Görev Oluşturma ve Atama

Görevler Field Service modunun ana modülüdür ve devre dışı bırakılamaz.

Görevler, bir veya birden fazla çalışana iş atamanıza olanak tanır, görev yürütme sırasında tamamlanacak bir kontrol listesi ile birlikte. Görevler, Field Service operasyonlarının merkezindedir ve tüm türdeki atamalar, planlama ve takip işleri için kullanılır.

Not: Görevler gereklidir; Field Service içindeki her şey onların etrafında döner. Görevleri tam olarak anlamak, sistemi etkili bir şekilde kullanmak için çok önemlidir.

Görev Oluşturabileceğiniz Sayfalar

Görevler, iş akışına ve tercihe bağlı olarak sistemde birden fazla yerden oluşturulabilir.

1. Müşteriler Sayfası

Müşteriler sayfasına gidin.
Listede istenen müşteriyi belirleyin.
Müşteri adının yanındaki kalem simgesine tıklayarak müşteri profili yan panelini açın.
Panelde aşağı kaydırın ve Görev Oluştur.

Önemli detaylar:

Bir müşterinin birden fazla adresi varsa, belirli bir adres seçmeniz gerekir görevi için.
Bir görevi Müşteriler sayfası aracılığıyla oluşturduğunuzda, müşteri otomatik olarak eklenir. Siz manuel olarak bir müşteri seçmenize gerek yoktur.
Herhangi bir müşteri bilgisinin düzenlenmesi gerekiyorsa (örneğin, isim, iletişim bilgileri, adres), kalem simgesine tıklayın, yan panelde bilgileri güncelleyin ve Kaydet.
Müşteri oluşturmak için, müşteri bölümündeki + simgesine tıklayın, şirketiniz için yapılandırılmış gerekli alanları doldurun ve Kaydet.

İpucu: Görevi yanlış atamaktan kaçınmak için özellikle müşterinin birden fazla adresi varsa, seçilen müşteri ve adresi mutlaka iki kez kontrol edin.

2. Görevler Sayfası

Görevler sayfası tüm görevler için detaylı bir genel bakış ve yönetim araçları sunar. Şunları yapabilirsiniz:

Görevleri liste olarak görüntüleyin.

Görevleri duruma göre filtreleyin:
Aktif, Tamamlandı, İptal Edildi ve Tarihsiz Anahtar kelimeler kullanarak görevleri arayın.
Not:
Yalnızca görev alanı oluşturulurken arama için etkinleştirilen alanlar aranabilir.Görevleri bir veya daha fazla
duruma göre filtreleyin..
Görüntülemek için bir tarih aralığı seçin.
Filtrelenmiş ve sıralanmış görevleri bir harita.

Gösterilen görev alanları şunları içerir:

Başlık ve Açıklama – standart alanlar. Özelleştirmeler yapıldıysa (alan ekleme/çıkarma/sıralama), görüntüleme bu ayarları yansıtır.
Müşteri – göreve bağlı müşteri.
Adres – görevin ilişkilendirildiği müşterinin adresi.
Çalışan – atanmış çalışan(lar).
Planlanmış zaman – planlanan başlama zamanı.
Durum – mevcut görev durumu.
Tamamlandı – yalnızca tamamlanan görevler için gösterilir; çalışanın tamamlanma zamanını gösterir.
Yinelenen işler için ayarlar – şeritli turuncu daire = yinelenmeyen görev; onay işaretli yeşil daire = yinelenen görev.
Eylemler – görevi silme seçenekleri.

Tüyo: Çok sayıda görevi verimli bir şekilde yönetmek için filtreleri ve sıralamayı kullanın.

3. Takvim Sayfası

Takvim – görevlerin görsel bir genel görünümünü sağlar. Çalışanlara atanan görevler

çalışan satırındaki hücreler olarak görünür.
Bir tarihi olan ancak atanmış bir çalışanı olmayan görevler şurada görünür atanmamış görev listesi.
Programlanmış tarihi olmayan görevler, kenarda şu başlık altında görünür Tarihi Olmayan Görevler.

Takvim filtreleri:

Çalışana göre filtrele
Görev türüne göre filtrele
Seç işaretler
Seç durumlar
Seç hizmet alanları

Filtreleri uygulama: Tıkla Ara. Filtreleri sıfırlamak için tıklayın Temizle.
Takvim görünümünü iyileştirmek için, takvimin üstündeki filtre simgesi ne tıklayarak filtre panelini gizleyin.

