5 vanliga ledningsproblem kopplade till projektplanering

Ett företag kan inte utvecklas och bli mer lönsamt genom att förlita sig helt på gamla affärsidéer och rutiner. Dess ledning måste experimentera med nya koncept för att anpassa sig till den ständigt föränderliga marknaden. Produkter och tjänster kan sedan skapas baserat på dessa idéer. Låter enkelt nog, men verkligheten är mycket mer komplicerad. En sak är att komma på en idé, men en helt annan sak är att bygga ett projekt kring den.

Det kan bli så invecklat att endast en tredjedel av alla projekt klarar av produktionscykeln i tid och med en ursprunglig budget. Detta sker på grund av misstag som begås av oerfarna projektledare. Vi erbjuder dig 5 vanliga ledningsproblem som uppstår från att försummas vissa områden av projektplanering. Efter att ha överkommit dem, kommer du att kunna hantera projekt effektivt.

Att inte definiera projektets mål är det största misstaget som chefer gör

Enligt flera forskningsrapporter från American Project Management Institute misslyckas en tredjedel av projekten eftersom de som utvecklar dem inte har en klar vision. Detta är ett av de vanligaste ledningsproblemen. Därför är det avgörande att ha en klar bild av vad du försöker uppnå, hur det kommer att gynna företaget och varför kunder skulle vilja använda det. Annars blir ytterligare arbete meningslöst.

Låt oss ta som exempel ett litet mobilapp-bolag som vill expandera till mobilspelsmarknaden med ett pusselspel. I det här fallet skulle följande saker sannolikt diskuteras av utvecklarna:

• Vilka är våra målgrupper?

• Ska vi göra ett 2D- eller 3D-spel?

• Hur många utvecklare kommer vi att behöva för att arbeta med olika aspekter av spelet, t.ex. mekanik, nivådesign, konceptkonst, ljuddesign, etc.?

• Vilken typ av spelmotor ska vi använda och har vi tillräckligt med pengar för att licensiera den?

• Hur mycket kommer spelet att kosta för kunden?

• Hur mycket av vår vinst kommer att gå till företaget som gjorde motorn?

Alla dessa frågor måste diskuteras under initiala och efterföljande företagsmöten. Chefer och anställda bör komma överens om det bästa sättet att nå projektmålen och den uppskattade tiden det kommer att ta att få detta att hända.

Toppmisstag som chefer gör – brist på krav

När du planerar ett projekt är det viktigt att förstå hur det slutliga resultatet kommer att se ut. Detta är ett av de största misstagen som chefer gör. Chefer är ansvariga för att göra en lista med krav för projektet och ge den till anställda. Listan bör innehålla följande information:

• Antal anställda som krävs för olika stadier av projektutvecklingen

• Kriterier för att utvärdera kvaliteten på projektet och dess komponenter

• Principerna för att fördela arbetsbelastningen bland anställda

• Projektets tidsplan

• Listan över mål som projektet kommer att uppnå för företaget

• Hur ofta projektet kommer att ändras

• Initial budgetstorlek

Denna lista har också den slutprodukt som kommer att utvecklas. När det gäller ett mobilspel kan dessa inkludera konceptkonstverk, ljudprover, kod för olika delar av spelet, till exempel mekanik, fysik, visuella effekter, animationer, etc. Varje notering måste innehålla ett ungefärligt släppdatum.

Att göra uppgifter på måfå är ett annat vanligt misstag som chefer gör

Deadlines är ett av de vanliga ledningsproblem som uppstår under projektutvecklingen. En bra chef måste hålla kontakten med sitt team och be om uppdateringar om framstegen inom varje team. Håller de deadlines eller behöver de mer tid för att göra allt ordentligt?

Något oväntat kan dyka upp och hela saken måste försenas. Om du misslyckas med att göra nödvändiga beräkningar kommer du att riskera att ständigt behöva skjuta upp deadlinen. För att undvika framtida problem är det bäst att träffa alla anställda och utvärdera deras arbete i tid.

Att bortse från risker är ett vanligt ledningsproblem

I teorin skulle alla dina planer säkerligen falla på plats varje gång, men i verkligheten kan alla projekt drabbas av förseningar, missade deadlines, sjuka anställda och andra olyckliga händelser. Att ha ett korrekt riskhanteringsprogram minskar risken för projektmisslyckande nästan hälften. Denna process är inte så svår att genomföra, men det kräver att många faktorer som kan gå fel vid arbete på ett visst projekt redovisas. Din lista över risker bör inkludera sådana händelser som:

• Misslyckas med att hålla deadlines

• Arbeta med ytterligare funktioner utanför det ursprungliga projektets räckvidd

• Ändringar i projektomfång. Förändringar i projektmål, leveranser, uppgifter, kostnader och deadline

En projektledares uppgift ligger i riskbedömning och fastställande av deras påverkan på projektet. Till exempel, se till att utse en vice projektledare som kan ersätta projektets ledare och fortsätta arbetet i hans frånvaro. Du kan också uppleva tekniska svårigheter, som en abrupt förändring i hanterad hårdvara eller mjukvara som kan kräva anställning av ytterligare anställda. En beredskapsplan måste omfatta alla möjligheter till saker som går fel för projektet.

Misstag som chefer gör – ha ett stelt schema

Det finns inget bättre sätt att säkerställa ett jämnt arbetsflöde än genom att schemalägga ditt team. Tidsplanen måste ge klar information om arbetsbelastningen och deadlines. Alla scheman bör tillåta viss flexibilitet vid oförutsedda omständigheter. Om någon som arbetar med ett projekt måste ta en paus vid sjukdom, en familjesituation, en skada eller annan omständighet, kan de göra det på rimliga villkor. I det fallet måste det finnas någon som kan ersätta dem vid en nödsituation så att projektets utvecklingstakt kan hållas uppe.

Det är viktigt att ge dina teammedlemmar samma flexibilitet när de föreslår nya idéer till projektledare som kommer att gynna projektet i allmänhet. För närvarande finns det en mängd olika lösningar som gör projektledning enklare. Dessa inkluderar Social Shared, Wrike, Slack, Procore och många andra.