Ang isang kumpanya ay hindi maaaring umunlad at maging mas kumita sa pamamagitan ng pag-asa lamang sa mga lumang ideya at gawi sa negosyo. Kailangang mag-eksperimento ang pamunuan nito ng mga bagong konsepto upang makaangkop sa patuloy na nagbabagong merkado. Pagkatapos nito, maaaring gumawa ng mga produkto at serbisyo batay sa mga ideyang iyon. Mukhang simpleng gawain, ngunit mas kumplikado ang katotohanan. Isang bagay ang makabuo ng ideya, pero ibang usapan ang gumawa ng proyekto batay dito.
Maaring maging sobrang gulo na isa lang sa tatlong proyekto ang natatapos sa tama at sa paunang badyet. Nangyayari ito dahil sa mga pagkakamaling nagagawa ng mga walang karanasang tagapamahala ng proyekto. Ipinapakita namin sa iyo ang 5 karaniwang problema sa pamamahala na lumilitaw mula sa pagpapabaya sa ilang aspeto ng pagpaplano ng proyekto. Pagkatapos mapasulong ito, magagawa mo nang pamahalaan ang mga proyekto ng mas epektibo.
Ang pagkabigo na tukuyin ang layunin ng proyekto ay ang pinakamalaking pagkakamaling nagagawa ng mga tagapamahala
Ayon sa ilang mga isinagawang pag-aaral ng American Project Management Institute, isang-katlo ng mga proyekto ay nabibigo dahil ang mga nagbuo nito ay walang malinaw na pananaw. Isa ito sa pinaka-karaniwang problema sa pamamahala. Kaya't napakahalaga na magkaroon ng isang malinaw na larawan ng iyong hinahangad makamit, kung paano ito makikinabang sa kumpanya at bakit ito gagamitin ng mga kliyente. Kung hindi, mawawalan ng saysay ang anumang karagdagang gawain.
Tingnan natin ang halimbawa ng isang maliit na mobile app company na nais pumasok sa merkado ng mobile video games gamit ang isang puzzle game. Sa kasong ito, ang mga sumusunod na bagay ay maaaring pag-usapan ng mga developer:
-
Ano ang target naming mga pangkat ng edad?
-
Dapat ba kaming gumawa ng 2D o 3D na laro?
-
Ilan ang mga developer na kailangan namin para sa iba't ibang aspeto ng laro, hal., mekanika, disenyo ng mga antas, konseptwal na sining, disenyo ng tunog, atbp.?
-
Anong uri ng game engine ang dapat naming gamitin at magkakaroon ba kami ng sapat na pondo para makuha ang lisensya nito?
-
Magkano ang magiging halaga ng laro para sa mga customer?
-
Magkano sa aming kita ang mapupunta sa kumpanyang gumawa ng engine?
Lahat ng mga tanong na ito ay kailangang talakayin sa mga paunang at sumusunod na pulong ng kumpanya. Dapat magkasundo ang mga tagapamahala at mga empleyado sa pinakamahusay na paraan ng pagkamit sa mga layunin ng proyekto at ang tinatayang oras na kailangan upang magawa ito.
Nangungunang mga pagkakamali ng mga tagapamahala – kakulangan ng mga kinakailangan
Kapag nagpaplano ng proyekto, mahalagang maunawaan kung ano ang magiging anyo ng panghuling resulta. Isa ito sa pinakamalaking pagkakamaling nagagawa ng mga tagapamahala. Ang mga tagapamahala ay responsible sa paggawa ng listahan ng mga kinakailangan para sa proyekto at ibigay ito sa mga empleyado. Ang listahan ay dapat kabilang ang sumusunod na impormasyon:
-
Ang bilang ng mga empleyado na kinakailangan para sa iba't ibang yugto ng pagbuo ng proyekto
-
Mga pamantayan para sa pagsusuri ng kalidad ng proyekto at mga bahagi nito
-
Mga prinsipyo ng paghahati ng gawain sa mga manggagawa
-
Ang iskedyul ng proyekto
-
Ang listahan ng mga layunin na makakamit ng proyekto para sa kumpanya
-
Gaano kadalas babaguhin ang proyekto
-
Paunang laki ng badyet
Ang listahang ito ay mayroon ding panghuling produkto na mabubuo. Sa kaso ng isang mobile video game, ito ay maaaring kabilang ang konseptong sining, mga audio sample, code para sa iba't ibang elemento ng laro, halimbawa, mekanika, pisika, mga visual na epekto, animasyon, atbp. Bawat listahan ay dapat naglalaman ng tinatayang petsa ng paglabas.
