Softvér na riadenie esportu pre tímy, personál a štáby

Esportová organizácia je niekoľko podnikov pod jedným menom. Súťažná súpiska s trénermi a analytikmi. Obsahový a produkčný tím, ktorý vydáva videá a živé vysielania. Eventová vetva, ktorá posiela štáby do hál a štúdií. Podporné funkcie, ktoré držia celok v chode. Softvér na riadenie esportu musí tieto skupiny udržať v jednom rozpise bez toho, aby predstieral, že pracujú v rovnakých hodinách, pretože nepracujú.

Komplikáciou je, že takmer nič z toho sa nedeje na jednom mieste. Hráči môžu žiť na troch kontinentoch. Strihači pracujú asynchrónne. Vysielací štáb je viazaný na pevný slot, ktorý neberie ohľad na deň nikoho iného. Rozpis je jediný dokument, ktorý ich spája, a keď žije v pripnutej správe, prestane byť pravdivý zhruba do týždňa.

Čo musí softvér na riadenie esportu naozaj zvládnuť

Ak odložíme názov kategórie, požiadavky sú veľmi konkrétne. Zverejniť jeden rozpis, ktorý si každý prečíta vo vlastnom miestnom čase. Udržať tréning, produkciu a eventovú prácu viditeľne oddelené a zároveň ich zrátať do celku. Dostať sa k ľuďom, ktorí nesedia za stolom a nečakajú na e-mail. Zaznamenať hodiny dosť presne na to, aby sa dal vyplatiť personál a uzavrieť faktúry externistov bez rekonštrukcie na konci mesiaca.

Čokoľvek nad rámec toho je voliteľné. Nástroj na manažment esportového tímu, ktorý zvládne tieto štyri veci, odstráni viac trenia než platforma s dlhým zoznamom funkcií, ktorý v organizácii nikto neotvorí druhýkrát.

Skutočným problémom plánovania sú časové pásma

Väčšina organizácií na to príde vo chvíli, keď podpíše hráča mimo domáceho regiónu. Blok vypísaný na tretiu poobede je jasný tomu, kto ho vypísal, a nejednoznačný pre všetkých ostatných. Prepočet spamäti funguje dovtedy, kým nie je niekto unavený, a potom sa scrim začne v neúplnej zostave alebo caller zmešká produkčný hovor.

Uloženie časového pásma do profilu každého človeka rieši nejednoznačnosť priamo pri zdroji. Rozpis sa zostaví raz a číta ho v miestnom čase ten, kto ho otvorí, takže odpadá počítanie v hlave aj kolá vysvetľovania v chate. Pre rozptýlenú organizáciu tento jediný mechanizmus zabráni väčšiemu počtu zmeškaných tréningov než akákoľvek disciplína pri pripomienkach. Zároveň robí prístup odkiaľkoľvek naozaj užitočným, a nie iba odškrtnutou položkou, keďže ľudia si rozpis pozerajú odtiaľ, kde práve sú.

Tréningové bloky a súťažný kalendár

Súťažné kalendáre sú na niektorých miestach neoblomné a inde úplne tekuté. Zápasové dni sú pevne dané mesiace dopredu. Tréningy, rozbory a individuálny koučing sa okolo nich neustále presúvajú a súťažia o ten istý realizačný tím, od ktorého sa navyše očakáva príprava a analýza.

Zvládnuteľným to robí práve to, že s tréningovým blokom sa zaobchádza ako so zmenou. Má začiatok, koniec, skupinu pripojených ľudí a miesto v týždni, ktoré vidno oproti všetkému ostatnému. Opakujúce sa vzorce sa stanú šablónami namiesto týždenného skladania nanovo. Vopred zozbieraná dostupnosť znamená, že tréning nespadne do voľna, ktoré si niekto nahlásil, čo váži viac v disciplíne, kde je vyhorenie uznaným prevádzkovým rizikom a nie abstraktnou obavou. Keď sa kalendár posunie, zmena sa zverejní raz a dorazí do každého telefónu namiesto toho, aby ju odovzdával ten, kto je práve hore.

Obsah a produkcia bežia na inom čase

Produkčná strana má vlastný rytmus a so súťažnou sa málokedy prekrýva. Vysielacie zmeny sú pevne zviazané s časom vysielania. Strih a dizajn idú v dlhších úsekoch s voľnejšími termínmi. Sociálne siete majú najväčšiu záťaž presne vtedy, keď všetci ostatní hrajú, teda zvyčajne večer a cez víkendy.

Držať produkciu vo vlastnom projekte, ale na tej istej mriežke, je kompromis, ktorý vydrží. Vysielací štáb naplánujete oproti konkrétnemu slotu a hneď vidíte, či tí istí ľudia už nie sú zaviazaní inde. Voľné zmeny pokryjú medzery: večerný stream alebo neskorý strih sa dá naraz ponúknuť všetkým, ktorí naň majú, a je prevzatý v priebehu minút namiesto kola súkromných správ. Pre externistov a ľudí na čiastočný úväzok je report hodín tým záznamom, ktorý neskôr uzavrie fakturáciu.

