প্রকল্প সময়সূচীর সাথে যুক্ত ৫টি সাধারণ ব্যবস্থাপনা সমস্যা

একটি কোম্পানি তার সমস্ত ভাগ্যকে পুরানো ব্যবসায়িক ধারণা ও পদ্ধতিতে রেখে সেগুলোর উপর নির্ভর করে উন্নয়ন এবং আরও লাভজনক হয়ে উঠতে পারে না। এর ব্যবস্থাপনাকে বাজারের চলমান পরিবর্তনের সাথে মানিয়ে নিতে নতুন ধারণার সাথে পরীক্ষা-নিরীক্ষা করতে হবে। এরপর এই ধারণাগুলোর উপর ভিত্তি করে পণ্য ও সেবা তৈরি করা যেতে পারে। এটি যথেষ্ট সহজ মনে হলেও বাস্তবতা অনেক বেশি জটিল। একটি ধারণা নিয়ে আসা এক জিনিস, কিন্তু এর চারপাশে একটি প্রকল্প তৈরি করা সম্পূর্ণ ভিন্ন বিষয়।

পরিস্থিতি এতটা হাতছাড়া হয়ে যেতে পারে যে সমস্ত প্রকল্পের মধ্যে শুধুমাত্র এক-তৃতীয়াংশ সময়মত এবং প্রাথমিক বাজেটের মধ্যে উৎপাদন চক্র থেকে বেরিয়ে আসতে পারে। এটি অদক্ষ প্রকল্প পরিচালকদের দ্বারা করা ভুলের কারণেই ঘটে। আমরা আপনাকে প্রস্তাব করছি ৫ সাধারণ ব্যবস্থাপনা সমস্যা যা প্রকল্প পরিকল্পনার নির্দিষ্ট ক্ষেত্র অবহেলার ফলে দেখা দেয়। এসব মোকাবিলা করার পর আপনি প্রকল্প পরিচালনায় দক্ষ হয়ে উঠবেন।

প্রকল্পের লক্ষ্য নির্ধারণ করতে ব্যর্থ হওয়া ব্যবস্থাপকরা করে এমন সবচেয়ে বড় ভুল

আমেরিকান প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট ইনস্টিটিউটের বেশ কিছু গবেষণা পত্র অনুসারে এক-তৃতীয়াংশ প্রকল্প ব্যর্থ হয় কারণ যারা এগুলো তৈরি করে তাদের পরিষ্কার ভিশন নেই। এটি সবচেয়ে সাধারণ ব্যবস্থাপনা সমস্যাগুলোর একটি। এ কারণেই আপনি যা অর্জন করার চেষ্টা করছেন তার একটি পরিষ্কার ছবি থাকা অপরিহার্য, এটি কোম্পানিকে কীভাবে উপকৃত করবে এবং কেন গ্রাহকরা এটি ব্যবহার করতে চাইবে। অন্যথায়, যেকোনো আরো কাজ অর্থহীন হয়ে পড়বে।

মোবাইল গেমস বাজারে একটি পাজল গেম নিয়ে প্রসারিত হতে চাওয়া একটি ছোট মোবাইল অ্যাপ কোম্পানিকে উদাহরণ হিসেবে নিই। এই ক্ষেত্রে, ডেভেলপারদের দ্বারা নিম্নলিখিত বিষয়গুলি সম্ভবত আলোচনা করা হবে:

• আমাদের লক্ষ্য বয়সের দলগুলি কী কী?

• আমরা কি একটি ২ ডি নাকি ৩ ডি গেম তৈরি করব?

• গেমটির বিভিন্ন দিক যেমন যান্ত্রিকতা, লেভেল ডিজাইন, কনসেপ্ট আর্ট, সাউন্ড ডিজাইন ইত্যাদিতে কাজ করার জন্য কতজন ডেভেলপার প্রয়োজন হবে?

• আমরা কী ধরনের গেম ইঞ্জিন ব্যবহার করবো এবং এটি লাইসেন্স করতে আমাদের কাছে পর্যাপ্ত অর্থ থাকবে কি?

