6 najboljsih programov za razporejanje zaposlenih za mala podjetja

Vecina malih podjetij zacne z upravljanjem urnikov zaposlenih v preglednicah. Deluje, dokler se nekdo ne pojavi, nagle spremembe izmene povzrocijo verigo sporocil, menedzer pa porabi nedeljsko popoldne za vnovicno sestavljanje celotnega tedna. V nekem trenutku preglednica ni vec sistem - je ponavljajoci problem.

Programska oprema za razporejanje zaposlenih za mala podjetja je svoja kategorija. Korporativne platforme za upravljanje delovne sile prihajajo z svetovalci za implementacijo, vecoddelcnimi sistemi dovoljenj in stroski na sedez, ki predpostavljajo organizacijo s 500 osebami. To ni tisto, kar potrebuje cistilni servis z 12 osebami ali kavarna z 20 zaposlenimi. Majhne ekipe potrebujejo orodje za razporejanje dela, ki je operativno v enem dnevu, cenovno dostopno pri majhnem stevilu zaposlenih in dovolj preprosto, da ga vsak menedzer lahko upravlja s telefona.

Ta clanek obravnava sest moznosti programske opreme za razporejanje zaposlenih, ki resnično ustrezajo majhnim dejavnostim - ocenjenih po dejanskih naborih funkcij, strukturah cen in kje vsaka odpove. Shifton vodi seznam zahvaljujoc svojemu modularnem centovsemu modelu in obsegu, ki ga pokriva za ekipe z manj kot 100 ljudmi. Orodja od 2 do 6 zasluzi svojo uvrstitev za specificne primere uporabe, kjer prekasejo preostanek trga.

Kaj mora programska oprema za razporejanje malih podjetij dejansko poceti

Preden primerjate orodja, je koristno razjasniti, kaj loci aplikacijo za razporejanje v majhnih podjetjih od sirsе kategorije. Zahteve so ozje - in na nek nacin bolj zahtevne:

• Cas namestitve pod en dan. Podjetje s 15 osebami ne more porabiti tedna za konfiguracijo programske opreme. Orodje mora biti takoj funkcionalno.
• Dizajn usmerjen na mobilne naprave. Menedzerji in zaposleni so na telefonih, ne na namiznih racunalnikih. Aplikacija mora delovati enako dobro na mobilnih napravah kot v brskalniku.
• Pregledno cenovanje na uporabnika. Izogibajte se modelom na lokacijo, ce imate ali nacrtujete vec kot eno lokacijo. Cenovanje na uporabnika se bolj predvidljivo povecuje.
• Menjava izmen in upravljanje razpolozljivosti. Ti dve funkciji odpravita najpogostejse trenje pri razporejanju med menedzerji in urnimi delavci.
• Integracija s sledenjem casa in obracunom plac. Urnik ekipe in casovnica, ki ne komunicirata med seboj, ustvarjata usklajevalno delo pred vsakim placilnim obdobjem.

Upravljanje delovne sile v majhnih podjetjih pomeni tudi, da orodje ne sme zahtevati locеnega oddelka za kadrovske zadeve za njegovo vzdrzevanje. Operativni menedzer - ali v mnogih primerih lastnik - mora biti tisti, ki ga upravlja. To vpliva na to, koliko konfiguracije zapletenosti je sprejemljivo. Spodnja orodja so ocenjena ob upostevanju te omejitve - kot programska oprema za razporedivanje urnih delavcev in izmenskih ekip, ne za placane pisarniske okolje, kjer dnevne spremembe izmen niso dejavnik.

6 najboljsih programov za razporejanje zaposlenih za majhne ekipe

1. Shifton - Najboljsa splosna programska oprema za razporejanje za mala podjetja

Shifton je platforma za upravljanje delovne sile, zgrajena za podjetja, ki delujejo z izmenskimi ekipami. Modul za razporejanje je v jedru, toda kar ga loci od vseh drugih orodij na tem seznamu je njegova arhitektura cen: dodatna funkcionalnost - sledenje casa, porocanje o placah, upravljanje nalog, GPS prijave in analitika delovne sile - je na voljo kot loceni moduli za 1 $/uporabnik/mesec. Podjetje z 10 osebami placa samo za tisto, kar dejansko uporablja. Ni paketa za podjetja, v katerega bi se morali vclani ti, preden je ekipa pripravljena nanj.