Eventové a turnajové štáby

Živé podujatia stlačia personálnu zložitosť celého roka do niekoľkých dní. Štáby sú väčšie než stály tím, polovica z nich je dočasná, zmeny sú dlhé a prekrývajú sa a rozpis sa mení priamo na mieste. Dni stavby a búrania majú vlastné vzorce, ktoré sa na bežný týždeň vôbec nepodobajú.

Plánovanie naprieč viacerými projektmi to rieši tak, že každý event drží oddelene od bežnej prevádzky, no oboje zostáva v jednom systéme. Každá zmena je označená miestom, ku ktorému patrí, roly a pozície rozhodujú o tom, koho kam možno nasadiť, a hodiny sa načítavajú na event, takže jeho personálne náklady sa dajú prečítať samostatne aj spätne. Organizácie, ktoré robia eventy ako bežnú líniu podnikania, nájdu viac detailov na strane o personálnom zabezpečení podujatí.

Roly, prístupy a jedna presná súpiska

Esportové organizácie rastú v skokoch a záznam o tom, kto tam vlastne pracuje, býva pozadu. Ľudia prídu ako externisti a stanú sa stálymi. Skúšobné obdobia sa skončia. Človek prijatý na obsah preberie eventovú prácu. Bez jedného záväzného zoznamu sa plánuje spamäti a prístupy sa udeľujú rovnako.

Správa esportovej súpisky v skutočnosti nie je zoznam mien, ale súbor záväzkov, a funguje len vtedy, keď je zoznam pod ňou aktuálny. Jediná tabuľka zamestnancov s pozíciou a úrovňou oprávnení pri každom človeku je tou opravou. Administrátori zostavujú a zverejňujú rozpisy, zamestnanci vidia svoj vlastný a rozdiel sa nastavuje výslovne, nie zvykom. Nových ľudí pozvete e-mailom a stav ich konta je viditeľný, kým pozvánku neprijmú, takže nikto ticho nechýba v rozpise, v ktorom mal byť. Import celého zoznamu naraz sa ukáže vtedy, keď eventový štáb dorazí v jednej vlne.

Hodiny, zmluvy a správne vyplácanie ľudí

Personálne náklady sú vo väčšine esportových organizácií najväčšou ovplyvniteľnou položkou a rozprestierajú sa medzi stálych zamestnancov, brigádnikov a externistov s rôznymi dohodami. Rekonštruovať na konci mesiaca z chatov, kto čo odpracoval, je pomalé a sporné.

Sledovanie času, ktoré zaznamená skutočný začiatok a koniec každej zmeny, to nahradí úplne. Prestávky sa zapisujú k zmene, meškanie a skorší odchod sa ukazujú ako samostatné čísla namiesto toho, aby sa stratili v súčte, a nadčasy sa reportujú oddelene od bežných hodín. Bonusy a pokuty sa viažu na zmenu, ktorej sa týkajú, a príplatky pokrývajú nevýhodné hodiny tam, kde platia. Keďže tabuľka odpracovaných hodín filtruje podľa projektu aj obdobia a čisto sa exportuje, fakturácia externistov aj mzdy vychádzajú z toho istého zdroja a nie z dvoch konkurenčných tabuliek.

Ako si vybrať systém na manažment esportového tímu

Každú platformu posudzujte podľa dvoch vecí, ktoré rozhodujú o tom, či sa ujme. Dostane človek svoj rozpis bez toho, aby sa musel niekoho pýtať, a doručí sa mu zmena dosť rýchlo na to, aby na ňu stihol zareagovať? Všetko ostatné je druhoradé, lebo rozpis, ktorému tím neverí, nahradí do mesiaca pripnutá správa. Tento test platí rovnako pre herný klub s dvoma súpiskami ako pre ten so šiestimi a je dôvodom, prečo väčšina softvéru na plánovanie esportového personálu zlyháva ticho a nie hlasno.

Shifton pokrýva personálnu stránku esportovej organizácie od začiatku do konca: plánovanie zmien v dennom, týždennom aj mesačnom pohľade, voľné zmeny a výmeny, dostupnosť a žiadosti o voľno, opakovane použiteľné šablóny, automatické rozdelenie, časové pásmo pri každom človeku, dochádzku s prestávkami, bonusy a pokuty, štruktúru viacerých projektov a reporty, ktoré to všetko premenia na čísla. Riadi ľudí a hodiny, nie pavúky turnajov ani servery. Do desiatich členov tímu je zadarmo bez časového obmedzenia, čo malej organizácii postačí úplne, a platené moduly pridávajú hĺbku, ako rastie súpiska aj produkčný tím. Najrýchlejšie to overíte tak, že do neho vložíte budúci týždeň aj s časovými pásmami a uvidíte, koľko otázok prestane zaznievať.