Một công ty không thể phát triển và trở nên có lợi nhuận hơn bằng cách đặt tất cả hy vọng vào những ý tưởng và thực hành kinh doanh cũ. Ban quản trị của nó phải thử nghiệm với những khái niệm mới để điều chỉnh theo thị trường luôn thay đổi. Sản phẩm và dịch vụ sau đó có thể được tạo ra dựa trên những ý tưởng đó. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế phức tạp hơn nhiều. Một chuyện là nghĩ ra ý tưởng, nhưng một chuyện hoàn toàn khác là thực hiện dự án xung quanh ý tưởng đó.
Mọi thứ có thể trở nên mất kiểm soát đến mức chỉ một phần ba số dự án hoàn thành đúng thời hạn và với ngân sách ban đầu. Điều này xảy ra do những sai lầm của các nhà quản lý dự án thiếu kinh nghiệm. Chúng tôi cung cấp cho bạn 5 vấn đề quản lý phổ biến nảy sinh từ việc bỏ qua một số lĩnh vực của kế hoạch dự án. Sau khi vượt qua chúng, bạn sẽ có thể quản lý các dự án một cách hiệu quả.
Không xác định được mục tiêu của dự án là sai lầm lớn nhất mà các nhà quản lý mắc phải
Theo một số tài liệu nghiên cứu của Viện Quản lý Dự án Hoa Kỳ, một phần ba số dự án thất bại vì những người phát triển chúng không có tầm nhìn rõ ràng. Đó là một trong những vấn đề quản lý phổ biến nhất. Đó là lý do tại sao việc có bức tranh về những gì bạn đang cố gắng đạt được, nó sẽ có lợi cho công ty như thế nào và tại sao khách hàng muốn sử dụng nó là rất quan trọng. Nếu không, bất kỳ công việc nào tiếp theo sẽ trở nên vô nghĩa.
Hãy lấy ví dụ một công ty ứng dụng di động nhỏ muốn mở rộng sang thị trường trò chơi video trên di động với một trò chơi xếp hình. Trong trường hợp này, các vấn đề sau sẽ có thể được các nhà phát triển thảo luận:
-
Nhóm tuổi mục tiêu của chúng ta là gì?
-
Chúng ta có nên làm trò chơi 2D hay 3D?
-
Chúng ta sẽ cần bao nhiêu nhà phát triển để làm việc trên các khía cạnh khác nhau của trò chơi, ví dụ như cơ chế, thiết kế cấp độ, nghệ thuật ý tưởng, thiết kế âm thanh, v.v.?
-
Chúng ta nên sử dụng loại công cụ trò chơi nào và chúng ta có đủ tiền để mua bản quyền không?
-
Trò chơi sẽ có giá bao nhiêu đối với khách hàng?
-
Bao nhiêu phần trăm lợi nhuận của chúng ta sẽ phải trả cho công ty đã tạo ra công cụ đó?
Tất cả những câu hỏi này phải được thảo luận trong các cuộc họp công ty ban đầu và tiếp theo. Các quản lý và nhân viên nên đồng ý về cách tốt nhất để đạt được các mục tiêu dự án và thời gian ước tính để thực hiện điều này.
Những sai lầm hàng đầu mà các nhà quản lý mắc phải - thiếu yêu cầu
Khi bạn lên kế hoạch cho một dự án, điều quan trọng là hiểu được kết quả cuối cùng sẽ như thế nào. Đây là một trong những sai lầm lớn nhất mà các nhà quản lý mắc phải. Các nhà quản lý có trách nhiệm lập danh sách yêu cầu cho dự án và giao cho nhân viên. Danh sách này phải bao gồm thông tin sau:
-
Số lượng nhân viên cần thiết cho các giai đoạn phát triển dự án khác nhau
-
Tiêu chí để đánh giá chất lượng của dự án và các thành phần của nó
-
Nguyên tắc phân chia khối lượng công việc giữa các nhân viên
-
Lịch trình dự án
-
Danh sách các mục tiêu mà dự án sẽ đạt được cho công ty
-
Dự án sẽ được thay đổi bao lâu một lần
-
Kích thước ngân sách ban đầu
Danh sách này cũng bao gồm sản phẩm cuối cùng sẽ được phát triển. Trong trường hợp trò chơi video di động, những sản phẩm này có thể bao gồm nghệ thuật ý tưởng, mẫu âm thanh, mã cho các yếu tố khác nhau của trò chơi, chẳng hạn như cơ chế, vật lý, hiệu ứng hình ảnh hoạt hình, v.v. Mỗi danh sách phải bao gồm một ngày phát hành ước tính.