Funkcija razporejanja izmen uporablja vmesnik za povleci in spusti v obliki koledarja. Gradnja dvo tedne rotacije za 20 zaposlenih traja manj kot 20 minut, ko so konfigurirane predloge izmen. Menedzerji lahko nastavijo ponavljajoce se vzorce, dolocijo zahteve glede vlog za vsako izmeno in pustijo sistemu, da samodejno uveljavi pravila o minimalni pokritosti. Zaposleni vidijo urnike v mobilni aplikaciji in prejmejo takojsnje obvestilo, ko se naredijo spremembe - brez skupinskih sporocil, brez zmede, kdo pokriva katero izmeno.

Prošnje za prosti cas, menjave izmen in posodobitve razpolozljivosti gredo vse skozi isto aplikacijo. Ko je aktiven modul za sledenje casa, podatki o prijavi in odjavi zaposlenih tečejo neposredno v porocanje o placah. Ni roc nega izvoza med sistemi, ni usklajevanja preglednic pred vsakim placilnim obdobjem. Ta kombinacija - razporejanje, sledenje casa in place na eni platformi - v konkurencnih izdelkih obicajno zahteva tri locena orodja.

Podpora za vec lokacij je vkljucena brez dodatnih stroskov na lokacijo, kar je pomembno za mala podjetja, ki delujejo na dveh ali treh lokacijah. Homebase (pregledan spodaj) zaracunava po lokaciji - na treh lokacijah se ti stroski znatno pomnozijo. Shiftonov model na uporabnika ostane stalen ne glede na to, koliko lokacij pokriva urnik.

Kljucne funkcije:

• Razporejanje s povleci in spusti s ponavljajocimi se predlogami izmen
• Sledenje casa z GPS prijavo/odjavo
• Prosnje za prosti cas in upravljanje razpolozljivosti zaposlenih
• Upravljanje plac z izracunom nadur
• Dodelitve nalog po izmeni ali zaposlenem
• Razporejanje na vec lokacij z enega racuna
• Mobilne aplikacije za iOS in Android

Cene: Brezplacni nacrt za do 10 uporabnikov z osnovnim razporejanjem. Placeni moduli od 1 $/uporabnik/mesec (sledenje casa, place, GPS lokacija, upravljanje nalog, porocanje). Vsi placeni moduli vkljucujejo 30-dnevno brezplacno preskusno obdobje. Letno racunanje prihrani 20%.

Najboljse za: Mala podjetja z 5-100 zaposlenimi, ki potrebujejo razporejanje plus integracijo sledenja casa in place - brez placevanja za poslovni paket, ki ga bodo uporabili le napol.

2. When I Work - Najboljse za preproste izmenskie ekipe

When I Work je prisoten na trgu razporejanja za mala podjetja od leta 2010, z bazo strank, ki je bila zgrajena v veliki meri okrog maloprodaje, gostinstva in zdravstvenega varstva. Izdelek dobro opravlja eno stvar: izmene se razporedijo in komunicirajo hitro. Vmesnik je cist, krivulja ucenja je minimalna, potek dela menjave izmene - kjer zaposleni lahko zahtevajo pokritost in menedzerji nastavijo pravila odobravanja - pa je med boljsimi implementacijami v tej kategoriji.

