Software de gestão de turnos para fábricas

Uma fábrica funciona com duas escalas ao mesmo tempo. Uma sequencia encomendas e máquinas. A outra decide que pessoas ficam em que sítio, durante quanto tempo e a que tarifa. O software de turnos no sentido que esta página lhe dá é o segundo, e costuma ser o mais fraco dos dois: por trás da carteira de encomendas existe um sistema, enquanto a rotação da equipa vive numa folha de cálculo que alguém reconstrói todos os meses.

Essa distância custa dinheiro de uma forma muito concreta. Há linhas a trabalhar com falta de gente porque uma ausência foi vista demasiado tarde. As horas com majoração acumulam-se nos mesmos operadores. Ninguém sabe quanto custou de facto um turno de noite extra até os vencimentos fecharem. Nada disto é uma falha de planeamento, é uma falha de visibilidade.

O que um software de turnos tem de cobrir numa fábrica

Quatro requisitos, o resto é opcional. Expressar uma rotação contínua sem a redesenhar à mão. Preencher cada parte da semana com a carga que é realmente esperada. Manter as horas de cada pessoa dentro dos limites do contrato e da lei enquanto atribui, não depois. E devolver as horas nos níveis de tarifa em que vão ser pagas, para que o custo de mão de obra seja um número e não uma discussão.

O Shifton foi construído com essa forma: vistas de dia, semana e mês, modelos de turno, distribuição automática contra a procura registada, turnos abertos, trocas, disponibilidade e pedidos de ausência, registo de ponto móvel e relatórios de tarifas. As fábricas que comparam uma ferramenta de gestão de turnos com a folha de cálculo atual encontram normalmente a diferença nos dois últimos pontos.

Os termos de pesquisa mudam com quem está a comprar. A produção escreve programa para fazer turnos na fábrica, os recursos humanos pedem uma solução de gestão de pessoal industrial, e um diretor de fábrica só quer que a rotação do mês seguinte exista. Uma aplicação de escalas para a produção tem de servir os três sem se tornar um projeto.

Aqui planeiam-se pessoas, não máquinas nem ordens de fabrico

A mesma expressão designa duas categorias de produto completamente diferentes, por isso vale a pena ser direto. O planeamento da produção é sequência de ordens de fabrico, ocupação de máquinas, cálculo de necessidades de material e otimização de capacidade. O Shifton não faz nada disso: não tem carteira de encomendas nem lista de materiais. O Shifton faz a escala das pessoas.

O que faz é a camada de mão de obra que esses sistemas assumem como já existente. Quando a carteira de encomendas diz quantas horas de trabalho cada dia precisa, alguém ainda tem de decidir que operadores certificados as cobrem, quem entra de noite, quem está no limite de horas e a quem é devido um dia de descanso. É esse o trabalho aqui. Na prática os dois convivem: o sistema de produção diz o que tem de ser feito, e a escala de pessoal diz quem está presente para o fazer.

Turnos contínuos e cobertura 24 horas por dia

Os padrões de turno de uma fábrica são a parte mais difícil de imitar. Quatro dias de trabalho e quatro de descanso, ciclos de três turnos, semanas alternadas de dia e de noite: todos são simples de descrever e dolorosos de manter à mão, porque cada ausência desalinha o padrão.

O padrão é sustentado pelos modelos e não pela memória de uma pessoa. Construa o ciclo uma vez como modelo de escala, aplique-o aos meses que abrange e corrija apenas onde a realidade interferir. A vista mensal mostra a rotação como blocos de cor alternados com o total de horas de cada operador ao lado, o que torna uma rotação desequilibrada evidente em segundos. Esse equilíbrio conta mais do que parece: uma carga de noites mal distribuída é uma das causas mais fiáveis de rotatividade na fábrica, e uma ferramenta que esconde os totais deixa-a crescer em silêncio. Um software para padrões de turno tem de mostrar o padrão e o seu custo na mesma vista, ou a justiça passa a ser uma questão de opinião. As rotações contínuas com nome próprio, panama e DuPont entre elas, estão descritas na nossa página sobre escalas de turnos para fábricas.

Equipas ajustadas à procura prevista, não à semana passada

Os volumes mexem-se. Uma escala copiada da semana anterior está dimensionada para as encomendas da semana anterior, e é assim que uma fábrica paga horas extraordinárias numa linha enquanto manda gente para casa mais cedo noutra.

