لا يمكن للشركة أن تتطور وتصبح أكثر ربحية بوضع كل حظها في الأفكار والممارسات التجارية القديمة. يجب على إدارتها تجربة مفاهيم جديدة للتكيف مع السوق المتغير باستمرار. يمكن بعد ذلك إنتاج المنتجات والخدمات بناءً على تلك الأفكار. يبدو الأمر بسيطًا بما فيه الكفاية، لكن الواقع أكثر تعقيدًا بكثير. من السهل الخروج بأفكار، لكن الأمر المختلف تمامًا هو بناء مشروع حولها.
يمكن أن تخرج الأمور عن السيطرة لدرجة أن ثلث المشاريع فقط تخرج من دورة الإنتاج في الوقت المحدد وضمن الميزانية الأولية. يحدث ذلك بسبب الأخطاء التي يرتكبها مديري المشاريع غير الخبراء. نقدم لك 5 مشاكل إدارية شائعة تنشأ من إهمال بعض مجالات تخطيط المشاريع. بعد التغلب عليها، ستكون قادرًا على إدارة المشاريع بفعالية.
عدم تحديد هدف المشروع هو أكبر خطأ يرتكبه المديرون
وفقًا لعدة أبحاث من معهد إدارة المشاريع الأمريكي، يفشل ثلث المشاريع لأنها تُطور بدون وجود رؤية واضحة. إنها واحدة من أكثر المشاكل الإدارية شيوعًا. لذلك، من الضروري امتلاك تصور واضح لما تحاول تحقيقه، كيف سيفيد الشركة، ولماذا سيرغب العملاء في استخدامه. وإلا فإن أي عملية عمل إضافية ستكون بلا معنى.
دعونا نأخذ كمثال شركة صغيرة للتطبيقات الجوالة تريد التوسع في سوق ألعاب الفيديو الجوالة من خلال لعبة أحجية. في هذه الحالة، من المحتمل أن يناقش المطورون الأمور التالية:
-
ما هي الفئات العمرية المستهدفة؟
-
هل ينبغي لنا صنع لعبة 2D أم 3D؟
-
كم عدد المطورين الذين سنحتاجهم للعمل على الجوانب المختلفة من اللعبة مثل الميكانيكا، تصميم المستويات، الفن المفاهيمي، تصميم الصوت، إلخ؟
-
أي نوع من محركات الألعاب يجب أن نستخدم، وهل سيكون لدينا ما يكفي من المال للحصول على ترخيصها؟
-
كم سيكلف اللعبة للمستخدم؟
-
كم من أرباحنا سيذهب إلى الشركة التي صنعت المحرك؟
يجب مناقشة كل هذه الأسئلة خلال اجتماعات الشركة الأولية واللاحقة. يجب على المديرين والموظفين الاتفاق على أفضل طريقة لتحقيق أهداف المشروع والوقت المقدر لإنجازه.
أخطاء المديرين الأكثر شيوعًا - نقص المتطلبات
عند تخطيط مشروع، من المهم فهم الشكل الذي سيبدو عليه المنتج النهائي. هذا هو أحد أكبر الأخطاء التي يرتكبها المديرون. المديرون مسؤولون عن إعداد قائمة بالمتطلبات للمشروع وتقديمها للموظفين. يجب أن تحتوي القائمة على المعلومات التالية:
-
عدد الموظفين المطلوبين لمراحل مختلفة من تطوير المشروع
-
المعايير لتقييم جودة المشروع ومكوناته
-
مبادئ تقسيم عبء العمل بين الموظفين
-
جدول زمني للمشروع
-
قائمة الأهداف التي سيحققها المشروع للشركة
-
كم مرة سيتم تعديل المشروع
-
حجم الميزانية الأولية
تتضمن هذه القائمة أيضًا المنتج النهائي الذي سيتم تطويره. في حالة لعبة فيديو جوالة، يمكن أن تشمل هذه العمل الفني المفاهيمي، عينات الصوت، كود لعناصر مختلفة من اللعبة مثل الميكانيكا، الفيزياء، رسوم متحركة التأثيرات البصرية، إلخ. كل عنصر في القائمة يجب أن يحتوي على تاريخ إصدار تقريبي.