Za podjetje z doslednimi vzorci izmen, stabilno zasedbo in brez neposredne potrebe po integraciji place je When I Work sposoben planer izmen zaposlenih, ki ne bo preobremeni netehnicnega menedzerja. Vgrajena teamska sporocila hranjajo komunikacijo o razporejanju stran od osebnih sporocil. Mobilna aplikacija zanesljivo deluje. Njene omejitve se pokazejo pri cenah v obsegu: sledenje casa zahteva locen dodatek, integracije place pa so zaklenjene za visje nacrtovane ravni. Za ekipe, ki potrebujejo vec od objavljenega urnika, se strosek na sedez povecula hitreje kot alternative tukaj.

Funkcije: Razporejanje s povleci in spusti, timska sporocila, zahteve za menjavo izmen, dodatek za uro, sledenje prisotnosti, integracije place na visjih ravneh. Cene: Brezplacno za do 5 zaposlenih. Essentials od priblizno 2,50 $/uporabnik/mesec. Cas in prisotnost se zaracunava loceno. Najboljse za: Maloprodajne ali gostinske ekipe do 30 clanov, ki potrebujejo cisto razporejanje in sporocanje brez zapletene integracije place.

3. Homebase - Najboljsa brezplacna moznost za podjetja z eno lokacijo

Homebaseov brezplacni nacrt je v tej primerjavi z znacilno prednostjo najbolj radodaren: neomejeno stevilo zaposlenih na eni lokaciji, razporejanje, ura s samopostrežbo za zaposlene, timska sporocila in osnovna orodja HR brez stroskov. Za kavarno, salon ali maloprodajno trgovino, ki se ni nikoli prej uporabljala programske opreme za razporejanje, je to najlazje izhodisce na tem seznamu. Ni nic za konfigurirati razen vnosa vasega osebja in ur izmen, krivulja ucenja za menedzerje, ki niso seznanjeni s temi orodji, pa je minimalna.

Integracije POS s Squareom, Toastom, Cloverjem in Lightspeеdom so prava diferenciacija za gostinska podjetja. Ko podatki o prodaji iz vasega POS vnasajo v pogled urnika, menedzerji lahko gradijo izmene glede na pricakovane prihodke namesto samo uganevanja od preteklega tedna. Homebase prav tako v svoje placene ravni vgradi procese zaposlovanja, kontrolne sezname za uvajanje in orodja za skladnost HR - kar ga naredi za sirsо platformo kot ostali tukaj za gostinstvo z eno lokacijo. Upravljanje zaposlenih na uro, sledenje odmorov in skladnost ure so vse skupaj obravnavane na enem mestu.

Model cenovanja po lokaciji je omejitev. Na eni lokaciji je Homebaseovo brezplacno stopnjo tezko premagati. Na dveh ali treh lokacijah se stroski nacrtov nabirajo na nacin, ki se pri alternativah na uporabnika ne dogaja. Ce je rast na vec lokacij na vasem nacrtu, upostevajte to spremembo cen, preden se obvezete k poteku dela Homebase.

Funkcije: Razporejanje, ura z opcijskim prepoznavanjem obraza, timska sporocila, orodja za zaposlovanje in uvajanje, integracije POS, skladnost HR. Cene: Brezplacno za 1 lokacijo, neomejeno zaposlenih. Placeni nacrti od 24,95 $/lokacija/mesec (Essentials) do 99 $/lokacija/mesec (All-in-One). Najboljse za: Gostinska, maloprodajna ali hotelirska podjetja z eno lokacijo, ki zelijo mocno brezplacno raven in ze uporabljajo zdruzen sistem POS.

4. Deputy - Najboljse za panoge, kjer je skladnost pomembna

Deputy je bil zgrajen okoli specificnega operativnega problema: razporejanje v panogah, kjer dodelitev napacne osebe na izmeno povzroci pravni ali varnostni problem. Zdravstvena nega, nega starejsih, varnostne sluzbe in logistika vse vkljucujejo zahteve glede certifikacij, obvezna pravila odmora in izracune nadur, s katerimi genericni spletni planer zaposlenih slabo ali sploh ne ravna. Deputy jih obravnava domace - dodelitve izmen se lahko blokirajo, ce zaposlenemu manjka zahtevana certifikacija, sistem pa oznaci morebitne tezave s skladnostjo pred objavo urnika.