Takvim görüntüleme seçenekleri:

Görevleri şu şekilde göster tüm çalışanlar veya sadece atanan görevleri olan çalışanlar.
Görüntüleme seçenekleri: 1 gün, 3 gün, 1 hafta, 1 ay.
Günleri veya ayları şu şekilde gezin sol/sağ oklar veya belirli bir günü seç takvim simgesi.
tıklayın dişli simgesi ek ayarlar için:
- Görevleri göster – 1 günlük görünümde görev görünürlüğünü kontrol eder.
- Görüntüleme modu (gün) – sadece çalışma saatlerini göster (ör. 8:00–17:00).
- Çalışanlar için sıralama seçenekleri – çalışan numaralarını göstermeyi seçin.
- Sırala – isme veya kişisel numaraya göre.

İpucu: Çok sayıda görevi aynı anda yönetirken netlik için bu ayarları düzenleyin.

Görev Oluşturma

Tıklayın Görev Oluştur yeni bir görev başlatmak için.

1. Müşteri (İsteğe Bağlı)

Mevcut bir müşteriyi seçin veya yeni bir tane oluşturun.
Seçmek için, yazın en az 3 harf müşteri adından arama yapmak için.
Doğru adresi.
Müşteri bilgilerini düzenlemek için kalem simgesi ne tıklayın → değişiklik yapın → Kaydet.
Yeni bir müşteri oluşturmak için + simgesine tıklayın → gerekli alanları doldurun → Kaydet.

Not: Her zaman müşteri ve adres seçimlerini doğrulayın. Yanlış adresler görev hatalarına yol açar.

2. Genel Bilgiler

Doldurun genel bilgi alanları (şirketinizin yapılandırdığı özelleştirilmiş veya standart alanlar).

Planlanan zaman – görevin başlama zamanı. Boş bırakılırsa, görev Tarihsiz Görevler.
bölümünde görünür.Tahmini süre

Calışanları atama sırasında filtrelemek için önceden tanımlanmış becerileri seçin.
Kontrol listesi

Calışanların görev sırasında tamamlaması için bir kontrol listesi seçin.
İpucu:

İşaretleri, becerileri ve kontrol listelerini doğru şekilde ayarlamak, doğru çalışan ataması ve görev tamamlama takibini sağlar.

Çalışanlar Görevler, .
bir veya birden fazla çalışana atanabilir. Ek Çalışan alanı görünür.
Her ek çalışan bir alt görev alır. Alt görevler şunlara sahip olabilir:
- Ayrı planlanan başlangıç zamanı
- Ayrı tahmini süre
Ek çalışanları kaldırmak için, yanlarındaki çöp kutusu simgesine tıklayın.

Örnek: Catering etkinliklerinde, dekoratörler önce gelir, garsonlar 2 saat sonra gelir, temizlik personeli akşam gelir. Alt görevler, hassas bir zamanlama sağlar.

4. Tekrarlayan Görevler

Tekrarlayan görevler, yalnızca bir çalışana atanan görevler için geçerlidir.
Planlanan zamanı ayarladıktan sonra Tekrarlayan İş Ayarları onay kutusunu etkinleştirin.
Bitiş tarihini ve tekrar türünü seçin.
- Günlük – haftanın günlerini seçin (Pazartesi-Pazar).
- Haftalık – bitiş tarihine kadar her hafta aynı gün.
- Her 2 Hafta – bitiş tarihine kadar her 14 günde bir aynı gün.

Not: Ek çalışan eklemek, ekstra çalışanlar için tekrarı devre dışı bırakır.
Önemli: Görev yürütmesine başlamadan önce bu görevi veya tüm gelecekteki olayları, çalışan, kontrol listesi, tarih/saat, işaretler, beceriler vb. dahil olmak üzere düzenleyebilirsiniz.

5. Planlanan Araçlar (İsteğe bağlı)

Görev tamamlanması için gerekli araçları, ekipmanı veya sarf malzemelerini belirtin (gerekli Envanter modülü).
Araçlar, çalışan için doğru miktarda mevcut olmalıdır.
Not: Planlanan araçlar, aslında kullanılan araçlardan tür veya miktarda farklılık gösterebilir.

6. Dosyalar

Müşteri fotoğraflarını veya belgelerini yükleyin.
Dosyaları göster veya gizle çalışanlardan.

SSS – Görev Oluşturma ve Atama

1. Neden müşteri adresini seçemiyorum?
Bir müşterinin birden fazla adresi var; doğru bir şekilde görev atamak için biri seçilmelidir.