Làm theo ước tính là một sai lầm phổ biến khác của các nhà quản lý
Hạn chót là một trong những vấn đề quản lý phổ biến nảy sinh trong quá trình phát triển dự án. Một nhà quản lý giỏi phải duy trì liên lạc với nhóm của mình và yêu cầu cập nhật về tiến độ trong từng nhóm. Họ có đáp ứng được thời hạn không hay cần thêm thời gian để làm mọi thứ đúng cách?
Một số điều bất ngờ có thể xảy ra và việc toàn bộ phải bị trì hoãn. Nếu bạn không thực hiện các tính toán cần thiết, bạn sẽ có nguy cơ liên tục hoãn thời hạn. Để tránh các vấn đề trong tương lai, tốt nhất bạn nên gặp gỡ với từng thành viên trong đội ngũ và đánh giá tiến độ công việc của họ.
Bỏ qua rủi ro là một vấn đề quản lý phổ biến
Theo lý thuyết, tất cả kế hoạch của bạn chắc chắn sẽ đi đúng hướng mọi lúc, nhưng thực tế thì bất kỳ dự án nào cũng có thể đối mặt với sự chậm trễ, lỡ hạn, nhân viên nghỉ ốm và các sự kiện không may khác. Việc có một chương trình quản lý rủi ro phù hợp sẽ giảm gần một nửa khả năng thất bại của dự án. Quy trình này không quá khó thực hiện nhưng đòi hỏi phải xác định rõ nhiều yếu tố có thể gặp sự cố khi làm việc trên một dự án cụ thể. Danh sách rủi ro của bạn nên bao gồm các sự kiện như:
-
Không đạt được thời hạn
-
Làm việc trên các tính năng bổ sung ngoài phạm vi ban đầu của dự án
-
Thay đổi phạm vi dự án. Thay đổi mục tiêu, sản phẩm đầu ra, nhiệm vụ, chi phí và thời hạn dự án
Nhiệm vụ của quản lý dự án nằm ở việc đánh giá rủi ro và xác định tác động của chúng đến dự án. Ví dụ, bạn có thể đảm bảo chỉ định một phó quản lý dự án người có thể thay thế trưởng nhóm dự án và tiếp tục công việc trong thời gian vắng mặt của họ. Bạn cũng có thể gặp phải khó khăn kỹ thuật, chẳng hạn như sự thay đổi đột ngột trong phần cứng hoặc phần mềm đang sử dụng có thể yêu cầu tuyển thêm nhân viên. Một kế hoạch dự phòng phải bao gồm mọi khả năng có thể xảy ra sự cố đối với dự án.
Những sai lầm do các nhà quản lý gây ra – có lịch trình cứng nhắc
Không có cách nào tốt hơn để đảm bảo một luồng công việc đều đặn hơn là lập lịch trình cho đội nhóm của bạn. Bảng thời gian phải cung cấp thông tin rõ ràng về khối lượng công việc và thời hạn. Tất cả các lịch trình đều phải cho phép một số linh hoạt trong trường hợp xảy ra các tình huống không lường trước. Nếu bất cứ ai đang làm việc trong một dự án phải nghỉ một thời gian trong trường hợp bị ốm, vấn đề gia đình, chấn thương hoặc một số hoàn cảnh khác, họ có thể làm như vậy trong những điều kiện hợp lý. Trong trường hợp đó, phải có người thay thế họ trong trường hợp khẩn cấp để đảm bảo tiến độ phát triển dự án được duy trì.
Việc cung cấp cho các thành viên trong đội của bạn sự linh hoạt tương tự khi đề xuất các ý tưởng mới cho các nhà quản lý dự án rất quan trọng, những ý kiến này có thể mang lại lợi ích cho dự án nói chung. Hiện tại, có nhiều giải pháp giúp việc quản lý dự án trở nên dễ dàng hơn. Bao gồm Social Shared, Wrike, Slack, Procore và nhiều ứng dụng khác.
