Una empresa no puede desarrollarse y volverse más rentable colocando todo su destino en viejas ideas y prácticas empresariales. Su gestión debe experimentar con nuevos conceptos para ajustarse al mercado cambiante. Los productos y servicios pueden entonces basarse en esas ideas. Parece bastante simple, pero la realidad es mucho más complicada. Una cosa es tener una idea, pero una cosa completamente diferente es hacer un proyecto en torno a ella.
Las cosas pueden salirse tanto de control que solo un tercio de todos los proyectos salen del ciclo de producción a tiempo y con un presupuesto inicial. Esto ocurre debido a errores cometidos por gerentes de proyecto inexpertos. Le ofrecemos 5 problemas comunes de gestión que surgen al descuidar ciertas áreas de la planificación del proyecto. Después de superarlos, podrá gestionar los proyectos de manera efectiva.
No definir el objetivo del proyecto es el mayor error cometido por los gerentes
Según varios documentos de investigación del Instituto de Gestión de Proyectos de América, un tercio de los proyectos falla porque las personas que los desarrollan no tienen una visión clara. Es uno de los problemas de gestión más comunes. Por eso es vital tener una idea de lo que se está tratando de lograr, cómo beneficiará a la empresa y por qué los clientes querrían usarlo. De lo contrario, cualquier trabajo posterior será inútil.
Tomemos como ejemplo una pequeña empresa de aplicaciones móviles que quiere expandirse al mercado de videojuegos móviles con un juego de rompecabezas. En este caso, los desarrolladores probablemente discutirían las siguientes cosas:
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¿Cuáles son nuestros grupos de edad objetivo?
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¿Deberíamos hacer un juego en 2D o en 3D?
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¿Cuántos desarrolladores vamos a necesitar para trabajar en varios aspectos del juego, por ejemplo, mecánicas, diseño de niveles, arte conceptual, diseño de sonido, etc.?
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¿Qué tipo de motor de juego deberíamos usar y tendremos suficiente dinero para obtener la licencia?
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¿Cuánto costará el juego para el cliente?
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¿Cuánto de nuestra ganancia irá a la empresa que hizo el motor?
Todas estas preguntas deben discutirse durante las reuniones iniciales y posteriores de la empresa. Los gerentes y empleados deben acordar la mejor manera de alcanzar los objetivos del proyecto y el tiempo estimado que tomará lograrlo.
Principales errores que cometen los gerentes: falta de requisitos
Cuando planifica un proyecto, es importante entender cómo será el resultado final. Este es uno de los mayores errores cometidos por los gerentes. Los gerentes son responsables de hacer una lista de requisitos para el proyecto y entregársela a los empleados. La lista debe incluir la siguiente información:
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La cantidad de empleados necesarios para diferentes etapas del desarrollo del proyecto
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Criterios para evaluar la calidad del proyecto y sus componentes
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Los principios de la distribución de la carga de trabajo entre los trabajadores
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El cronograma del proyecto
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La lista de objetivos que el proyecto logrará para la empresa
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Con qué frecuencia se modificará el proyecto
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Tamaño del presupuesto inicial
Esta lista también incluye el producto final que se desarrollará. En el caso de un videojuego móvil, estos pueden incluir arte conceptual, muestras de audio, código para varios elementos del juego, por ejemplo, mecánicas, física, animaciones de efectos visuales, etc. Cada listado debe incluir una fecha aproximada de lanzamiento.
Hacer estimaciones es otro error común que cometen los gerentes
Los plazos son uno de los problemas de gestión comunes que emergen durante el desarrollo del proyecto. Un buen gerente tiene que mantenerse en contacto con su equipo y pedir actualizaciones sobre el progreso dentro de cada equipo. ¿Están cumpliendo sus plazos o necesitan más tiempo para hacer todo correctamente?
Puede surgir algo inesperado y todo el asunto tendrá que ser retrasado. Si no logra hacer los cálculos necesarios, correrá el riesgo de posponer constantemente la fecha límite. Para evitar problemas futuros, es mejor reunirse con cada miembro del personal y evaluar su trabajo a tiempo.
Negligir los riesgos es un problema común de gestión
En teoría, todos sus planes se concretarían cada vez, pero en realidad, cualquier proyecto puede estar sujeto a retrasos, fechas límite incumplidas, empleados enfermos y otros eventos desafortunados. Tener un programa de gestión de riesgos adecuado reduce el potencial de fracaso del proyecto casi a la mitad. Este proceso no es tan difícil de realizar, pero requiere delinear muchos factores que podrían salir mal al trabajar en un proyecto particular. Su lista de riesgos debe incluir eventos tales como:
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No cumplir con las fechas límite
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Trabajar en características adicionales fuera del alcance original del proyecto
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Alteraciones en el alcance del proyecto. Cambios en los objetivos del proyecto, entregables, tareas, costos y fecha límite
La tarea de un gerente de proyecto radica en la evaluación de riesgos y el establecimiento de su impacto en el proyecto. Por ejemplo, puede asegurarse de nombrar a un subgerente de proyecto que pueda reemplazar al jefe del proyecto y continuar trabajando en su ausencia. También puede experimentar dificultades técnicas, como un cambio abrupto en el hardware o software utilizado que puede requerir contratar empleados adicionales. Un plan de contingencia debe abarcar todas las posibilidades de que las cosas salgan mal para el proyecto.
Errores cometidos por los gerentes: tener un calendario rígido
No hay mejor manera de asegurar un flujo de trabajo constante que programando a su equipo. El horario debe proporcionar información clara sobre la carga de trabajo y las fechas límite. Todos los horarios deben permitir cierta flexibilidad en caso de circunstancias imprevistas. Si alguien que trabaja en un proyecto tiene que tomarse un tiempo libre en caso de enfermedad, un asunto familiar, una lesión u otra circunstancia, puede hacerlo en términos razonables. En ese caso, debe haber alguien que los reemplace en caso de emergencia para que se pueda mantener el ritmo del desarrollo del proyecto.
Es vital darle a sus miembros del equipo la misma flexibilidad al sugerir nuevas ideas a los gerentes de proyectos que beneficiarán al proyecto en general. Actualmente, existe una variedad de soluciones que hacen que la gestión de proyectos sea más fácil. Estas incluyen Social Shared, Wrike, Slack, Procore y muchas otras.
