Quản lý dự án cho nhà thiết kế và trang trí nội thất tại công trình

Phần mềm quản lý dự án thiết kế nội thất phù hợp ở đâu

Người ta thường kỳ vọng phần mềm quản lý dự án thiết kế nội thất làm được mọi thứ, từ moodboard đến mua hàng. Thực tế, studio đã có công cụ cho phần sáng tạo. Thứ hay đổ vỡ là phần công trình của dự án: ai đi đâu, lô hàng nào sắp giao, thợ nào đã đặt lịch và khách đã duyệt gì ở buổi trước. Trang này nói về phần đó.

Một dự án nhà ở có bếp, hai phòng tắm và phòng khách có thể cần hàng chục nhóm thợ và bốn mươi lần giao hàng. Thi công nội thất văn phòng hay cửa hàng còn thêm quy định của ban quản lý tòa nhà và giới hạn giờ làm. Không phần nào là việc sáng tạo, nhưng tất cả quyết định việc bàn giao có đúng ngày đã hứa hay không.

Đo đạc và khảo sát

Mọi thứ bắt đầu từ số đo chính xác: chiều rộng cửa sổ, chiều cao trần, góc nghiêng của bức tường xiên, bề rộng cầu thang mà chiếc sofa phải đi qua. Số đo ghi bằng danh sách kiểm tra trên điện thoại, kèm ảnh các góc khó, sẵn cho bất kỳ ai cần sau này, kể cả thợ may rèm và nhà cung cấp nội thất.

Thứ tự các nhóm thợ

Thợ sơn trước thợ lắp rèm, sàn trước nội thất, thợ điện trước khi treo đèn. Khi một nhóm thợ trễ, các nhóm phía sau phải dời lịch. Một bảng hiển thị mọi thợ đã đặt cho dự án biến việc xếp lại thành mười phút, thay vì cả buổi chiều gọi điện.

Công trình thương mại và quy định tòa nhà

Văn phòng, cửa hàng và nhà hàng thêm một lớp quy định: chỉ thi công ngoài giờ kinh doanh, giao hàng phải đặt lịch ở khu bốc dỡ, nhà thầu đăng ký ở quầy bảo vệ, giới hạn tiếng ồn trong giờ mở cửa. Mỗi quy định cần nằm trong dự án để mọi thợ và mọi lô hàng thấy trước khi đến. Một thợ lắp bị lễ tân từ chối cho vào là mất một ngày và thường mất thêm một khoản phí.

Khách vẫn ở trong nhà khi thi công

Nhiều dự án nhà ở diễn ra quanh một gia đình vẫn đang sống tại đó. Các phòng làm lần lượt, đồ đạc bị dời hai lần, và giờ đi ngủ của trẻ nhỏ quyết định lúc nào thợ sơn được làm ở tầng trên. Ghi những giới hạn đó vào dự án và lên kế hoạch xoay quanh chúng giúp khách luôn đứng về phía bạn suốt một công trình dài.

Phần mềm quản lý dự án cho nhà thiết kế nội thất tại công trình

Tại công trình, nhà thiết kế hoặc trợ lý cần một danh sách ngắn: hôm nay làm gì, ai sẽ đến, hàng gì phải về, cần kiểm tra gì. Phần mềm quản lý dự án cho nhà thiết kế nội thất đưa danh sách đó lên điện thoại cho từng buổi và thu kết quả: ảnh tiến độ, ghi chú sự cố, chữ ký duyệt của khách.

Danh sách lỗi trước bàn giao

Trước bàn giao, cả phòng được rà lại và mọi lỗi được ghi: một giọt sơn, tấm rèm vướng vào bộ tản nhiệt, vết xước trên bàn mới. Mỗi lỗi cần một ảnh, một người chịu trách nhiệm và một ngày quay lại. Lỗi ghi thành công việc khó bị quên hơn danh sách trong sổ tay.

Đổi trả và thay thế

Chiếc ghế sai màu hoàn thiện hay tấm thảm sai kích thước phải gửi trả, và món thay thế cần ngày giao mới, có khi cả buổi lắp mới. Giữ việc đổi trả và thay thế trong cùng dự án, có ảnh và ngày tháng, để món đồ không biến mất khỏi tầm mắt cho đến khi khách hỏi tới.

Ra mắt không gian và bàn giao

Buổi cuối được bài trí, chụp ảnh và khách nghiệm thu. Biên bản bàn giao có chữ ký, kèm ảnh từng phòng, khép lại dự án và đánh dấu ngày bắt đầu bảo hành cho phần việc do thợ của bạn thực hiện.

Tính giờ của studio cho trung thực

Phí thiết kế thường được tính theo giờ hoặc đối chiếu với số giờ. Đi công trình, gặp nhà cung cấp và di chuyển tốn thời gian hơn phần lớn studio ước tính. Ghi giờ bắt đầu và kết thúc ở mỗi việc tại công trình cho ra tổng thực tế của từng dự án, vừa dùng để xuất hóa đơn, vừa để báo giá dự án sau sát hơn.

Cũng những bản ghi đó cho thấy giờ thực sự đã đi đâu. Nếu dự án vượt giờ vì sáu buổi đi công trình thêm để chờ hàng giao trễ, đó là chuyện cần nói với nhà cung cấp. Nếu do khách đổi ý nhiều lần, đó là chuyện cần nói với khách về cách tính phí phát sinh lần sau.

Shifton Field Service làm gì cho một studio thiết kế

Phần mềm xếp lịch đi công trình, ngày của thợ và giao hàng trên một bảng, gửi mỗi công việc đến điện thoại của người sẽ đi, và thu về ảnh, ghi chú, chữ ký và giờ làm. Báo cáo cho thấy thời gian theo dự án và theo người. Studio chỉ có từ hai người trở xuống không bao giờ phải trả tiền cho phần xếp lịch và hồ sơ công trình. Lập hóa đơn, hàng tồn kho, cổng thông tin cho khách và kiểm soát vị trí được tính giá như các mô-đun riêng.

Đây không phải công cụ thiết kế: nó không làm bản vẽ, moodboard hay phối cảnh 3D, và không đặt hàng với nhà cung cấp. Nó lo phần thực tế: kế hoạch việc tại công trình và hồ sơ những gì đã diễn ra ở đó.