デザインはムードボードではなく現場で完成する
コンセプトが承認されると、内装案件は現場作業日の連続になります。採寸、解体、塗装、カーテン取付、家具搬入、スタイリング。どの工程も前の工程に左右され、どの工程にも事務所の外の人が関わります。
案件が遅れるのは納品のとき
オーダーソファ、オーダーカーテン、輸入照明は、遅れて、傷ついて、あるいは欠品して届きます。当日誰も検品しなかった納品は、お披露目の場で発覚する問題になります。
施主の承認は書面で
施主は塗装色、生地サンプル、家具の配置について考えを変えます。承認が口頭だけだと、変更の費用は言った言わないの争いになります。
案件に紐づく作業時間
時間単価で請求するデザイナーや、定額報酬が見合っていたかを知りたいデザイナーは、現場での時間と移動を施主ごとに記録する必要があります。月末にカレンダーから再構成するのは当て推量です。
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デザイン事務所が現場訪問・納品・承認をどう回しているかを読む
インテリアデザインの案件管理システムが担う範囲
インテリアデザインの案件管理システムには、ムードボードから発注までのすべてを期待されがちです。実際には、事務所はクリエイティブな作業のためのツールをすでに持っています。うまくいかないのは案件の現場側です。誰がどこへ行くのか、どの納品が予定されているのか、どの職人を押さえているのか、前回の訪問で施主が何を承認したのか。このページが扱うのはその部分です。
キッチン、浴室二つ、リビングのある住宅案件では、十数の職種と四十件の納品が関わることもあります。店舗やオフィスの内装では、ビルの管理規約や作業時間の制限が加わります。どれもクリエイティブな作業ではありませんが、約束した日にお披露目ができるかどうかはすべてここで決まります。
採寸と現地調査
すべては正確な寸法から始まります。窓の幅、天井高、勾配天井の壁の角度、ソファを通す階段の幅。スマートフォンのチェックリストで採寸し、難しい角の写真を添えておけば、カーテン工房や家具の仕入先を含め、後で必要になる全員が参照できます。
職人の段取り
カーテン取付の前に塗装、家具の前に床、照明を吊る前に電気工事。一つの職種が遅れれば、その後ろを動かす必要があります。案件で手配しているすべての職人が見えるボードがあれば、この組み直しは午後いっぱいの電話ではなく十分の作業になります。
店舗・オフィス内装とビルのルール
オフィス、店舗、飲食店にはルールがもう一層加わります。営業時間外のみの作業、荷捌き場を予約しての搬入、警備受付での業者登録、営業中の騒音制限。すべてのルールを案件に載せておけば、職人も納品も到着前に確認できます。受付で入館を断られた取付業者は、一日と、たいていは費用を失います。
工事中も住み続ける施主
住宅案件の多くは、家族が住みながら進みます。部屋は順番に仕上げ、家具は二度動かし、子どもの就寝時間によって職人が二階で作業できる時間が限られます。こうした制約を案件に記録し、それに合わせて計画すれば、長い工事でも施主との関係を保てます。
現場で使うインテリアデザイナー向け案件管理システム
現場では、デザイナーやアシスタントに必要なのは短いリストです。今日何があるのか、誰が来るのか、何が届くのか、何を確認すべきか。インテリアデザイナー向けの案件管理システムは、訪問ごとにこのリストをスマートフォンに表示し、結果を集めます。進捗の写真、問題のメモ、施主の署名入り承認です。
手直しリスト
引き渡しの前に部屋を回り、すべての不具合を書き出します。塗料の垂れ、ラジエーターに当たるカーテン、新しいテーブルの傷。手直しごとに写真、担当者、再訪日が必要です。作業として登録した手直しは、手帳のリストよりも忘れにくくなります。
返品と交換
仕上げ違いの椅子やサイズ違いのラグは返品が必要で、交換品には新しい納品日と、場合によっては取付の再訪が必要です。返品と交換を写真と日付付きで同じ案件にまとめておけば、施主に尋ねられるまで品物が見えなくなることはありません。
お披露目と引き渡し
最後の訪問では部屋をスタイリングし、撮影し、施主に受け入れてもらいます。各部屋の写真を添えた署名済みの引き渡し記録が案件を締めくくり、職人による工事の保証期間の起点になります。
事務所の時間を正直に数える
デザイン報酬は、時間で計算されるか、時間と照らし合わせて確認されることがよくあります。現場訪問、仕入先との打ち合わせ、移動は、多くの事務所の見積もりより時間を食います。現場作業ごとに開始と終了を記録すれば、案件ごとの実際の合計がわかり、請求にも、次の案件をより正確に見積もるためにも役立ちます。
同じ記録から、時間が実際にどこへ消えたかもわかります。超過の原因が遅れた納品を待つための六回の追加訪問なら、仕入先と話すべきことです。度重なる心変わりが原因なら、次回から変更をどう請求するかを施主と話す必要があります。
Shifton Field Serviceがデザイン事務所にできること
現場訪問、職人の作業日、納品を一つのボードで計画し、各作業を現場に行く人のスマートフォンに送り、写真、メモ、署名、作業時間を集めます。レポートでは案件別・人別の時間がわかります。二人以下のままの事務所は、スケジュール管理と現場記録に料金を払うことはありません。請求書発行、在庫、施主向けポータル、位置情報の管理は有料モジュールです。
デザインツールではありません。図面、ムードボード、パースは作らず、仕入先への発注も行いません。対象は実務の側、つまり現場作業の計画と、そこで何があったかの記録です。
よくある質問
複数の案件の現場訪問、職人、納品を同時に計画できますか？
すべてが日付と担当者の入った作業として一つのボードに並びます。各案件の次の現場日と、チームや職人の誰がどこに入っているかが見えます。
施主がサンプルや色を承認したことはどう記録しますか？
現場訪問で作業を開き、承認された品目を写真付きで追加し、施主にスマートフォンで署名してもらいます。署名済みの記録は案件に残ります。
家具が破損して届いたことを記録できますか？
納品を受け取る人が、配送業者が帰る前に写真とメモを作業に追加します。仕入先に送れる日付入りの記録が残ります。
これは図面やムードボードを作るためのインテリアデザイナー向けソフトですか？
いいえ。案件の現場と時間の側を扱います。コンセプト、図面、ムードボードは、すでにお使いのデザインツールで作ってください。
時間単価の請求のために施主ごとの時間を記録できますか？
現場作業ごとに開始と終了の時刻が記録され、レポートで案件別・人別に時間を集計します。その数字で請求したり、定額報酬と実際の時間を比べたりできます。
外部の職人もアプリを使えますか？
ユーザーとして追加した人は、自分に割り当てられた作業を住所、入館メモ、チェックリストと一緒にスマートフォンで確認できます。一人ひとりがアカウントのユーザーとして数えられます。
アシスタント一人と働く個人デザイナーの費用は？
デザイナーとアシスタントの二人なら、現場の計画、モバイルアプリ、フォーム入力、レポートを料金なしで使え、期限もありません。請求書発行、サンプルや資材の在庫、位置情報の管理、施主向けポータルは後から有料で追加できます。
