Uma empresa não pode se desenvolver e se tornar mais lucrativa colocando todo o seu destino em ideias e práticas de negócios antigas. Sua gestão precisa experimentar novos conceitos para se ajustar ao mercado em constante mudança. Produtos e serviços podem então ser feitos com base nessas ideias. Parece simples o suficiente, mas a realidade é muito mais complicada. Uma coisa é ter uma ideia, mas uma coisa totalmente diferente é fazer um projeto em torno dela.
As coisas podem sair tanto de controle que apenas um terço de todos os projetos são concluídos a tempo e com o orçamento inicial. Isso acontece por causa de erros cometidos por gerentes de projeto inexperientes. Oferecemos 5 problemas comuns de gerenciamento que surgem ao negligenciar certas áreas do planejamento de projetos. Após superá-los, você poderá gerenciar projetos de forma eficaz.
Não definir o objetivo do projeto é o maior erro cometido por gerentes
De acordo com vários trabalhos de pesquisa do Instituto Americano de Gerenciamento de Projetos, um terço dos projetos falham porque as pessoas que os desenvolvem não têm uma visão clara. É um dos problemas de gerenciamento mais comuns. Por isso, é vital ter uma imagem do que você está tentando alcançar, como isso beneficiará a empresa e por que os clientes gostariam de usá-lo. Caso contrário, qualquer trabalho futuro será inútil.
Vamos tomar como exemplo uma pequena empresa de aplicativos móveis que quer expandir para o mercado de jogos de vídeo móveis com um jogo de quebra-cabeça. Neste caso, as seguintes questões provavelmente seriam discutidas pelos desenvolvedores:
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Quais são nossos grupos etários alvo?
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Devemos fazer um jogo 2D ou 3D?
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Quantos desenvolvedores vamos precisar para trabalhar em vários aspectos do jogo, por exemplo, mecânica, design de níveis, arte conceitual, design de som, etc?
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Que tipo de motor de jogo devemos usar e teremos dinheiro suficiente para obter a licença?
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Quanto custará o jogo para o cliente?
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Quanto do nosso lucro irá para a empresa que fez o motor do jogo?
Todas essas questões precisam ser discutidas durante as reuniões iniciais e subsequentes da empresa. Gerentes e funcionários devem concordar na melhor maneira de alcançar os objetivos do projeto e o tempo estimado para que isso aconteça.
Principais erros que gerentes cometem – falta de requisitos
Quando você planeja um projeto, é importante entender como o resultado final será. Este é um dos maiores erros cometidos por gerentes. Os gerentes são responsáveis por fazer uma lista de requisitos para o projeto e entregá-la aos funcionários. A lista deve incluir as seguintes informações:
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O número de funcionários necessários para diferentes estágios do desenvolvimento do projeto
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Critérios para avaliar a qualidade do projeto e seus componentes
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Os princípios de divisão da carga de trabalho entre os trabalhadores
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O cronograma do projeto
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A lista de objetivos que o projeto alcançará para a empresa
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Com que frequência o projeto será alterado
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O tamanho do orçamento inicial
Esta lista também deve incluir o produto final que será desenvolvido. No caso de um jogo de vídeo móvel, estes podem incluir arte conceitual, amostras de áudio, código para vários elementos do jogo, por exemplo, mecânica, física, animações de efeitos visuais, etc. Cada listagem deve incluir uma data de lançamento aproximada.
Elaborar estimativas é outro erro comum que os gerentes cometem
Prazos são um dos problemas comuns de gerenciamento que surgem durante o desenvolvimento do projeto. Um bom gerente deve manter contato com sua equipe e pedir atualizações sobre o progresso dentro de cada equipe. Eles estão cumprindo seus prazos ou precisam de mais tempo para fazer tudo corretamente?
Algum imprevisto pode surgir e todo o projeto terá que ser adiado. Se você não fizer os cálculos necessários, estará em risco de adiar constantemente o prazo. Para evitar problemas futuros, é melhor encontrar-se com cada membro da equipe e avaliar o trabalho deles com antecedência.
Negligenciar riscos é um problema comum de gerenciamento
Na teoria, todos os seus planos certamente dariam certo sempre, mas na realidade, qualquer projeto pode estar sujeito a atrasos, prazos não cumpridos, funcionários doentes e outros eventos infelizes. Ter um programa adequado de gerenciamento de riscos reduz quase pela metade o potencial de falha do projeto. Este processo não é tão difícil de realizar, mas requer o delineamento de muitos fatores que podem dar errado ao trabalhar em um projeto específico. Sua lista de riscos deve incluir eventos como:
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Falha ao cumprir prazos
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Trabalhar em funcionalidades adicionais fora do escopo original do projeto
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Alterações no escopo do projeto. Mudanças nos objetivos do projeto, entregáveis, tarefas, custos e prazos
A tarefa de um gerente de projeto é avaliar riscos e estabelecer seu impacto no projeto. Por exemplo, você pode nomear um gerente de projeto adjunto que poderá substituir o chefe do projeto e continuar trabalhando na ausência dele. Você também pode enfrentar dificuldades técnicas, como uma mudança abrupta no hardware ou software utilizado, que pode exigir a contratação de funcionários adicionais. Um plano de contingência deve abranger todas as possibilidades de coisas darem errado no projeto.
Erros cometidos por gerentes – ter um cronograma rígido
Não há melhor maneira de assegurar um fluxo de trabalho constante do que agendar sua equipe. O cronograma deve fornecer informações claras sobre a carga de trabalho e os prazos. Todos os cronogramas devem permitir alguma flexibilidade em caso de circunstâncias imprevistas. Se alguém que trabalha em um projeto precisar de um tempo livre em caso de doença, problemas familiares, lesão ou alguma outra circunstância, poderá fazê-lo em termos razoáveis. Nesse caso, deve haver alguém para substituí-lo em caso de emergência para que o ritmo de desenvolvimento do projeto possa ser mantido.
É vital dar aos membros da equipe a mesma flexibilidade ao sugerir novas ideias para os gerentes de projeto que beneficiem o projeto em geral. Atualmente, existem várias soluções que facilitam o gerenciamento de projetos. Estas incluem Social Shared, Wrike, Slack, Procore e muitas outras.
