Создание и назначение задач

Задачи являются основным модулем в режиме «Услуги на месте» и не могут быть отключены.

Задачи позволяют назначать работу одному или нескольким сотрудникам, с прикреплённым чек-листом для выполнения во время выполнения задачи. Задачи являются центральным элементом операций «Услуги на месте» и используются для всех типов назначений, планирования и отслеживания работы.

Примечание: Задачи крайне важны; всё в «Услугах на месте» вращается вокруг них. Полное понимание задач критично для эффективного использования системы.

Страницы, где можно создать задачу

Задачи могут быть созданы из разных мест в системе, в зависимости от рабочего процесса и предпочтений.

1. Страница «Клиенты»

Перейдите на страницу «Клиенты».
Найдите желаемого клиента в списке.
Нажмите на значок карандаша рядом с именем клиента, чтобы открыть боковую панель профиля клиента.
Прокрутите вниз на панели и нажмите «Создать задачу».

Важные детали:

Если у клиента несколько адресов, вы должны выбрать один конкретный адрес для задачи.
При создании задачи на странице Клиентов, клиент добавляется автоматически.Вам не нужно выбирать клиента вручную.
Если необходимо отредактировать данные клиента (например, имя, контактную информацию, адрес), нажмите на иконку карандаша, обновите информацию в боковой панели и нажмите Сохранить.
Чтобы создать нового клиента, нажмите на иконку + в разделе клиентов, заполните необходимые поля, настроенные для вашей компании, и нажмите Сохранить.

Совет: Всегда проверяйте выбранного клиента и адрес, особенно если у клиента несколько адресов, чтобы избежать неправильного назначения задачи.

2. Страница Задач

Страница Задачи предоставляет подробный обзор и инструменты управления для всех задач.

Вы можете:

Просматривать задачи в виде списка.
Фильтровать задачи по статусу: Активные, Выполненные, Отмененные и Без даты.
Искать задачи, используя ключевые слова.
- Примечание: Только те поля, которые были включены для поиска при создании поля задачи, могут быть найдены.
Фильтруйте задачи по одному или нескольким статусам.
Выберите диапазон дат, чтобы отобразить задачи.
Показывать отфильтрованные и отсортированные задачи на карта.

Отображаемые поля задач включают:

Название и Описание – стандартные поля. Если были внесены изменения (добавлены/удалены/изменен порядок полей), отображение отражает эти настройки.
Клиент – клиент, связанный с задачей.
Адрес – адрес клиента, связанный с задачей.
Сотрудник – назначенные сотрудники.
Запланированное время – запланированное время начала.
Статус – текущий статус задачи.
Завершено – отображается только для завершенных задач; показывает время завершения сотрудником.
Настройки повторяющихся задач – оранжевый круг с полосой = неповторяющаяся задача; зеленый круг с галочкой = повторяющаяся задача.
Действия – варианты удаления задачи.

Совет: Используйте фильтры и сортировку для эффективного управления большим количеством задач.

3. Страница Календарь

«Календарь» предоставляет визуальный обзор задач.

Задачи, назначенные сотрудникам, отображаются как ячейки в строке сотрудника.
Задачи с датой, но без назначенного сотрудника появление в списке неназначенных задач.
Задачи без запланированной даты появляются сбоку под Задачи без даты.

Фильтры календаря:

Фильтр по сотруднику
Фильтр по типу задачи
Выбор меток
Выбор статусов
Выбор сфер обслуживания

Применение фильтров: Нажмите Поиск. Чтобы сбросить фильтры, нажмите Очистить.
Чтобы улучшить просмотр календаря, скрыть панель фильтров, нажав значок фильтра над календарем.

Опции отображения календаря:

Отобразить задачи для всех сотрудников или только для сотрудников с назначенными задачами.
Опции отображения: 1 день, 3 дня, 1 неделя, 1 месяц.
Перемещайтесь по дням или месяцам, используя левые/правые стрелки или выберите конкретный день с помощью иконка календаря.
Нажмите настройки значок для дополнительных настроек:
- Отображение задач – управляет видимостью задач в режиме 1 дня.
- Режим отображения (день) – отображать только рабочие часы (например, 8:00–17:00).
- Опции сортировки сотрудников – выберите отображение номеров сотрудников.
- Сортировка – по имени или персональному номеру.

Совет: Настройте эти параметры для удобства управления множеством задач одновременно.

Создание задачи

Нажмите Создать задачу чтобы начать новую задачу.

1. Клиент (Необязательно)

Выберите существующего клиента или создайте нового.
Для выбора введите как минимум 3 буквы имени клиента для поиска.
Выберите правильный адрес.
Чтобы отредактировать данные клиента, нажмите значок карандаша → внесите изменения → Сохранить.
Чтобы создать нового клиента, нажмите+ значок → заполните обязательные поля →Сохранить.

Примечание: Всегда проверяйте выбор клиента и адреса. Неправильные адреса приводят к ошибкам в заданиях.

2. Общая информация

Заполнитеполя общей информации (настроенные вашей компанией стандартные и нестандартные поля).
Запланированное время – время начала задачи. Если оставить пустым, задача появится вЗадания без даты.
Предполагаемая длительность – время, необходимое для выполнения задания, используется для планирования и избежания наложений.
Метки – визуальные маркеры для типов заданий в календаре.
Навык – выберите заранее определенные навыки для фильтрации сотрудников при назначении.
Контрольный список – выберите контрольный список для выполнения сотрудником во время задачи.

Совет: Правильная настройка меток, навыков и контрольных списков обеспечивает корректное назначение сотрудников и отслеживание выполнения предназначенных заданий.