2. Ya müşteri yoksa?
Yeni bir müşteri oluşturmak ve gerekli alanları doldurmak için + simgesi kullanın.

3. Müşteri olmadan bir görev oluşturabilir miyim?
Evet, müşteri alanı isteğe bağlıdır. Müşterisiz görevler listelerde ve takvimde görünür.

4. Neden görevim takvimde görünmüyor?
Zamanlanmış zamanı olmayan görevler Tarihsiz Görevler bölümünde görünür. Takvimde görüntülemek için planlanmış bir zaman ekleyin.

5. Birden fazla çalışan nasıl atarım?
İlk çalışanı seçin → Ek Çalışan alanı görünür → daha fazla çalışan ekleyin → alt görevler oluşturulur.

6. Tekrarlayan görevler birden fazla çalışana atanabilir mi?
Hayır, tekrarlama sadece tek bir çalışan için mevcuttur.

7. Alt görevler nelerdir?
Alt görevler, ayrı başlangıç zamanı, süre ve kontrol listesi ile ek çalışanlara yöneliktir.

8. Turuncu ve yeşil daireler ne anlama gelir?

Turuncu daire – tekrarlamayan
Onay işaretli yeşil daire – tekrarlayan

9. Görev oluşturulduktan sonra kontrol listelerini düzenleyebilir miyim?
Evet, görev yürütülmeden önce. Alt görevlerin ayrı kontrol listeleri olabilir.

10. Anahtar kelime araması görevimi neden bulmuyor?
Arama, yalnızca arama için etkin olan alanlarda çalışır.

11. Görevleri haritada nasıl görüntülerim?
Görevler sayfasında filtreleme ve sıralama yaptıktan sonra, haritada görüntüle.

12. Tüm çalışanların görevlerini takvimde görebilir miyim?
Evet, tüm çalışanları veya sadece görev atananları görüntüleyin.

13. Görevleri işaretlere veya türlere göre nasıl filtrelerim?
Filtreleri kullanın → Ara.

14. Alt görevin planlanan zamanını nasıl değiştiririm?
Her alt görev kendi başlangıç zamanı ve süresine sahip olabilir.

15. Ana çalışanı silersem ne olur?
Ana görev silinir. Alt görevler bağlantıyı kaybedebilir. Gerekirse önce alt görevleri silin.

16. Tekrarlayan bir görev nasıl ayarlanır?
Başlangıç tarihini seçin → Tekrarlayan İşler Ayarları → bitiş tarihi ve türünü ayarlayın.

17. Tekrarlanan görevler farklı çalışanlar için farklı günlerde başlayabilir mi?
Hayır. Tekrarlanma, tek bir çalışana ve başlangıç tarihine bağlıdır. Uygulamadan önce bunu veya tüm gelecek görevleri düzenleyebilirsiniz.

18. Planlanan araçlar neden gerçek kullanım ile eşleşmiyor?
Planlanan araçlar öneridir; gerçek kullanım farklı olabilir.

19. Dosyaları nasıl ekleyebilirim?
Dosyaları yükleyin → çalışanlardan gizleyip/göstermeyi seçin.

20. Görev oluşturulduktan sonra müşteri bilgilerini nasıl düzenlerim?
Tıklayın kalem simgesi → düzenle → Kaydet.

21. Tahmini süreyi nasıl belirlerim?
Kullanın Tahmini süre alanını planlamak ve çakışmaları önlemek için.

22. Tamamlanan görevleri nasıl görebilirim?
Şuna göre filtreleyin Tamamlandı; tamamlanma zamanı şurada görünür: Tamamlandı sütunu.

23. Farklı çalışanların farklı kontrol listeleri ve zamanları olabilir mi?
Evet, alt görevler aracılığıyla.

24. Takvim filtresinden sonra bir görev görünmüyorsa ne yapmalıyım?
Tüm filtreleri kontrol edin. Zamanı planlanmayan görevler şu bölümde görünür: Tarihsiz Görevler.

25. Aynı gün için birden fazla çalışanı nasıl planlarım?
Farklı başlangıç zamanları ve süreleri olan alt görevler kullanın.

26. Tekrarlayan görevleri oluşturulduktan sonra düzenleyebilir miyim?
Evet, uygulamadan önce her alan düzenlenebilir: çalışan, kontrol listesi, tarih/saat, işaretler, beceriler.

27. Bir görevin birden fazla kontrol listesi olabilir mi?
Evet, alt görevlerin farklı kontrol listeleri olabilir.

28. Zamanlanmış bir saat belirlemezsem ne olur?
Görev, Tarihsiz Görevler bölümünde görünür ve takvimde belirli bir günde gösterilmez.