Μια εταιρεία δεν μπορεί να αναπτυχθεί και να γίνει πιο κερδοφόρα εμπιστευόμενη την τύχη της σε παλιές επιχειρηματικές ιδέες και πρακτικές. Η διοίκησή της πρέπει να πειραματίζεται με νέες έννοιες για να προσαρμόζεται στην αγορά που αλλάζει διαρκώς. Τα προϊόντα και οι υπηρεσίες στη συνέχεια μπορούν να βασιστούν σε αυτές τις ιδέες. Ακούγεται αρκετά απλό, αλλά η πραγματικότητα είναι πολύ πιο περίπλοκη. Ένα πράγμα είναι να προκύψει μια ιδέα, αλλά ένα εντελώς διαφορετικό είναι να δημιουργηθεί μια ομάδα γύρω από αυτή.
Τα πράγματα μπορεί να γίνουν τόσο ανεξέλεγκτα που μόνο το ένα τρίτο όλων των έργων ολοκληρώνονται στον κύκλο παραγωγής στην ώρα τους και με αρχικό προϋπολογισμό. Αυτό συμβαίνει λόγω λαθών που γίνονται από άπειρους διαχειριστές έργων. Σας προσφέρουμε 5 συχνά προβλήματα διαχείρισης που προκύπτουν από την παραμέληση ορισμένων περιοχών του σχεδιασμού έργου. Μετά την υπέρβασή τους, θα είστε σε θέση να διαχειρίζεστε έργα αποτελεσματικά.
Η αποτυχία στον καθορισμό του στόχου του έργου είναι το μεγαλύτερο λάθος που κάνουν οι διευθυντές
Σύμφωνα με αρκετές ερευνητικές εργασίες του Αμερικανικού Ινστιτούτου Διαχείρισης Έργων, το ένα τρίτο των έργων αποτυγχάνει επειδή οι άνθρωποι που τα αναπτύσσουν δεν έχουν σαφή όραση. Είναι ένα από τα πιο συνηθισμένα προβλήματα διαχείρισης. Αυτός είναι ο λόγος που είναι ζωτικής σημασίας να έχετε μια εικόνα του τι προσπαθείτε να επιτύχετε, πώς θα ωφελήσει την εταιρεία και γιατί οι πελάτες θα ήθελαν να το χρησιμοποιήσουν. Διαφορετικά, κάθε επακόλουθη εργασία θα καταστεί άσκοπη.
Ας πάρουμε ως παράδειγμα μια μικρή εταιρεία εφαρμογών κινητής που θέλει να επεκταθεί στην αγορά βιντεοπαιχνιδιών κινητού με ένα παιχνίδι puzzle. Σε αυτή την περίπτωση, τα ακόλουθα πράγματα πιθανότατα θα συζητηθούν από τους προγραμματιστές:
-
Ποιες είναι οι ηλικιακές ομάδες στόχου μας;
-
Πρέπει να κάνουμε ένα παιχνίδι 2D ή 3D;
-
Πόσους προγραμματιστές θα χρειαστούμε για να δουλέψουν σε διάφορες πτυχές του παιχνιδιού, π.χ. μηχανική, σχεδιασμός επιπέδων, καλλιτεχνική σύλληψη, σχεδιασμός ήχου κ.λπ.;
-
Τι είδους μηχανή παιχνιδιού πρέπει να χρησιμοποιήσουμε και θα έχουμε αρκετά χρήματα για να την αδειοδοτήσουμε;
-
Πόσο θα κοστίσει το παιχνίδι για τον πελάτη;
-
Πόσο από το κέρδος μας θα πάει στην εταιρεία που έφτιαξε τη μηχανή;
Όλες αυτές οι ερωτήσεις πρέπει να συζητούνται κατά την αρχική και την επακόλουθη συνάντηση της εταιρείας. Οι διευθυντές και οι υπάλληλοι θα πρέπει να συμφωνήσουν στον καλύτερο τρόπο επίτευξης των στόχων του έργου και στον εκτιμώμενο χρόνο που θα χρειαστεί για να γίνει αυτό.
Κορυφαία λάθη που κάνουν οι διευθυντές – έλλειψη απαιτήσεων
Όταν σχεδιάζετε ένα έργο, είναι σημαντικό να κατανοήσετε πώς θα μοιάζει το τελικό αποτέλεσμα. Αυτό είναι ένα από τα μεγαλύτερα λάθη που κάνουν οι διευθυντές. Οι διευθυντές είναι υπεύθυνοι για να κάνουν μια λίστα απαιτήσεων για το έργο και να τη δώσουν στους υπαλλήλους. Η λίστα θα πρέπει να περιλαμβάνει τις παρακάτω πληροφορίες:
-
Ο αριθμός των υπαλλήλων που απαιτούνται για τις διάφορες φάσεις ανάπτυξης του έργου
-
Κριτήρια για την αξιολόγηση της ποιότητας του έργου και των στοιχείων του
-
Οι αρχές κατανομής του φόρτου εργασίας μεταξύ των εργαζομένων
-
Το πρόγραμμα του έργου
-
Η λίστα των στόχων που θα επιτύχει το έργο για την εταιρεία
-
Πόσο συχνά θα τροποποιείται το έργο
-
Το αρχικό μέγεθος του προϋπολογισμού
Αυτή η λίστα περιλαμβάνει επίσης το τελικό προϊόν που θα αναπτυχθεί. Στην περίπτωση ενός βιντεοπαιχνιδιού κινητού, αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν καλλιτεχνική σύλληψη, δείγματα ήχου, κώδικα για διάφορα στοιχεία του παιχνιδιού, για παράδειγμα, μηχανική, φυσική, οπτικά εφέ, κ.λπ. Κάθε καταχώριση πρέπει να περιλαμβάνει μια εκτιμώμενη ημερομηνία κυκλοφορίας.