Com o Shifton registe a carga esperada por data e por hora no intervalo que decidir, defina os modelos de turno que existem e deixe a distribuição automática construir a alocação contra essa curva. O comportamento das horas extraordinárias é uma configuração e não um acidente: permitir, bloquear ou exigir confirmação antes de alguém exceder o limite. É aqui que uma ferramenta de organização de fábrica se separa de um calendário partilhado, porque o calendário não tem noção de quanto trabalho cabe numa hora. Um sistema que parte da procura e não da grelha da semana passada é também o que a maioria dos compradores quer dizer quando escreve software de planeamento de linha de produção e acaba em máquinas-ferramenta. A nossa página da funcionalidade horário de turno explica como modelos e distribuição encaixam.

Certificações e quem pode ocupar cada posto

Os operadores não são intercambiáveis. Carta de empilhador, autorizações de máquina, primeiros socorros, assinatura de qualidade: a alocação tem de respeitar tudo isso, ou produz escalas que não podem funcionar legalmente. As funções e as marcas em cada ficha de colaborador descrevem para que uma pessoa está autorizada, e os filtros permitem construir uma linha ou um grupo de competências de cada vez sem perder de vista a fábrica inteira. Uma ferramenta que trata número de pessoas como cobertura vai continuar a produzir turnos que parecem cheios e não estão, e o mesmo acontece com uma escala de linha de montagem montada sobre um calendário genérico.

Horas extraordinárias, majorações e custo de mão de obra por turno

A mão de obra é o maior custo controlável na maioria das fábricas e as horas com majoração são onde ele inflaciona. O mesmo turno custa valores diferentes conforme a hora em que cai, por isso uma rotação que parece equilibrada em horas pode estar muito desequilibrada em dinheiro.

Os relatórios de tarifas dividem um período em tarifa base, noite, noite de fim de semana e majorações de feriado, por operador e por linha. Combinado com as marcações de entrada e de saída, um controlo de tempos na produção passa a ser uma ferramenta de custo e não um livro de presenças: vê que linha, que padrão e que semana geraram as horas com majoração, e corrige a rotação antes de o ciclo seguinte a repetir. Os relatórios de orçamento e de horas mínimas estão no mesmo painel, por isso um responsável que prepara uma revisão de custos não os monta a partir de três exportações. É essa combinação que transforma o controlo de tempos de fábrica em algo que a área financeira vai realmente ler, e é o teste prático de qualquer sistema de assiduidade industrial.

Passagem de turno, notificações e uma só versão da escala

Numa equipa em rotação o maior risco é haver gente a trabalhar com uma cópia antiga. O Shifton publica nos telemóveis e envia notificações quando algo se move, por isso a escala na fábrica e a escala no escritório são o mesmo documento. Os operadores só veem os seus turnos, submetem disponibilidade e pedidos de ausência na aplicação e trocam turnos com confirmação do responsável. Nada fica definitivo sem aprovação, o que impede o autosserviço de virar desordem.

Como escolher um sistema de turnos para a produção

Teste qualquer sistema com o seu padrão mais difícil e não com o mais fácil. Construa um ciclo de rotação completo e meça quanto tempo leva a aplicá-lo três meses para a frente. Empurre um operador para além do seu limite de horas e verifique se a ferramenta avisa. Introduza uma curva de procura e veja se a distribuição automática produz algo que um responsável assinaria. Depois puxe os relatórios e confirme que as horas com majoração aparecem separadas e não somadas. As listas publicadas dos melhores programas raramente sobrevivem a este exercício na mesma ordem, porque uma plataforma só revela os seus limites sob uma rotação real e um controlo de tempos só se prova no fecho de um período de vencimentos. Chamar-lhe programa de escalas ou solução de organização de fábrica importa muito menos do que saber se um responsável consegue reconstruir o mês seguinte em dez minutos.

As fábricas com armazenagem própria podem ver também a nossa página de gestão de turnos em armazém, que trata o mesmo problema do lado da mercadoria. O Shifton é gratuito até dez membros da equipa sem limite de tempo, o que cobre por inteiro uma oficina pequena, e os planos pagos são por colaborador e por mês à medida que a equipa cresce; a página de preços mostra onde fica cada módulo. Importe a equipa, construa uma rotação, publique-a e veja quanto desaparece da reconstrução mensal.