• গেমটির দাম গ্রাহকদের জন্য কত হবে?

• আমাদের লাভের কত শতাংশ গেমটি তৈরি করা ইঞ্জিনের কোম্পানির কাছে যাবে?

এই সমস্ত প্রশ্নগুলি প্রাথমিক এবং পরবর্তী কোম্পানি বৈঠকগুলিতে আলোচনা করা আবশ্যক। ম্যানেজার এবং কর্মচারীদেরকে প্রকল্পের লক্ষ্য অর্জনের সেরা পদ্ধতি এবং এটি করতে যে সময় লাগবে তার বিষয়ে একমত হতে হবে।

ব্যবস্থাপকরা করে এমন শীর্ষ ভুল – প্রয়োজনীয়তার অভাব

একটি প্রকল্প পরিকল্পনা করার সময়, চূড়ান্ত ফলাফলটি কেমন হবে তা বোঝা গুরুত্বপূর্ণ। এটি ব্যবস্থাপকদের দ্বারা করা সবচেয়ে বড় ভুলগুলোর একটি। প্রকল্পের জন্য প্রয়োজনীয়তার একটি তালিকা তৈরি করাও তাদের দায়িত্ব এবং এটি কর্মচারীদের প্রদান করা। তালিকায় নিম্নলিখিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকা উচিত:

• প্রকল্পের উন্নয়নের বিভিন্ন পর্যায়ে প্রয়োজনীয় কর্মচারীর সংখ্যা

• প্রকল্প এবং এর উপাদানগুলির গুণমান মূল্যায়নের মানদণ্ড

• কর্মীদের মধ্যে কাজের বোঝা ভাগ করার নীতি

• প্রকল্পের সময়সূচী

• প্রকল্পটি যে উদ্দেশ্যগুলি কোম্পানির জন্য অর্জন করবে তার তালিকা

• প্রকল্পটি কতবার পরিবর্তিত হবে

• প্রাথমিক বাজেটের আকার

এই তালিকার সাথে চূড়ান্ত পণ্যটিও রয়েছে যা বিকাশ করা হবে। একটি মোবাইল ভিডিও গেমের ক্ষেত্রে, এগুলোর মধ্যে ধারণাগত শিল্পকর্ম, অডিও নমুনা, গেমের বিভিন্ন উপাদানের কোড অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, যান্ত্রিক, পদার্থবিজ্ঞান, ভিজ্যুয়াল ইফেক্ট অ্যানিমেশন ইত্যাদি। প্রতিটি তালিকায় আনুমানিক রিলিজ তারিখ অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে।

অনুমান তৈরি করাও ব্যবস্থাপকদের আরেকটি সাধারণ ভুল

প্রকল্প উন্নয়নের সময় প্রকৃতির সমস্যা হল সময়সীমা। একজন ভালো ব্যবস্থাপককে তার দলের সাথে যোগাযোগ রাখতে হয় এবং প্রতিটি দলের অগ্রগতি সম্পর্কে আপডেট জানতে হয়। তারা তাদের সময়সীমা পূরণ করছে কি না বা তাদের কি সবকিছু সঠিকভাবে করার জন্য আরও সময় প্রয়োজন?

কিছু অপ্রত্যাশিত ঘটনা ঘটতে পারে এবং পুরো কাজটি দেরি করতে হতে পারে। প্রয়োজনীয় হিসাব করতে ব্যর্থ হলে, আপনি ক্রমাগত সময়সীমা স্থগিত করার ঝুঁকিতে থাকবেন। ভবিষ্যতে যে কোনও সমস্যা এড়াতে, প্রতিটি কর্মচারীর সাথে সাক্ষাৎ করা এবং সময়মতো তাদের কাজের মূল্যায়ন করা ভাল।