3. Сотрудники

Задания можно назначатьодному или нескольким сотрудникам.
После выбора первого сотрудника, Дополнительный сотрудник поле появляется.
Каждый дополнительный сотрудник получает подзадачу. Подзадачи могут иметь:
- Отдельное запланированное время начала
- Отдельную оценочную длительность
Чтобы удалить дополнительных сотрудников, нажмите значок корзины рядом с ними.

Пример: Для кейтеринга декораторы прибывают первыми, официанты — через 2 часа, уборщики — вечером. Подзадачи позволяют точно планировать.

4. Повторяющиеся задачи

Повторяющиеся задачи доступны только для задачи, назначенной одному сотруднику.
Включите через Настройки повторяющихся работ флажок после настройки времени расписания.
Выберите конечную дату и тип повторения:
- Ежедневно – выберите дни недели (понедельник–воскресенье).
- Еженедельно – тот же день недели каждую неделю до конца срока.
- Каждые 2 недели – тот же день недели каждые 14 дней до конца срока.

Примечание: Добавление дополнительных сотрудников отключает повторение для дополнительных сотрудников.
Важно: Прежде чем начать выполнение задачи, вы можете отредактировать эту задачу или все будущие её повторения, включая: сотрудника, контрольный список, дату/время, метки, навыки и т.д.

5. Запланированные Инструменты (Опционально)

Укажите необходимые инструменты, оборудование или расходные материалы для выполнения задачи (требуется модуль инвентаризации).
Инструменты должны быть доступны в нужном количестве для сотрудника.
Заметка: Запланированные инструменты могут отличаться от фактически используемых по типу или количеству.

6. Файлы

Загрузите фотографии или документы клиента.
Выберите, показывать или скрывать файлы от сотрудника.

Часто задаваемые вопросы – Создание и Назначение Задач

1. Почему я не могу выбрать адрес клиента?
У клиента есть несколько адресов; необходимо выбрать один для правильного назначения задачи.

2. Что делать, если клиент не существует?
Используйте значок + чтобы создать нового клиента и заполнить обязательные поля.

3. Могу ли я создать задачу без клиента?
Да, поле клиента необязательно. Задачи без клиента отображаются в списках и на календаре.

4. Почему моя задача не отображается в календаре?
Задачи без запланированного времени отображаются в Задачах без даты. Добавьте запланированное время, чтобы отображаться на календаре.

5. Как назначить нескольких сотрудников?
Выберите первого сотрудника → Дополнительный сотрудник поле появляется → добавьте больше сотрудников → создаются подзадачи.

6. Можно ли назначить повторяющиеся задачи нескольким сотрудникам?
Нет, повторение доступно только для одного сотрудника.

7. Что такое подзадачи?
Подзадачи предназначены для дополнительных сотрудников с отдельным временем начала, продолжительностью и контрольным списком.

8. Что означают оранжевые и зеленые кружки?

Оранжевый круг – неповторяющиеся задачи
Зеленый круг с галочкой – повторяющиеся задачи

9. Могу ли я редактировать контрольные списки после создания задачи?
Да, до выполнения задачи. Подзадачи могут иметь отдельные контрольные списки.

10. Почему поиск по ключевому слову не находит мою задачу?
Поиск работает только по полям, включенным для поиска.

11. Как отобразить задачи на карте?
После фильтрации и сортировки на странице задач нажмите отобразить на карте.

12. Могу ли я видеть задачи всех сотрудников в календаре?
Да, отображайте всех сотрудников или только тех, кому назначены задачи.

13. Как отфильтровать задачи по меткам или типам?
Используйте фильтры → нажмите Поиск.

14. Как изменить запланированное время для подзадачи?
Каждая подзадача может иметь свое время начала и продолжительность.

15. Что происходит, если я удаляю основного сотрудника?
Основная задача удаляется. Подзадачи могут потерять связь. При необходимости сначала удалите подзадачи.

16. Как установить повторяющуюся задачу?
Выберите дату начала → отметьте Настройки повторяющихся работ → установите дату окончания и тип.

17. Могут ли повторяющиеся задачи начинаться в разные дни для разных сотрудников?
Нет. Повторение связано с одним сотрудником и датой начала. До выполнения вы можете отредактировать эту или все будущие задачи.

18. Почему запланированные инструменты не совпадают с фактическим использованием?
Запланированные инструменты являются рекомендациями; фактическое использование может отличаться.

19. Как прикрепить файлы?
Загрузите файлы → выберите, показывать их или скрывать от сотрудника.

20. Как редактировать информацию о клиенте после создания задачи?
Кликните значок карандаша → редактировать → Сохранить.

21. Как указать предполагаемую длительность?
Используйте поле Предполагаемая длительность для планирования и избежания пересечений.

22. Как мне увидеть завершённые задачи?
Отфильтруйте по Завершенные; время завершения отображается в столбце Завершенные.

23. Могут ли несколько сотрудников иметь разные контрольные списки и время?
Да, посредством подзадач.

24. Что делать, если задача не видна после фильтрации календаря?
Проверьте все фильтры. Задачи без запланированного времени отображаются в Задачи без даты.

25. Как запланировать нескольких сотрудников на один день?
Используйте подзадачи с разным временем начала и длительностью.

26. Могу ли я редактировать повторяющиеся задачи после создания?
Да, до выполнения можно отредактировать любое поле: сотрудник, контрольный список, дата/время, метки, навыки.

27. Может ли задача иметь несколько контрольных списков?
Да, подзадачи могут иметь разные контрольные списки.

28. Что произойдет, если я не установлю запланированное время?
Задача появляется в Задачи без даты и не отображается на конкретный день в календаре.