Funkcija AI razporejanja gradi osnutke urnikov glede na cilje stroškov dela, razpolozljivost zaposlenih in zgodovinsko povprasevanje - resnicen prihranek casa za menedzerje, ki jih trenutno sestavljajo rocno. Sledenje zaposlenim in prisotnosti se uredno integrira kot locen modul. Zacetna nastavitev traja dlje kot vecina orodij tukaj: vloge, certifikacije, pravila o placah in parametri skladnosti morajo biti vsi definirani vnaprej, preden sistem pravilno deluje. Za pekarno ali maloprodajno trgovino ti rezijski stroski niso upraviceni. Za agencijo za domaco nego ali varnostno podjetje je Deputy morda edino orodje na tem seznamu, ki pravilno obravnava operativne zahteve.

Funkcije: AI samodejno razporejanje, sledenje certifikacij in skladnosti, upravljanje dopustov, sledenje casu in prisotnosti zaposlenih, integracije place. Cene: Modul za razporejanje od priblizno 4,50 $/uporabnik/mesec. Cas in prisotnost kot locen modul po isti ceni. Ni stalnega brezplacnega nacrtа. Najboljse za: Mala podjetja v zdravstvenem varstvu, varnosti, logistiki ali kateri koli panogi s strogimi zahtevami glede certifikacij ali skladnosti z delovnim pravom.

5. Connecteam - Najboljsa aplikacija vse v enem za ekipe na prvi liniji

Connecteam je zgrajen za zaposlene brez pisarnisŽkih miz - ekipe, kjer vecina ljudi dela na terenu, v hali ali na lokaciji in ne pred racunalnikom. Modul za razporejanje obravnava dodelitve izmen, ponudbe za odprte izmene, zaznavanje konfliktov in poteke dela za odobritev menedzerja. Toda izdelek gre precej dlje od samega razporejanja: v isto mobilno usmerjeno aplikacijo pakira komunikacijsko zvezdisce (obvestila, skupinski klepet, novice podjetja), digitalne obrazce in kontrolne sezname, module za uvajanje in usposabljanje ter upravljanje dokumentov HR. Za mala podjetja, ki trenutno za pokrivanje teh funkcij uporabljajo stirj ali pet locenih orodij, je argument konsolidacije resnicen.

Brezplacni Small Business Plan pokriva do 10 uporabnikov z dostopom do skoraj vseh funkcij - ena od bolj celovitih brezplacnih ravni v tej kategoriji. Nad tem Connecteam preklopi na model cenovanja, ki temelji na vozliscih: Operacije (razporejanje, ura, upravljanje nalog), Komunikacije in HR se prodajajo kot locene narocnine, vsaka se zacenja pri 29 $/mesec za do 30 uporabnikov. Za podjetja, ki potrebujejo vsa tri vozlisca, so skupni stroski visji od Shiftonovega modularnega cenovanja. Za podjetja, ki konkretno potrebujejo razporejanje in timsko komunikacijo skupaj, Connecteam obravnava oboje brez zdrustvanja dveh orodij.

Funkcije: Pametno razporejanje z zaznavanjem konfliktov, GPS ura in geofencing, menjave izmen, komunikacijsko zvezdisce ekipe, digitalni obrazci in kontrolni seznami, upravljanje nalog, moduli za uvajanje in usposabljanje. Cene: Brezplacno za do 10 uporabnikov (Small Business Plan). Placena vozlisca od 29 $/mesec za do 30 uporabnikov (Operacije, Komunikacije, HR se prodajajo loceno). Najboljse za: Mala podjetja z ekipami na prvi liniji ali terenu, ki zelijo razporejanje, timsko komunikacijo in poteke dela HR zdruze v eni mobilni aplikaciji.