Η δημιουργία εκτιμήσεων είναι ένα συνηθισμένο λάθος που κάνουν οι διευθυντές
Οι προθεσμίες είναι ένα από τα συνήθη προβλήματα διαχείρισης που ανακύπτουν κατά την ανάπτυξη έργου. Ένας καλός διευθυντής πρέπει να παραμένει σε επαφή με την ομάδα του και να ζητά ενημερώσεις για την πρόοδο εντός κάθε ομάδας. Αν εκπληρώνουν τις προθεσμίες τους ή αν χρειάζονται περισσότερο χρόνο για να κάνουν τα πάντα σωστά;
Κάποιο απρόοπτο μπορεί να προκύψει και όλο το έργο θα πρέπει να αναβληθεί. Αν δεν μπορέσετε να κάνετε τους απαραίτητους υπολογισμούς, θα διατρέχετε τον κίνδυνο συνεχών αναβολών της προθεσμίας. Για να αποφύγετε τυχόν μελλοντικά προβλήματα, είναι καλύτερο να συναντηθείτε με κάθε μέλος του προσωπικού και να αξιολογήσετε την εργασία του στο χρόνο.
Η παραμέληση των κινδύνων είναι ένα κοινό πρόβλημα διαχείρισης
Θεωρητικά, όλα τα σχέδιά σας θα εμπίπτουν σίγουρα όπως πρέπει κάθε φορά, αλλά στην πραγματικότητα, οποιοδήποτε έργο μπορεί να υπόκειται σε καθυστερήσεις, χαμένες προθεσμίες, ασθενείς υπαλλήλους και άλλα δυσάρεστα γεγονότα. Ένα σωστό πρόγραμμα διαχείρισης κινδύνων μειώνει τη δυνατότητα αποτυχίας του έργου σχεδόν στο μισό. Αυτή η διαδικασία δεν είναι τόσο δύσκολη για να υλοποιηθεί, αλλά απαιτεί να σκιαγραφήσετε πολλούς παράγοντες που θα μπορούσαν να πάνε στραβά ενώ εργάζεστε σε ένα συγκεκριμένο έργο. Η λίστα των κινδύνων σας πρέπει να περιλαμβάνει τέτοια γεγονότα όπως:
-
Αποτυχία τήρησης των προθεσμιών
-
Εργασία σε πρόσθετα χαρακτηριστικά εκτός του αρχικού πεδίου του έργου
-
Αλλαγές στο πεδίο έργου. Αλλαγές στους στόχους, τα παραδοτέα, τις εργασίες, το κόστος και την προθεσμία
Το καθήκον του διευθυντή έργου συνίσταται στην εκτίμηση των κινδύνων και στον καθορισμό της επίδρασής τους στο έργο. Για παράδειγμα, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι διορίζεται ένας αναπληρωτής διευθυντής έργου που θα είναι σε θέση να αντικαταστήσει τον επικεφαλής του έργου και να συνεχίσει να εργάζεται κατά την απουσία του. Μπορεί επίσης να αντιμετωπίσετε τεχνικές δυσκολίες, όπως μια ξαφνική μεταβολή στον εξοπλισμό ή το λογισμικό που χρησιμοποιείται, που μπορεί να απαιτεί την πρόσληψη επιπλέον υπαλλήλων. Ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης πρέπει να καλύπτει όλες τις πιθανότητες να πάνε τα πράγματα στραβά για το έργο.
Λάθη που κάνουν οι διευθυντές – ύπαρξη άκαμπτου χρονοδιαγράμματος
Δεν υπάρχει καλύτερος τρόπος να διασφαλιστεί η σταθερή ροή εργασίας από το να προγραμματίσετε την ομάδα σας. Το χρονοδιάγραμμα πρέπει να παρέχει σαφείς πληροφορίες για το φόρτο εργασίας και τις προθεσμίες. Όλα τα χρονοδιαγράμματα πρέπει να επιτρέπουν κάποια ευελιξία σε περίπτωση απρόβλεπτων περιστάσεων. Αν κάποιος που εργάζεται σε ένα έργο πρέπει να πάρει χρόνο λόγω ασθένειας, οικογενειακής υπόθεσης, τραυματισμού ή κάποιας άλλης περίστασης, μπορεί να το κάνει με λογικούς όρους. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να υπάρχει κάποιος για να τους αντικαταστήσει σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης έτσι ώστε να διατηρηθεί ο ρυθμός ανάπτυξης του έργου.
Είναι ζωτικής σημασίας να δώσετε στα μέλη της ομάδας σας την ίδια ευελιξία όταν προτείνουν νέες ιδέες στους διευθυντές έργου που θα ωφελήσουν το έργο γενικά. Προς το παρόν, υπάρχουν ποικίλες λύσεις που καθιστούν τη διαχείριση έργων ευκολότερη. Αυτές περιλαμβάνουν το Social Shared, Wrike, Slack, Procore και πολλές άλλες.