ঝুঁকি উপেক্ষা করা একটি সাধারণ ব্যবস্থাপনা সমস্যা

তত্ত্বগতভাবে, আপনার সমস্ত পরিকল্পনা নিশ্চয়ই প্রতিবার সফল হবে, কিন্তু বাস্তবে, যেকোনো প্রকল্প বিলম্ব, মিসড সময়সীমা, অসুস্থ কর্মচারী এবং অন্যান্য দুর্ভাগ্যজনক ঘটনার শিকার হতে পারে। যথাযথ ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা প্রোগ্রাম প্রকল্প ব্যর্থতার সম্ভাবনা প্রায় অর্ধেক হ্রাস করে। এই প্রক্রিয়াটি গ্রহণ করা তেমন কঠিন নয় তবে এটি নির্দিষ্ট প্রকল্পে কাজ করার সময় যে সমস্ত ফ্যাক্টর ভুল হতে পারে তা রূপরেখা করার প্রয়োজন হয়। আপনার ঝুঁকির তালিকায় নিম্নলিখিত ঘটনাগুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:

• সময়সীমা পূরণ করতে ব্যর্থ হওয়া

• মূল প্রকল্পের পরিধির বাইরে অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্যগুলিতে কাজ করা

• প্রকল্পের পরিধি পরিবর্তন। প্রকল্পের লক্ষ্য, সরবরাহযোগ্য, কাজ, খরচ, এবং সময়সীমার পরিবর্তন

একজন প্রকল্প ব্যবস্থাপকের কাজ ঝুঁকির মূল্যায়ন এবং তাদের প্রকল্পে প্রভাব প্রতিষ্ঠার মধ্যে নিহিত। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একজন ডেপুটি প্রকল্প পরিচালক নিয়োগ করতে পারেন যিনি প্রকল্প প্রধানের অনুপস্থিতিতে তাকে প্রতিস্থাপন করতে পারবেন এবং কাজ চালিয়ে যেতে পারবেন। আপনি হার্ডওয়্যার বা সফ্টওয়্যারের ব্যাপক পরিবর্তনের মতো প্রযুক্তিগত অসুবিধার সম্মুখীন হতে পারেন যা বাড়তি কর্মচারী নিয়োগের প্রয়োজন হতে পারে। একটি জরুরি পরিকল্পনা প্রকল্পের জন্য যে কোনও ভুল হওয়ার সম্ভাবনাগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।

ব্যবস্থাপকগণ দ্বারা করা ভুল – একটি অনমনীয় সময়সূচী থাকা

পরিষেবাগুলিতে নিয়মিত কাজের ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করার চেয়ে ভাল উপায় আর নেই। সময়সূচীটিতে কাজের বোঝা এবং সময়সীমার বিষয়ে স্পষ্ট তথ্য থাকতে হবে। সব সময়সূচী অপ্রত্যাশিত পরিস্থিতির ক্ষেত্রে কিছুটা নমনীয়তা অনুমতি দেওয়া উচিত। কেউ যদি প্রকল্পের উপর কাজ করতে গিয়ে অসুস্থতা, পারিবারিক সমস্যার জন্য, আঘাত বা অন্য কোন পরিস্থিতিতে কিছু সময় ছুটি নিতে প্রয়োজন হয়, তবে তারা যুক্তিসঙ্গত শর্তে তা করতে পারবেন। সেক্ষেত্রে, বিকল্পের ক্ষেত্রে কেউ তাকে প্রতিস্থাপন করতে উপস্থিত থাকতে হবে যাতে প্রকল্প উন্নয়নের গতি বজায় থাকে।

আপনার টিমের সদস্যদেরকে নতুন ধারণা প্রকল্প পরিচালককে প্রস্তাব দেওয়ার সময় একই নমনীয়তা দেওয়া অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ যা প্রকল্পটির জন্য সামগ্রিকভাবে উপকারী হবে। বর্তমানে, প্রকল্প পরিচালনাকে সহজতর করার জন্য অনেক ধরণের সমাধান রয়েছে। এর মধ্যে রয়েছে সোশ্যাল শেয়ার্ড, রাইক, স্ল্যাক, প্রকোর এবং আরও অনেক।