6. Sling - Najboljsa proracunska moznost z vgrajeno timsko komunikacijo

Slingov brezplacni nacrt brez omejitve stevila zaposlenih združuje dve stvari: planer urnika za zaposlene in timsko komunikacijo. Skupinski kanali, neposredna sporocila, deljenje datotek in objave nalog so vkljuceni poleg kalendarnega razporejanja. Vecina orodij za razporejanje obravnava sporocila kot premium dodatek ali ga sploh ne vkljuci. Sling ga obravnava kot kljucno brezplacno funkcijo - kar resi pogost problem za majhne ekipe: komunikacija v zvezi z razporejanjem je razprsena po skupinah WhatsApp in osebnih verigah sporocil.

Vse zunaj razporejanja in sporocil zahteva placeno nadgradnjo. Sledenje delovnega casa in prisotnosti zaposlenih, proracunanje stroskov dela in vecina integracij place so za placeni mi ravnmi. Pri 2 $/uporabnik/mesec (Premium) ali 4 $/uporabnik/mesec (Business) Sling ostaja cenovne dostopen - toda podjetja, ki potrebujejo sledenje casa poleg razporejanja, bi morala to primerjati s Shiftonovim modularnim cenovanjem 1 $/uporabnik/mesec, preden se obvezejo. Za ekipe, katerih primarna potreba je objaviti izmene in ohraniti komunikacijo na enem mestu, brezplacni nacrt to pokriva brez kompromisov.

Funkcije: Razporejanje izmen (brezplacno), timska sporocila in skupinski kanali (brezplacno), dodelitve nalog, ura in prisotnost (placeno), proracunanje stroskov dela (placeno), integracije place (placeno). Cene: Brezplacno, neomejeno uporabnikov. Premium od 2 $/uporabnik/mesec. Business od 4 $/uporabnik/mesec. Najboljse za: Zelo majhne ekipe, ki potrebujejo razporejanje in komunikacijo brez stroskov, ali podjetja z omejenim proracunom, ki zelijo predvidljivo pot nadgradnje.

Kako izbrati pravo orodje za vaso ekipo

Prava aplikacija za delovni urnik je odvisna od treh spremenljivk: panoge, velikosti ekipe in katerega operativnega problema zelite resiti najprej. Zacnite s problemom, ne s seznamom funkcij.

Ce je natancnost place glavna tezava, mora biti sledenje casa vkljuceno v katero koli orodje, ki ga izberete - ne kot dodatek za nakup pozneje. Slingova brezplacna raven tega ne bo resila. Shifton ali Deputy, ki oba neposredno povezujeta razporejanje s casovnicami, sta ustrezni moznosti. Ce ste v gostinstvu, je Homebase najmocnejsa moznost tukaj - integracije POS s Squareom, Toastom, Cloverjem in Lightspeеdom so vgrajene, cilji stroskov dela pa so neposredno vezani na vmesnik razporejanja. Za ekipe na prvi liniji, ki potrebujejo razporejanje skupaj s komunikacijskimi orodji in poteki dela HR v eni mobilni aplikaciji - maloprodaja, hotelirstvo, ciscenje, terenske ekipe - je Connecteamova sirina tezko premagati pri njegovi ceni.

Podjetja z vec lokacijami bi se morala izogibati cenovenjem po lokaciji. Homebase zaracunava po lokaciji - operacija z dvema lokacijama placa dvojne mesecne stroške. Shifton in Sling cenovenita po uporabniku, kar se linearno skalira ne glede na to, koliko lokacij je v racunu. Za panoge s tezjimi predpisi, kot so zdravstvena nega ali varnost, Deputy obravnava sledenje certifikacij in uveljavljanje delovnega prava na nacine, ki jih nobeno drugo orodje tukaj ne pocne pri obsegu majhnih ekip.

Za vecino malih podjetij zunaj gostinstva in reguliranih panog Shifton pokriva celoten obseg programske opreme za upravljanje delovne sile malih podjetij brez ustrezne cenilke. Zacnite z brezplacnim nacrtom, dodajte module, ko podjetje raste, in placujte samo za tisto, kar je aktivno v uporabi. Prirocnik BLS o poklicnih perspektivah pokriva celoten obseg funkcij upravljanja HR in delovne sile - koristен kontekst, ce odlocate, koliko tega delegirati programski opremi v primerjavi z namenskim zaposlenim.

