäytteitä, koodia pelin erilaisiin osiin, kuten mekaniikka, fysiikka, visuaalisten efektien animaatioita jne. Jokaisen listauksen on sisällettävä arvioitu julkaisupäivä.

Arvioiden tekeminen on toinen yleinen virhe, jonka johtajat tekevät

Määräajat ovat yksi yleisistä johtamisongelmista, jotka nousevat esiin projektin kehityksen aikana. Hyvän johtajan on pidettävä yhteyttä tiimiinsä ja kysyttävä päivityksiä jokaisen tiimin etenemisestä. Saavutetaanko määräajat vai tarvitaanko enemmän aikaa kaiken tekemiseen kunnolla?

Jotain odottamatonta voi tapahtua ja koko projekti on lykättävä. Jos et tee tarvittavia laskelmia, vaarana on määräajan jatkuva lykkäys. Mahdollisten tulevien ongelmien välttämiseksi on parasta tavata jokainen työntekijä ja arvioida heidän työnsä ajassa.

Riskien huomiotta jättäminen on yleinen johtamisongelma

Teoriassa kaikki suunnitelmasi varmasti onnistuisivat joka kerta, mutta todellisuudessa mikä tahansa projekti voi viivästyä, ylittää määräajat, työntekijät voivat sairastua ja muita valitettavia tapahtumia voi sattua. Oikein toteutettu riskienhallinta voi puolittaa projektin epäonnistumisen mahdollisuuden. Tämä prosessi ei ole vaikea, mutta vaatii monien tekijöiden hahmottamisen, jotka voivat mennä pieleen projektiin työskennellessä. Riskiluettelosi tulisi sisältää sellaisia tapahtumia kuin:

• Määräaikojen saavuttaminen epäonnistuu

• Työskentely alkuperäisen projektin laajuuden ulkopuolisten lisäominaisuuksien parissa

• Projektin laajuuden muutokset. Muutokset projektin tavoitteissa, toimituksissa, tehtävissä, kustannuksissa ja määräajoissa

Projektipäällikön tehtävänä on riskien arviointi ja niiden vaikutuksen määrittäminen projektiin. Voit esimerkiksi varmistaa varaprojektinjohtajan nimittämisen, joka voi korvata projektin johtajan ja jatkaa töitä hänen poissa ollessaan. Saatat myös kohdata teknisiä vaikeuksia, kuten äkillisiä muutoksia käytössä olevassa laitteistossa tai ohjelmistossa, joka edellyttää lisätyöntekijöiden palkkaamista. Varasuunnitelman on katettava kaikki mahdollisuudet väärin meneviin asioihin projektin kohdalla.

Johtajien tekemät virheet - jäykkä aikataulu

Ei ole parempaa tapaa varmistaa tasainen työvirta kuin aikatauluttamalla tiimisi. Aikataulun on tarjottava selkeää tietoa työmäärästä ja määräajoista. Kaikkien aikataulujen on oltava joustavia, jotta ne voivat mukautua odottamattomiin tilanteisiin. Jos joku projektilla työskentelevä henkilö joutuu pitämään taukoa esimerkiksi sairauden, perhetilanteen, loukkaantumisen tai muun olosuhteen vuoksi, heidän on voitava tehdä niin kohtuullisissa rajoissa. Tässä tapauksessa on oltava joku, joka voi korvata heidät hätätilanteessa, jotta projektin kehitysnopeutta voidaan ylläpitää.

On tärkeää antaa tiimisi jäsenille sama joustavuus, kun he ehdottavat uusia ideoita projektipäälliköille, jotka hyödyttävät projektia yleisesti. Tällä hetkellä on olemassa erilaisia ratkaisuja, jotka tekevät projektien hallinnasta helpompaa. Näihin kuuluvat Social Shared, Wrike, Slack, Procore ja monet muut.