Paggawa ng mga estima ay isa pang karaniwang pagkakamaling nagagawa ng mga tagapamahala
Ang mga deadlines ay isa sa mga karaniwang problema sa pamamahala na lumilitaw tuwing pagbubuo ng proyekto. Ang isang mahusay na tagapamahala ay dapat manatiling nakikipag-ugnayan sa kanyang koponan at humiling ng mga update sa progreso ng bawat koponan. Natutugunan ba nila ang kanilang mga deadlines o kailangan nila ng karagdagang oras upang magawa ang lahat ng tama?
Maaaring may lumitaw na hindi inaasahang bagay at kailangan ipagpaliban ang buong bagay. Kung mabibigo kang gawin ang kinakailangang mga kalkulasyon, ikaw ay mapanganib na patuloy na ipagpaliban ang deadline. Upang maiwasan ang anumang mga problema sa hinaharap, mas mabuting makipagpulong sa bawat miyembro ng staff at suriin ang kanilang trabaho sa oras.
Pagpapabaya sa mga panganib ay isang karaniwang problema sa pamamahala
Sa teorya, ang lahat ng iyong mga plano ay tiyak na magkakasya sa tuwing, pero sa realidad, ang anumang proyekto ay maaaring maantala, hindi matutugunan ang mga deadlines, may mga empleyadong magkasakit at iba pang hindi inaasahang pangyayari. Ang pagkakaroon ng tamang risk management program ay halos mabawasan ang posibilidad ng pagkabigo ng proyekto ng halos kalahati. Ang prosesong ito ay hindi nakakatuwang gawin subalit nangangailangan ng pag-outline sa maraming mga kadahilanan na maaaring magkamali kapag nagtatrabaho sa isang partikular na proyekto. Ang iyong listahan ng mga panganib ay dapat isama ang mga kaganapan tulad ng:
-
Pagkabigo na matugunan ang mga deadlines
-
Paggawa sa mga karagdagang tampok sa labas ng orihinal na saklaw ng proyekto
-
Mga pagbabago sa saklaw ng proyekto. Pagbabago sa mga layunin ng proyekto, mga deliverables, gawain, gastos, at deadline
Ang gawain ng isang tagapamahala ng proyekto ay nakasalalay sa pagtatasa ng panganib at pagtatatag ng kanilang epekto sa proyekto. Halimbawa, maaari kang magtalaga ng isang kinatawan ng tagapamahala ng proyekto na makakapalit sa ulo ng proyekto at maaaring ipagpatuloy ang trabaho sa kanyang pagkawala. Maaari ka ring makaranas ng mga teknikal na kahirapan, tulad ng biglaang pagbabago sa ginamit na hardware o software na maaaring mangailangan ng pag-upa ng karagdagang mga empleyado. Ang contingency plan ay kailangang saklawin ang lahat ng posibilidad ng mga bagay na nagkakamali para sa proyekto.
Mga pagkakamali na ginagawa ng mga tagapamahala – pagkakaroon ng masyadong mahigpit na iskedyul
Walang mas magandang paraan upang masiguro ang isang tuloy-tuloy na daloy ng trabaho kundi sa pamamagitan ng pag-iskedyul ng iyong koponan. Ang oras ng trabaho ay kailangang magbigay ng malinaw na impormasyon tungkol sa daloy ng trabaho at mga deadlines. Ang lahat ng iskedyul ay dapat magbigay ng ilang kakayahang umangkop sakaling may hindi inaasahang mga pangyayari. Kung sinuman na nagtatrabaho sa isang proyekto ay kailangang magpahinga dahil sa sakit, problemang pampamilya, pinsala o ibang kalagayan, maaari nila itong gawin sa makatuwirang paraan. Sa ganitong kaso, dapat mayroong taong papalit sa kanila sakaling may emerhensiya upang mapanatili ang bilis ng pagbuo ng proyekto.
Napakahalaga na bigyan ang iyong mga miyembro ng koponan ng parehong kakayahang umangkop kapag nagmumungkahi ng mga bagong ideya sa mga tagapamahala ng proyekto na magpapabuti sa proyekto sa pangkalahatan. Sa kasalukuyan, mayroong iba't ibang mga solusyon na ginagawang mas madali ang pamamahala ng proyekto. Kabilang dito ang Social Shared, Wrike, Slack, Procore at marami pang iba.