Pogosto zastavljena vprasanja

Katera je najboljsa brezplacna programska oprema za razporejanje zaposlenih za mala podjetja?

Homebase ima najmocnejso brezplacno raven za podjetja z eno lokacijo: neomejeno zaposlenih, razporejanje, ura in osnovna orodja HR brez stroskov. Slingov brezplacni nacrt nima omejitve zaposlenih in vkljucuje timska sporocila poleg razporejanja. Shiftonov brezplacni nacrt podpira do 10 uporabnikov z osnovnim razporejanjem. Connecteamov Small Business Plan je brezplacen za do 10 uporabnikov z dostopom do skoraj vseh funkcij, vkljucno z razporejanjem, uro in timskimi sporocili. Katera je najboljsa, je odvisno od vase panoge, ali potrebujete sledenje casa in koliko lokacij upravljate.

Koliko stane programska oprema za razporejanje zaposlenih za mala podjetja?

Placena programska oprema za razporejanje obicajno stane med 1 in 6 $ na uporabnika na mesec, odvisno od vkljucenih funkcij. Shiftonovi placeni moduli se zacnejo pri 1 $/uporabnik/mesec. Sling Premium je 2 $/uporabnik/mesec. When I Work Essentials stane priblizno 2,50 $/uporabnik/mesec. Deputy zaracunava priblizno 4,50 $/uporabnik/mesec na modul. Homebase si zaracunava po lokaciji, ne po uporabniku, placeni nacrti segajo od 25 do 100 $ na lokacijo mesecno. Vecina platform ponuja 15-20% popustov pri letnem obracunavanju.

Ali programska oprema za razporejanje zmore upravljati ekipe z manj kot 10 ljudmi?

Da. Kljucne prednosti avtomatiziranega razporejanja - obvestila o izmenah, zahteve za menjavo, sledenje razpolozljivosti - se zmanjsajo na katero koli velikost ekipe. Shiftonov brezplacni nacrt je zasnovan specificno za ekipe do 10 clanov. Sling in Homebase imata oba brezplacne nacrtе brez minimalnega stevila zaposlenih. Odlocilni dejavnik ni velikost ekipe, ampak zapletenost razporejanja: ce vasa ekipa dela fiksne enake izmene od tedna do tedna, je morda preglednica se vedno zadostna. Spremenljiva razpolozljivost, zaposleni s krajsim delovnim casom in redne spremembe v zadnjem trenutku so prelomne tocke, kjer programska oprema postane vrednostna.

Ali zaposleni lahko zamenjajo izmene brez klicanja menedzerja?

Vecina jih lahko. Shifton, When I Work, Homebase, Deputy in Sling vsi podpirajo zahteve za menjavo, ki jih inicirajo zaposleni, z nastavljivi mi pravili odobravanja. Menedzerji lahko nastavijo samodejno odobritev za menjave, ki izpolnjujejo pogoje - ista vloga, brez aktiviranih nadur, oba zaposlena razpolozljiva - ali zahtevajo rocno odobritev vsake spremembe.

Ali se programska oprema za razporejanje poveže s sistemi za place?

Vecina orodij tukaj ponuja integracije place, ceprav se globina in razpolozljivost na ravni razlikujeta. Shifton vkljucuje porocanje o placah domace in se poveže z zunanjimi sistemi za place prek svojega modula za place. Deputy in Homebase imata dobro razvite integracije z Gusto, QuickBooks Payroll in ADP. When I Work in Sling ponujata integracije pri placenih ravneh. V vseh primerih mora biti sledenje casa aktivno znotraj istega orodja, da poveZava s sistemom za place odpravi rocno delo - sicer se vedno izvazate casovnice.