Firma nie może się rozwijać i stawać bardziej dochodowa, opierając się wyłącznie na starych pomysłach i praktykach biznesowych. Jej zarząd musi eksperymentować z nowymi koncepcjami, aby dostosować się do ciągle zmieniającego się rynku. Produkty i usługi mogą wtedy powstawać na podstawie tych pomysłów. Brzmi prosto, ale rzeczywistość jest znacznie bardziej skomplikowana. Jedno to wymyślenie pomysłu, ale zupełnie co innego to stworzenie wokół niego projektu.
Rzeczy mogą wymknąć się spod kontroli do tego stopnia, że zaledwie jedna trzecia wszystkich projektów kończy się zgodnie z planem i z początkowym budżetem. Dzieje się tak z powodu błędów popełnianych przez niedoświadczonych kierowników projektów. Oferujemy Ci 5 powszechnych problemów związanych z zarządzaniem, które wynikają z zaniedbań w niektórych obszarach planowania projektów. Po ich przezwyciężeniu będziesz w stanie skutecznie zarządzać projektami.
Brak określenia celu projektu to największy błąd popełniany przez menedżerów
Według kilku badań Amerykańskiego Instytutu Zarządzania Projektami, jedna trzecia projektów kończy się niepowodzeniem, ponieważ osoby je rozwijające nie mają jasnej wizji. Jest to jeden z najczęstszych problemów zarządczych. Dlatego ważne jest, aby mieć wyobrażenie o tym, co staramy się osiągnąć, jak to przyniesie korzyści firmie i dlaczego klienci będą chcieli z tego skorzystać. W przeciwnym razie jakakolwiek dalsza praca okaże się bezsensowna.
Weźmy jako przykład małą firmę zajmującą się aplikacjami mobilnymi, która chce rozszerzyć swoją działalność na rynek gier wideo na urządzenia mobilne poprzez grę logiczną. W tym przypadku deweloperzy prawdopodobnie omówią następujące kwestie:
-
Jakie są nasze docelowe grupy wiekowe?
-
Czy powinniśmy stworzyć grę 2D czy 3D?
-
Ilu deweloperów będziemy potrzebować do pracy nad różnymi aspektami gry, np. mechaniką, projektem poziomów, koncepcją artystyczną, projektowaniem dźwięku itp.?
-
Jakiego rodzaju silnik gry powinniśmy użyć i czy będziemy mieli wystarczająco dużo pieniędzy, aby uzyskać na niego licencję?
-
Ile będzie kosztowała gra dla klienta?
-
Jaką część naszego zysku przekażemy firmie, która stworzyła silnik?
Wszystkie te pytania muszą zostać omówione podczas początkowych i kolejnych spotkań firmowych. Kierownicy i pracownicy powinni uzgodnić najlepszy sposób osiągnięcia celów projektu oraz oszacować czas potrzebny do ich realizacji.
Największe błędy menedżerów – brak wymagań
Planowanie projektu wymaga zrozumienia, jak powinien wyglądać ostateczny wynik. To jedno z największych błędów popełnianych przez kierowników. Menedżerowie są odpowiedzialni za stworzenie listy wymagań projektu i przekazanie ich pracownikom. Lista powinna zawierać następujące informacje:
-
Liczba pracowników potrzebnych na różnych etapach rozwoju projektu
-
Kryteria oceny jakości projektu i jego elementów
-
Zasady podziału obciążenia pracą między pracowników
-
Harmonogram projektu
-
Lista celów, jakie projekt osiągnie dla firmy
-
Jak często projekt będzie zmieniany
-
Rozmiar początkowego budżetu
Ta lista obejmuje również finalny produkt, który zostanie opracowany. W przypadku mobilnej gry wideo mogą to być koncepcyjne prace artystyczne, próbki audio, kod dla różnych elementów gry, np. mechaniki, fizyki, animacje efektów wizualnych itp. Każdy wpis na liście musi zawierać przybliżoną datę wydania.
Tworzenie przybliżeń to kolejny częsty błąd menedżerów
Terminy to jeden z powszechnych problemów zarządczych, które pojawiają się podczas rozwoju projektów. Dobry menedżer musi pozostawać w kontakcie ze swoim zespołem i pytań o aktualizacje postępów każdego zespołu. Czy dotrzymują terminów czy potrzebują więcej czasu, aby wszystko przeprowadzić właściwie?
Mogą się pojawić nieoczekiwane sytuacje i całość będzie musiała zostać opóźniona. Jeśli nie uda Ci się dokonać niezbędnych kalkulacji, będziesz narażony na ciągłe przesuwanie terminu. Aby uniknąć przyszłych problemów, najlepiej spotkać się z każdym członkiem zespołu i ocenić ich pracę w czasie.
Pomijanie ryzyka to powszechny problem zarządczy
W teorii wszystkie plany zawsze się powiodą, ale w rzeczywistości każdy projekt może napotkać opóźnienia, niedotrzymywanie terminów, chorych pracowników i inne niefortunne zdarzenia. Posiadanie odpowiedniego programu zarządzania ryzykiem zmniejsza potencjał niepowodzenia projektu o prawie połowę. Ten proces nie jest trudny do realizacji, ale wymaga określenia wielu czynników, które mogą pójść źle podczas pracy nad konkretnym projektem. Twoja lista ryzyk powinna obejmować takie zdarzenia, jak:
-
Niepowodzenie w dotrzymaniu terminów
-
Praca nad dodatkowymi funkcjami poza pierwotnym zakresem projektu
-
Zmiany w zakresie projektu. Zmiany w celach projektu, wynikach, zadaniach, kosztach i terminach
Zadaniem menedżera projektu jest ocena ryzyka i ustalenie ich wpływu na projekt. Na przykład, możesz zapewnić mianowanie zastępcy kierownika projektu, który będzie mógł zastąpić kierownika projektu i kontynuować pracę w jego nieobecności. Możesz także doświadczyć problemów technicznych, takich jak nagła zmiana używanego sprzętu lub oprogramowania, co może wymagać zatrudnienia dodatkowych pracowników. Plan awaryjny musi obejmować wszystkie możliwości wystąpienia problemów z projektem.
Błędy popełniane przez menedżerów – sztywny harmonogram
Nie ma lepszego sposobu na zapewnienie stabilnego przepływu pracy niż harmonogramowanie zespołu. Harmonogram musi zapewniać jasne informacje o obciążeniu i terminach. Wszystkie harmonogramy powinny pozwalać na pewną elastyczność w przypadku nieprzewidzianych okoliczności. Jeśli ktoś pracujący nad projektem musi wziąć urlop z powodu choroby, spraw rodzinnych, kontuzji lub innych okoliczności, może to zrobić w rozsądnych warunkach. W takim przypadku musi być ktoś, kto zastąpi go w razie nagłej potrzeby, aby tempo rozwoju projektu zostało utrzymane.
Ważne jest, aby dać członkom zespołu taką samą elastyczność przy sugerowaniu nowych pomysłów menedżerom projektu, które przyniosą korzyści projektowi jako całości. Obecnie istnieje wiele rozwiązań, które ułatwiają zarządzanie projektami. Należą do nich Social Shared, Wrike, Slack, Procore i wiele innych.