التقديرات غير الدقيقة هي خطأ شائع آخر يرتكبه المديرون
المواعيد النهائية هي واحدة من المشاكل الإدارية الشائعة التي تظهر خلال تطوير المشروع. يجب أن يظل المدير الجيد على اتصال بفريقه ويطلب تحديثات عن التقدم في كل فريق. هل يلتزمون بالمواعيد النهائية أو يحتاجون إلى المزيد من الوقت للقيام بكل شيء بشكل صحيح؟
يمكن أن يظهر أمر غير متوقع ويتعين تأجيل المشروع بأكمله. إذا فشلت في القيام بالتحليلات اللازمة، فستكون معرضًا لخطر تأجيل الموعد النهائي باستمرار. لتجنب أي مشاكل مستقبلية، من الأفضل الاجتماع مع كل عضو في الفريق وتقييم عملهم في الوقت المطلوب.
إهمال المخاطر هو مشكلة إدارية شائعة
في النظرية، جميع خططك ستتحقق في كل مرة، لكن في الواقع، أي مشروع يمكن أن يكون عرضة للتأجيلات، والمواعيد النهائية الفائتة، والموظفين المرضى وغيرها من الأحداث المؤسفة. وجود برنامج إدارة مخاطر فعَّال يقلل من احتمالية فشل المشروع بشكل كبير. هذه العملية ليست صعبة التنفيذ لكنها تتطلب تحديد العديد من العوامل التي يمكن أن تسوء عند العمل على مشروع معين. يجب أن تتضمن قائمة المخاطر الخاصة بك مثل هذه الأحداث:
-
فشل في الالتزام بالمواعيد النهائية
-
العمل على ميزات إضافية خارج نطاق المشروع الأصلي
-
تغييرات في نطاق المشروع. تغييرات في أهداف المشروع، النتائج المتوقع تسليمها، المهام، التكاليف والمواعيد النهائية
تتمثل مهمة مدير المشروع في تقييم المخاطر وتحديد تأثيرها على المشروع. على سبيل المثال، يمكنك التأكد من تعيين نائب لمدير المشروع يكون قادرًا على استبدال رئيس المشروع ومواصلة العمل في حالة غيابه. قد تواجه أيضًا صعوبات تقنية، مثل تغيير مفاجئ في الأجهزة أو البرمجيات المُستخدمة مما يتطلب توظيف موظفين إضافيين. يجب أن تشمل الخطة الاحتياطية جميع الاحتمالات التي يمكن أن تسوء للمشروع.
الأخطاء التي يرتكبها المديرون - الالتزام بجدول صارم
لا يوجد طريقة أفضل لضمان تدفق عمل مستمر من خلال تحديد جداول عمل للفريق. يجب أن توفر الجداول الزمنية معلومات واضحة حول عبء العمل والمواعيد النهائية. يجب أن تسمح جميع الجداول ببعض المرونة في حالة الظروف غير المتوقعة. إذا اضطر أي شخص يعمل على المشروع لأخذ بعض الوقت بسبب مرض، أو أمر عائلي، أو إصابة أو أي ظرف آخر، يمكنه القيام بذلك ضمن شروط معقولة. في هذه الحالة، يجب أن يكون هناك من يمكنه استبداله في حالة الطوارئ حتى يتم الحفاظ على وتيرة تطوير المشروع.
من المهم إعطاء أعضاء فريقك نفس المرونة عندما يقترحون أفكارًا جديدة على مديري المشاريع التي ستفيد المشروع بشكل عام. حاليًا، هناك مجموعة متنوعة من الحلول التي تجعل إدارة المشاريع أسهل. تشمل هذه الحلول Social Shared، Wrike، Slack، Procore وغيرها الكثير.
